Pengiraan stok (stocktake) ialah pengiraan fizikal penuh bagi semua item yang anda pegang, yang disemak berbanding rekod pegangan anda. Dikenali di Amerika Syarikat sebagai pengiraan inventori fizikal (physical inventory count), ia mengesahkan kuantiti stok untuk akaun dan mendedahkan percanggahan yang disebabkan oleh kesilapan pengambilan (mis-pick), kerosakan, kecurian dan pergerakan yang tidak direkodkan.
Ini adalah saat di mana sistem tidak lagi diambil secara semberono. Segala-galanya dalam inventori — titik pesanan semula (reorder points), ramalan, penilaian, janji penghantaran — bergantung pada angka stok yang dianggap betul. Pengiraan stok adalah satu-satunya perkara yang menentukan sama ada andaian itu tepat.
Kebanyakan operasi menjalankan pengiraan ini setahun sekali kerana diminta oleh juruaudit, menganggapnya sebagai tugas pematuhan, dan hampir tidak memperoleh sebarang nilai daripadanya. Itu adalah peluang yang terlepas, kerana percanggahan yang didedahkan oleh pengiraan stok merupakan peta yang menunjukkan di mana proses anda gagal.
Apakah itu pengiraan stok
Ciri utama pengiraan stok ialah kelengkapan. Pengiraan stok mengira segala-galanya, pada satu titik masa, supaya hasilnya merupakan kedudukan yang disahkan merentasi keseluruhan operasi dan bukannya sekadar sampel.
Istilahnya berbeza-beza namun membawa maksud yang lebih kurang sama:
- Stocktake — istilah umum di UK, Australia dan sebahagian besar negara Komanwel.
- Physical inventory atau physical count — istilah biasa di Amerika.
- Wall-to-wall count — pengiraan penuh bagi keseluruhan tapak, menekankan bahawa tiada apa yang dikecualikan.
- Annual count — pengiraan stok yang dilakukan untuk akhir tahun kewangan.
Pengiraan stok berbeza daripada cycle counting, yang mengira sebahagian daripada stok secara berterusan supaya keseluruhan tapak diliputi dalam satu tempoh tanpa perlu berhenti. Lebih banyak maklumat mengenai perbandingan tersebut di bawah.
Mengapa pengiraan stok penting
Ia menetapkan kedudukan sebenar. Rekod sering berubah. Setiap pergerakan yang tidak direkodkan, kesilapan pengambilan, kerosakan yang tidak dihapus kira dan ralat transkripsi akan terkumpul, dan hanya pengiraan yang akan mendedahkan jumlah keseluruhannya.
Ia menyokong akaun. Stok penutup biasanya merupakan aset yang besar dalam kunci kira-kira, dan ia disalurkan terus ke dalam kos barang dijual dan seterusnya keuntungan yang dilaporkan. Juruaudit memerlukan bukti bahawa angka tersebut adalah benar.
Ia mendedahkan penyusutan (shrinkage). Kecurian, kerosakan dan kehilangan tidak kelihatan sehingga dikira. Mengetahui skala kehilangan adalah langkah pertama untuk menanganinya.
Ia mendedahkan kerosakan proses. Ini adalah bahagian yang paling kerap disia-siakan. Corak dalam percanggahan anda — produk mana, lokasi mana, syif mana — memberitahu anda di mana operasi anda gagal. Melaraskan angka tanpa membaca corak tersebut adalah satu pembaziran.
Ia menemui stok yang anda tidak tahu anda miliki. Operasi dengan rekod yang lemah sering menemui nilai yang signifikan di lokasi yang terlupa, dan berhenti memesan semula barang yang sebenarnya sudah mereka miliki.
Cara melakukan pengiraan stok, langkah demi langkah
Sebelum
1. Rancang pengiraan dan pilih masa. Tempoh paling tenang yang anda miliki, dan sebaik-baiknya apabila stok berada pada tahap terendah — unit yang lebih sedikit bermakna kurang pengiraan dan kurang ralat. Akhir tahun adalah perkara biasa atas sebab perakaunan; ia jarang menjadi saat yang paling mudah dari segi operasi.
2. Kemas dan susun. Satukan palet separa, simpan apa sahaja di tempat yang salah, kosongkan ruang penerimaan, dan selesaikan transaksi yang terbuka. Mengira gudang yang tidak teratur mengambil masa beberapa kali ganda lebih lama dan menghasilkan keputusan yang lebih buruk. Persediaan ini biasanya lebih membantu ketepatan berbanding apa-apa perkara pada hari pengiraan.
3. Bekukan pergerakan. Tiada penerimaan, tiada pengambilan, tiada penghantaran semasa pengiraan. Jika penghentian penuh mustahil dilakukan, asingkan apa sahaja yang perlu bergerak dan kira secara berasingan, serta rekodkan transaksi tersebut dengan jelas.
4. Proses semua kertas kerja. Setiap resit ditempah, setiap penghantaran disahkan, setiap pelarasan disiarkan. Stok yang ada secara fizikal tetapi belum ada dalam sistem, atau sebaliknya, akan menjadi percanggahan yang tidak benar.
5. Sediakan helaian pengiraan atau peranti. Disusun mengikut lokasi, mengikut urutan laluan seseorang. Mengira dalam laluan yang logik adalah lebih pantas dan kurang terlepas lokasi berbanding mencari item pada senarai yang disusun mengikut kod produk.
6. Tetapkan peranan dan taklimatkan pasukan. Seseorang perlu bertanggungjawab terhadap pengiraan, seseorang merekod, seseorang memutuskan lokasi yang sukar. Kemudian taklimatkan semua orang: cara mengira, apa yang perlu dilakukan dengan barang rosak, apa yang perlu dilakukan apabila lokasi mengandungi sesuatu yang tidak dijangka, dan siapa untuk dirujuk. Sepuluh minit taklimat dapat menjimatkan berjam-jam masa penyelarasan.
6b. Periksa alatan. Helaian pengiraan dicetak atau pengimbas dicas dan diuji, pen yang berfungsi, tangga di tempat yang diperlukan, dan cara untuk menandakan lokasi sebagai selesai. Pengiraan yang terhenti selama dua puluh minit kerana peranti kehabisan bateri akan merugikan lebih daripada dua puluh minit tersebut.
Semasa
7. Kira secara buta (blind count). Jangan tunjukkan kuantiti jangkaan kepada pengira. Orang ramai secara tidak sedar akan mengesahkan apa yang ditunjukkan kepada mereka, dan pengiraan buta adalah langkah ketepatan paling berkesan yang ada.
8. Kira mengikut lokasi, bukan mengikut produk. Berjalan di sekitar bangunan secara sistematik, mengira apa yang ada di setiap lokasi. Produk yang disimpan di tiga tempat akan dikira tiga kali, dan jumlahnya dibandingkan kemudian. Mengira mengikut produk akan menyebabkan orang berhenti mencari sebaik sahaja mereka mencapai jumlah yang dijangkakan.
9. Tandakan lokasi yang telah dikira. Penanda yang jelas pada setiap ruang yang selesai akan menghalang pengiraan dua kali dan lokasi yang terlepas, yang merupakan dua kegagalan paling biasa dalam pengiraan besar.
10. Rekodkan stok rosak dan stok tidak boleh jual secara berasingan. Ia wujud secara fizikal dan tidak sepatutnya dinilai sebagai boleh dijual.
11. Kira secara berpasangan jika praktikal. Seorang mengira, seorang merekod. Lebih perlahan bagi setiap lokasi tetapi jauh lebih tepat.
Selepas
12. Selaraskan dengan rekod sistem dan hasilkan laporan varians. Ini adalah perbandingan yang menjadi tujuan utama keseluruhan latihan ini, jadi berikan masa yang diperlukan dan jangan menganggapnya sebagai kertas kerja selepas kerja sebenar selesai.
13. Kira semula varians yang signifikan sebelum melaraskan apa-apa. Pengiraan kedua sering kali tidak bersetuju dengan yang pertama, dan melaraskan berdasarkan satu pengiraan sahaja akan memasukkan ralat ke dalam rekod.
14. Siasat sebelum anda melaras. Periksa lokasi bersebelahan, kawasan pemulangan, kuarantin, dan sejarah transaksi. Sebahagian besar kehilangan yang nyata adalah salah letak yang dapat diselesaikan dengan mencari.
15. Kategorikan punca menggunakan senarai tetap — kesilapan pengambilan, ralat penerimaan, pergerakan tidak direkodkan, kerosakan, kecurian, ralat transkripsi. Teks bebas tidak boleh dikira.
16. Siarkan pelarasan dan kemas kini sistem, dengan kebenaran yang direkodkan. Selagi rekod tidak dikemas kini, pengiraan tidak mengubah apa-apa, dan laporan varians yang dibiarkan tanpa disiarkan selama dua minggu adalah lebih buruk daripada tidak mengira, kerana semua orang kini tahu angka tersebut salah dan masih bekerja berdasarkan angka tersebut.
17. Semak corak dan bertindak. Produk mana, lokasi mana, sebab apa. Di sinilah letaknya nilai, dan ia adalah langkah yang sering dilangkau apabila semua orang keletihan dan pengiraan secara teknikalnya telah selesai.
18. Rancang pengiraan seterusnya. Catatkan apa yang tidak kena dengan proses itu sendiri — lokasi yang tidak dapat dicapai oleh sesiapa, produk tanpa label, kertas kerja yang lewat sampai — dan betulkan perkara tersebut sebelum pengiraan seterusnya dan bukannya menemuinya semula pada hari tersebut.
Pengiraan stok vs cycle counting
Pengiraan stok mengira segala-galanya sekaligus. Ia memberikan kedudukan yang disahkan sepenuhnya, yang merupakan apa yang diinginkan oleh juruaudit, dan ia memerlukan penghentian operasi. Kelemahannya ialah masa: ralat yang ditemui pada akhir tahun berlaku pada satu ketika dalam dua belas bulan sebelumnya dan tidak dapat dikesan.
Cycle counting mengira sebahagian kecil secara berterusan — beberapa lokasi sehari — supaya keseluruhan tapak diliputi dalam satu tempoh tanpa perlu berhenti. Kira item bernilai tinggi dan bergerak pantas dengan kerap, item bergerak perlahan dengan jarang.
Kelebihan utama cycle counting bukanlah ketepatan tetapi kedekatan dengan punca. Ralat yang ditemui tiga hari selepas ia berlaku boleh dikesan melalui sejarah transaksi kepada pergerakan tertentu, dan kerosakan proses di sebaliknya boleh diperbaiki. Ralat yang sama yang ditemui sebelas bulan kemudian hanyalah satu angka untuk dilaraskan.
Kebanyakan operasi yang dijalankan dengan baik melakukan kedua-duanya: cycle counting secara berterusan sebagai kawalan kerja, dan pengiraan stok penuh apabila juruaudit memerlukannya atau apabila ketepatan telah merosot sehingga memerlukan garis dasar yang bersih.
Jika anda hanya boleh melakukan satu, cycle counting memberikan lebih banyak nilai operasi. Jika juruaudit anda memerlukan pengiraan penuh, anda mungkin tidak mempunyai pilihan lain.
Membaca laporan varians
Laporan varians adalah output, dan kebanyakan operasi hanya melihat jumlah keseluruhan lalu menyimpannya. Jumlah keseluruhan adalah angka yang paling kurang berguna di dalamnya.
Lihat arahnya, bukan sekadar saiznya. Varians yang bersih kepada hampir sifar boleh menyembunyikan ralat besar yang saling meniadakan — seribu unit hilang di satu tempat dan seribu unit berlebihan di tempat lain adalah masalah disiplin lokasi, bukan kehilangan. Laporan yang menunjukkan varians negatif yang konsisten di seluruh tapak adalah susut nilai (shrinkage). Laporan yang menunjukkan nilai positif dan negatif yang bertaburan adalah masalah perekodan.
Isih mengikut nilai, bukan mengikut kiraan unit. Varians sebanyak dua unit pada item bernilai tinggi lebih penting daripada dua ratus unit pada bahan guna habis bernilai rendah. Menyiasat mengikut urutan unit hanya membazirkan usaha penyiasatan pada masalah yang paling murah.
Kumpulkan mengikut lokasi. Varians yang berkelompok di satu lorong, satu tingkat, atau satu zon menunjukkan sesuatu yang khusus — kesalahan pelabelan, pekerja yang bertugas di kawasan tersebut, atau rak yang terlanggar oleh trafik. Varians yang tersebar secara sekata menunjukkan masalah perekodan sistemik.
Kumpulkan mengikut ciri produk. Item kecil, bernilai tinggi, dan mudah disembunyikan yang menunjukkan perbezaan berbanding item pukal mencadangkan kecurian. Item dengan pembungkusan yang serupa atau nombor bahagian yang bersebelahan yang menunjukkan masalah mencadangkan kekeliruan semasa pengambilan (picking) dan bukannya kehilangan.
Bandingkan dengan kiraan terakhir. Produk yang sama menunjukkan varians berulang kali adalah isyarat paling kuat yang ada. Produk yang salah dalam tiga kiraan berturut-turut mempunyai kaitan dengan kesalahan proses, bukan nasib malang.
Kira ketepatan dengan betul. Ketepatan rekod inventori adalah bahagian lokasi yang dikira yang sepadan dengan tepat — bukan varians nilai bersih, yang sering kali mengelirukan. Satu operasi boleh menunjukkan varians nilai 0.4% sedangkan hanya 70% lokasinya yang betul, dan angka kedua itulah yang meramalkan kegagalan pengambilan (failed picks).
Tiga atau empat penemuan daripada laporan varians, jika diambil tindakan, akan memberi manfaat lebih besar untuk kiraan tahun depan berbanding sebarang perubahan pada cara kiraan itu sendiri dilakukan.
Kos pengiraan stok (stocktake)
Perlu dinyatakan dengan jelas, kerana kosnya biasanya dipandang rendah dan ia menentukan kekerapan ia harus dilakukan.
Kehilangan masa operasi. Bagi kebanyakan operasi, ini adalah kos terbesar dengan perbezaan yang ketara. Satu hari tanpa penghantaran bermakna satu hari pesanan tertangguh, kutipan pembawa terlepas, dan tunggakan yang perlu diselesaikan selepas itu. Dalam perniagaan yang menghantar beberapa ribu pesanan sehari, ini mengatasi segala-galanya dalam senarai.
Buruh. Pekerja pengira, perekod, penyelia, dan kerja penyelarasan selepas itu, yang biasanya mengambil masa lebih lama daripada pengiraan itu sendiri.
Masa persediaan. Mengemas, menyatukan, dan menyelesaikan kertas kerja. Jam kerja sebenar, dan perkara yang paling mempengaruhi hasil.
Kerja lebih masa atau kakitangan sementara, jika pengiraan dilakukan di luar waktu biasa.
Proses penyelarasan susulan. Menyiasat varians, mengira semula, menyiarkan pelarasan, dan masa pengurusan untuk menyemak semuanya. Ini sering berterusan selama seminggu atau lebih selepas kiraan fizikal selesai.
Sebagai perbandingan, faedahnya adalah angka kunci kira-kira yang disahkan, nombor susut nilai yang dikuantifikasi, dan penemuan proses. Dua yang pertama biasanya diperlukan dan bukannya pilihan. Yang ketiga adalah tempat di mana pulangan sebenar berada, dan ia adalah perkara yang disia-siakan jika menganggap latihan ini hanya sebagai pematuhan.
Profil kos ini adalah hujah praktikal untuk cycle counting. Menyebarkan usaha pengiraan yang sama sepanjang tahun hampir sepenuhnya mengelakkan kehilangan masa operasi, yang merupakan bahagian paling mahal.
Amalan terbaik pengiraan stok
- Persediaan lebih penting daripada usaha pada hari kejadian. Gudang yang kemas, disatukan, dan dengan kertas kerja yang selesai dikira lebih cepat dan lebih tepat berbanding gudang yang kucar-kacir yang dikira oleh lebih ramai orang.
- Kira secara buta (blind count), sentiasa.
- Jangan biarkan pengambil (picker) mengira kawasan mereka sendiri. Konflik jelas berlaku apabila percanggahan akan mendedahkan kesilapan mereka sendiri.
- Gunakan unit ukuran yang sama seperti sistem. Mengira kotak (cases) sedangkan sistem menyimpan unit (eaches) adalah ralat aritmetik yang paling biasa dalam pengiraan stok.
- Perhatikan stok dalam transit — telah dihantar tetapi belum dikutip, telah diterima tetapi belum ditempah masuk. Tentukan lebih awal sama ada ia dikira dan konsistenlah.
- Jangan abaikan kawasan kuarantin dan pemulangan. Ia menyimpan stok sebenar dan sering dilupakan.
- Simpan helaian kiraan. Juruaudit mungkin bertanya, dan anda mungkin ingin menyemak semula varians kemudian.
- Debrief selepas itu. Apa yang tidak kena, apa yang mengambil masa lebih lama daripada jangkaan, apa yang akan dilakukan secara berbeza. Pengiraan stok berulang, dan nota tersebut lebih berharga daripada ingatan sesiapa pun setahun kemudian.
Itulah tabiat yang membezakan kiraan yang boleh anda harapkan daripada kiraan yang perlu anda ulangi. Tiada satu pun yang sukar; ia hanyalah amalan yang paling awal diabaikan apabila pengiraan berjalan lewat.
Kaedah pengiraan dan teknologi
Cara anda menangkap nombor mempengaruhi kelajuan dan ketepatan lebih daripada yang dijangkakan oleh kebanyakan orang.
Helaian kiraan kertas kekal biasa digunakan dan berfungsi dengan baik untuk operasi yang lebih kecil. Disusun mengikut lokasi dalam urutan berjalan, ia tidak memerlukan perkakasan dan latihan. Kelemahannya ialah transkripsi: setiap angka ditulis sekali dan ditaip sekali, dan setiap langkah adalah peluang untuk ralat. Jika anda menggunakan kertas, masukkan data pada hari yang sama sementara ia masih boleh disemak.
Pengimbas pegang tangan (handheld scanners) mengesahkan lokasi dan produk melalui kod bar, jadi satu-satunya perkara yang ditaip ialah kuantiti. Ini menghapuskan ralat yang paling biasa — mengira jumlah yang betul bagi produk yang salah — dan ia merupakan penambahbaikan terbesar yang tersedia untuk kiraan manual.
Peranti mudah alih yang menjalankan WMS melangkah lebih jauh, mengesahkan kiraan terhadap angka yang dijangkakan dalam masa nyata dan menandakan varians semasa pengira masih berdiri di hadapan lokasi tersebut. Kesegeraan itu berharga, walaupun ia bercanggah dengan kiraan buta, jadi kebanyakan operasi mengkonfigurasinya untuk menerima kiraan tanpa memaparkan kuantiti yang dijangkakan dan menandakan varians kepada penyelia sebagai gantinya.
Pengiraan berat (weigh counting) berguna untuk item kecil yang serupa — pengikat, komponen, paket. Penimbang yang ditentukur mengira beribu-ribu unit dalam beberapa saat dengan ketepatan yang lebih baik daripada manusia. Ia bergantung pada berat unit yang konsisten, jadi ia sesuai untuk komponen yang dikilangkan dan bukan produk semula jadi yang berubah-ubah.
RFID membaca banyak item bertag sekaligus tanpa garis penglihatan, dan di tempat ia sudah digunakan, ia mengubah pengiraan — kiraan penuh yang mengambil masa semalaman boleh dilakukan dalam satu jam. Ia jarang berbaloi untuk digunakan semata-mata untuk pengiraan, tetapi di mana tag wujud atas sebab lain, faedah pengiraannya adalah besar.
Dron dan pengimbasan automatik wujud untuk penyimpanan rak tinggi di mana mencapai tahap tertinggi adalah perlahan dan berbahaya. Benar-benar berguna dalam operasi yang sangat besar, dan tidak seimbang untuk kebanyakan operasi lain.
Urutan pragmatik untuk operasi yang menambah baik pengiraannya ialah pengimbasan kod bar terlebih dahulu, kerana ia menangani punca ralat terbesar dengan pelaburan paling sedikit. Segala-galanya selepas itu hanyalah pengoptimuman.
Tempat untuk mendalami
- Cycle counting — alternatif berterusan.
- What is inventory control — disiplin yang disahkan oleh pengiraan stok.
- What is inventory shrinkage — apa yang sering didedahkan oleh varians.
- Inventory valuation methods — bagaimana stok yang dikira dinilai.
- How to manage inventory — di mana pengiraan sesuai dalam proses yang lebih luas.
Rumusan satu baris
Pengiraan stok ialah kiraan fizikal penuh yang mengesahkan bahawa rekod anda sepadan dengan realiti — sediakan gudang sebelum anda mengira, kira secara buta dan mengikut lokasi, siasat varians dan bukannya melaraskannya, dan baca corak dalam punca-puncanya, kerana di situlah letaknya nilai tersebut.
Soalan lazim
Apakah itu pengiraan stok (stocktake)? Pengiraan fizikal penuh bagi semua inventori yang dipegang, dibandingkan dengan rekod sistem untuk mengenal pasti dan membetulkan percanggahan. Juga dipanggil inventori fizikal atau pengiraan menyeluruh (wall-to-wall count).
Berapa kerap anda perlu melakukan pengiraan stok? Sekurang-kurangnya setahun sekali jika diperlukan oleh juruaudit. Operasi yang menjalankan program pengiraan kitaran (cycle counting) yang baik selalunya tidak memerlukan lebih daripada itu, kerana ketepatan disahkan secara berterusan. Jika ketepatan adalah rendah atau tidak diketahui, pengiraan penuh akan mewujudkan garis dasar untuk penambahbaikan.
Apakah perbezaan antara pengiraan stok dan pengiraan kitaran? Pengiraan stok mengira segala-galanya sekali gus dan biasanya memerlukan operasi dihentikan. Pengiraan kitaran mengira sebahagian daripada stok secara berterusan tanpa menghentikan operasi. Pengiraan kitaran menemui ralat sejurus selepas ia berlaku, yang menjadikan puncanya boleh dikesan; pengiraan stok menemuinya berbulan-bulan kemudian.
Berapa lamakah masa yang diambil untuk pengiraan stok? Antara beberapa jam untuk operasi kecil hingga beberapa hari untuk operasi besar yang melibatkan pelbagai tapak. Persediaan mempunyai kesan yang lebih besar terhadap tempoh masa berbanding jumlah tenaga kerja — gudang yang kemas, disatukan dengan kertas kerja yang telah diselesaikan akan dikira dengan lebih pantas, dan menambah lebih ramai pengira ke tapak yang tidak teratur cenderung meningkatkan ralat dan bukannya mengurangkan masa. Sediakan bajet secara berasingan untuk penyelarasan selepas itu, yang biasanya mengambil masa lebih lama daripada pengiraan itu sendiri.
Adakah saya perlu menghentikan operasi untuk pengiraan stok? Sebaik-baiknya ya, kerana mengira sasaran yang bergerak menghasilkan angka yang tidak boleh dipercayai oleh sesiapa pun. Jika penghentian penuh adalah mustahil, asingkan apa sahaja yang perlu dialihkan dan rekod transaksi tersebut secara berasingan supaya ia boleh diselaraskan kemudian.
Apakah itu pengiraan buta (blind counting)? Mengira tanpa ditunjukkan kuantiti yang dijangkakan. Ia menghalang bias pengesahan bawah sedar yang berlaku apabila seseorang mengira berdasarkan angka yang telah mereka lihat, dan ia merupakan langkah ketepatan tunggal yang paling berkesan dalam pengiraan stok.
Siapa yang harus menjalankan pengiraan stok? Sebaik-baiknya bukan orang yang biasanya mengambil (pick) dan menyimpan (put away) barang di kawasan yang sedang dikira, kerana percanggahan akan mendedahkan ralat mereka sendiri. Menggilirkan pengira merentasi zon yang tidak biasa, atau membawa masuk kakitangan daripada fungsi lain, akan menghapuskan konflik tersebut. Sesetengah operasi menggunakan firma pengiraan luaran untuk pengiraan tahunan, yang juga memenuhi kehendak juruaudit yang mencari kebebasan (independence).
Apakah yang perlu saya lakukan dengan percanggahan? Kira semula terlebih dahulu, kemudian siasat sebelum membuat pelarasan — periksa lokasi bersebelahan, pemulangan, kuarantin dan sejarah transaksi. Kategorikan punca menggunakan senarai tetap, kemudian catatkan pelarasan tersebut. Corak merentasi semua percanggahan anda adalah lebih berharga daripada mana-mana pembetulan individu.
