Punkt ponownego zamówienia (reorder point) to poziom zapasów, przy którym należy złożyć nowe zamówienie. Gdy stan produktu spadnie do tego poziomu, zamawiasz więcej — nie dlatego, że nadszedł określony termin lub przejrzano raport, ale dlatego, że pozostała ilość jest ilością, która według Twoich obliczeń wystarczy do momentu dotarcia kolejnej dostawy.
Jest to najważniejsza liczba w zarządzaniu zapasami, a jednocześnie ta, która najczęściej jest ustalana „na oko”. Jeśli zrobisz to dobrze, towar dotrze tuż przed wyczerpaniem się zapasów. Jeśli zrobisz to źle w jedną stronę, zabraknie Ci towaru; jeśli w drugą — będziesz stale utrzymywać więcej zapasów, niż potrzebujesz.
Punkt ponownego zamówienia – definicja
Punkt ponownego zamówienia odpowiada na jedno pytanie: jak niski może być stan tego produktu, zanim będę musiał zamówić więcej?
Odpowiedź składa się z dwóch elementów. Po pierwsze: ile sprzedasz w czasie oczekiwania na dostawę — jeśli dostawca potrzebuje dwóch tygodni, a Ty sprzedajesz 20 sztuk dziennie, potrzebujesz 280 jednostek, aby przetrwać ten okres. Po drugie: bufor na dni, w których popyt gwałtownie rośnie lub dostawca się spóźnia.
Po zsumowaniu tych wartości otrzymujesz poziom, przy którym złożenie zamówienia staje się konieczne. Powyżej niego możesz czekać. Na tym poziomie lub poniżej niego liczysz na to, że nic nie pójdzie nie tak.
Zwróć uwagę, czym punkt ponownego zamówienia nie jest. Nie jest to informacja o tym, ile zamówić — to oddzielne obliczenie, określane jako ekonomiczna wielkość zamówienia (EOQ). Nie jest to również minimalny poziom zapasów, który zamierzasz utrzymywać. Nie jest to też stała wartość: zmienia się ona wraz ze zmianami popytu oraz w miarę jak dostawcy stają się szybsi lub wolniejsi.
Dlaczego punkt ponownego zamówienia ma znaczenie
To mechanizm, który zapobiega większości braków towaru (stockout). Prawie każda niedostępność towaru wynika z jednej z trzech przyczyn: punkt ponownego zamówienia był zbyt niski, został obliczony na podstawie czasu realizacji, którego dostawca w rzeczywistości nie dotrzymuje, lub nikt nie zareagował, gdy system wysłał sygnał. Wszystkie trzy problemy można naprawić, a dwa pierwsze to kwestia arytmetyki.
To również miejsce, w którym zamrażana jest gotówka. Punkt ponownego zamówienia ustawiony zbyt wysoko „dla bezpieczeństwa” oznacza, że średni poziom zapasów każdego produktu jest przez cały rok wyższy. W skali całego asortymentu jest to znaczna ilość kapitału, który nie pracuje, a jest to niewidoczne, ponieważ żadna pojedyncza pozycja nie wydaje się nierozsądna.
Eliminuje konieczność polegania na intuicji w rutynowych decyzjach. Decyzje zakupowe podejmowane przez osobę, która zauważyła, że półka wygląda na pustą, są niespójne i powolne. Wyliczony punkt wyzwalający zamówienie nie ma tych wad.
Umożliwia automatyzację. Punkty ponownego zamówienia pozwalają systemowi generować sugestie zakupowe bez konieczności sprawdzania każdej pozycji przez pracownika, co jest jedynym sposobem na zarządzanie asortymentem dowolnej wielkości.
Równowaga między wyczerpaniem zapasów a zamrożeniem gotówki to sedno problemu, a punkt ponownego zamówienia pozwala rozwiązać go w sposób przemyślany, a nie przypadkowy.
Wzór na punkt ponownego zamówienia
Punkt ponownego zamówienia = (średni dzienny popyt × czas realizacji w dniach) + zapas bezpieczeństwa
Trzy zmienne, a każda z nich zawiera pułapkę.
Średni dzienny popyt. Liczba sprzedanych jednostek dziennie, uśredniona z okresu wystarczająco długiego, aby był reprezentatywny. Dwie przestrogi. Używaj okresu odzwierciedlającego bieżącą sprzedaż, a nie ubiegły rok — produkt rosnący o 40% rok do roku wymaga świeżej średniej, a nie rocznej. Wyklucz również okresy, w których produkt był niedostępny, ponieważ sprzedaż podczas braku towaru rejestruje dostępność, a nie popyt, a uwzględnienie tych danych uczy algorytm, że popyt jest niższy niż w rzeczywistości, co dotyczy właśnie tego produktu, który już zawiódł.
Czas realizacji w dniach. Czas od złożenia zamówienia do momentu, gdy towar jest dostępny do sprzedaży. To tutaj większość punktów ponownego zamówienia jest błędna z dwóch powodów. Po pierwsze, ludzie używają czasu realizacji deklarowanego przez dostawcę, a nie rzeczywistego — pobierz daty ostatnich dwudziestu przyjęć towaru i oblicz realną wartość, która często jest o kilka dni dłuższa. Po drugie, ludzie mierzą czas do dostawy, a nie do dostępności. Jeśli przyjęcie towaru i odłożenie go na miejsce trwa dwa dni, te dwa dni muszą być wliczone w czas realizacji, ponieważ zapas znajdujący się w strefie przyjęć nie może zostać pobrany do zamówienia.
Zapas bezpieczeństwa. Bufor pokrywający zmienność popytu oraz czasu realizacji. Prawidłowo określony, wynika z rozpiętości Twojego popytu i rozpiętości czasów dostaw dostawcy przy wybranym poziomie obsługi klienta. Pełne omówienie znajduje się w sekcji zapas bezpieczeństwa.
Przykład obliczeń z uwzględnieniem zapasu bezpieczeństwa
Firma sprzedaje produkt kuchenny w stałym tempie.
Krok pierwszy — ustal średni dzienny popyt. W ciągu ostatnich 90 dni handlowych sprzedano 1 620 sztuk. To daje 1 620 ÷ 90 = 18 sztuk dziennie.
Krok drugi — zmierz czas realizacji. Dostawca deklaruje 10 dni. Ostatnie dwadzieścia zamówień trwało od 11 do 17 dni od złożenia zamówienia do odłożenia towaru na miejsce, co daje średnio 14 dni. Użyj 14, nie 10.
Krok trzeci — oblicz popyt w czasie realizacji. 18 × 14 = 252 sztuki. Tyle sprzedasz w czasie oczekiwania, jeśli wszystko przebiegnie zgodnie ze średnią.
Krok czwarty — ustal zapas bezpieczeństwa. Popyt waha się o około 4 sztuki dziennie w obie strony od średniej, a czas realizacji waha się o około 3 dni. Bufor ustalony na poziomie 95% obsługi klienta przy tej zmienności wynosi 95 sztuk. (Przewodnik po zapasie bezpieczeństwa omawia sposób obliczeń; tutaj istotne jest to, że wynika on z mierzonej zmienności, a nie z arbitralnej decyzji).
Krok piąty — zsumuj wartości.
Punkt ponownego zamówienia = 252 + 95 = 347 sztuk
Co to oznacza w praktyce. Gdy stan zapasów spadnie do 347, złóż zamówienie. W przeciętnym dwutygodniowym cyklu dostawa dotrze, gdy na stanie pozostanie około 95 sztuk — bufor pozostanie nienaruszony. W gorszym okresie, gdy popyt wzrośnie, a dostawca będzie potrzebował 17 dni, to właśnie ten bufor uchroni Cię przed brakiem towaru.
Przykład obliczeń bez zapasu bezpieczeństwa
Niektóre firmy ustalają punkty ponownego zamówienia bez bufora, albo celowo — w przypadku tanich, łatwo zastępowalnych produktów, gdzie brak towaru jest dopuszczalny — albo dlatego, że nikt go nie obliczył.
Używając tych samych danych:
Punkt ponownego zamówienia = 18 × 14 = 252 sztuki
Co to oznacza. Zamawiasz przy 252 sztukach, a towar dociera dokładnie w momencie sprzedaży ostatniej sztuki — ale tylko wtedy, gdy popyt wynosi dokładnie 18 dziennie, a dostawca potrzebuje dokładnie 14 dni. Żadne z nich nie jest prawdopodobne.
Ponieważ czas realizacji wynosi średnio 14 dni, mniej więcej połowa Twoich dostaw będzie trwała dłużej. Ponieważ popyt wynosi średnio 18, mniej więcej połowa Twoich dwutygodniowych okresów będzie bardziej intensywna. Punkt ponownego zamówienia bez zapasu bezpieczeństwa powoduje brak towaru w niemal połowie wszystkich cykli, dlatego właśnie istnieje bufor.
Istnieje wąskie uzasadnienie dla takiego podejścia: produkty wolnorotujące, o niskiej wartości, z łatwymi zamiennikami, gdzie koszt utrzymywania bufora dla setek pozycji przewyższa koszt sporadycznego braku towaru. Jest to świadoma decyzja biznesowa. Robienie tego przez niedopatrzenie — nie.
Kalkulator punktu ponownego zamówienia
Wykonaj te obliczenia dla każdego produktu. Arytmetyka zajmuje dwie minuty; rzetelne zebranie danych wejściowych zajmuje więcej czasu i ma większe znaczenie.
| Krok | Co należy znaleźć | Twoja wartość |
|---|---|---|
| 1 | Jednostki sprzedane w ostatnim reprezentatywnym okresie | |
| 2 | Liczba dni handlowych w tym okresie | |
| 3 | Średni dzienny popyt = krok 1 ÷ krok 2 | |
| 4 | Czas od zamówienia do dostępności z ostatnich 20 przyjęć (średnia) | |
| 5 | Popyt w czasie realizacji = krok 3 × krok 4 | |
| 6 | Zapas bezpieczeństwa dla tej pozycji | |
| 7 | Punkt ponownego zamówienia = krok 5 + krok 6 |
Przykład obliczeń dla odniesienia: 1 620 sztuk ÷ 90 dni = 18 dziennie. 18 × 14 dni = 252. Plus 95 zapasu bezpieczeństwa = punkt ponownego zamówienia wynoszący 347.
Trzy kontrole przed użyciem wyniku.
- Czy wykluczyłeś okresy braku towaru z kroku 1? Jeśli nie, Twój wskaźnik popytu jest zbyt niski.
- Czy w kroku 4 mierzyłeś czas do dostępności do sprzedaży, a nie do dostawy? Czas przyjęcia i odłożenia towaru na miejsce ma znaczenie.
- Czy krok 3 opiera się na bieżącej sprzedaży, a nie na rocznej średniej? Zarówno linie rosnące, jak i spadkowe wymagają aktualnych danych.
Jeśli nie masz jeszcze wyliczonego zapasu bezpieczeństwa, przybliżonym buforem tymczasowym jest dodatkowy popyt, który wystąpiłby, gdyby dostawca osiągnął swój najgorszy ostatni czas realizacji — w przykładzie: 3 dodatkowe dni po 18 sztuk, czyli 54 sztuki. Jest to metoda mniej precyzyjna niż właściwe obliczenia, ale znacznie lepsza niż zero.
Punkt ponownego zamówienia vs zapas bezpieczeństwa vs EOQ
Trzy powiązane ze sobą liczby, które odpowiadają na różne pytania i są nieustannie mylone.
| Na jakie pytanie odpowiada | Od czego zależy | |
|---|---|---|
| Punkt ponownego zamówienia | Kiedy złożyć zamówienie? | Popyt w czasie realizacji dostawy oraz bufor |
| Zapas bezpieczeństwa | Jaki bufor utrzymuję na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń? | Zmienność popytu i czasu realizacji oraz wybrany poziom obsługi |
| EOQ | Ile zamawiać za każdym razem? | Roczny popyt, koszt zamówienia oraz koszt utrzymania jednostki zapasu |
Wszystkie te elementy tworzą logiczną całość. Najpierw oblicza się zapas bezpieczeństwa, ponieważ punkt ponownego zamówienia już go zawiera. Punkt ponownego zamówienia informuje następnie, kiedy należy podjąć działanie. EOQ wskazuje, ile towaru kupić, gdy nadejdzie czas zamówienia.
Częstym błędem jest traktowanie punktu ponownego zamówienia jako minimalnego poziomu zapasów, który należy utrzymywać. Nie jest to dolna granica, lecz sygnał do działania. Poziom zapasów powinien spaść poniżej tego punktu w czasie, gdy zamówienie jest w drodze, a składnik zapasu bezpieczeństwa to ilość, która powinna pozostać w magazynie w momencie dotarcia dostawy.
Typowe błędy przy ustalaniu punktów ponownego zamówienia
Opieranie się na deklarowanych czasach realizacji. Najczęstszy błąd. Dostawcy podają czasy, do których dążą; mierz czasy, które faktycznie osiągają.
Ignorowanie czasu przyjęcia i odłożenia towaru. Towar dostarczony w piątek, a wprowadzony do systemu we wtorek, był niedostępny przez cztery dni – te dni muszą być wliczone w czas realizacji.
Wliczanie okresów braku towaru do średniego popytu. Zaniża to popyt na produkty, których już zabrakło, co zwiększa prawdopodobieństwo kolejnego braku.
Ustalenie raz i brak przeglądów. Popyt rośnie, dostawcy się zmieniają, sezony mijają. Punkt ponownego zamówienia ustalony dwa lata temu opisuje firmę, która już nie istnieje. Przeglądaj kluczowe asortymenty kwartalnie, a pozostałe raz w roku.
Stosowanie jednego poziomu obsługi dla całego asortymentu. Twoje najlepsze produkty oraz te, po które klienci przychodzą specjalnie do Ciebie, wymagają wysokiego bufora. Produkty wolnorotujące z łatwymi zamiennikami – nie, a utrzymywanie ich to zamrożony kapitał.
Zapominanie o zamówieniach w toku. Sygnał powinien porównywać punkt ponownego zamówienia z zapasem dostępnym powiększonym o towar w drodze, a nie tylko z tym, co fizycznie znajduje się na półce. W przeciwnym razie zamówisz towar dwukrotnie.
Ignorowanie MOQ. Jeśli minimum dostawcy wynosi 500, a Twój punkt ponownego zamówienia to 347, zamawianie przy 347 oznacza utrzymywanie znacznie większych zapasów niż zamierzano. Te dwie wartości muszą zostać świadomie uzgodnione.
Brak reakcji po wyzwoleniu sygnału. Obliczony sygnał, na który nikt nie reaguje, jest gorszy niż brak systemu, ponieważ stwarza złudne poczucie, że problem jest pod kontrolą.
Ignorowanie sezonowości. Jedna średnia roczna jest błędna w obie strony w przypadku produktów sezonowych. Używaj średnich sezonowych lub koryguj punkt ponownego zamówienia przed znanymi szczytami sprzedaży.
Gdzie szukać więcej informacji
- Co to jest zapas bezpieczeństwa — określanie wielkości bufora w formule.
- Co to jest EOQ — ile zamawiać po wyzwoleniu sygnału.
- Co to jest brak towaru (stockout) — co się dzieje, gdy punkt jest ustawiony zbyt nisko.
- Co to jest prognozowanie popytu — poprawa jakości danych wejściowych o popycie.
- Co to jest kontrola zapasów — dokładność ewidencji, od której zależy skuteczność sygnału.
- Techniki zarządzania zapasami — miejsce punktów ponownego zamówienia wśród innych rozwiązań.
Podsumowanie w jednym zdaniu
Punkt ponownego zamówienia to poziom zapasów wyzwalający zakup: popyt w czasie realizacji dostawy przez dostawcę plus bufor bezpieczeństwa. Obliczaj czas realizacji na podstawie faktycznych osiągnięć dostawców, a nie ich deklaracji, wyklucz okresy braku towaru ze średniej popytu i aktualizuj dane wraz ze zmianami w handlu – te trzy nawyki rozwiązują więcej problemów z dostępnością niż cokolwiek innego.
Najczęściej zadawane pytania
Co to jest punkt ponownego zamówienia? Poziom zapasów, przy którym składasz nowe zamówienie na produkt. Jest to ilość, którą spodziewasz się sprzedać w czasie realizacji dostawy, powiększona o bufor bezpieczeństwa na wypadek wzrostu popytu lub opóźnień w dostawie.
Jak obliczyć punkt ponownego zamówienia? Pomnóż średni dzienny popyt przez czas realizacji w dniach, a następnie dodaj zapas bezpieczeństwa. Użyj danych o popycie z niedawnego, reprezentatywnego okresu (z wyłączeniem okresów braku towaru) i zastosuj czas realizacji, który dostawca faktycznie osiąga – mierzony na podstawie ostatnich dwudziestu dostaw – a nie ten, który deklaruje.
Jaka jest formuła punktu ponownego zamówienia bez zapasu bezpieczeństwa? Średni dzienny popyt pomnożony przez czas realizacji w dniach. Tworzy to sygnał, który nie pozostawia żadnej rezerwy, więc mniej więcej połowa cykli zakończy się brakiem towaru. Jest to dopuszczalne tylko w przypadku tanich, łatwo zastępowalnych produktów, gdzie sporadyczne braki są akceptowalne.
Jaka jest różnica między punktem ponownego zamówienia a zapasem bezpieczeństwa? Zapas bezpieczeństwa to bufor utrzymywany na wypadek zmienności. Punkt ponownego zamówienia to poziom wyzwalający sygnał, który zawiera w sobie zapas bezpieczeństwa. Zapas bezpieczeństwa odpowiada na pytanie „ile potrzebuję poduszki?”, a punkt ponownego zamówienia na pytanie „kiedy złożyć zamówienie?”.
Jak często powinienem przeglądać punkty ponownego zamówienia? Kwartalnie dla kluczowych asortymentów, raz w roku dla pozostałych oraz niezwłocznie po każdej zmianie dostawcy, czasu realizacji lub wzorca popytu. Punkt ponownego zamówienia ustalony dwa lata temu opisuje firmę, która od tego czasu poszła naprzód.
Czy punkt ponownego zamówienia powinien uwzględniać zamówienia w toku? Porównanie powinno odbywać się względem zapasu dostępnego powiększonego o towar w drodze. Porównywanie tylko z tym, co fizycznie znajduje się na półce, powoduje dublowanie zamówień, szczególnie w przypadku produktów z długim czasem realizacji.
Co jeśli mój dostawca ma MOQ powyżej mojego punktu ponownego zamówienia? Uzgodnij obie wartości świadomie. Zaakceptuj utrzymywanie większych zapasów niż wynika to z obliczeń, wynegocjuj obniżenie minimum lub skonsoliduj zamówienia na różne produkty od tego samego dostawcy, aby osiągnąć minimum bez nadmiernego kupowania jednej pozycji.
Warehouse Wise to darmowa, niezależna biblioteka poradników dotyczących zarządzania zapasami, magazynowania i realizacji zamówień, stworzona z myślą o praktykach – nowych pracownikach magazynowych i zajmujących się inwentaryzacją, właścicielach małych i rozwijających się firm handlowych oraz e-commerce, a także wszystkich osobach, które chcą lepiej zrozumieć procesy magazynowe. Każdy przewodnik wyjaśnia dane zagadnienie, przedstawia konkretny przykład na liczbach, jeśli to pomocne, i przechodzi do sedna. Jesteśmy niezależni: nie sprzedajemy oprogramowania ani sprzętu, nie pobieramy prowizji za polecenia, a nasze poradniki nie są tworzone pod dyktando reklamodawców.