Stockout berlaku apabila pelanggan ingin membeli sesuatu tetapi anda tidak mempunyai stok yang tersedia. Juga dipanggil kehabisan stok, atau OOS, ini bermakna jualan biasanya hilang dan bukannya tertangguh. Stockout hampir tidak meninggalkan kesan dalam data jualan, kerana transaksi tersebut tidak pernah berlaku, itulah sebabnya ia sentiasa kurang diukur.
Ciri utama, dan sebab mengapa stockout begitu sukar diuruskan, adalah kerana ia hampir tidak meninggalkan kesan. Deadstock berada di atas rak di mana anda boleh melihatnya. Stockout adalah satu ketiadaan — pelanggan yang tidak membeli, carian yang tidak membuahkan hasil, pesanan yang beralih kepada pesaing. Tiada apa-apa yang muncul dalam data jualan anda, kerana jualan tersebut tidak berlaku.
Ketidaknampakan itulah masalah sebenarnya. Kebanyakan perniagaan boleh memberitahu anda nilai stok berlebihan mereka sehingga ke angka yang tepat, tetapi tidak dapat meletakkan angka pada kos yang ditanggung akibat kehabisan stok pada suku lepas.
Apakah itu stockout
Definisi tepatnya ialah sifar stok tersedia apabila terdapat permintaan. Dalam praktiknya, beberapa situasi berlaku dengan cara yang sama:
Sifar sebenar. Tiada apa-apa secara fizikal.
Sifar tersedia. Stok wujud tetapi diperuntukkan kepada pesanan lain. Secara fungsinya sama dari perspektif pelanggan.
Phantom stock. Sistem menyatakan anda mempunyai stok tetapi rak kosong. Lebih buruk daripada stockout biasa, kerana anda telah menerima pesanan tersebut terlebih dahulu dan terpaksa mengecewakan pelanggan selepas itu.
Lokasi salah. Stok wujud di suatu tempat di dalam bangunan tetapi tiada siapa yang dapat mencarinya dalam jangka masa yang berguna.
Keadaan tidak boleh dijual. Ada, tetapi rosak, tamat tempoh, atau dikuarantin.
Hanya yang pertama merupakan stockout dalam erti kata perakaunan. Kesemua lima situasi menghasilkan hasil yang sama bagi sesiapa yang ingin membeli, itulah sebabnya mengukur sifar sebenar sahaja akan meremehkan masalah tersebut.
Kos yang tidak dikira oleh sesiapa
Menentukan kos sebenar bagi satu stockout memerlukan usaha yang teliti, kerana tiada satu pun daripadanya muncul dalam laporan anda secara lalai.
Margin yang hilang serta-merta. Komponen paling mudah. Jika produk terjual 8 unit sehari dengan margin $12 dan anda kehabisan stok selama 5 hari, kerugian langsung adalah sekitar $480. Ini adalah anggaran kasar — ia mengandaikan permintaan akan sepadan dengan purata — dan jauh lebih baik daripada mengandaikan sifar.
Penggantian, atau ketiadaannya. Sesetengah pelanggan membeli alternatif daripada anda, dalam kes ini kerugian hanyalah perbezaan margin. Yang lain terus pergi. Nisbah antara kedua-duanya menentukan kebanyakan kos sebenar, dan ia sangat berbeza mengikut produk dan sejauh mana perbezaan tawaran anda.
Selebihnya dalam bakul. Pelanggan yang datang untuk mencari item yang tiada dan pergi mungkin telah membeli empat barangan lain. Dalam peruncitan, ini sering kali lebih besar daripada margin pada produk yang tiada itu sendiri.
Kesetiaan pelanggan. Paling ketara dan paling sukar diukur. Pelanggan kali pertama yang mendapati anda kehabisan stok mungkin tidak akan kembali lagi. Pelanggan tetap mungkin mendapati bahawa pesaing sudah memadai, yang merupakan kos yang timbul sepanjang tahun dan bukannya minggu.
Pemulihan segera. Pengangkutan udara dan bukannya laut, kurier dan bukannya rangkaian palet, muatan separa dan bukannya penuh. Nyata, kelihatan, dan biasanya satu-satunya bahagian yang direkodkan.
Kos dalaman. Hubungan khidmat pelanggan, bahagian pembelian mengejar pembekal, perhatian pengurusan, dan dalam sesetengah perniagaan, kos pentadbiran pesanan tertunggak (backorder).
Penalti. Bagi sesiapa yang membekalkan kepada peruncit besar, barisan kehabisan stok terhadap pesanan belian membawa caj kewangan, jadi kosnya adalah jelas dan bukannya dianggarkan.
Pendekatan yang boleh digunakan ialah menganggarkan tiga perkara pertama dengan betul untuk produk utama anda dan menerima bahawa selebihnya adalah petunjuk arah. Walaupun jumlah kasar lebih berguna daripada tiada apa-apa yang dimiliki oleh kebanyakan operasi pada masa ini, kerana ia menukarkan soalan perkhidmatan kepada angka yang boleh dibandingkan dengan kos menyimpan lebih banyak stok.
Dari mana datangnya stockout
Punca-puncanya berada dalam satu rantaian, dan kebanyakan operasi menyalahkan pautan yang salah.
Permintaan lebih tinggi daripada jangkaan. Ralat ramalan sebenar, promosi yang berjaya, pesaing kehabisan stok, acara luaran. Tidak selalunya boleh dicegah dan sering boleh diserap dengan penampan (buffer) yang lebih baik.
Pembekal tidak menghantar. Lewat, kurang, atau langsung tidak menghantar. Ini adalah punca paling biasa dalam praktiknya dan yang paling kerap dikaitkan dengan ramalan, kerana operasi yang tidak mengukur masa memimpin (lead time) pembekal tidak dapat membezakannya.
Titik pesanan semula terlalu rendah. Biasanya dikira daripada masa memimpin yang disebut oleh pembekal dan bukannya yang diukur, atau ditetapkan dua tahun lalu dan tidak pernah disemak semula apabila permintaan meningkat.
Tiada siapa yang bertindak atas pencetus. Sistem menandakan pesanan semula, pesanan belian tidak dibuat. Sangat biasa, dan ia menghasilkan stockout pada produk yang parameternya betul sepenuhnya.
Rekod salah. Ketidaktepatan inventori bermakna anda percaya anda mempunyai stok. Ini adalah yang paling merosakkan kerana ia berlaku tanpa amaran, dan kerana pelanggan diberitahu item tersebut tersedia.
Pengisian semula gagal secara dalaman. Stok wujud dalam simpanan tetapi ruang paparan (pick face) kosong. Stockout yang berpunca daripada diri sendiri sepenuhnya dan tidak kelihatan dalam kebanyakan laporan.
Tunai mengehadkan pesanan. Stok diperlukan tetapi wang tidak mencukupi.
Mengekod setiap stockout kepada salah satu punca ini pada masa ia berlaku hanya mengambil masa beberapa saat dan mengubah barisan masalah individu menjadi satu corak. Tanpanya, usaha penambahbaikan akan tertumpu kepada punca yang paling baru diingati.
Menjadikan yang tidak kelihatan menjadi kelihatan
Memandangkan stockout tidak meninggalkan kesan, anda perlu mencarinya.
Rekodkan peristiwa sifar stok itu sendiri. Apabila stok tersedia mencecah sifar pada produk dengan jualan terkini, log ia dengan cap masa. Tempoh stockout sama pentingnya dengan fakta kejadian itu.
Tandakan tempoh stockout dalam sejarah jualan anda. Ini penting dan sering terlepas pandang. Jualan semasa stockout merekodkan ketersediaan, bukan permintaan. Memasukkan tempoh tersebut ke dalam ramalan mengajar model bahawa permintaan lebih rendah daripada yang sebenarnya — tepat pada produk yang telah mengecewakan anda. Tandakan dan kecualikan atau anggarkan tempoh tersebut.
Jejaki data carian dan pertanyaan. Carian di tapak yang tidak memberikan hasil, pendaftaran “beritahu saya apabila tersedia”, hubungan khidmat pelanggan yang bertanya bila sesuatu akan kembali ada. Ini adalah bukti langsung permintaan yang tidak anda penuhi.
Ukur kadar pemenuhan dan OTIF. Ini menangkap akibat yang dihadapi pelanggan walaupun di mana stockout asas tidak direkodkan.
Semak laporan jualan hilang di mana sistem anda menghasilkannya, dan anggap ketiadaan laporan sedemikian sebagai jurang yang perlu ditutup.
Metrik yang paling penting bukanlah bilangan peristiwa stockout tetapi bahagian masa produk penting anda tidak tersedia. Produk yang kehabisan stok untuk satu tempoh yang lama dan produk yang kehabisan stok berulang kali untuk tempoh yang singkat kelihatan sama dalam kiraan peristiwa tetapi berkelakuan sangat berbeza dari segi komersial.
Cara mencegahnya
Betulkan titik pesanan semula (reorder point) terlebih dahulu. Kira berdasarkan masa pendahuluan (lead time) pembekal yang diukur, bukan yang disebut harga. Perubahan tunggal ini menangani lebih banyak masalah kehabisan stok berbanding perkara lain, dan ia tidak menelan kos selain usaha untuk menyemak dua puluh tarikh penerimaan terakhir.
Tentukan saiz stok keselamatan daripada kebolehubahan sebenar — bagi permintaan dan masa pendahuluan — pada tahap perkhidmatan yang anda pilih secara sengaja, mengikut kelas produk dan bukannya secara menyeluruh.
Utamakan mengikut kesan. Produk utama anda dan apa sahaja yang dicari pelanggan secara khusus daripada anda memerlukan ketersediaan yang tinggi. Item yang bergerak perlahan dengan pengganti yang mudah tidak memerlukan perkara ini, dan menyimpan penimbal (buffer) untuknya hanyalah membazirkan wang.
Ukur kebolehpercayaan pembekal dan ambil tindakan sewajarnya. Purata masa pendahuluan, julat masa pendahuluan, dan kadar pemenuhan (fill rate) bagi setiap pembekal. Pembekal yang kebolehubahannya semakin buruk secara senyap akan meningkatkan keseluruhan keperluan stok keselamatan anda.
Betulkan ketepatan inventori. Kehabisan stok hantu (phantom stockouts) boleh dicegah melalui pengimbasan di titik pergerakan dan pengiraan kitaran (cycle counting), dan ia merupakan jenis yang paling merosakkan.
Awasi pengisian semula. Pencetus muka petik (pick face triggers) memerlukan perhatian yang sama seperti titik pesanan semula.
Semak selepas setiap kehabisan stok pada barisan produk yang penting. Apakah puncanya, dan apakah yang sepatutnya dapat mencegahnya. Lima minit sahaja, dan begitulah coraknya menjadi jelas.
Terima hakikat bahawa menghapuskan kehabisan stok sepenuhnya bukanlah matlamatnya. Ketersediaan sempurna merentasi rangkaian penuh memerlukan tahap stok yang tidak dapat dijustifikasikan oleh sesiapa pun. Matlamatnya adalah untuk kehabisan stok bagi barangan yang betul — item yang perlahan, boleh diganti, dan bermargin rendah — dan bukannya item yang dicari oleh pelanggan.
Contoh kerja: kos sebenar satu kehabisan stok
Angka konkrit menjelaskan keadaan dengan lebih baik daripada prinsip semata-mata.
Satu produk terjual purata 14 unit sehari pada margin $9. Ia kehabisan stok pada hari Isnin dan penghantaran gantian tiba pada hari Selasa berikutnya — lapan hari.
Margin langsung yang hilang: 14 × 8 × $9 = $1,008.
Sekarang, bahagian yang biasanya ditinggalkan.
Penggantian. Daripada ~112 pelanggan yang menginginkannya, andaikan 40% membeli alternatif daripada anda pada margin purata $3 lebih rendah. Itu memulihkan 45 jualan pada $6 = $270, jadi kerugian langsung jatuh kepada sekitar $738.
Bakul yang hilang. 67 pelanggan yang tidak membuat penggantian telah membeli purata $22 margin tambahan bagi setiap pesanan. Itu adalah kira-kira $1,474 margin yang hilang bersama mereka.
Kerugian kekal. Jika 5% daripada 67 pelanggan tersebut tidak pernah kembali, dan purata pelanggan bernilai $180 margin sepanjang hubungan mereka, itu adalah tambahan $600 yang akan diperoleh sepanjang tahun-tahun berikutnya.
Kos pemulihan. Pengangkutan ekspres untuk memendekkan jurang: $220.
Kos dalaman. Khidmat pelanggan mengendalikan pertanyaan, bahagian pembelian mengejar pembekal: katakanlah $150 nilai masa.
Jumlah keseluruhan: kira-kira $3,180 daripada satu kehabisan stok selama lapan hari pada satu produk.
Berbanding dengan itu, menyimpan perlindungan tambahan selama dua minggu pada barisan ini — 196 unit pada, katakan, kos $14 — mengikat $2,744 modal pada kos pegangan sekitar $686 setahun.
Jadi, penimbal (buffer) hanya menelan kos beberapa ratus setahun manakala kehabisan stok menelan kos tiga ribu dalam lapan hari. Perbandingan itu adalah hujah keseluruhan untuk stok keselamatan, dan ia tidak dapat dibuat sehingga seseorang melakukan pengiraan tersebut. Kebanyakan operasi tidak pernah melakukannya, itulah sebabnya penimbal dipotong apabila tunai terhad dan kesannya dianggap sebagai nasib malang.
Dua peringatan yang perlu dinyatakan. Kadar penggantian dan andaian kerugian kekal adalah anggaran, dan orang yang munasabah akan berdebat mengenainya. Poinnya bukanlah ketepatan tetapi magnitud — walaupun membahagikan setiap angka kepada separuh, kehabisan stok masih beberapa kali lebih mahal daripada stok yang sepatutnya mencegahnya.
Apa yang perlu dilakukan apabila ia berlaku
Pencegahan adalah permainan jangka panjang. Apabila anda sudah kehabisan stok, urutan yang paling banyak memulihkan keadaan:
Sahkan ia benar. Sebahagian besar kehabisan stok yang nyata adalah ralat lokasi atau rekod dan bukannya ketiadaan sebenar. Periksa lokasi simpanan, kawasan pemulangan, kuarantin dan barang masuk sebelum membuat eskalasi. Menemui 60 unit di ruang yang salah adalah hasil yang jauh lebih baik daripada menghantar pesanan gantian melalui udara.
Tentukan bila stok tiba, daripada pembekal dan bukannya daripada tarikh jangkaan sistem. Kemudian tentukan apa yang perlu diberitahu kepada pelanggan berdasarkan jawapan sebenar.
Tentukan peruntukan. Jika stok separa tiba, siapa yang akan mendapatkannya. “Siapa cepat dia dapat” adalah yang paling adil dan paling mudah dipertahankan; mengutamakan mengikut nilai pelanggan adalah rasional secara komersial dan perlu menjadi polisi yang disengajakan dan bukannya keputusan ad hoc.
Tawarkan pengganti secara aktif. Pelanggan yang ditunjukkan alternatif akan membuat penukaran (convert) jauh lebih kerap daripada mereka yang dibiarkan mencari sendiri. Ini adalah keputusan perdagangan yang perlu dibuat lebih awal supaya tersedia pada saat diperlukan.
Berkomunikasi sebelum diminta. Pelanggan yang menunggu tanpa maklumat akan menghubungi anda, yang menelan kos lebih tinggi daripada pemberitahuan yang sepatutnya diberikan.
Tentukan sama ada perlu mempercepatkan (expedite). Pengangkutan udara, muatan separa, kurier — ini berbaloi jika kos kehabisan stok melebihi premium, dan perbandingan itu memerlukan anggaran kos daripada panduan ini tadi. Tanpanya, mempercepatkan pesanan menjadi refleks dan bukannya keputusan.
Catat puncanya semasa ia masih segar. Lima minit pada masa itu lebih berharga daripada satu jam untuk menyusun semula maklumat pada semakan akhir bulan.
Satu perkara yang tidak boleh dilakukan: membuat pesanan gantian yang luar biasa besar untuk berasa selamat. Pesanan panik selepas kehabisan stok adalah punca biasa bagi stok mati (deadstock) yang muncul lapan belas bulan kemudian, dan ia menukarkan satu masalah kepada masalah yang berbeza.
Di mana untuk mendalami
- Apakah stok keselamatan — penimbal yang mencegah kebanyakan daripadanya.
- Apakah titik pesanan semula — pencetus yang sepatutnya berfungsi tepat pada masanya.
- Apakah pesanan tertunda (backorder) — apa yang berlaku apabila pelanggan menunggu.
- Apakah kadar pemenuhan (fill rate) dan OTIF — ukuran yang menangkap kesannya.
- Apakah ramalan permintaan — mengurangkan ralat di sebaliknya.
- Apakah kawalan inventori — mencegah jenis hantu.
Rumusan satu baris
Kehabisan stok adalah permintaan yang tidak dapat anda penuhi, dan ia tidak meninggalkan kesan dalam data anda — jadi catat peristiwa tersebut, tandakan tempoh tersebut dalam sejarah jualan anda, dan tumpukan penimbal anda pada produk yang menyebabkan anda kehilangan pelanggan jika kehabisan stok.
Soalan lazim
Apakah itu kehabisan stok (stockout)? Apabila produk yang ingin dibeli oleh pelanggan tidak tersedia. Secara teknikal, ini bermaksud stok sifar, walaupun stok yang diperuntukkan, stok bayangan, stok yang tersalah letak, dan stok yang tidak boleh dijual semuanya memberikan hasil yang sama kepada pelanggan.
Apakah kos kehabisan stok? Kerugian langsung adalah margin daripada jualan yang tidak berjaya dilakukan. Selain itu: baki barangan dalam bakul yang sepatutnya dibeli oleh pelanggan, pelanggan yang tidak kembali lagi, kos pengangkutan ekspres untuk pemulihan, masa kakitangan dalaman untuk menguruskan masalah, dan dalam rantaian bekalan runcit, penalti kontrak.
Apakah perbezaan antara kehabisan stok dan pesanan tertunda (backorder)? Dalam kes kehabisan stok, jualan biasanya hilang — pelanggan beralih ke tempat lain. Dalam pesanan tertunda, pelanggan bersetuju untuk menunggu, jadi jualan dikekalkan sebagai obligasi tertunda. Pesanan tertunda ialah kehabisan stok yang berjaya anda tukarkan menjadi jualan.
Apakah punca kehabisan stok? Permintaan melebihi ramalan, kegagalan pembekal, titik pesanan semula (reorder point) yang ditetapkan terlalu rendah, makluman yang tidak diambil tindakan, rekod inventori yang tidak tepat, kegagalan pengisian semula dalaman, dan kekangan tunai. Kegagalan pembekal adalah yang paling kerap berlaku dalam praktiknya dan paling sering disalah anggap sebagai masalah ramalan.
Mengapa saya perlu mengecualikan tempoh kehabisan stok daripada sejarah jualan? Kerana jualan semasa kehabisan stok hanya merekodkan apa yang tersedia, bukan apa yang diinginkan oleh pelanggan. Memasukkan tempoh tersebut akan mengajar sistem ramalan anda bahawa permintaan adalah lebih rendah daripada yang sebenar, terutamanya bagi produk yang sudah kehabisan stok, yang seterusnya menjadikan kehabisan stok pada masa hadapan lebih berkemungkinan berlaku.
Bagaimanakah cara saya mencegah kehabisan stok? Tetapkan titik pesanan semula berdasarkan masa pendahuluan (lead time) pembekal yang diukur, tentukan saiz stok keselamatan berdasarkan permintaan sebenar dan variabiliti masa pendahuluan, pastikan rekod inventori tepat, pantau kebolehpercayaan pembekal, dan pastikan seseorang mengambil tindakan terhadap makluman pesanan semula apabila ia dicetuskan.
Adakah mungkin untuk menghapuskan kehabisan stok sepenuhnya? Tidak pada kos yang boleh diterima oleh mana-mana perniagaan. Ketersediaan sempurna bagi rangkaian produk yang lengkap memerlukan stok yang sangat besar. Matlamat yang realistik adalah untuk menumpukan ketersediaan pada produk yang mana kehabisan stok akan menyebabkan kehilangan pelanggan, dan menerima kekurangan sekali-sekala bagi barangan yang bergerak perlahan atau yang mempunyai pengganti.
Warehouse Wise ialah perpustakaan panduan percuma dan bebas mengenai pengurusan inventori, pergudangan serta pemenuhan pesanan, yang ditulis untuk mereka yang benar-benar melakukan kerja tersebut — kakitangan gudang dan inventori baharu, perniagaan runcit dan e-dagang kecil yang sedang berkembang, serta sesiapa sahaja yang memegang stok dan ingin memahaminya dengan betul. Setiap panduan menjelaskan istilah, menunjukkan contoh kerja dengan angka sebenar jika perlu, dan terus pada intinya. Kami adalah bebas: kami tidak menjual perisian atau peralatan, kami tidak mengambil komisen daripada rujukan, dan panduan kami tidak disusun berdasarkan siapa yang membayar kami.