Nuolatinė ir periodinė atsargų apskaita: koks skirtumas?

Nuolatinė atsargų apskaitos sistema nuolat atnaujina jūsų atsargų duomenis, kai tik įvyksta kiekvienas gavimas, pardavimas ar koregavimas. Periodinė sistema juos atnaujina tik tada, kai atliekate fizinę inventorizaciją, kuri gali būti vykdoma kas mėnesį, kas ketvirtį ar kasmet. Tarp inventorizacijų periodinės sistemos duomenys yra tik apytikris įvertinimas, o ne tikslus įrašas.

Tai ir yra visas skirtumas, iš kurio kyla beveik visos kitos pasekmės: ką galite automatizuoti, ką galite pažadėti klientui, kaip atrodo jūsų apskaita metų viduryje ir kiek visos sistemos palaikymas kainuoja.

Kas yra nuolatinė atsargų apskaitos sistema?

Nuolatinė sistema fiksuoja kiekvieną atsargų judėjimą tą akimirką, kai jis įvyksta. Prekės užregistruojamos – skaičius didėja. Užsakymas surenkamas – skaičius mažėja. Sugadinta prekė nurašoma – skaičius koreguojamas. Bet kuriuo metu sistema rodo esamą kiekvieno produkto likutį.

Praktiškai tai reiškia skenavimą judėjimo vietoje – brūkšninio kodo nuskaitymą prekių priėmimo, surinkimo ir išsiuntimo metu – duomenis perduodant programinei įrangai, kuri nedelsdama atnaujina įrašus. Egzistuoja ir rankinės nuolatinės apskaitos sistemos, kuriose naudojamos atsargų kortelės, pildomos ranka po kiekvieno judėjimo, tačiau jos veiksmingos tik labai mažo masto operacijoms.

Parduotų prekių savikaina nuolatinėje sistemoje skaičiuojama nepertraukiamai. Kiekvienas pardavimas apmokestinamas jo savikaina tą akimirką, kai jis užregistruojamas, todėl bendrasis pelnas yra žinomas bet kuriuo laikotarpio metu, o ne tik po inventorizacijos.

Nuolatinės apskaitos įrašus vis tiek reikia tikrinti. Jie gali išsikraipyti dėl klaidų renkant prekes, neužfiksuotos žalos, vagysčių ar neteisingai įvestų operacijų, todėl ciklinė inventorizacija yra tai, kas suderina įrašus su realybe lentynose. Operacija, naudojanti nuolatinę apskaitą be inventorizacijos, turi „gyvą“ skaičių, tačiau neturi būdo sužinoti, ar jis teisingas.

Kas yra periodinė atsargų apskaitos sistema?

Periodinė sistema nustato atsargų likučius atliekant fizinę inventorizaciją tam tikrais intervalais. Tarp šių inventorizacijų individualus prekių judėjimas nėra sekamas. Pirkimai įtraukiami į pirkimų sąskaitą; pardavimai registruojami kaip pajamos be atitinkamo atsargų judėjimo.

Parduotų prekių savikaina tada nustatoma laikotarpio pabaigoje, naudojant aritmetinį veiksmą, o ne sekant judėjimą:

Parduotų prekių savikaina = pradinis likutis + pirkimai − galutinis likutis

Galutinio likučio skaičius gaunamas atlikus inventorizaciją. Daroma prielaida, kad viskas, ko nėra lentynoje, buvo parduota. Tai yra prielaida, kuri sukuria pagrindinį šio metodo trūkumą: vagystės, žala, gedimas ir administracinės klaidos tyliai „ištirpsta“ parduotų prekių savikainoje, kur jų neįmanoma atskirti nuo teisėtų pardavimų.

Periodinės sistemos yra paprastos, pigios ir vis dar dažnai naudojamos – smulkioje prekyboje, versluose su mažos vertės vienarūšėmis prekėmis ir visose operacijose, kur kiekvieno judėjimo sekimo kaštai viršytų tokios informacijos vertę.

Nuolatinė vs periodinė: palyginimas

Kaip kiekviena sistema tvarko COGS ir vertinimą

Abi sistemos gali naudoti FIFO, LIFO arba svertinės vidutinės kainos metodus. Skaičiavimo laikas skiriasi, o svertinės vidutinės kainos ir LIFO metodams šis laikas keičia rezultatą.

Paimkime tuos pačius duomenis abiem sistemoms. Pradedate be atsargų, tada:

• Kovo 1 d.: perkate 100 vienetų po $8 — $800
• Kovo 10 d.: parduodate 60 vienetų
• Kovo 20 d.: perkate 100 vienetų po $12 — $1 200
• Kovo 28 d.: parduodate 60 vienetų

Iš viso pardavėte 120 vienetų ir mėnesio pabaigoje turite 80. Bendri pirkimai: $2 000.

FIFO — tas pats rezultatas abiem sistemomis. Seniausios sąnaudos nurašomos pirmiausia, nepriklausomai nuo to, kada atliekate skaičiavimus. 120 parduotų vienetų apima 100 po $8 ($800) ir 20 po $12 ($240), todėl parduotų prekių savikaina yra $1 040, o galutinis likutis – 80 vienetų po $12 = $960. FIFO yra vienintelis metodas, kur nuolatinė ir periodinė apskaita sutampa, todėl tai yra numatytasis metodas.

Svertinė vidutinė kaina — skirtingi rezultatai.

Naudojant periodinę sistemą, skaičiuojate viso laikotarpio vidurkį: $2 000 ÷ 200 vienetų = $10 už vienetą. Parduotų prekių savikaina yra 120 × $10 = $1 200, galutinis likutis 80 × $10 = $800.

Naudojant nuolatinę sistemą, vidurkį perskaičiuojate po kiekvieno pirkimo – tai slenkantis vidurkis. Pirmasis 60 vienetų pardavimas įvyksta, kai visos atsargos kainavo $8, todėl nurašoma po $8 = $480. Antrasis pirkimas papildo likusius 40 vienetų po $8 su 100 vienetų po $12: ($320 + $1 200) ÷ 140 = $10,857 už vienetą. Antrasis 60 vienetų pardavimas nurašomas šia kaina = $651. Parduotų prekių savikaina yra $1 131, galutinis likutis $869.

$69 skirtumas paprastame pavyzdyje iš identiškų operacijų. Realiomis apimtimis skirtumas yra reikšmingas, todėl metodas turi būti įvardijamas kaip „periodinė svertinė vidutinė kaina“ arba „slenkantis vidurkis“, o ne tiesiog „vidutinė kaina“.

LIFO — skirtingi ir didesni rezultatai.

Naudojant periodinę sistemą, pirmiausia nurašomi naujausi viso laikotarpio pirkimai: 100 po $12 ($1 200) ir 20 po $8 ($160) = $1 360, galutinis likutis $640.

Naudojant nuolatinę sistemą, pirmasis pardavimas kovo 10 d. gali būti nurašytas tik iš tuo metu buvusių atsargų, visų po $8: 60 × $8 = $480. Antrasis pardavimas nurašo naujausias prieinamas atsargas, t. y. $12 partiją: 60 × $12 = $720. Parduotų prekių savikaina yra $1 200, galutinis likutis $800.

$160 arba 12 % skirtumas toje pačioje prekyboje. LIFO periodinėje sistemoje nurašo sąnaudas, kurios nebuvo patirtos pardavimo metu, todėl tai yra viena iš priežasčių, kodėl šis metodas sulaukia audito dėmesio.

Praktinė išvada. Jei naudojate FIFO, sistemos pasirinkimas neturi įtakos jūsų ataskaitų skaičiams. Jei naudojate svertinę vidutinę kainą arba LIFO, įtaka yra, todėl metodas turi būti taikomas ir aprašomas nuosekliai. Perjunginėjimas tarp jų siekiant pagerinti rodiklius yra būtent toks pakeitimas, kurį tikrina auditoriai.

Kiekvieno jų privalumai ir trūkumai

Nuolatinė apskaita — privalumai.

• Tiksliai žinote, ką turite šiuo metu. Nuo to priklauso pažadai dėl prekių prieinamumo, užsakymų taškai ir automatinis atsargų papildymas.
• Matomi atsargų nuostoliai. Skirtumai kiekvienos inventorizacijos metu leidžia nustatyti nuostolius ir apytiksliai suprasti, kada jie įvyko.
• Galima sudaryti tarpines ataskaitas nestabdant veiklos skaičiavimams.
• Veikia prekyba per kelis kanalus. Vienas realaus laiko skaičius visuose kanaluose apsaugo nuo prekių perpardavimo.
• Klaidos yra atsekamos. Šią savaitę aptiktas neatitikimas turi trumpą operacijų istoriją, kurią galima patikrinti. Metų pabaigoje aptikta klaida tokios istorijos neturi.
• Nereikia stabdyti veiklos. Ciklinė inventorizacija derinama prie operacijų, o ne jas stabdo.

Nuolatinė apskaita — trūkumai.

• Diegimo kaštai ir pastangos. Programinė įranga, skaitytuvai ir nelengvas darbas ženklinant kiekvieną vietą.
• Reikalauja disciplinos kiekvieno judėjimo metu. Vienas darbuotojas, atliekantis paėmimą be nuskaitymo, sugadina visą įrašų tikslumą.
• Sukuria klaidingą pasitikėjimą. Realaus laiko skaičiumi, kurio niekas netikrina, pasitikima labiau nei derėtų, todėl inventorizacija išlieka būtina.
• Nuolatinės išlaidos licencijoms, techninei įrangai ir mokymams.

Periodinė apskaita — privalumai.

• Paprasta ir pigu. Nereikia sistemos, techninės įrangos ar nuskaitymo disciplinos.
• Minimalūs mokymai. Procesas susideda iš skaičiavimo ir formulės.
• Tinka kai kuriems verslams. Mažos vertės, vienarūšėms, greitai judančioms prekėms viename kanale daugiau nieko ir nereikia.
• Nėra papildomo darbo krūvio darbuotojams prekybos metu.

Periodinė apskaita — trūkumai.

• Didžiąją metų dalį nežinote, ką turite.
• Atsargų nuostoliai nematomi. Nuostoliai įtraukiami į parduotų prekių savikainą, todėl vagysčių ir sugadinimų negalima išmatuoti ar spręsti.
• Skaičiavimas stabdo verslą. Pilna inventorizacija yra trikdanti, brangi dėl darbo sąnaudų ir linkusi į klaidas, nes atliekama retai.
• Neįmanoma automatizacija. Užsakymų taškai negali suveikti pagal skaičių, kurio nėra.
• Prekių trūkumas ir perpardavimas yra įprastas reiškinys, ypač prekiaujant per kelis kanalus.
• Klaidos neatsekamos. Metų pabaigoje rastas neatitikimas įvyko kažkada per pastaruosius dvylika mėnesių.
• Tarpinės ataskaitos yra spėlionės, o tai tampa svarbu, kai tik pasiteirauja skolintojas ar investuotojas.

Kurią sistemą pasirinkti?

Rinkitės nuolatinę apskaitą, jei prekiaujate per kelis kanalus, turite daugiau nei kelias dešimtis prekių pozicijų, prekiaujate vertingomis ar greitai gendančiomis prekėmis, turite garantuoti prekių prieinamumą, norite automatizuoti užsakymus arba su atsargomis dirba daugiau nei keli žmonės. Daugumai verslų tai yra visas sąrašas, ir klausimas kyla ne „ar“, o „kaip toli eiti“.

Periodinė apskaita pateisinama, jei turite nedidelį mažos vertės, greitai judančių prekių asortimentą, vieną sandėlį, vieną pardavimo kanalą ir atsargų nuostoliai būtų nereikšmingi. Turgaus prekeiviui ar vienai kavinei nuolatinės sistemos nereikia.

Praktikoje dauguma operacijų baigiasi hibridiniu modeliu. Nuolatiniai įrašai tvarkomi nuolat, kartą per metus atliekama pilna fizinė inventorizacija apskaitai, o per metus vykdoma ciklinė inventorizacija, kad įrašai išliktų tikslūs. Tai nėra kompromisas tarp dviejų, o teisingas projektavimas: nuolatinė apskaita suteikia operacinį skaičių, o periodinė inventorizacija jį patvirtina.

Jei pereinate nuo periodinės prie nuolatinės apskaitos, teisinga seka yra: pirmiausia paženklinti kiekvieną vietą, tada priskirti kiekvieną prekę, tada įdiegti nuskaitymą priimant prekes, o vėliau – jas renkant. Programinės įrangos pirkimas prieš sukuriant vietas yra dažniausias ir brangiausias būdas tai padaryti netinkamai.

Kur sužinoti daugiau

• Kas yra atsargų kontrolė — disciplina, užtikrinanti nuolatinės apskaitos tikslumą.
• Ciklinė inventorizacija — kaip patikrinamos nuolatinės sistemos.
• Kas yra inventorizacija — skaičiavimas, nuo kurio priklauso periodinė sistema.
• Atsargų vertinimo metodai — FIFO, LIFO ir svertinio vidurkio metodai išsamiai.
• Kas yra WMS — programinė įranga, leidžianti nuolatinę apskaitą vykdyti dideliu mastu.
• Kas yra atsargų nuostoliai — praradimai, kurių periodinė sistema nemato.

Trumpas apibendrinimas

Nuolatinės sistemos atnaujinamos po kiekvieno judėjimo ir pateikia realaus laiko skaičių, kuriuo remiantis galima prekiauti ir automatizuoti procesus; periodinės sistemos atnaujinamos tik skaičiuojant, o viską, ko trūksta, laiko parduotu. Nebent jūsų asortimentas itin mažas, o prekės pigios, nuolatinė apskaita yra geriausias sprendimas, papildytas periodine inventorizacija patikrai.

Dažniausiai užduodami klausimai

Kuo skiriasi nuolatinė ir periodinė atsargų apskaita? Nuolatinė sistema fiksuoja kiekvieną atsargų judėjimą, todėl skaičius yra aktualus bet kuriuo metu. Periodinė sistema atnaujina įrašus tik fizinės inventorizacijos metu, o parduotų prekių savikainą apskaičiuoja pagal formulę laikotarpio pabaigoje. Tarp inventorizacijų periodinis skaičius yra tik apytikslis.

Kas geriau – nuolatinė ar periodinė apskaita? Nuolatinė tinka beveik bet kokiam verslui, prekiaujančiam per kelis kanalus, turinčiam daugiau nei kelias dešimtis prekių pozicijų arba turinčiam garantuoti prieinamumą. Periodinė lieka pateisinama tik mažam mažos vertės, greitai judančių prekių asortimentui viename kanale.

Kaip kiekviena sistema tvarko parduotų prekių savikainą? Nuolatinė sistema ją apskaičiuoja su kiekvienu pardavimu, todėl bendrasis pelnas matomas nuolat. Periodinė sistema ją išveda laikotarpio pabaigoje: pradinės atsargos plius pirkimai minus likutinės atsargos. Naudojant FIFO, abi sistemos duoda tą patį rezultatą; naudojant svertinį vidurkį ir LIFO – ne.

Ar mažos įmonės naudoja periodinę apskaitą? Kai kurios naudoja, tačiau vis mažiau. Įperkama debesijos programinė įranga ir telefonais atliekamas nuskaitymas padarė nuolatinę apskaitą prieinamą net labai mažoms įmonėms, o periodinės apskaitos problemos dėl prekių prieinamumo išryškėja vos tik verslui pradėjus prekiauti internetu.

Ar nuolatinė sistema reiškia, kad nereikia skaičiuoti? Ne. Nuolatinės apskaitos įrašai išsikraipo dėl klaidų renkant prekes, nefiksuotų sugadinimų, vagysčių ir įvedimo klaidų. Ciklinė inventorizacija yra tai, kas juos patikrina, o nuolatinė sistema, kurios niekas neskaičiuoja, yra tiesiog užtikrintai neteisingas skaičius.

Ar galima naudoti FIFO su periodine sistema? Taip, tai vienintelis savikainos skaičiavimo metodas, kai nuolatinė ir periodinė apskaita duoda identiškus rezultatus. Svertinis vidurkis ir LIFO duoda skirtingus atsakymus priklausomai nuo naudojamos sistemos, todėl metodas turi būti tiksliai aprašytas jūsų apskaitos politikoje.

Kodėl periodinėje sistemoje „dingsta“ atsargų nuostoliai? Todėl, kad parduotų prekių savikaina skaičiuojama kaip viskas, ko nebėra lentynose. Pavogtos, sugadintos ar pamestos prekės traktuojamos taip, lyg būtų parduotos, o tai reiškia, kad jos niekada neatsispindi kaip nuostolis, kurį galėtumėte išmatuoti ar ištirti.

Parašę

↑ Grįžti į viršų

Warehouse Wise

Warehouse Wise – tai nemokama, nepriklausoma atsargų valdymo, sandėliavimo ir užsakymų vykdymo vadovų biblioteka, skirta tiems, kurie atlieka šį darbą: naujiems sandėlių ir atsargų skyriaus darbuotojams, smulkiajam bei augančiam mažmeninės prekybos ir el. verslui bei visiems, kurie laiko atsargas ir nori jas tinkamai suprasti. Kiekviename vadove paaiškinamas terminas, pateikiamas konkretus pavyzdys su realiais skaičiais ir einama tiesiai prie esmės. Esame nepriklausomi: neparduodame programinės įrangos ar įrangos, negauname komisinių už rekomendacijas, o mūsų vadovai nėra reitinguojami pagal tai, kas mums moka.