Pengecutan inventori ialah perbezaan antara stok yang direkodkan dalam sistem anda dengan stok fizikal yang anda miliki. Ia merupakan stok yang hilang tanpa sebarang rekod jualan yang menjelaskan kehilangannya — sama ada akibat kecurian, kerosakan, kerosakan barangan (spoilage) atau ralat pentadbiran.
Pengecutan = inventori direkodkan − inventori dikira secara fizikal
Istilah “pengecutan” (shrinkage) mempunyai maksud yang khusus. Ia tidak bermaksud kecurian semata-mata, walaupun kecurian adalah sebahagian daripadanya. Ia bermaksud barangan yang tidak dapat dikesan, yang merupakan kategori yang jauh lebih luas dan berguna — kerana punca tunggal terbesar dalam kebanyakan operasi sebenarnya adalah ralat kertas kerja dan bukannya jenayah.
Apakah itu pengecutan inventori
Pengecutan ditemui melalui pengiraan, bukannya diperhatikan secara langsung. Tiada siapa yang melihat ia berlaku; ia muncul sebagai varians apabila anda melakukan pengiraan.
Ia hanya kelihatan jika anda melakukan pengiraan. Di bawah sistem inventori berkala, kos barang yang dijual dikira sebagai semua barangan yang tiada lagi di rak — jadi stok yang dicuri, rosak atau hilang dianggap secara senyap sebagai telah dijual, dan pengecutan tidak pernah muncul sebagai kerugian. Operasi yang tidak pernah melakukan pengiraan tidak bermakna mempunyai pengecutan yang lebih rendah; mereka mempunyai pengecutan yang tidak kelihatan. Rekod inventori berterusan yang disahkan melalui pengiraan adalah apa yang menjadikannya boleh diukur.
Ia biasanya diukur dalam nilai. Pengecutan biasanya dinyatakan sebagai peratusan jualan atau nilai stok, kerana membandingkan unit merentasi pelbagai jenis barangan tidak memberikan maklumat yang tepat.
Ia tidak sama dengan kerosakan yang anda rekodkan. Unit yang dihapus kira dengan kod sebab adalah kerugian yang diketahui dan direkodkan dengan betul. Pengecutan adalah apa yang anda tidak dapat jelaskan.
Formula pengecutan inventori
Terdapat dua bentuk, dan adalah penting untuk menjelaskan yang mana satu yang anda gunakan.
Nilai mutlak:
Pengecutan = nilai inventori direkodkan − nilai inventori dikira secara fizikal
Kadar pengecutan, sebagai peratusan jualan — bentuk yang digunakan dalam peruncitan dan yang paling kerap dirujuk dalam penanda aras:
Kadar pengecutan = (nilai pengecutan ÷ jumlah jualan) × 100
Atau sebagai peratusan nilai inventori, yang sesuai untuk perniagaan di mana stok berpusing dengan perlahan:
Kadar pengecutan = (nilai pengecutan ÷ nilai inventori direkodkan) × 100
Kedua-duanya menghasilkan angka yang sangat berbeza daripada data yang sama, yang merupakan sebab utama angka pengecutan yang diterbitkan sukar untuk dibandingkan. Nyatakan yang mana satu anda gunakan.
Contoh pengiraan
Sebuah perniagaan mengira stoknya pada akhir tahun.
Angka-angkanya:
- Nilai inventori direkodkan mengikut sistem: $486,000
- Nilai inventori dikira secara fizikal: $471,300
- Jumlah jualan untuk tahun tersebut: $2,940,000
Langkah pertama — pengecutan mutlak.
$486,000 − $471,300 = $14,700
Langkah kedua — kadar pengecutan sebagai peratusan jualan.
($14,700 ÷ $2,940,000) × 100 = 0.5%
Langkah ketiga — kadar pengecutan sebagai peratusan nilai inventori.
($14,700 ÷ $486,000) × 100 = 3.02%
Kerugian yang sama, dan ia dibaca sama ada 0.5% atau 3% bergantung kepada penyebutnya. Kedua-duanya betul; menyatakan angka pertama kepada lembaga pengarah dan angka kedua kepada pihak insurans menggambarkan peristiwa yang sama dengan cara yang sangat berbeza.
Langkah keempat — bahagian yang lebih penting daripada peratusan. Stok yang hilang bernilai $14,700 dengan, katakan, margin kasar 35% memerlukan kira-kira $42,000 jualan tambahan untuk menggantikan keuntungan yang hilang. Terjemahan itulah yang mengubah pengecutan daripada sekadar baris perakaunan kepada keutamaan komersial, dan ia merupakan pengiraan yang paling kerap diabaikan.
Langkah kelima — cari punca kehilangan. Satu angka tahunan hanya memberitahu anda bahawa anda mempunyai masalah dan bukannya punca masalah tersebut. Memecahkan angka $14,700 tersebut mengikut produk, lokasi dan kod sebab adalah apa yang menjadikannya boleh diambil tindakan, dan itu memerlukan pengiraan kitaran (cycle counting) sepanjang tahun dan bukannya satu pengiraan pada akhir tahun sahaja.
Punca pengecutan inventori
Ralat pentadbiran dan proses. Secara konsisten merupakan salah satu kategori terbesar dan paling kerap dipandang remeh. Resit yang tersalah taip, pemindahan yang tidak direkodkan, unit ukuran yang salah, ralat harga, barang yang diterima tetapi tidak pernah dimasukkan ke dalam sistem, kit yang dibina tanpa menolak komponen, dan pemulangan yang diletakkan semula di rak tanpa rekod. Tiada satu pun daripadanya adalah kecurian, namun semuanya menghasilkan varians yang sama.
Kecurian oleh pekerja. Meliputi daripada mengambil barangan individu sehinggalah pakatan sulit yang terancang dengan pembekal atau pelanggan. Ia biasanya melibatkan sebilangan kecil orang dalam tempoh yang lama dan bukannya ramai orang secara sekali-sekala, dan ia tertumpu di tempat yang kawalannya paling lemah.
Kecurian luaran. Mengutil di kedai runcit, pecah masuk, kecurian dari kenderaan, dan jenayah runcit terancang yang semakin meningkat yang menyasarkan barangan bernilai tinggi dan mudah dijual semula.
Penipuan pembekal dan penghantaran kurang (short shipments). Menerima kurang daripada apa yang dinyatakan dalam invois. Ini tidak selalunya disengajakan — pembekal yang menghantar kurang akibat ralat mereka sendiri menghasilkan kesan yang sama — dan ia boleh dicegah sepenuhnya dengan melakukan pengiraan semasa barang masuk dan bukannya sekadar menandatangani jumlah palet.
Kerosakan. Barang yang rosak semasa pengendalian, penyimpanan atau transit dan dilupuskan tanpa direkodkan. Kerosakan akibat forklift khususnya cenderung hilang begitu sahaja tanpa rekod.
Kerosakan barangan (spoilage) dan tamat tempoh. Barangan mudah rosak yang melepasi tarikh luput, perubahan suhu, dan apa-apa barangan dengan jangka hayat yang tidak dipusing (rotate) dengan betul.
Salah letak. Stok berada di lokasi yang salah, dikira sebagai hilang, dan kadangkala ditemui beberapa bulan kemudian. Secara teknikalnya ini adalah kegagalan pengiraan dan bukannya kerugian, dan ia merupakan bahagian besar daripada pengecutan yang kelihatan di bangunan yang dilabel dengan lemah.
Penggunaan yang tidak direkodkan. Sampel, unit pameran, kegunaan kakitangan, dan barang yang diberikan sebagai muhibah tanpa hapus kira.
Perkadaran ini penting kerana ia menentukan apa yang perlu diperbaiki. Operasi yang menganggap ia berpunca daripada kecurian dan memasang kamera, sedangkan masalah sebenar adalah pemindahan antara lokasi yang tidak direkodkan, akan membelanjakan wang tanpa melihat sebarang penambahbaikan.
Pengecutan mengikut industri
Peruncitan. Didominasi oleh kecurian luaran dan kecurian pekerja, dengan ralat pentadbiran sebagai punca ketiga yang konsisten. Barangan bernilai tinggi, kecil dan mudah dijual semula — elektronik, kosmetik, minuman keras, pisau cukur — menyumbang bahagian yang tidak seimbang. Pengecutan biasanya disebut sebagai peratusan jualan, dan tinjauan industri telah lama meletakkan purata pengecutan runcit antara kira-kira 1% hingga 2% daripada jualan, dengan variasi yang ketara mengikut kategori dan wilayah.
Penggudangan dan pengedaran. Ralat pentadbiran dan salah letak mendominasi. Lebih sedikit orang mempunyai akses terus kepada stok, dan lebih banyak transaksi direkodkan, jadi mod kegagalan beralih daripada kecurian kepada proses. Kerosakan akibat pengendalian adalah penyumbang penting yang lain.
Pembuatan. Kehilangan hasil bahan mentah, sisa yang tidak direkodkan, kerja dalam proses (WIP) yang dihapus kira secara tidak rasmi, dan bahan guna habis MRO yang diambil tanpa rekod. Pengecutan di sini sering tersembunyi di dalam varians pengeluaran dan bukannya muncul sebagai baris inventori.
Operasi borong dan vendor. Penghantaran kurang dalam kedua-dua arah, ralat pengambilan (pick errors) yang dihantar kepada pelanggan dan tidak pernah diselaraskan, serta pemulangan yang dikreditkan tanpa barang tersebut dikembalikan.
Hospitaliti dan perkhidmatan makanan. Kawalan bahagian, pembaziran, kerosakan barangan, penuangan berlebihan dan penggunaan oleh kakitangan. Pengecutan sering diukur berbanding penggunaan teori — apa yang resipi katakan sepatutnya telah digunakan untuk hidangan yang disajikan — bukannya berbanding pengiraan stok sahaja.
Penjagaan kesihatan dan farmasi. Tarikh luput adalah pemacu utama di samping kehilangan bahan terkawal, dan keperluan kawal selia menjadikan kebolehkesanan (traceability) sebagai satu kewajipan dan bukannya pilihan.
Kesan penyusutan stok
Ia menjejaskan keuntungan secara langsung dan tidak seimbang. Stok yang hilang adalah kerugian pada kos penuh tanpa sebarang hasil, jadi jualan yang diperlukan untuk menggantikan margin yang hilang adalah beberapa kali ganda daripada nilai barangan tersebut.
Ia menjejaskan setiap pengiraan hiliran. Titik pesanan semula, ramalan, janji ketersediaan dan penilaian stok semuanya bergantung pada angka inventori. Penyusutan yang berterusan bermakna angka-angka tersebut adalah salah dengan jumlah yang tidak diketahui dan arah yang tidak diketahui.
Ia menyebabkan kehabisan stok. Stok hantu — sistem menyatakan anda memilikinya tetapi rak kosong — menghasilkan kegagalan pengambilan dan penghantaran kurang yang sampai kepada pelanggan.
Ia meningkatkan tahap stok. Operasi yang tidak mempercayai angka mereka akan menyimpan stok penampan sebagai pampasan, yang bermaksud membayar kos pegangan inventori untuk menyembunyikan masalah kawalan.
Ia memesongkan akaun. Inventori adalah aset dalam kunci kira-kira. Inventori yang dinyatakan secara berlebihan akan melebihkan keuntungan sehingga pengiraan membetulkannya, yang mana pembetulan tersebut akan muncul sebagai satu angka yang tidak diingini.
Ia menandakan kelemahan kawalan yang lebih luas. Penyusutan yang meningkat jarang berlaku secara terpencil. Ia biasanya disertai dengan disiplin penerimaan yang lemah, pergerakan yang tidak direkodkan, dan kawalan lokasi yang buruk — masalah yang menelan kos dalam cara lain juga.
Cara mencegah dan mengurangkan penyusutan
Kira secara berkala, dan kira mengikut lokasi. Tiada apa-apa yang berkesan tanpa pengukuran. Pengiraan kitaran bagi bahagian yang berputar — barisan bernilai tertinggi setiap minggu, selebihnya sepanjang suku tahun — akan mengesan varians sementara sejarah transaksi cukup singkat untuk disiasat. Ralat yang ditemui pada akhir tahun tidak dapat dikesan.
Kira secara buta (blind count). Jangan sekali-kali menunjukkan kuantiti yang dijangkakan kepada petugas pengiraan. Orang ramai cenderung mengesahkan apa yang ditunjukkan kepada mereka, dan pengiraan buta adalah peningkatan ketepatan terbesar yang boleh didapati tanpa kos.
Imbas pada titik pergerakan. Pengurangan terbesar dalam penyusutan pentadbiran. Kemasukan secara menaip menghasilkan kira-kira satu ralat dalam beberapa ratus aksara; pengimbasan dengan digit semakan menghasilkan kira-kira satu dalam beberapa juta.
Periksa barangan masuk dengan betul. Kira apa yang sampai dan bukannya menandatangani jumlah palet pada nota. Kekurangan daripada pembekal dan penghantaran kurang adalah paling murah untuk diselesaikan di pintu masuk dan hampir mustahil untuk dipulihkan beberapa minggu kemudian.
Labelkan setiap lokasi dan tetapkan rumah bagi setiap produk. Salah letak menyumbang kepada sebahagian besar penyusutan ketara di bangunan yang tidak teratur, dan ia sebenarnya bukan kerugian — cuma sesuatu yang tidak dapat ditemui oleh sesiapa.
Siasat sebelum anda melaraskan. Periksa lokasi bersebelahan, kuarantin, pemulangan, meja pembungkusan dan sejarah transaksi. Melaraskan berdasarkan satu pengiraan akan menulis ralat secara kekal ke dalam rekod.
Gunakan kod sebab pada setiap pelarasan, daripada senarai tetap dan bukannya teks bebas. Sebulan pelarasan berkod biasanya menunjukkan terus kepada proses yang perlu diperbaiki, yang merupakan tujuan keseluruhannya.
Hadkan siapa yang boleh menukar angka stok, dan semak pelarasan secara berkala. Jumlah pelarasan yang meningkat adalah simptom yang perlu disiasat sebelum pengiraan mengesahkannya.
Asingkan tugas. Orang yang menerima stok tidak sepatutnya menjadi satu-satunya orang yang mengiranya, dan orang yang boleh melaraskan angka tidak sepatutnya menjadi satu-satunya orang yang menyemak pelarasan tersebut.
Lindungi item berisiko tinggi secara khusus. Barangan kecil, berharga dan mudah dijual semula perlu diletakkan di kawasan berkunci atau terkawal. Keselamatan menyeluruh adalah mahal; keselamatan yang disasarkan tidak.
Kawal persekitaran fizikal. Akses terhad ke kawasan stok, titik masuk dan keluar yang terkawal, kamera di tempat yang wajar, dan garis penglihatan yang jelas bukannya sudut terlindung.
Pusing stok dengan betul. FIFO atau FEFO untuk apa-apa yang mempunyai tarikh, yang menghapuskan kerosakan sebagai punca.
Latih dan kemudian jadikan ia kelihatan. Kebanyakan penyusutan pentadbiran berpunca daripada sebilangan kecil jurang proses yang diulang berkali-kali. Menerbitkan ketepatan rekod di tempat yang boleh dilihat oleh pasukan akan mengubah tingkah laku dengan lebih berkesan daripada dokumen polisi.
Ukur trend, bukan titik. Angka satu tempoh adalah gangguan. Tiga tempoh yang bergerak ke satu arah adalah isyarat, dan isyarat itulah yang memberitahu anda sama ada mana-mana langkah di atas berkesan.
Tempat untuk mendalami
- Apakah kawalan inventori — disiplin yang mencegah kebanyakan masalah ini.
- Pengiraan kitaran — bagaimana penyusutan sebenarnya ditemui.
- Apakah pengiraan stok (stocktake) — pengiraan penuh dan laporan variansnya.
- Inventori kekal vs berkala — mengapa sistem berkala menyembunyikan penyusutan sepenuhnya.
- Pengimbasan kod bar untuk inventori — menghapuskan ralat transkripsi.
- KPI gudang — di mana kedudukan penyusutan dalam kalangan ukuran.
Rumusan satu baris
Penyusutan inventori ialah jurang antara apa yang dinyatakan oleh rekod anda dengan apa yang anda miliki sebenarnya, dan punca terbesar dalam kebanyakan operasi ialah ralat pentadbiran dan bukannya kecurian. Temuinya melalui pengiraan kitaran secara buta dan mengikut lokasi, diagnosis dengan kod sebab pada setiap pelarasan, dan cegah dengan mengimbas pada titik pergerakan serta memeriksa barangan masuk dengan betul.
Soalan lazim
Apakah penyusutan inventori? Perbezaan antara inventori yang direkodkan dengan stok yang ada secara fizikal — barangan yang telah hilang tanpa jualan untuk menjelaskannya. Punca termasuk ralat pentadbiran, kecurian oleh pekerja dan pihak luar, penghantaran kurang daripada pembekal, kerosakan, kerosakan barangan (spoilage) dan salah letak.
Bagaimanakah saya mengira penyusutan inventori? Tolak nilai inventori yang dikira daripada nilai inventori yang direkodkan untuk mendapatkan penyusutan mutlak. Untuk kadar, bahagikan angka tersebut dengan jumlah jualan bagi tempoh tersebut, atau dengan nilai inventori yang direkodkan, dan darab dengan 100. Kedua-dua penyebut memberikan peratusan yang sangat berbeza pada data yang sama, jadi nyatakan yang mana satu anda gunakan.
Apakah punca penyusutan inventori? Ralat pentadbiran dan proses — resit yang tersalah taip, pemindahan yang tidak direkodkan, pemulangan yang diletakkan semula tanpa rekod — secara konsisten merupakan salah satu kategori terbesar. Di samping itu: kecurian pekerja, kecurian luar, penghantaran kurang pembekal, kerosakan pengendalian, kerosakan barangan dan tamat tempoh, serta stok yang berada di lokasi yang salah.
Apakah kadar penyusutan yang baik? Ia sangat berbeza mengikut sektor dan cara ia diukur. Tinjauan runcit telah lama meletakkan purata penyusutan antara kira-kira 1% hingga 2% daripada jualan, dengan kategori bernilai tinggi dan mudah dijual semula mencatatkan kadar yang lebih tinggi. Trend anda sendiri sepanjang beberapa tempoh adalah jauh lebih berguna daripada mana-mana penanda aras yang diterbitkan.
Bagaimanakah saya mengurangkan penyusutan inventori? Kira kitaran secara berkala, secara buta dan mengikut lokasi; imbas pada titik pergerakan dan bukannya menaip kemudian; kira barangan masuk dengan betul dan bukannya menandatangani jumlah palet; labelkan setiap lokasi; siasat varians sebelum melaraskan; gunakan kod sebab pada setiap pelarasan; hadkan siapa yang boleh menukar angka; dan lindungi item berisiko tinggi secara khusus dan bukannya segala-galanya.
Adakah penyusutan sama dengan kecurian? Tidak. Kecurian adalah satu punca antara beberapa punca, dan dalam pergudangan serta pengedaran, ia biasanya bukan yang terbesar. Ralat pentadbiran, salah letak dan kerosakan yang tidak direkodkan secara kolektif sering menyumbang lebih banyak daripada kecurian, itulah sebabnya menganggap ia masalah keselamatan dan memasang kamera sering tidak membawa sebarang peningkatan.
Mengapa penyusutan saya hanya muncul pada pengiraan tahunan? Kerana itu adalah satu-satunya titik di mana anda membandingkan rekod dengan realiti. Penyusutan terkumpul secara berterusan dan hanya menjadi kelihatan apabila dikira. Pengiraan kitaran sepanjang tahun menemui kerugian yang sama dengan lebih awal, sementara sejarah transaksi cukup singkat untuk mengenal pasti apa yang sebenarnya berlaku.
Warehouse Wise ialah perpustakaan panduan percuma dan bebas mengenai pengurusan inventori, pergudangan serta pemenuhan pesanan, yang ditulis untuk mereka yang benar-benar melakukan kerja tersebut — kakitangan gudang dan inventori baharu, perniagaan runcit dan e-dagang kecil yang sedang berkembang, serta sesiapa sahaja yang memegang stok dan ingin memahaminya dengan betul. Setiap panduan menjelaskan istilah, menunjukkan contoh kerja dengan angka sebenar jika perlu, dan terus pada intinya. Kami adalah bebas: kami tidak menjual perisian atau peralatan, kami tidak mengambil komisen daripada rujukan, dan panduan kami tidak disusun berdasarkan siapa yang membayar kami.