Iepakošanas saraksts (packing slip) ir dokuments, kas tiek pievienots sūtījumam un kurā precīzi uzskaitīts tā saturs. Tas informē ikvienu, kas atver kasti, par to, kam tajā jāatrodas, kādos daudzumos un attiecībā pret kuru pasūtījumu — tādējādi saturu var pārbaudīt, neatsaucoties uz neko citu.
To dēvē arī par piegādes pavadzīmi (delivery note), iepakojuma sarakstu (packing list) vai nosūtīšanas pavadzīmi (dispatch note), un ikdienas lietošanā šie termini apzīmē vienu un to pašu dokumentu. Tas nav rēķins: iepakošanas sarakstā norādīti daudzumi, bet rēķinā — naudas summas.
Ko ietver iepakošanas saraksts
Noderīgs iepakošanas saraksts satur pietiekami daudz informācijas, lai pārbaudītu sūtījumu un atrisinātu ar to saistītās problēmas.
Identifikācija
- Iepakošanas saraksta numurs — unikāla atsauce uz šo dokumentu
- Nosūtīšanas datums
- Pirkuma pasūtījuma numurs — klienta atsauce, kas ir visbiežāk izmantotais lauks piegādes saskaņošanai saņēmēja pusē
- Pārdošanas pasūtījuma numurs — jūsu pašu atsauce
- Izsekošanas vai kravas pavadzīmes numurs, ja piemērojams
Puses
- Nosūtītājs (Ship from) — jūsu uzņēmuma nosaukums un adrese
- Saņēmējs (Ship to) — piegādes adrese, kas bieži vien atšķiras no rēķina adreses
- Rēķina saņēmējs (Bill to), ja tas atšķiras, lai saņēmējs zinātu, kuram kontam tas pieder
- Klienta atsauce vai konta numurs
Saturs
- SKU vai produkta kods katrai pozīcijai
- Produkta apraksts
- Pasūtītais daudzums
- Nosūtītais daudzums — šīm divām kolonnām jābūt atsevišķām, jo tādējādi nepilnīgs sūtījums kļūst redzams dokumentā, nevis tiek atklāts vēlāk
- Atliktais daudzums (backordered), ja trūkstošā daļa tiks nosūtīta vēlāk
- Mērvienība — vienības, kastes vai paletes, jo neskaidrības šajā jautājumā rada reālus strīdus
- Partijas, sērijas vai sērijas numuri, ja precēm nepieciešama izsekojamība
- Derīguma termiņi precēm ar noteiktu derīguma termiņu
Sūtījums
- Iepakojumu skaits sūtījumā un tas, kuru iepakojumu šis saraksts aptver, ja pasūtījums tiek nosūtīts vairākās daļās
- Kopējais svars
- Piegādes metode un pārvadātājs
- Īpašas apstrādes norādes — trausls, turēt vertikāli, temperatūras prasības
Kas apzināti nav iekļauts: cenas, maksājumu noteikumi un kopsummas. Iepakošanas sarakstu, kas nonāk piegādes adresē, var redzēt personas, kurām nevajadzētu redzēt jūsu cenas, un to iekļaušana nesniedz nekādu labumu preču pārbaudei.
Viens praktisks ieteikums. Ja pasūtījums tiek nosūtīts vairākās kastēs, atzīmējiet katru sarakstu kā “Kaste 1 no 3” un ievietojiet pilnu satura sarakstu 1. kastē, nevis sadaliet to. Saņēmējs tad uzreiz zina, vai vēl kaut kas ir jāsaņem.
Iepakošanas saraksts vs rēķins vs konosaments vs pasūtījuma apstiprinājums
Četri dokumenti, kas pavada vienu un to pašu darījumu dažādos posmos un atbild uz dažādiem jautājumiem.
| Iepakošanas saraksts | Rēķins | Konosaments | Pasūtījuma apstiprinājums | |
|---|---|---|---|---|
| Mērķis | Norāda, kas ir sūtījumā | Pieprasa samaksu | Līgums par preču pārvadāšanu | Apstiprina pasūtīto |
| Jautājums, uz kuru atbild | Vai es saņēmu pareizās lietas? | Cik es esmu parādā? | Kurš ir atbildīgs par šīm precēm tranzītā? | Vai mans pasūtījums ir pareizs? |
| Satur cenas | Nē | Jā | Parasti nē | Jā |
| Ceļo kopā ar precēm | Jā, iekšpusē vai piestiprināts pie iepakojuma | Dažreiz, parasti sūta atsevišķi | Jā, kopā ar pārvadātāju | Nē |
| Kas izmanto | Noliktavas un saņemšanas personāls | Finanšu un grāmatvedības nodaļa | Pārvadātājs, nosūtītājs un saņēmējs | Klients un pārdošanas nodaļa |
| Kad tiek izdots | Nosūtīšanas brīdī | Nosūtīšanas brīdī vai pēc tam | Savākšanas brīdī | Pasūtījuma veikšanas brīdī |
| Juridiskais svars | Pierādījums par nosūtīto | Maksājuma pieprasījums un grāmatvedības ieraksts | Pārvadājuma līgums un īpašumtiesību dokuments | Pasūtījuma pieņemšana |
Iepakošanas saraksts pret rēķinu ir vissvarīgākais nošķīrums ikdienas darbā. Iepakošanas sarakstu pārbauda noliktava; rēķinu apstrādā finanšu nodaļa. Cenu neiekļaušana iepakošanas sarakstā un daudzumu konsekvence starp abiem dokumentiem ļauj veikt trīspusēju saskaņošanu — pirkuma pasūtījums, preču saņemšanas pavadzīme un rēķins — saņemšanas galā.
Konosaments ir pilnīgi citas kategorijas dokuments. Tas ir līgums starp nosūtītāju un pārvadātāju, pierādījums tam, ka pārvadātājs ir pieņēmis preces, un dažās formās — īpašumtiesību dokuments, kas var nodot īpašumtiesības. Iepakošanas sarakstam nav šāda juridiska svara; tas ir tikai satura uzskaitījums.
Iepakošanas saraksts pret piegādes pavadzīmi. Tie ir viens un tas pats dokuments ar diviem nosaukumiem. “Packing slip” ir biežāk sastopams Ziemeļamerikā un e-komercijā; “delivery note” ir biežāk sastopams Apvienotajā Karalistē un B2B tirdzniecībā. Daži uzņēmumi tos nošķir — iepakošanas saraksts uzskaita katras kastes saturu, bet piegādes pavadzīme apkopo visu sūtījumu —, taču tā ir vietējā prakse, nevis vispārējs noteikums.
Kāpēc iepakošanas saraksti ir svarīgi
Tie ļauj saņēmējam pārbaudīt piegādi. Bez tā saņēmējam ir jāatrod savs pirkuma pasūtījums un jāveic saskaņošana, kas ir lēnāk un bieži vien vispār nenotiek.
Tie nekavējoties atklāj nepilnīgus sūtījumus. Ja pasūtītie un nosūtītie daudzumi ir blakus, trūkums ir redzams, atverot kasti, nevis tiek atklāts, kad kāds mēģina komplektēt preces nedēļām vēlāk.
Tie ir pamats pretenzijām par neatbilstību. Strīds par to, kas tika piegādāts, tiek atrisināts, pamatojoties uz iepakošanas sarakstu un parakstītu piegādes apliecinājumu. Bez šī dokumenta tas kļūst par vienas puses vārdu pret otras puses vārdu.
Tie paātrina preču saņemšanu. Preču saņemšanas komanda, kas skenē preces atbilstoši iepakošanas sarakstam, kas sakrīt ar pirkuma pasūtījumu, iegrāmato krājumus daudz ātrāk nekā strādājot ar neiezīmētu paleti.
Tie atvieglo atgriešanas procesu. Lielākā daļa atgriešanas procesu sākas ar iepakošanas sarakstu — tas identificē sākotnējo pasūtījumu, un daudzi uzņēmumi drukā atgriešanas instrukcijas tā otrā pusē. Atgrieztā prece, kas saņemta bez jebkādas atsauces, ir jāizmeklē, pirms to var apstrādāt, un tieši tur rodas atgriešanas kavējumi.
Tie atbalsta izsekojamību. Sarakstā ierakstītie partiju un sērijas numuri nozīmē, ka saņēmējs zina, kuras konkrētās vienības ir saņēmis, kas ir būtiski preču atsaukšanas gadījumā.
Tie samazina klientu apkalpošanas pieprasījumu skaitu. Klientam, kurš redz, ka trešā no piecām precēm ir atlikta (backordered), nav jāzvana, lai jautātu, kur tā atrodas.
Tie dokumentē, kurš veica iepakošanu. Daudzi uzņēmumi iekļauj iepakotāja identifikatoru, kas ļauj izsekot kļūdu modeļus līdz apmācības trūkumiem, nevis palikt anonīmiem.
Kad izmantot iepakošanas sarakstu
Vienmēr, ja preces tiek nosūtītas uzņēmumam. Uzņēmumu preču pieņemšanas procesos tiek pieņemts, ka tas ir iekļauts, un tā trūkums rada papildu darbu saņēmēja pusē.
E-komercijas pasūtījumiem patērētājiem, kur saraksts kastes iekšpusē apstiprina saturu, norāda pasūtījuma numuru un parasti arī atgriešanas instrukcijas. Daži zīmoli to neizmanto prezentācijas nolūkos vai lai samazinātu papīra patēriņu, taču tas palielina klientu apkalpošanas pieprasījumu skaitu un palēnina atgriešanas procesu — šāds lēmums ir jāpieņem apzināti, nevis automātiski.
Vairāku kārbu sūtījumiem, uz katras kastes, norādot tās vietu sūtījumā.
Daļējiem sūtījumiem, parādot, kas ir iekļauts un kas vēl tiks piegādāts.
Iekšējiem pārvietojumiem starp jūsu struktūrvienībām, kur saņēmēja vietai ir jāpārbauda un jāiegrāmato krājumi tāpat kā piegādātāja piegādes gadījumā.
Atgrieztajām precēm, ko sūtāt atpakaļ piegādātājiem, lai viņi varētu identificēt, kas ir saņemts un kāpēc.
Kur tas ir mazāk nepieciešams: digitālās preces, pakalpojumi un sūtījumi, kur elektronisks iepriekšējs paziņojums par nosūtīšanu jau ievada tos pašus datus saņēmēja sistēmā. Lielie mazumtirgotāji arvien biežāk strādā, izmantojot elektronisku paziņojumu, nevis drukātu sarakstu, taču papīra kopija joprojām ceļo kopā ar precēm personām, kas tās fiziski apstrādā.
Kā izveidot un izdrukāt iepakošanas sarakstu
No jūsu pasūtījumu vai krājumu sistēmas. Gandrīz katra e-komercijas platforma, pasūtījumu pārvaldības sistēma, grāmatvedības pakotne un krājumu pārvaldības sistēma ģenerē iepakošanas sarakstus no pasūtījuma. Šis ir pareizais ceļš, jo dati tiek ņemti no pasūtījuma, nevis ievadīti atkārtoti.
No WMS iepakošanas brīdī, kas ir vēl labāk — saraksts atspoguļo to, kas faktiski tika komplektēts un skenēts, nevis to, kas tika pasūtīts, tāpēc nepilnīgs sūtījums dokumentā parādās automātiski.
No veidnes, ļoti mazām operācijām. Izklājlapas vai teksta apstrādes veidne ar iepriekš uzskaitītajiem laukiem ir pilnībā piemērota nelielam apjomam.
Praktiski punkti, kam ir nozīme:
- Drukājiet iepakošanas vietā, pēc skenēšanas un pārbaudes, nevis pirms komplektēšanas. Iepriekš izdrukāts saraksts apraksta to, kam vajadzēja tikt iepakotam, nevis to, kas faktiski tika iepakots.
- Iekļaujiet pirkuma pasūtījuma numuru redzamā vietā. Tas ir lauks, pēc kura saņēmējs veic saskaņošanu, un tas ir visbiežāk mazā drukā paslēptais elements.
- Novietojiet to vietā, kur to var atrast — kastes iekšpusē uz satura virsas vai dokumentu kabatiņā uz paletes ārpuses.
- Izmantojiet dokumentu kabatiņu palešu sūtījumiem, jo vaļīgi pielīmēts saraksts tranzītā pazudīs.
- Saglabājiet kopiju, vismaz digitālā formātā. Tas ir jūsu pierādījums neatbilstības gadījumā.
- Izmantojiet svītrkodu pasūtījuma numuram, lai saņēmējs varētu to skenēt, nevis ievadīt manuāli.
- Apsveriet dublikātu parakstam, ja piegādes apliecinājums ir svarīgs un pārvadātājs to nenodrošina.
Kur uzzināt vairāk
- Noliktavas procesi — kur iepakošana iekļaujas plūsmā.
- Kas ir pasūtījumu izpilde — process, ko šis dokuments atbalsta.
- Kas ir SKU — kodi, kas uzskaitīti sarakstā.
- Kas ir reversā loģistika — kāpēc atgriešana ir atkarīga no tā.
- Kas ir krājumu kontrole — saņemšanas pārbaude, ko tas nodrošina.
- Kas ir WMS — sarakstu ģenerēšana no tā, kas faktiski tika iepakots.
Galvenā atziņa vienā teikumā
Iepakošanas sarakstā ir uzskaitīts sūtījuma saturs, lai saņēmējs varētu to pārbaudīt bez atsauces uz citiem dokumentiem — daudzumus, nevis cenas. Parādiet pasūtītos un nosūtītos daudzumus blakus, izdrukājiet to iepakošanas vietā, pamatojoties uz faktiski skenēto, un novietojiet pirkuma pasūtījuma numuru redzamā vietā, jo tas ir lauks, pēc kura tiek veikta visa turpmākā saskaņošana.
Biežāk uzdotie jautājumi
Kas ir iepakošanas saraksts? Dokuments, kas ceļo kopā ar sūtījumu un uzskaita tā saturu — produktus, daudzumus un pasūtījuma atsauces —, lai saņēmējs varētu pārbaudīt, kas ir saņemts, salīdzinot ar pasūtīto. Tajā ir norādīti daudzumi, nevis cenas, un to sauc arī par piegādes pavadzīmi vai nosūtīšanas sarakstu.
Kāda ir atšķirība starp iepakošanas sarakstu un rēķinu? Iepakošanas sarakstā ir norādīts, kas atrodas kastē, un tajā nav cenu; to izmanto noliktavas un saņemšanas darbinieki, lai pārbaudītu piegādi. Rēķins pieprasa samaksu, uzrāda cenas un kopsummas, un to apstrādā finanšu nodaļa. To nošķiršana ļauj veikt trīspusēju saskaņošanu starp pirkuma pasūtījumu, saņemtajām precēm un rēķinu.
Vai iepakošanas saraksts ir kvīts? Nē. Kvīts ir apliecinājums, ka maksājums ir veikts. Iepakošanas saraksts ir pierādījums tam, kas tika nosūtīts, un tajā vispār nav maksājumu informācijas. Patērētāju pasūtījumiem abi dokumenti dažkārt tiek apvienoti, taču tie joprojām ir atšķirīgi dokumenti, kas kalpo dažādiem mērķiem.
Vai ir nepieciešams iepakošanas saraksts? Precēm, kas tiek sūtītas uzņēmumam, faktiski jā — saņemšanas procesi pieņem, ka tas ir iekļauts, un tā trūkums rada darbu un strīdus. Patērētāju e-komercijā tas ir neobligāts, un tā izlaišana rada vairāk klientu apkalpošanas pieprasījumu un lēnāku atgriešanas procesu, tāpēc tas ir apzināti izvērtējams kompromiss.
Kāda ir atšķirība starp iepakošanas sarakstu un piegādes pavadzīmi? Tas ir viens un tas pats dokuments ar dažādiem nosaukumiem. “Iepakošanas saraksts” ir biežāk sastopams Ziemeļamerikā un e-komercijā; “piegādes pavadzīme” ir biežāk sastopama Apvienotajā Karalistē un B2B tirdzniecībā. Dažas operācijas atšķir iepakošanas sarakstu uz kastes no piegādes pavadzīmes sūtījuma līmenī, kas ir vietēja konvencija, nevis noteikums.
Kāda ir atšķirība starp iepakošanas sarakstu un konosamentu? Iepakošanas sarakstā ir norādīts sūtījuma saturs, un tam nav juridiska spēka, izņemot pierādījumu par nosūtīto. Konosaments ir līgums starp nosūtītāju un pārvadātāju, pierādījums tam, ka pārvadātājs ir saņēmis preces, un dažās formās — īpašumtiesību dokuments, kas var nodot īpašumtiesības.
Kam jābūt iekļautam iepakošanas sarakstā? Iepakošanas saraksta un pirkuma pasūtījuma numuriem, nosūtīšanas datumam, nosūtītāja un saņēmēja adresēm, kā arī pa pozīcijām: SKU, apraksts, pasūtītais daudzums, nosūtītais daudzums un jebkāds atliktais daudzums — kā arī partijas vai sērijas numuri un derīguma termiņi, ja preces to prasa, iepakojumu skaits, svars un pārvadātājs. Cenas nav jānorāda.
Warehouse Wise ir bezmaksas, neatkarīga ceļvežu bibliotēka par krājumu pārvaldību, noliktavu darbību un pasūtījumu izpildi, kas paredzēta tiem, kuri veic šo darbu ikdienā — noliktavu un krājumu uzskaites jaunajiem darbiniekiem, maziem un augošiem mazumtirdzniecības un e-komercijas uzņēmumiem, kā arī ikvienam, kurš pārvalda preču krājumus un vēlas tos izprast. Katrā ceļvedī skaidrojam terminus, sniedzam piemērus ar reāliem skaitļiem un ķeramies pie lietas. Mēs esam neatkarīgi: nepārdodam programmatūru vai aprīkojumu, nesaņemam komisijas maksu par ieteikumiem, un mūsu ceļveži netiek kārtoti pēc tā, kurš mums maksā.