Deadstock to zapasy, które przestały się sprzedawać i prawdopodobnie nie zaczną się sprzedawać ponownie.
Pieniądze zostały już wydane. To niewygodny punkt wyjścia, który determinuje sposób myślenia o tym problemie. Zakup został dokonany, gotówka opuściła firmę i żadna dostępna obecnie decyzja nie pozwoli odzyskać całości tej kwoty. Każda kolejna opcja dotyczy tego, ile uda się odzyskać i jak szybko.
Zrozumienie tego zmienia pytanie z „jak uniknąć przyznania się do błędu” na „jaka jest najszybsza droga do odzyskania jak największej ilości gotówki”. Prowadzą one do zupełnie różnych odpowiedzi, a ta pierwsza jest powodem, dla którego deadstock zalega w magazynach przez lata.
Co uznaje się za deadstock
Nie ma uniwersalnego progu, a właściwy zależy całkowicie od tego, jak szybko zazwyczaj rotują Twoje produkty.
Powszechne definicje:
- Brak sprzedaży przez 6 do 12 miesięcy w przypadku towarów ogólnego przeznaczenia
- Brak sprzedaży przez 90 dni w przypadku dóbr szybkozbywalnych (FMCG), gdzie każdy towar zalegający tak długo jest już problemem
- Brak sprzedaży przez 2 do 3 lat w przypadku części zamiennych i zaopatrzenia przemysłowego, gdzie wolna rotacja jest zjawiskiem normalnym i oczekiwanym
Określ okres dla każdej kategorii produktów, zamiast stosować jedną zasadę dla całej firmy. Jedna reguła zastosowana zarówno do linii odzieżowej, jak i komponentów zamiennych, błędnie zaklasyfikuje przynajmniej jedną z nich, a prawdopodobnie obie.
Warto rozróżnić powiązane terminy, ponieważ są one używane zamiennie, mimo że oznaczają różne rzeczy:
- Slow-moving stock (zapasy wolnorotujące) wciąż się sprzedają, tylko powoli. Są kandydatem na deadstock, a nie samym deadstockiem.
- Obsolete stock (zapasy przestarzałe) zostały wyparte przez nowsze produkty lub zakończyły swój cykl życia. Nie sprzedadzą się w żadnej cenie.
- Excess stock (nadwyżki magazynowe) to większa ilość towaru, który się sprzedaje, niż faktycznie potrzebujesz. Jeśli poczekasz wystarczająco długo, sprzeda się w pełnej cenie.
- Deadstock przestał rotować i nie wykazuje oznak powrotu do sprzedaży.
To rozróżnienie ma znaczenie, ponieważ metody zaradcze są różne. Nadwyżki wymagają cierpliwości. Deadstock wymaga decyzji.
Jak powstaje deadstock
Prawie zawsze na etapie zakupów, na miesiące przed tym, zanim ktokolwiek to zauważy.
Zamawianie pod rabat ilościowy. Dostawca oferuje lepszą cenę jednostkową przy podwojeniu ilości. Oszczędność jest natychmiastowa i widoczna; koszt utrzymywania nadwyżki przez jedenaście miesięcy – nie. Jest to najczęstsza przyczyna, za którą stoją ludzie działający w dobrej wierze, opierający się na pozornie rozsądnych wyliczeniach.
Prognozowanie oparte na optymizmie. Cele sprzedażowe i prognozy popytu są ze sobą mylone, a zapasy kupowane są pod założony cel. Cel to to, co chcesz osiągnąć; prognoza to to, czego się spodziewasz. Kupowanie pod cel niezawodnie prowadzi do powstania deadstocku.
Rozszerzanie asortymentu bez dyscypliny. Dodawanie wariantów – więcej kolorów, więcej rozmiarów, więcej konfiguracji – rozprasza ten sam popyt na większą liczbę SKU. Każdy nowy wariant wydaje się niewielki; łącznie tworzą „długi ogon”, który nigdy się nie wyprzeda.
Nadmierne zamawianie sezonowe i promocyjne. Zakupy na szczyt sezonu, który okazuje się słabszy, pozostawiają towar, który jest już poza sezonem i nie będzie w sezonie przez kolejny rok, a do tego czasu może być już przestarzały.
Minimum logistyczne dostawcy. Konieczność zakupu 500 sztuk czegoś, czego potrzebujesz 80. Sytuacja uzasadniona, a mimo to tworząca deadstock.
Zmiany produktów u dostawcy. Dostawca aktualizuje model, zmienia specyfikację, komponent zostaje wycofany. Zapasy kupione w sposób całkowicie rozsądny stają się niesprzedawalne bez Twojej decyzji.
Zaniedbanie. Towar w zapomnianej lokalizacji, w ofercie, która nigdy nie została aktywowana, lub w kategorii, której nikt nie analizuje. Nigdy nie był „martwy”, po prostu nigdy nie „żył”.
Zauważ, jak niewiele z tych przyczyn to problemy magazynowe. Deadstock powstaje w wyniku decyzji zakupowych i merchandisingowych, a odkrywany jest przez magazyn – dlatego te dwa działy często spierają się o to, czyj to problem.
Ile naprawdę kosztuje deadstock
Cena zakupu to widoczny koszt i zazwyczaj ta mniejsza część.
Kapitał. Pieniądze zamrożone w niesprzedanych zapasach to pieniądze niedostępne na towar, który się sprzedaje, na marketing lub cokolwiek innego. Dla firmy, w której gotówka jest głównym ograniczeniem, jest to największy koszt i ten najrzadziej liczony.
Przestrzeń. Deadstock zajmuje miejsca składowe. W magazynie pracującym blisko pełnej wydajności, ta przestrzeń ma realne alternatywne zastosowanie – a jeśli wymusza decyzję o wynajęciu dodatkowej powierzchni, koszt staje się bardzo konkretny.
Obsługa. Towar jest liczony, przenoszony, odkurzany, przenoszony ponownie i znów liczony. Każda inwentaryzacja go obejmuje.
Ubezpieczenie i finanse. Oba zazwyczaj skalują się wraz z wartością zapasów.
Amortyzacja. Z każdym miesiącem towar jest wart mniej, a po przekroczeniu pewnego punktu tempo spadku wartości przyspiesza, gdy produkt staje się przestarzały.
Dystrakcja. Pojawia się w raportach, jest przedmiotem dyskusji i pochłania uwagę, którą można by wykorzystać lepiej.
Odpis aktualizujący, gdy w końcu do niego dochodzi – co zgodnie z zasadami rachunkowości jest konieczne, ponieważ zapasy wycenia się według ceny nabycia lub ceny sprzedaży netto, w zależności od tego, która jest niższa.
Przybliżony roczny koszt utrzymania zapasów na poziomie 20–30% ich wartości to powszechnie stosowany wskaźnik, gdy uwzględni się wszystkie powyższe czynniki. W tym ujęciu, trzymanie deadstocku przez trzy lata kosztuje mniej więcej tyle, ile sam towar był wart na początku. Płacisz za niego dwa razy i nadal go masz.
Jak wyczyścić istniejący deadstock
Pracuj zgodnie z tą listą priorytetów, wybierając pierwszą opcję, która pozwoli pozbyć się towaru przy akceptowalnym poziomie odzysku. Kolejność ma znaczenie, ponieważ każda kolejna taktyka odzyskuje mniej niż poprzednia, a każdy tydzień zwłoki i tak spycha Cię niżej na liście.
1. Przecena (Markdown). Bezpośrednia obniżka ceny to najszybsza droga do gotówki. Instynkt podpowiada, by przeceniać delikatnie i stopniowo, co maksymalizuje czas zalegania towaru. Bardziej zdecydowana przecena, która wyczyści zapas w dwa tygodnie, często przynosi większy zysk niż płytka, która trwa osiem miesięcy, jeśli uwzględni się koszty utrzymania. Ustal przecenę tak, aby wyczyścić zapas, a nie testować rynek.
2. Tworzenie zestawów (Bundling). Łącz produkty wolnorotujące z tymi, które sprzedają się szybko. Zestaw sprzedaje się dzięki popularnemu produktowi, co pozwala pozbyć się „martwego” towaru bez widocznej obniżki ceny któregokolwiek z nich, co chroni postrzeganą wartość obu.
3. Wykorzystanie jako zachęta promocyjna. Darmowy prezent po przekroczeniu progu wydatków lub nagroda w konkursie. Nie odzyskuje gotówki bezpośrednio, ale może napędzić zamówienia, które w przeciwnym razie by nie wystąpiły.
4. Zwrot do dostawcy. Sprawdź umowę – niektóre pozwalają na zwroty w określonym terminie, niektóre przyjmują towar w rozliczeniu za przyszłe zamówienia, a niektóre wolą negocjować, niż stracić klienta. Warto zapytać, nawet jeśli kontrakt do tego nie zobowiązuje.
5. Sprzedaż przez kanał wtórny. Outlety, platformy wyprzedażowe, nabywcy hurtowi lub firmy likwidujące zapasy, które biorą całość za ułamek kosztów. Odzysk jest niski, ale to gotówka zamiast jej braku, a transakcja odbywa się w dni, a nie miesiące.
6. Przekazanie na cele charytatywne. Nie odzyskuje gotówki, może przynieść ulgę podatkową w zależności od jurysdykcji, zwalnia miejsce i robi coś dobrego.
7. Odpisanie, recykling lub utylizacja. Ostateczność. Utylizacja kosztuje, zamiast przynosić zysk, a odpis jest księgowym uznaniem straty, która już miała miejsce.
Błędem na każdym etapie jest czekanie na lepszą opcję. Deadstock nie poprawia się z wiekiem, a poziom odzysku dostępny dzisiaj jest prawie zawsze wyższy niż ten, który będzie dostępny w przyszłym kwartale.
Inne znaczenie: deadstock w modzie i obuwiu
Jeśli trafiłeś tutaj z branży streetwear lub obuwia, a nie z magazynu, to słowo oznacza coś niemal przeciwnego i warto rozróżnić te dwa przypadki.
Na rynku odsprzedaży obuwia i mody deadstock — często skracany do DS — opisuje przedmiot, który jest nowy, nienoszony i znajduje się w oryginalnym opakowaniu, dokładnie w takim stanie, w jakim opuścił fabrykę. Para butów określona jako deadstock nigdy nie była na niczyich stopach. Spotkasz się również z określeniem VNDS, oznaczającym very near deadstock: założone raz lub dwa razy i w praktyce nieodróżnialne od nowych.
Termin ten wywodzi się z tego samego źródła, co znaczenie w zarządzaniu zapasami. Pierwotnie odnosił się do new old stock — towarów, które zalegały niesprzedane na zapleczu sklepu, nigdy nie trafiły do sprzedaży i zostały odnalezione po latach w oryginalnych pudełkach. Dla magazynu jest to strata. Dla kolekcjonera to najbardziej pożądana rzecz na rynku, ponieważ model został wycofany z produkcji, a stan jest oryginalny.
Na tym polega cała różnica. Znaczenie magazynowe opisuje zapasy, które nie sprzedały się i tracą na wartości. Znaczenie w odsprzedaży opisuje zapasy, które nie sprzedały się, a teraz są warte więcej niż kiedykolwiek, ponieważ rzadkość i nostalgia odwróciły kierunek zmiany ich wartości.
To odwrócenie jest realne, ale ograniczone. Dotyczy niewielkiej liczby kategorii kolekcjonerskich — limitowanych serii obuwia, wybranych zegarków, odzieży vintage, niektórych zabawek i instrumentów — gdzie produkt jest wycofany z oferty, popyt utrzymuje się, a oryginalny stan jest możliwy do zweryfikowania. W przypadku towarów ogólnego przeznaczenia zalegających w większości magazynów, żaden z tych warunków nie jest spełniony, a czekanie, aż produkt stanie się przedmiotem kolekcjonerskim, jest najdroższym dostępnym planem.
Zapobieganie
Monitoruj wiek zapasów co miesiąc. Raport pokazujący liczbę dni od ostatniej sprzedaży, posortowany malejąco. Dziesięć minut w miesiącu pozwala wyłapać wolno rotujące zapasy, gdy są jeszcze tylko „wolne” – wtedy można je lekko przecenić, zamiast wyrzucać.
Oblicz rzeczywisty koszt przed zaakceptowaniem rabatu ilościowego. Jak długo dodatkowy towar będzie zalegał i ile kosztuje jego utrzymanie w tym okresie? Często rabat nie wytrzymuje konfrontacji z matematyką.
Oddziel cele od prognoz. Kupuj w oparciu o to, czego się spodziewasz, a nie o to, na co masz nadzieję.
Ustal zasadę wyjścia przy wprowadzaniu produktu. Zdecyduj z wyprzedzeniem, co się stanie, jeśli produkt nie osiągnie określonego poziomu sprzedaży do wyznaczonej daty. Zasady ustalone przed zaangażowaniem emocjonalnym w decyzję są łatwiejsze do przestrzegania.
Ogranicz rozszerzanie asortymentu. Każdy nowy wariant powinien zapracować na swoje miejsce, zamiast być dodawanym tylko dlatego, że jest dostępny.
Rotuj zapasy fizycznie. FIFO dla wszystkiego, co ma datę ważności lub sezonowość. Stary towar z tyłu sprzedaje się jako ostatni i psuje się jako pierwszy.
Zweryfikuj minima dostawców. Czasami wyższa cena jednostkowa przy niższym minimum jest tańsza w ogólnym rozrachunku, gdy weźmie się pod uwagę, co dzieje się z nadwyżką.
Wyznacz osobę odpowiedzialną. Deadstock, który nie należy do nikogo, gromadzi się, ponieważ jego wyczyszczenie oznacza przyznanie się do błędnej decyzji zakupowej.
Dlaczego to zalega: psychologia
Deadstock utrzymuje się z powodów ludzkich, a nie operacyjnych, a ich rozpoznanie to większa część rozwiązania problemu.
Koszty utopione. Pieniądze zostały wydane i są nie do odzyskania, więc nie powinny odgrywać żadnej roli w decyzji o tym, co robić dalej. Ludzie uważają to za autentycznie trudne. Przecena do połowy ceny wydaje się utratą połowy wartości, podczas gdy w rzeczywistości wartość została utracona w momencie, gdy towar przestał się sprzedawać — przecena jedynie określa, ile odzyskasz.
Kotwiczenie na cenie zakupu. „Zapłaciliśmy za to 40 USD, nie możemy sprzedać tego za 15 USD”. 40 USD to informacja historyczna, niemająca wpływu na to, ile ktoś zapłaci dzisiaj. Istotne porównanie to 15 USD teraz kontra 12 USD za sześć miesięcy, plus sześć miesięcy kosztów utrzymania zapasów.
Optymizm co do poprawy sytuacji. Może popyt wzrośnie. Może sprzeda się w przyszłym sezonie. Może nowy klient będzie chciał całość. Czasami to prawda, zazwyczaj nie, a czekanie w obu przypadkach kosztuje. Ustalenie daty decyzji na początku eliminuje potrzebę oceniania tego w danej chwili.
Unikanie przyznania się do błędu. Czyszczenie deadstocku sprawia, że decyzja zakupowa staje się widoczna i wymierna. Tam, gdzie wiąże się to z winą, ludzie zostawiają towar na półce, a koszt narasta po cichu, zamiast pojawić się jako jedna niewygodna liczba.
Brak właściciela problemu. Dział zakupów go stworzył, magazyn go przechowuje, finanse go odpisują. Tam, gdzie nikt nie jest odpowiedzialny, domyślnym działaniem jest brak działania.
Praktyczne środki zaradcze mają charakter strukturalny, a nie motywacyjny. Ustal zasadę wyjścia w momencie zakupu, aby decyzja zapadła, zanim ktokolwiek się w nią zaangażuje. Raportuj wiek zapasów rutynowo, aby był widoczny bez konieczności zwracania na niego uwagi. Traktuj odpisanie towaru jako dobre zarządzanie, a nie przyznanie się do winy — ponieważ alternatywą nie jest uniknięcie straty, lecz płacenie kosztów utrzymania zapasów na dodatek do niej.
Przykład obliczeniowy
Załóżmy, że posiadasz 400 jednostek produktu, który kosztował 18 USD za sztukę. Ostatnia sprzedaż miała miejsce cztery miesiące temu. Bieżąca wartość zapasów: 7 200 USD.
Opcja pierwsza: trzymaj i miej nadzieję. Koszt utrzymania zapasów na poziomie 25% rocznie to około 1 800 USD rocznie, czyli 150 USD miesięcznie. Po roku czekania wydałeś 1 800 USD na utrzymanie, a produkt jest o rok starszy. Jeśli wtedy sprzedasz go za 8 USD, odzyskasz 3 200 USD przy łącznym nakładzie 9 000 USD.
Opcja druga: przecena teraz do 10 USD. Odzyskujesz 4 000 USD natychmiast, zwalniasz miejsce i zatrzymujesz koszty utrzymania. W porównaniu do pierwotnych 7 200 USD wydaje się to stratą 3 200 USD, dlatego jest to opcja odrzucana.
Opcja trzecia: głęboka przecena do 7 USD i wyprzedanie w tym miesiącu. Odzyskujesz 2 800 USD. Gorzej niż w opcji drugiej, jeśli opcja druga faktycznie wyczyści zapasy — i lepiej niż w opcji pierwszej, która odzyskuje mniej po wydaniu więcej.
Porównanie, które ma znaczenie, to nie każda opcja w stosunku do zapłaconych 7 200 USD. To porównanie opcji między sobą, z uwzględnieniem kosztów utrzymania. Gdy spojrzy się na to w ten sposób, najszybsza droga, która pozwala uzyskać rozsądną cenę, zazwyczaj wygrywa, a instynkt, by przeceniać delikatnie i czekać, okazuje się najdroższym dostępnym wyborem.
Gdzie szukać głębszej wiedzy
- Czym jest rotacja zapasów — wskaźnik, któremu deadstock szkodzi najbardziej.
- Koszt utrzymania zapasów — kwantyfikacja kosztów składowania.
- Czym jest nadmierne zatowarowanie — stan, który go poprzedza.
- Techniki zarządzania zapasami — w tym analiza ABC do jego wykrywania.
- Czym jest prognozowanie popytu — ograniczanie błędów zakupowych, które go powodują.
- Metody wyceny zapasów — dlaczego odpisanie towaru jest ostatecznie obowiązkowe.
Wniosek w jednym zdaniu
Deadstock to zapasy, które przestały się sprzedawać; pieniądze zostały już wydane, a każda kolejna decyzja dotyczy szybkości odzyskiwania kapitału, a nie odzyskania pierwotnej wartości — dlatego przeceniaj wystarczająco głęboko, aby wyczyścić magazyn, i zapobiegaj powstawaniu kolejnych zapasów na etapie zakupów, gdzie faktycznie są one tworzone.
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest deadstock? To zapasy, które nie sprzedały się przez dłuższy czas i jest mało prawdopodobne, aby sprzedały się po obecnej cenie. Próg ten różni się w zależności od kategorii — 90 dni w przypadku towarów szybko rotujących, rok lub dłużej w przypadku części zamiennych.
Jaka jest różnica między deadstock a zapasami wolnorotującymi? Zapasy wolnorotujące nadal się sprzedają, choć rzadko, i ostatecznie zostaną wyprzedane. Deadstock przestał rotować i nie wykazuje oznak powrotu do sprzedaży. Zapasy wolnorotujące wymagają monitorowania; deadstock wymaga podjęcia decyzji.
Ile kosztuje deadstock? Poza ceną zakupu, koszty utrzymania zapasów wynoszą około 20–30% ich wartości rocznie — obejmuje to zamrożony kapitał, zajmowaną przestrzeń, obsługę, ubezpieczenie i amortyzację. Po trzech latach przechowywania same koszty utrzymania zbliżają się do pierwotnej wartości towarów.
Jak pozbyć się deadstock? W kolejności preferencji: zastosuj wystarczająco głęboką obniżkę, aby faktycznie wyprzedać towar, połącz go w zestawy z produktami szybko rotującymi, wykorzystaj jako zachętę promocyjną, zwróć do dostawcy, jeśli pozwala na to umowa, sprzedaj za pośrednictwem kanału wyprzedażowego, przekaż na cele charytatywne lub zutylizuj. Szybkość działania jest ważniejsza niż stopa odzysku w przypadku każdej z tych metod.
Jak zapobiegać powstawaniu deadstock? Głównie na etapie zakupów. Co miesiąc analizuj wiekowanie zapasów, obliczaj koszty utrzymania przed zaakceptowaniem rabatów ilościowych, kupuj w oparciu o prognozy, a nie cele sprzedażowe, ustalaj zasady wycofywania produktów przy ich wprowadzaniu do oferty oraz ograniczaj rozszerzanie asortymentu do wariantów, które faktycznie na to zasługują.
Czy powinienem odpisać deadstock? Ostatecznie musisz to zrobić, ponieważ standardy rachunkowości wymagają wyceny zapasów według niższej z dwóch wartości: kosztu nabycia lub wartości netto możliwej do uzyskania. Odpisanie zapasów nie oznacza ich fizycznej utylizacji, ale sprawia, że rzeczywista sytuacja staje się widoczna, co zazwyczaj przyspiesza podjęcie odkładanej decyzji.
Jaki procent deadstock jest akceptowalny? Nie ma uniwersalnej wartości, ponieważ wskaźnik ten ogromnie różni się w zależności od branży. Bardziej użyteczna jest analiza trendu w Twojej firmie oraz tego, czy łączna wartość rośnie czy maleje, ponieważ rosnąca liczba wskazuje na błędne decyzje zakupowe, które nie są korygowane.
Warehouse Wise to darmowa, niezależna biblioteka poradników dotyczących zarządzania zapasami, magazynowania i realizacji zamówień, stworzona z myślą o praktykach – nowych pracownikach magazynowych i zajmujących się inwentaryzacją, właścicielach małych i rozwijających się firm handlowych oraz e-commerce, a także wszystkich osobach, które chcą lepiej zrozumieć procesy magazynowe. Każdy przewodnik wyjaśnia dane zagadnienie, przedstawia konkretny przykład na liczbach, jeśli to pomocne, i przechodzi do sedna. Jesteśmy niezależni: nie sprzedajemy oprogramowania ani sprzętu, nie pobieramy prowizji za polecenia, a nasze poradniki nie są tworzone pod dyktando reklamodawców.