OTIF apzīmē On Time In Full (laicīgi un pilnā apmērā). Tas mēra to pasūtījumu īpatsvaru, kas piegādāti gan noteiktajā termiņā, gan pilnā komplektācijā, iekļaujot visas pozīcijas un vienības. Tā kā šis rādītājs prasa abu nosacījumu izpildi vienam un tam pašam pasūtījumam, OTIF vienmēr ir zemāks nekā atsevišķi mērīti rādītāji par piegādi laikā vai pilnā apmērā.
Galvenais vārds šeit ir gan. Pasūtījums, kas ierodas laikā, bet kuram trūkst divas pozīcijas, netiek uzskatīts par veiksmīgu. Pasūtījums, kas ierodas pilnā komplektācijā, bet divas dienas kavējas, arī netiek uzskatīts par veiksmīgu. Tiek skaitīti tikai tie pasūtījumi, kas atbilst abiem nosacījumiem, tāpēc OTIF konsekventi ir zemāks par atsevišķajiem rādītājiem, kurus cilvēki mēdz minēt, un tāpēc tas ir rādītājs, ko izmanto lielie mazumtirgotāji, kad vēlas iegūt patiesu priekšstatu par piegādātāja sniegumu.
Tas ir apzināti prasīgs mērījums. Tieši tas ir tā mērķis — tas atspoguļo klienta pieredzi, nevis to, ko sasniedzis kāds atsevišķs departaments.
Ko mēra OTIF
On time (laicīgi) — piegāde tika veikta saskaņotajā logā. Definīcijai ir milzīga nozīme, un tieši šeit rodas lielākā daļa strīdu. Logs var būt konkrēts datums, datumu diapazons, rezervēts piegādes laiks vai stundu periods. Daži klienti par kļūdu uzskata arī pārāk agru piegādi, jo agrīna ierašanās aizņem rampas kapacitāti un noliktavas platību, kas bija paredzēta citām vajadzībām.
In full (pilnā apmērā) — tika piegādāta katra pasūtītā pozīcija un katra vienība. Sūtījums, kuram trūkst viena prece no divdesmit pozīciju pasūtījuma, nav pilnā apmērā. Daļēja piegāde nedod daļēju novērtējumu.
Abi, vienā pasūtījumā — tas ir tas, kas atšķir OTIF no tā komponentiem. Jūs varat sasniegt 95% piegādes laikā un 95% pilnā apmērā, bet OTIF rādītājs būs ievērojami zemāks par 95%, jo kļūdas ne vienmēr pārklājas.
Dažas definīcijas pievieno papildu nosacījumus — nebojāts, pareizi dokumentēts, pareizs pavaddokumentu noformējums — un šajā gadījumā rādītāju parasti sauc par perfect order rate (perfekta pasūtījuma rādītājs), nevis OTIF.
Kāpēc “abi” ir svarīgi
Ir vērts aplūkot aritmētiku, jo tā izskaidro, kāpēc OTIF pārsteidz cilvēkus pirmajā reizē, kad tas tiek mērīts.
Ja 95% pasūtījumu ierodas laikā un 95% ierodas pilnā apmērā, un abi kļūdu veidi nav savstarpēji saistīti, tad to pasūtījumu īpatsvars, kas atbilst abiem nosacījumiem, ir aptuveni 0,95 × 0,95 = 90%.
Tātad divi cienījami rādītāji apvienojas vienā, kas izskatās ievērojami sliktāk. Nekas nav pasliktinājies; jūs vienkārši mērāt to, ko piedzīvo klients, nevis to, ko katra funkcija sasniegusi atsevišķi.
Praksē kļūdas bieži ir saistītas — preču trūkums izraisa gan novēlotu izsūtīšanu, gan nepilnīgu piegādi —, kas padara reālo skaitli nedaudz labāku, nekā liecina tīra reizināšana. Tas tomēr vienmēr paliek zemāks par jebkuru no komponentiem.
Tieši tāpēc klienti dod priekšroku šim rādītājam. Atsevišķi mērīti “laicīgi” un “pilnā apmērā” rādītāji ļauj abām uzņēmuma pusēm ziņot par panākumiem, kamēr klients nesaņem ne vienu, ne otru.
OTIF formula
OTIF = (laicīgi un pilnā apmērā piegādātie pasūtījumi ÷ kopējais piegādāto pasūtījumu skaits) × 100
Vienkārša aritmētika, kurā visu darbu paveic trīs definīciju lēmumi:
Kas skaitās laicīgi? Saskaņotais datums, pieprasītais datums vai datums, ko jūs apstiprinājāt? Tie atšķiras, un visizdevīgākā izvēle rada skaitli, kas jūs glaimo, bet nevienu nepārliecina.
Mērīts izsūtīšanas vai piegādes brīdī? Izsūtīšana ir jūsu kontrolē un to ir vieglāk izmērīt. Piegāde ir tas, ko piedzīvo klients. Klienti, kas jūs vērtē, izmantos piegādes brīdi, un, ja jūs mērīsiet izsūtīšanas brīdī, jūsu un viņu skaitļi nekad nesakritīs.
Skaitīts pēc pasūtījuma, pozīcijas vai vienības? Pasūtījuma līmenis ir visstingrākais — viena trūkstoša pozīcija padara visu pasūtījumu par kļūdainu. Pozīcijas līmenis ir piedodošāks un sniedz labāku diagnostiku. Neatkarīgi no tā, ko izvēlaties, izmantojiet to konsekventi, jo pārslēgšanās starp tiem ir vienkāršākais veids, kā izlikties par uzlabojumiem, neko nemainot.
Piemērs
Mēneša laikā piegādājat 500 pasūtījumus:
- 460 ieradās saskaņotajā logā — 92% laicīgi
- 475 ieradās pilnā komplektācijā — 95% pilnā apmērā
- 445 atbilda abiem nosacījumiem
OTIF = (445 ÷ 500) × 100 = 89%
Ievērojiet, ka 89% ir zemāks rādītājs par abiem komponentiem. No 55 kļūdainajiem pasūtījumiem 40 kavējās, 25 bija nepilnīgi, un 10 bija gan kavēti, gan nepilnīgi — tātad 55 pasūtījumi cieta neveiksmi 65 iemeslu dēļ.
Šis sadalījums ir noderīgāks nekā virsraksts. Četrdesmit novēlotas piegādes un divdesmit piecas nepilnīgas norāda uz dažādām problēmām ar dažādiem atbildīgajiem: kavēšanās parasti ir saistīta ar izsūtīšanu, pārvadātājiem vai kapacitāti, savukārt nepilnības parasti ir saistītas ar krājumu pieejamību un iepirkumiem. OTIF skaitlis bez šāda sadalījuma pasaka tikai to, ka jums ir problēma, bet nesniedz nekādu informāciju par to, kur tā atrodas.
OTIF pret OTD un fill rate
Trīs mērījumi, kas pārklājas un kurus regulāri jauc, parasti kāda interesēs.
OTD — on-time delivery (piegāde laikā). Vai tas ieradās saskaņotajā logā? Tikai laiks. Pasūtījums, kas ierodas pareizajā dienā, bet kuram trūkst puse pozīciju, tiek uzskatīts par veiksmīgu.
Fill rate (izpildes līmenis). Vai tas bija pilnā apmērā? Tikai pilnīgums, un to var skaitīt pēc pasūtījuma, pozīcijas vai vienības — tie visi sniedz ievērojami atšķirīgus skaitļus ar vieniem un tiem pašiem datiem. Pasūtījums, kas ierodas pilnā komplektācijā trīs nedēļas par vēlu, tiek uzskatīts par veiksmīgu. Sīkāka informācija ir pieejama fill rate ceļvedī.
OTIF. Abi nosacījumi vienam un tam pašam pasūtījumam. Tāpēc tas vienmēr ir zemāks par abiem pārējiem, un tāpēc klienti izmanto tieši šo.
Tas ir svarīgi tāpēc, ka šie trīs termini sarunās ar piegādātājiem tiek lietoti kā savstarpēji aizvietojami. Pakalpojumu sniedzējs, kas ziņo par “97% laicīgu piegādi”, un klients, kas mēra 88% OTIF, abi saka patiesību par dažādām lietām. Ja jūs tiekat vērtēts, noskaidrojiet, uz kuru no trim rādītājiem skaitlis attiecas, pirms apspriežat, vai tas ir labs.
Ceturtais termins, ar kuru sastapsieties, ir perfect order rate, kas papildus “laicīgi” un “pilnā apmērā” pievieno vēl citus nosacījumus — nebojāts, pareizi dokumentēts, pareizi izrakstīts rēķins. Tas ir visstingrākais no šīs saimes un uzrāda vēl zemākus rezultātus.
Praktiskā pieeja ir sekot līdzi visiem trim: “laicīgi” un “fill rate” atsevišķi diagnostikai, jo tiem ir dažādi cēloņi un atbildīgie, un OTIF kā apvienotajam rādītājam, kas atspoguļo to, ko klients faktiski saņēma.
Kas izraisa OTIF kļūdas
Nepilnīgas piegādes gandrīz vienmēr ir saistītas ar krājumiem:
- Atkārtotas pasūtīšanas punkti noteikti, balstoties uz solītajiem, nevis izmērītajiem piegādātāja izpildes laikiem
- Drošības krājumi ir pārāk mazi pozīcijām, kurās pieprasījums svārstās
- Prognožu kļūdas, īpaši akciju laikā
- Piegādātāja neizpildītās saistības, kas tiek novirzītas tieši jūsu klientam
- Krājumu neprecizitāte — pasūtījums tika pieņemts, balstoties uz krājumiem, kuru nebija
Novēlotas piegādes parasti ir saistītas ar laiku un kapacitāti:
- Pasūtījumi nodoti pārāk tuvu pārvadātāja pieņemšanas termiņiem
- Komplektēšanas kapacitāte nav pietiekama dienas apjomam
- Komplektēšanas vieta ir tukša, kamēr rezerves krājumi pastāv, tāpēc papildināšana aizkavē komplektēšanu
- Pārvadātāja savākšana nokavēta vai neizdevusies
- Dokumentācija nepilnīga, aizturot sūtījumu izsūtīšanā vai uz robežas
- Nokavēti klienta rezervētie laika logi, ja piegādei nepieciešams pieraksts
Abi vienlaikus parasti ir preču trūkums, kas atklāts novēloti: pasūtījums tiek aizturēts, kamēr kāds mēģina sagādāt trūkstošo pozīciju, un pēc tam tik un tā tiek nosūtīts nepilnā komplektācijā.
Diagnostiskā vērtība rodas, klasificējot katru kļūdu vienā no šīm kategorijām brīdī, kad tā notiek. Uzņēmumi, kas reģistrē tikai OTIF procentuālo daļu, zina, ka viņiem ir problēmas, bet nezina, kāpēc.
Kā uzlabot OTIF
Vispirms sakārtojiet pieejamību. Lielākā daļa OTIF kļūmju vairumā uzņēmumu ir saistītas ar nepilnīgu izpildi (in-full), un lielākā daļa nepilnīgas izpildes problēmu ir saistītas ar krājumiem. Nosakiet pasūtījumu atjaunošanas punktus, balstoties uz izmērītiem izpildes laikiem, pielāgojiet drošības krājumus faktiskajai pieprasījuma mainīgumam un nodrošiniet pietiekami precīzus krājumu datus, lai nepieņemtu pasūtījumus, kuru pamatā ir “spoku” krājumi.
Mēriet arī piegādātāju OTIF. Jūs nevarat piegādāt pilnā apmērā to, ko neesat saņēmuši. Tā paša mērījuma piemērošana piegādes ķēdes sākumposmā bieži atklāj, ka jūsu problēmas ar klientiem izriet no diviem vai trim piegādātājiem.
Izsniedziet pasūtījumus agrāk attiecībā pret izpildes termiņiem. Liela daļa kavējumu rodas tāpēc, ka pasūtījumi tiek komplektēti pareizi, bet pārāk vēlu, lai tos paspētu savākt. Viļņveida plānošana (wave planning) atbilstoši pārvadātāju grafikiem novērš šo problēmu.
Sakārtojiet krājumu papildināšanu. Tukša komplektēšanas vieta, virs kuras atrodas pilnas paletes ar rezervi, ir pašizraisīta kavēšanās, kas vairumā atskaišu paliek nepamanīta.
Saskaņojiet definīciju ar klientu. Pēc tam mēriet to viņu veidā. Piegādātājam, kura rādītāji ir 96%, bet klients mēra 88%, ir ne tikai operatīva, bet arī attiecību problēma, un atšķirība gandrīz vienmēr ir definīcijās.
Sadalīti pārskati. Sekojiet līdzi “laicīgi” (on-time) un “pilnā apmērā” (in-full) rādītājiem atsevišķi līdztekus kopējam skaitlim, jo tiem ir dažādi cēloņi un dažādi atbildīgie.
Uzmaniet kompromisus. OTIF uzlabojas, palielinot krājumus, kas maksā naudu. Pareizais līmenis ir komerciāls lēmums par to, cik vērts ir serviss, nevis operatīvs mērķis, ko maksimizēt.
OTIF mazumtirdzniecības piegādēs: sodi un strīdi
Ikvienam, kas piegādā preces lieliem mazumtirgotājiem, OTIF vairs nav tikai vadības rādītājs, bet gan līgumisks pienākums ar finansiālām sekām.
Lielākā daļa lielo pārtikas un vispārējo preču mazumtirgotāju izmanto piegādātāju darbības novērtēšanas sistēmas, kas piemēro sodus par OTIF kļūmēm. Maksa parasti ir procentuālā daļa no attiecīgā pasūtījuma vērtības, dažkārt ar pieaugošām likmēm par atkārtotām kļūmēm, un tā tiek ieturēta, nevis izrakstīta rēķinā — tas nozīmē, ka tā parādās kā iztrūkums maksājumā, nevis kā rēķins, kuru var viegli apstrīdēt.
Mehānismi, kurus vērts izprast pirms līguma parakstīšanas:
Piegādes logi ir šauri un specifiski. Bieži vien tas ir rezervēts stundas vai divu laika logs konkrētā noliktavā. Ierašanās ārpus šī laika var tikt uzskatīta par neizdevušos piegādi pat tad, ja preces ir pareizas un diena ir īstā.
Pārāk agra ierašanās arī ir kļūda. Mazumtirdzniecības noliktavas plāno darbaspēku un rampu noslodzi atbilstoši rezervētajiem laikiem. Transportlīdzeklis, kas ierodas dienu agrāk, rada tikpat lielus traucējumus kā tas, kas ierodas dienu vēlāk, un parasti tiek vērtēts tāpat.
Mērījums notiek viņu preču pieņemšanas punktā, nevis jūsu izsūtīšanas vietā. Tranzīta laiks, pārvadātāja sniegums un rindas pie noliktavas ir daļa no jūsu mērītā snieguma, taču atrodas ārpus jūsu tiešās kontroles.
Aizstāšana parasti tiek uzskatīta par neizpildi. Līdzīgas preces nosūtīšana tāpēc, ka pasūtītā nebija pieejama, nav piegāde pilnā apmērā.
Dati pieder viņiem. Strīdi tiek risināti, pamatojoties uz mazumtirgotāja ierakstiem, tāpēc ir svarīgi saglabāt savus piegādes apliecinājumus, laika zīmogus un rezervācijas apstiprinājumus.
Divi praktiski aizsardzības veidi. Saskaņojiet katru ieturējumu, nevis vienkārši pieņemiet tos — kļūdu īpatsvars šajās sistēmās nav niecīgs, un neapstrīdēti ieturējumi kļūst par normu. Un rezervējiet laiku reālistiski: piekrišana laika logam, kuru, visticamāk, neizdosies ievērot, lai tikai iegūtu pasūtījumu, pārvērš komerciālu problēmu operatīvā sodā.
Mērķa noteikšana, kam ir nozīme
OTIF mērķis, kuru neviens nevar ietekmēt, ir tikai dekorācija. Lai tas būtu noderīgs, jāpieņem daži lēmumi.
Nosakiet to pēc kļūmes izmaksām, nevis pēc etalona. Cik patiesībā izmaksā neizdevusies piegāde — sodi, steidzama kravas pārvadāšana, zaudēti pārdošanas apjomi, klienta pacietība? Šis skaitlis pasaka, kāda līmeņa servisu ir vērts apmaksāt, un tas atšķiras atkarībā no klienta un produkta.
Segmentējiet to. Viens mērķis visiem klientiem ir nepareizs abos virzienos. Lieliem mazumtirdzniecības kontiem ar sodu sistēmām un īsiem logiem ir nepieciešams augsts mērķis. Vairumtirdzniecības klientam, kas pasūta reizi mēnesī ar elastīgu datumu, tas nav vajadzīgs, un krājumu turēšana, lai apkalpotu viņus tādā pašā līmenī, ir veltīgi iztērēta nauda.
Piešķiriet atbildīgos par komponentiem. “Pilnā apmērā” (in-full) sniegums parasti ir iepirkumu un krājumu plānošanas atbildība. “Laicīgi” (on-time) sniegums parasti ir noliktavas operāciju un transporta atbildība. Kopējs rādītājs bez atbildīgā tiek tikai apspriests, nevis uzlabots.
Analizējiet kļūmes, nevis procentus. Ikmēneša pārskats, kurā aplūkots tikai skaitlis, pasaka, vai tas ir mainījies. Pārskats, kurā aplūkoti atsevišķi neizdevušies pasūtījumi un to cēloņi, pasaka, kas ir jāmaina.
Pieņemiet, ka 100% nav mērķis. Perfekts serviss prasa krājumu līmeņus, kurus neviens nevar pamatot. Pareizais skaitlis ir tas, kurā nākamā procentpunkta izmaksas pārsniedz tā sniegto ietaupījumu, un šis punkts pienāk ātrāk, nekā pieņem vairums mērķu.
Mērīšana, ja jūsu sistēmas to nedara
Daudzām operācijām tiek prasīts OTIF rādītājs, un tās atklāj, ka to sistēmas to neģenerē. Parasti to var apkopot no datiem, kas jums jau ir.
Kas jums nepieciešams katram pasūtījumam: solītais datums, faktiskais piegādes datums, pasūtītais daudzums pa pozīcijām un piegādātais daudzums pa pozīcijām. Lielākā daļa pasūtījumu vadības un grāmatvedības sistēmu satur visus četrus, pat ja neviena no tām neatskaitās par šo kombināciju.
“Laicīgi” (on-time) tad ir divu datumu salīdzinājums. Slazds ir tajā, kuru solīto datumu izmantojat — to, ko klients pieprasīja, to, ko jūs apstiprinājāt, vai to, kas ir uz pavadzīmes. Izvēlieties to, pēc kura klients mērīs, kas gandrīz vienmēr ir apstiprinātais piegādes datums.
“Pilnā apmērā” (in-full) ir pasūtītā un piegādātā daudzuma salīdzinājums pozīciju līmenī, apkopots pasūtījuma līmenī. Pasūtījums ir izpildīts pilnā apmērā tikai tad, ja katra pozīcija ir pilnīga.
Kombinācija ir vienkāršs karogs: abi nosacījumi ir patiesi vai nav.
Divi praktiski punkti. Sāciet ar izlasi — simts neseni pasūtījumi, kas novērtēti manuāli, sniegs aptuvenu priekšstatu par to, kur atrodaties un kāds ir sadalījums starp kavējumiem un nepilnīgu izpildi, kas ir pietiekami, lai izlemtu, vai automatizācijas pūles ir pamatotas. Un izslēdziet to, pēc kā jūs nevajadzētu mērīt — pasūtījumus, kurus klients grozīja pēc to veikšanas, vai kurus viņi pieprasīja vēlākā datumā — taču definējiet šos izņēmumus skaidri un taupīgi, jo mērījums ar dāsniem izņēmumiem pārstāj kaut ko nozīmēt, un visi to zina.
Ja piegādājat klientam, kurš jūs mēra, palūdziet viņu datus. Tie parasti ir pieejami, tie ir pamats strīdu risināšanai, un to salīdzināšana ar savējiem ir ātrākais veids, kā atrast definīciju atšķirības.
Kur uzzināt vairāk
- Kas ir izpildes līmenis (fill rate) — “pilnā apmērā” komponents, mērīts atsevišķi.
- Kas ir krājumu iztrūkums (stockout) — visbiežākais “pilnā apmērā” kļūmes cēlonis.
- Kas ir drošības krājumi (safety stock) — buferis, kas to novērš.
- Kas ir atliktais pasūtījums (backorder) — tas, par ko kļūst nepilnīga piegāde.
- Noliktavas KPI — kur OTIF atrodas starp citiem mērījumiem.
- Kas ir pasūtījumu izpilde (order fulfilment) — process, kas tiek mērīts.
Galvenā atziņa vienā teikumā
OTIF mēra to pasūtījumu īpatsvaru, kas ierodas gan laicīgi, gan pilnā apmērā, un, tā kā tas prasa abus, rādītājs vienmēr ir zemāks nekā jebkuram komponentam atsevišķi — pirms mēģināt to uzlabot, sadaliet kļūmes kavējumos un nepilnīgās piegādēs, jo tām ir dažādi cēloņi un dažādi atbildīgie.
Biežāk uzdotie jautājumi
Ko nozīmē OTIF? On Time In Full (laicīgi un pilnā apmērā). Tas mēra to pasūtījumu īpatsvaru, kas piegādāti saskaņotajā termiņā ar visām pozīcijām un vienībām pilnā komplektācijā.
Kāda ir OTIF formula? Laicīgi un pilnā apmērā piegādātie pasūtījumi, dalīti ar kopējo piegādāto pasūtījumu skaitu, reizināti ar 100. Aprēķins ir vienkāršs; grūtības sagādā “laicīgi” un “pilnā apmērā” definīcijas.
Kāds ir labs OTIF rādītājs? Tas ir atkarīgs no nozares un mērījuma definīcijas. Lielie mazumtirgotāji parasti nosaka piegādātāju prasības 90% robežās, zem kurām tiek piemēroti finansiāli sodi. Noderīgāk par jebkuru etalonu ir sekot līdzi savai tendencei un sadalījumam starp kavējumu un nepilnīgu piegāžu kļūdām.
Kāda ir atšķirība starp OTIF un izpildes līmeni (fill rate)? Izpildes līmenis mēra tikai pilnīgumu — to pasūtījumu vai pozīciju daļu, kas piegādātas pilnā apmērā. OTIF pieprasa gan pilnīgumu, gan savlaicīgumu kopā, tāpēc tas vienmēr ir zemāks par abiem atsevišķajiem rādītājiem.
Kāpēc mans OTIF ir zemāks par maniem “laicīgi” un “pilnā apmērā” rādītājiem? Tā kā tas prasa izpildīt abus nosacījumus vienam un tam pašam pasūtījumam. Divi rādītāji, katrs pa 95%, kopā veido aptuveni 90%, ja to kļūmes nav savstarpēji saistītas. Kopējais rādītājs vienmēr ir zemāks par jebkuru no komponentiem.
Vai OTIF jāmēra izsūtīšanas vai piegādes brīdī? Piegādes brīdī, jo tieši to pieredz klients un tieši to viņš mērīs. Izsūtīšanu ir vieglāk kontrolēt un izsekot, taču tās mērīšana garantē, ka jūsu un klienta rādītāji nesakritīs.
Kā uzlabot OTIF? Sāciet ar pieejamību, jo nepilnīgu piegāžu kļūmes parasti dominē — izmantojiet pasūtījuma atjaunošanas punktus, kas balstīti uz izmērītiem piegādātāju izpildes laikiem, pietiekamu drošības krājumu un precīziem krājumu uzskaites datiem. Pēc tam pievērsieties termiņiem: izlaidiet pasūtījumus agrāk attiecībā pret pārvadātāju noteiktajiem termiņiem un sakārtojiet komplektēšanas vietu papildināšanu.
Warehouse Wise ir bezmaksas, neatkarīga ceļvežu bibliotēka par krājumu pārvaldību, noliktavu darbību un pasūtījumu izpildi, kas paredzēta tiem, kuri veic šo darbu ikdienā — noliktavu un krājumu uzskaites jaunajiem darbiniekiem, maziem un augošiem mazumtirdzniecības un e-komercijas uzņēmumiem, kā arī ikvienam, kurš pārvalda preču krājumus un vēlas tos izprast. Katrā ceļvedī skaidrojam terminus, sniedzam piemērus ar reāliem skaitļiem un ķeramies pie lietas. Mēs esam neatkarīgi: nepārdodam programmatūru vai aprīkojumu, nesaņemam komisijas maksu par ieteikumiem, un mūsu ceļveži netiek kārtoti pēc tā, kurš mums maksā.