Ikviena uzņēmējdarbība, kas uzglabā preces, sēž uz savas naudas kaudzes. Šī kaudze ir jūsu krājumi, un krājumu pārvaldība ir vienkārši veids, kā jūs tos kontrolējat — zinot, kas jums ir, kur tas atrodas, kāda ir tā vērtība un kad pasūtīt vēl. Ja izdarīsiet to pareizi, nauda turpinās apritēt. Ja kļūdīsieties, preces vai nu beigsies brīdī, kad klients vēlas pirkt, vai arī krās putekļus plauktā, kamēr jūsu bankas konta atlikums klusi sarūk.
Tas arī ir viss darbs, atmetot žargonu. Viss pārējais — programmatūra, formulas, trīsburtu saīsinājumi — pastāv, lai labi atbildētu uz diviem jautājumiem: vai man ir pietiekami un vai man nav par daudz? Šajā ceļvedī ir izskaidrots, kā krājumu pārvaldība darbojas patiesībā, kādas metodes ir vērts zināt un kā noteikt, vai jūsu sistēma pilda savu uzdevumu.
Ko patiesībā nozīmē krājumu pārvaldība
Krājumu pārvaldība ir process, kurā tiek pasūtīti, uzglabāti, izsekoti un kontrolēti uzņēmuma krājumi — no izejvielām, ko tas iegādājas, līdz gatavajai produkcijai, ko tas pārdod. Tas aptver vienības pilnu aprites ciklu: brīdi, kad nolemjat to pasūtīt, laiku, ko tā pavada jūsu noliktavā, un punktu, kad tā tiek izsūtīta kā klienta pasūtījums.
Paturiet prātā vienu ideju, un viss pārējais nostāsies savās vietās: krājumi ir nauda citā formā. Nepārdotu preču plaukts nav tik daudz “krājumi”, cik nauda, ko jau esat iztērējis un nevarat izmantot, līdz tā tiek pārdota. Šāda pieeja padara krājumu pārvaldību tikpat lielā mērā par finanšu darbu, cik par noliktavas darbu. Mērķis nav turēt daudz krājumu — mērķis ir turēt īstos krājumus, pareizajā daudzumā, īstajā laikā un ar pēc iespējas mazāk iesaldētu līdzekļu.
Kā krājumu pārvaldība darbojas soli pa solim
Atmetot programmatūru, krājumu pārvaldība ir cikls, kas atkārtojas katram produktam, ko pārdodat:
- Iepirkšana — jūs izlemjat, ko un cik daudz pirkt, un veicat pasūtījumu pie piegādātāja.
- Saņemšana — preces ierodas, jūs pārbaudāt tās atbilstoši pasūtījumam un reģistrējat savos uzskaites dokumentos.
- Uzglabāšana — krājumi tiek novietoti zināmā vietā, lai tos varētu ātri atrast.
- Izsekošana — katra kustība iekšā un ārā tiek reģistrēta, lai jūsu uzskaite atbilstu realitātei.
- Izpilde — kad klients veic pasūtījumu, prece tiek komplektēta, iepakota un nosūtīta, un krājumu līmenis samazinās.
- Atkārtota pasūtīšana — kad produkta krājumi samazinās, cikls sākas no jauna, vēlams pirms tie beidzas.
Visa disciplīna balstās uz ceturto soli. Ja jūsu uzskaitē ir 40 vienības, bet plauktā faktiski ir 32, katrs lēmums, ko pieņemat, balstoties uz šo skaitli, ir nepareizs. Precīza izsekošana ir pamats, uz kura balstās viss pārējais — tāpēc krājumu skaitīšana (izmantojot cycle counting un pilnu stocktakes) ir daudz svarīgāka, nekā šķiet.
Kāpēc tas ir svarīgi, īpaši mazam uzņēmumam
Lielam mazumtirgotājam neliels krājumu pārpalikums ir noapaļošanas kļūda. Mazam uzņēmumam krājumi bieži vien ir lielākais apgrozāmā kapitāla izlietojums — nauda, kas nepieciešama algu, piegādātāju un īres apmaksai. Tas nozīmē, ka likmes ir augstākas, nevis zemākas, kad naudas līdzekļi ir ierobežoti.
Ir divi veidi, kā kļūdīties, un abi jums izmaksā dārgi.
Pārāk maz krājumu nozīmē stockout: klients vēlas pirkt, bet jums nav ko pārdot. Jūs zaudējat šo pārdošanu, un dažreiz arī klientu, kurš nopērk pie kāda cita un vairs neatgriežas. Bieži krājumu iztrūkumi klusi iemāca jūsu labākajiem klientiem iepirkties citur.
Pārāk daudz krājumu — overstocking — ir klusais slepkava. Nauda ir iesaldēta plauktā, kur tā neko nenopelna, jūs maksājat par tās uzglabāšanu un apdrošināšanu, un, ja precei beidzas derīguma termiņš vai tā iziet no modes, tā kļūst par deadstock, ko var nākties pilnībā norakstīt.
Laba krājumu pārvaldība ir līdzsvara akts starp šīm divām neveiksmēm. Tas ir veids, kā saglabāt pietiekami daudz preču, lai apkalpotu klientus, neiegremdējot savu naudas plūsmu krājumos, kas nekustas.
Četri krājumu veidi
“Krājumi” nav viena lieta. Lielākā daļa uzņēmumu uztur četru types of inventory kombināciju, un zināšana, kas ir kas, maina to, kā jūs katru no tiem pārvaldāt:
- Izejvielas — izejmateriāli, ko pērkat, lai izgatavotu kaut ko citu. Maiznīcai tie ir milti un cukurs; mēbeļu ražotājam — kokmateriāli un skrūves.
- Nepabeigtā ražošana (WIP) — daļēji pabeigtas preces, kas atrodas ražošanas procesā. Pussalikts dīvāns ir WIP: tas jums ir izmaksājis naudu, bet jūs to vēl nevarat pārdot.
- Gatavā produkcija — pabeigti produkti, kas gatavi pārdošanai. Veikalā, kas iepērk preces tālākpārdošanai, gandrīz visi krājumi ir šajā kategorijā.
- MRO — uzturēšanas, remonta un ekspluatācijas materiāli. Lietas, kas nodrošina uzņēmuma darbību, bet nekad netiek pārdotas: iepakošanas lente, iekārtu rezerves daļas, tīrīšanas piederumi.
Tīrs tālākpārdevējs var strādāt tikai ar gatavo produkciju. Ražotājs žonglē ar visiem četriem. Šis sadalījums parāda, kur ir koncentrēta jūsu nauda un riski.
Galvenās metodes, kuras vērts zināt
Jums nav jāpārvalda katra formula, lai labi vadītu krājumus, taču dažas metodes parādās atkal un atkal. Lūk, ko katra no tām dara, vienkāršiem vārdiem.
Safety stock — neliels papildu vienību buferis, ko apzināti turat, lai absorbētu pārsteigumus: pieprasījuma lēcienu, kavētu piegādi, problēmas ar piegādātāju. Tā ir jūsu apdrošināšana pret krājumu iztrūkumu. Pārāk maz — un krājumi beigsies; pārāk daudz — un jūs atkal iesaldējat naudu. Pareizā līmeņa noteikšana ir viena no noderīgākajām prasmēm šajā darbā. (Skatīt safety stock.)
Reorder point — krājumu līmenis, kas izraisa jaunu pasūtījumu. Iestatiet to tā, lai pasūtījums pienāktu pirms sasniedzat nulli, ņemot vērā piegādātāja piegādes laiku. Sasniedziet reorder point, veiciet pasūtījumu. Vienkārši, un tas pats par sevi novērš lielāko daļu krājumu iztrūkumu. (Skatīt reorder point.)
EOQ — formula, kas aprēķina pasūtījuma lielumu, kurš uztur jūsu kopējās izmaksas viszemākajā līmenī, līdzsvarojot biežas pasūtīšanas izmaksas ar lielu krājumu uzglabāšanas izmaksām. Tā atbild uz jautājumu “cik daudz man vajadzētu pasūtīt vienā reizē?”. (Skatīt economic order quantity.)
JIT — stratēģija, kurā tiek turēts pēc iespējas mazāk krājumu un tie ierodas tieši tad, kad tie ir nepieciešami. Tas atbrīvo naudu un vietu, bet neatstāj nekādu rezervi, ja piegādātājs jūs pieviļ — tāpēc tas prasa uzticamus partnerus. (Skatīt just-in-time inventory.)
FIFO un LIFO — divi veidi, kā izlemt, kuras vienības tiek uzskatītas par pārdotām vispirms. FIFO (first in, first out) pārdod jūsu vecākos krājumus vispirms, kas ir būtiski jebkam ātrbojīgam. LIFO (last in, first out) dara pretējo un galvenokārt ir grāmatvedības izvēle. Tas, kuru izmantojat, ietekmē gan jūsu noliktavu, gan uzrādīto peļņu. (Skatīt FIFO vs LIFO.)
ABC analysis — veids, kā sarindot produktus pēc to nozīmīguma. Jūsu “A” preces ir neliels skaits produktu, kas rada lielāko daļu jūsu ieņēmumu; “C” preces ir garā aste, kas gandrīz nekustas. Tas pasaka, kur veltīt savu uzmanību: skaitiet un pārvaldiet A preces stingri, un netērējiet pūles, uztraucoties par C precēm. (Skatīt ABC analysis.)
Neviena no šīm metodēm pati par sevi nav “pareizā” atbilde. Tie ir instrumenti, un daļa no darba ir zināt, kuru izmantot. Vispārējai prasmju kopai, kas tos labi apvieno, ir savs nosaukums — inventory optimisation.
Ieguvumi: ko jums sniedz laba krājumu pārvaldība
Ja tas tiek darīts labi, tas atmaksājas veidos, kas ir tieši redzami peļņas rādītājos:
- Atbrīvota nauda. Mazāk naudas, kas iesaldēta krājumos, nozīmē vairāk līdzekļu visam pārējam.
- Mazāk zaudētu pārdošanas gadījumu. Īstie produkti ir noliktavā, kad klienti tos vēlas.
- Zemākas uzglabāšanas izmaksas. Mazāks pārpalikums nozīmē mazākus tēriņus uzglabāšanai, apdrošināšanai un norakstīšanai.
- Labāki lēmumi. Precīzi skaitļi ļauj prognozēt, pirkt un noteikt cenas ar pārliecību, nevis minējumiem.
- Laimīgāki klienti. Pasūtījumi tiek nosūtīti pilnā apjomā un laikā, kas liek cilvēkiem atgriezties.
Biežāk sastopamās problēmas — un kā no tām izvairīties
Lielākā daļa krājumu pārvaldības problēmu rodas dažu iemeslu dēļ. To apzināšanās ir puse no risinājuma.
Neprecīzi uzskaites dati. Kad sistēmas dati nesakrīt ar faktisko atlikumu plauktos, viss tālākais process tiek traucēts. Risinājums ir regulāra skaitīšana — nepārtraukta cikliskā inventarizācija, nevis viena biedējoša ikgadējā inventarizācija, kā arī krājumu kustības izsekošana, vēlams izmantojot svītrkodus, lai skenēšana nekavējoties atjauninātu datus sistēmā.
Nepietiekama pasūtījumu disciplīna. Pasūtījumu veikšana pēc intuīcijas noved gan pie krājumu izsīkuma, gan to pārpalikuma. Nosakiet pasūtīšanas punktus un ievērojiet tos.
Vāja prognozēšana. Ja nespējat paredzēt pieprasījumu, jūs vienmēr tikai reaģējat uz notikušo. Pat aptuvena pieprasījuma prognozēšana, kas balstīta uz iepriekšējo pārdošanas apjomu un sezonalitāti, ir labāka nekā nekāda prognoze.
Vienāda attieksme pret visiem produktiem. Jūsu visvairāk pārdotajām precēm un lēnākajām preču grupām nav nepieciešama vienāda uzmanība. Izmantojiet ABC analīzi, lai koncentrētos uz to, kur atrodas peļņa.
Nelikvīdi un novecojuši krājumi. Produkti, kurus vairs nepērk, klusi “apēd” naudu un vietu noliktavā. Regulāri pārskatiet lēni apritošās preces un izstrādājiet plānu — piemēram, piemērojiet atlaides, komplektējiet vai izpārdodiet tās, pirms tās kļūst par zaudējumiem.
Krājumu pārvaldība pret krājumu kontroli pret noliktavas pārvaldību
Šie trīs termini bieži tiek lietoti kā sinonīmi. Tā nav, un atšķirībai ir nozīme.
Krājumu pārvaldība ir visa disciplīna kopumā — stratēģija, iepirkšana, prognozēšana un iepriekš minētās metodes. Tas ir plašāks skatījums: nodrošināt, ka uzņēmums kopumā uztur pareizo krājumu apjomu.
Krājumu kontrole ir šaurāka, praktiska daļa: ikdienas krājumu līmeņa precizitātes uzturēšana un fiziskā kārtība. Ja krājumu pārvaldība nosaka, ko un cik daudz uzglabāt, tad krājumu kontrole nodrošina, ka tas, kas atrodas plauktā, tieši tagad atbilst tam, kas ir sistēmā.
Noliktavas pārvaldība attiecas uz ēku un tajā notiekošajām operācijām — kā preces tiek pieņemtas, kur tās tiek uzglabātas, kā tās tiek komplektētas un iepakotas. Jūs varat pārvaldīt krājumus vairākās noliktavās; noliktavas pārvaldība ir tas, kas notiek katras noliktavas četrās sienās.
Īsumā: krājumu pārvaldība ir ko un cik daudz, noliktavas pārvaldība ir kur un kā, bet krājumu kontrole ir vai dati šobrīd ir precīzi.
Krājumu pārvaldības sistēmas un programmatūra
Krājumus var uzskaitīt izklājlapā, un daudzi mazie uzņēmumi ar to sāk. Tas darbojas, līdz produktu vai pārdošanas kanālu kļūst pārāk daudz, lai tos izsekotu manuāli — tad parādās kļūdas un manuālais darbs aizņem visu jūsu laiku.
Specializēta krājumu pārvaldības programmatūra automatizē uzskaiti: krājumi tiek atjaunināti pārdošanas brīdī, pasūtīšanas punkti tiek atzīmēti automātiski, un jūs varat redzēt krājumu līmeņus dažādās vietās vienuviet. Mūsdienu sistēmas parasti ir balstītas uz mākoņtehnoloģijām, tāpēc dati tiek atjaunināti reāllaikā un ir pieejami no jebkuras vietas.
Nav viena universāla labākā rīka, un izvēle ir atkarīga no jūsu uzņēmuma lieluma, kanāliem un budžeta. Svarīgi ir tas, lai sistēma precīzi veiktu uzskaiti, integrētos ar visiem jūsu pārdošanas kanāliem un parādītu nepieciešamos rādītājus bez liekas meklēšanas. Uztveriet programmatūru kā līdzekli manuālā darba samazināšanai, nevis kā burvju nūjiņu procesiem, kurus neesat izplānojuši.
Vienkāršs piemērs
Skaitļi padara visu saprotamāku. Pieņemsim, ka tirgojat vienu produktu — ūdens pudeles — un aplūkojat tipisku mēnesi.
- Mēneša sākumā noliktavā ir 500 pudeles.
- Mēneša laikā iepērkat vēl 1 000.
- Mēneša beigās plauktā palikušas 300.
Tātad pārdevāt 500 + 1 000 − 300 = 1 200 pudeles.
Tagad pieņemsim, ka katras pudeles iepirkuma cena ir $4. Jūsu vidējie krājumi mēnesī bija aptuveni (500 + 300) ÷ 2 = 400 pudeles jeb vidēji $1 600 iesaldētas naudas krājumos.
Jūsu krājumu aprite — cik reizes mēnesī pārdevāt savus vidējos krājumus — ir 1 200 ÷ 400 = 3 reizes mēnesī. Augstāks rādītājs nozīmē, ka jūsu nauda strādā efektīvāk; zemāks rādītājs nozīmē, ka tā stāv dīkā.
Ja pieprasījums pēkšņi pieaugtu un jūs atlikušās 300 pudeles pārdotu trīs dienās, rastos krājumu izsīkums. Tāpēc ir nepieciešams uzturēt, piemēram, 150 pudeļu drošības krājumu un noteikt pasūtīšanas punktu, kas ierosina jaunu pasūtījumu, kamēr plauktos vēl ir pietiekami daudz preču, lai segtu piegādātāja piegādes laiku. Tā ir visa disciplīna vienā produktā: pārziniet savu plūsmu, uzturiet saprātīgu rezervi un veiciet pasūtījumus pēc noteikumiem, pirms krājumi beidzas.
KPI rādītāji, kas parāda, vai viss darbojas
Jūs nevarat uzlabot to, ko nemērat. Daži krājumu KPI rādītāji pastāstīs gandrīz visu par to, cik labi tiek pārvaldīti jūsu krājumi:
- Krājumu aprite — cik reizes noteiktā periodā pārdodat savus vidējos krājumus. Augstāks rādītājs parasti nozīmē labāku efektivitāti, lai gan pārāk augsts rādītājs var liecināt par pārāk maziem krājumiem.
- Krājumu aprites dienas (DSI) — cik dienas vidēji prece atrodas noliktavā, pirms tiek pārdota. Aprites pretstats; zemāks rādītājs parasti nozīmē efektīvāku darbību.
- Izpildes līmenis — klientu pieprasījuma daļa, ko apmierinājāt no esošajiem krājumiem bez izsīkuma vai atliktā pasūtījuma. Tas ir jūsu servisa kvalitātes rādītājs.
- Pārdošanas rādītājs — saņemto krājumu procentuālā daļa, ko pārdevāt noteiktā periodā. Noderīgs, lai laikus pamanītu lēni apritošās preces.
Sekojiet šiem rādītājiem ilgtermiņā, nevis izolēti. Viena mēneša skaitlis pasaka maz; tendence parāda, vai jūsu krājumu pārvaldība kļūst precīzāka vai paviršāka.
Kā sākt, ja visu veidojat no nulles
Ja esat jauns šajā amatā vai pirmo reizi ieviešat procesu, pirmajā dienā jums nav nepieciešama programmatūra vai sarežģītas formulas. Jums ir nepieciešams pamats šādā secībā:
- Uzskaitiet katru produktu un piešķiriet tam kodu. Unikāls SKU katrai precei ir pamats, uz kura balstās viss pārējais. Bez tā jūs nevarat neko droši izsekot.
- Saskaitiet to, kas jums patiešām ir. Veiciet vienu godīgu pilnu inventarizāciju, lai jūsu sākuma skaitļi būtu reāli, nevis no kāda cita izklājlapas mantoti minējumi.
- Reģistrējiet katru kustību. Turpmāk reģistrējiet krājumu ienākšanu, kad tie ierodas, un iziešanu, kad tie tiek pārdoti. Konsekvence šeit ir svarīgāka par sarežģītību.
- Nosakiet pasūtīšanas punktu savām galvenajām precēm. Sāciet ar saviem ABC “A” grupas produktiem — tām dažām precēm, kas veido lielāko daļu pārdošanas apjoma — un nosakiet līmeni, kas ierosina pasūtījumu, pirms krājumi beidzas.
- Pārskatiet skaitļus katru nedēļu, pēc tam katru mēnesi. Sekojiet apritei un krājumu izsīkumiem. Brīdī, kad manuālā uzskaite sāk radīt kļūdas vai atņemt pārāk daudz laika, tas ir signāls pāriet no izklājlapas uz programmatūru.
Sāciet ar to, un jūs būsiet priekšā lielākajai daļai mazo uzņēmumu, kuri paļaujas uz intuīciju, līdz kāds neveiksmīgs mēnesis liek rīkoties.
Galvenā atziņa
Krājumu pārvaldība nav noliktavas administrēšana — tā ir naudas plūsmas pārvaldība atstarojošā vestē. Katrs lēmums atgriežas pie viena un tā paša līdzsvara: pietiekami daudz krājumu, lai apkalpotu klientus, bet ne tik daudz, lai jūsu nauda būtu iesaldēta plauktos. Ieviesiet precīzu uzskaiti, uzturiet saprātīgu rezervi, veiciet pasūtījumus pēc noteikumiem, nevis pēc nojautas, un sekojiet apritei. Dariet to, un viss pārējais būs tikai sīkumu uzlabošana.
Biežāk uzdotie jautājumi
Kas ir krājumu pārvaldība vienkāršiem vārdiem? Tas ir veids, kā uzņēmums kontrolē savus krājumus — zinot, kas ir pieejams, kur tas atrodas, kāda ir tā vērtība un kad jāveic atkārtots pasūtījums, lai nodrošinātu pietiekamu daudzumu pārdošanai, neiesaldējot pārāk daudz līdzekļu nepārdotās precēs.
Kādi ir četri krājumu veidi? Izejvielas, nepabeigtā ražošana (WIP), gatavā produkcija un MRO (tehniskās apkopes, remonta un ekspluatācijas) materiāli. Tirgotāji galvenokārt uzglabā gatavo produkciju; ražotāji izmanto visus četrus veidus.
Kāda ir atšķirība starp krājumu pārvaldību un krājumu kontroli? Krājumu pārvaldība ir plašāka disciplīna, kas ietver stratēģiju, iepirkšanu, prognozēšanu un metodes. Krājumu kontrole ir šaurāka, ikdienas darbība: fizisko krājumu līmeņa precizitātes uzturēšana un atbilstības nodrošināšana sistēmas datiem.
Vai man ir nepieciešama programmatūra krājumu pārvaldībai? Sākumā ne. Nelielam produktu skaitam pietiek ar izklājlapu. Programmatūra kļūst lietderīga, kad manuāla uzskaite kļūst kļūdaina vai patērē pārāk daudz laika — parasti tas notiek, paplašinoties produktu klāstam vai pārdošanas kanāliem.
Kāds ir vissvarīgākais krājumu KPI? Krājumu aprite ir visbūtiskākais rādītājs — tas parāda, cik efektīvi strādā jūsu kapitāls. Papildiniet to ar izpildes līmeni (fill rate), lai pārliecinātos, ka nodrošināt arī klientu apkalpošanu.
Daļa no krājumu pārvaldības pamatkursa. Saistītie ceļveži: kā pārvaldīt krājumus · krājumu pārvaldības metodes · krājumu veidi · krājumu pārvaldība mazajiem uzņēmumiem. Lai uzzinātu par metodēm, kas slēpjas aiz skaitļiem, skatiet drošības krājumus, pasūtījuma punktu un krājumu apgrozījumu.
Warehouse Wise ir bezmaksas, neatkarīga ceļvežu bibliotēka par krājumu pārvaldību, noliktavu darbību un pasūtījumu izpildi, kas paredzēta tiem, kuri veic šo darbu ikdienā — noliktavu un krājumu uzskaites jaunajiem darbiniekiem, maziem un augošiem mazumtirdzniecības un e-komercijas uzņēmumiem, kā arī ikvienam, kurš pārvalda preču krājumus un vēlas tos izprast. Katrā ceļvedī skaidrojam terminus, sniedzam piemērus ar reāliem skaitļiem un ķeramies pie lietas. Mēs esam neatkarīgi: nepārdodam programmatūru vai aprīkojumu, nesaņemam komisijas maksu par ieteikumiem, un mūsu ceļveži netiek kārtoti pēc tā, kurš mums maksā.