Tiekėjo valdomos atsargos, arba VMI, yra susitarimas, kai jūsų tiekėjas stebi jūsų turimas jų produktų atsargas ir nusprendžia, kada jas papildyti. Jūs dalijatės atsargų ir pardavimų duomenimis; jie stebi atsargų likučius pagal sutartus minimumus ir maksimumus bei išsiunčia prekes nelaukdami iš jūsų pirkimo užsakymo.
Tai apverčia įprastus santykius. Įprastame modelyje jūs sprendžiate, ką ir kada pirkti, o tiekėjas reaguoja. Taikant VMI, sprendimą dėl papildymo priima tiekėjas, o jūs laikotės susitarimo, kuris tai reglamentuoja. Tinkamai įgyvendinus, tai pašalina tam tikrą rutininį darbą ir kartu pagerina prekių prieinamumą. Blogai įgyvendinus, jūs atiduodate kontrolę toje verslo srityje, kurią galbūt norėjote pasilikti sau.
VMI apibrėžimas
Tiekėjo valdomos atsargos reiškia, kad tiekėjas yra atsakingas už jūsų turimų jų produktų atsargų palaikymą jūsų abiejų nustatytose ribose.
Kad tai būtų VMI, o ne tiesiog glaudūs santykiai su tiekėju, turi būti išpildytos trys sąlygos.
Tiekėjas mato jūsų atsargas. Tai nėra mėnesinė ataskaita — tai esami likučiai ir naujausi pardavimai, geriausia per sistemos sąsają, o ne per penktadieniais el. paštu siunčiamas skaičiuokles.
Tiekėjas priima sprendimą dėl papildymo. Jie nustato kiekį ir laiką. Jei jūs vis dar tvirtinate kiekvieną siuntą, vadinasi, turite paslaugų tiekėją, o ne VMI.
Ribos suderintos iš anksto. Minimalūs ir maksimalūs lygiai kiekvienai prekių pozicijai, kad tiekėjo sprendimai būtų priimami jūsų nustatytose ribose, o ne laisvai.
Atsargų nuosavybės klausimas yra atskiras dalykas, ir būtent čia kyla daugiausia painiavos su konsignacija. VMI nieko nesako apie tai, kam priklauso prekės, gulinčios jūsų lentynose.
Kaip VMI veikia žingsnis po žingsnio
1. Susitarkite dėl apimties ir taisyklių. Kokie produktai įtraukiami, kokie yra minimalūs ir maksimalūs lygiai kiekvienam, kaip dažnai teikiami duomenys, kam priklauso atsargos, kas daroma su lėtai judančiomis prekėmis ir kas už ką moka. Tai etapas, lemiantis, ar susitarimas veiks, ir jis dažnai skubotai praleidžiamas.
2. Sujunkite duomenis. Tiekėjui reikia žinoti esamas atsargas, naujausius pardavimus ar naudojimą ir, pageidautina, viską, ką žinote apie būsimą paklausą — akcijas, sezoninius pokyčius, didelius klientų užsakymus. Ryšys gali būti EDI kanalas, API, portalas arba, mažesniuose susitarimuose, suplanuotas duomenų eksportas. Svarbiausia yra tikslumas ir dažnumas, o ne sudėtingumas.
3. Tiekėjas išsiunčia pradinį atsargų kiekį. Pradinė pozicija apskaičiuojama pagal jūsų sutartus lygius, kurią dažniausiai reikia koreguoti per pirmuosius porą mėnesių, kai gaunami tikri paklausos duomenys.
4. Tiekėjas stebi. Jie stebi jūsų likučius pagal sutartą intervalą ir tai, kas iš tikrųjų parduodama, todėl tendencijas pamato anksčiau nei jūs.
5. Tiekėjas papildo atsargas. Prekės atvyksta, kad grąžintų jus į sutartą intervalą, be jūsų pirkimo užsakymo. Priklausomai nuo susitarimo, sąskaita faktūra išrašoma išsiuntimo, gavimo arba pardavimo metu.
6. Abi pusės peržiūri rezultatus. Kas mėnesį arba ketvirtį: kas baigėsi, kas susikaupė, kokius lygius reikia keisti, kurias prekes reikėtų išimti iš susitarimo. VMI nėra sistema, kurią tiesiog įjungiate — tai santykiai, kuriuos reikia palaikyti, ir peržiūra yra būtent ta vieta, kur saugoma vertė.
VMI ir konsignacinės atsargos
Šie terminai dažnai vartojami pakaitomis, tačiau jie atsako į skirtingus klausimus.
VMI yra apie tai, kas valdo papildymą. Tiekėjas sprendžia, kada ir kiek siųsti.
Konsignacija yra apie tai, kam priklauso atsargos ir kada jūs mokate. Jūs laikote tiekėjo prekes, jos lieka tiekėjo nuosavybė, o jūs mokate tik tada, kai parduodate.
Jie yra nepriklausomi. Praktiškai egzistuoja visi keturi deriniai:
- VMI be konsignacijos — tiekėjas papildo atsargas ir išrašo sąskaitą pristatymo metu. Dažniausias susitarimas, ypač gamyboje ir platinime.
- Konsignacija be VMI — jūs laikote tiekėjo atsargas ir mokate už jas pardavimo metu, bet patys sprendžiate, ką užsakyti. Dažna mažmeninėje prekyboje ir brangių prekių kategorijose, pavyzdžiui, juvelyrikoje.
- Abu kartu — tiekėjas valdo papildymą ir valdo prekes tol, kol jos parduodamos. Pirkėjui palankiausias susitarimas, kurį tiekėjai sutinka taikyti tik tada, kai santykiai arba apimtys tai pateisina.
- Nė vienas — įprastas pirkimo užsakymų modelis.
Praktinis skirtumas yra tas, kur slypi rizika. VMI perkelia papildymo darbą. Konsignacija perkelia kapitalo ir pasenimo riziką. Tiekėjas gali mielai sutikti su pirmuoju, bet griežtai atsisakyti antrojo.
Pirkėjo pranašumai
Mažiau rutininio užsakymo. Skaičiavimai, pirkimo užsakymai ir jų sekimas išnyksta toms prekėms, kurios įtrauktos į susitarimą. Verslui, turinčiam daug didelės apyvartos prekių, tai pašalina didelę administracinio darbo dalį.
Mažiau prekių trūkumo atvejų. Tiekėjas, kasdien stebintis jūsų likučius, pastebi trūkumą greičiau nei pirkėjas, peržiūrintis ataskaitą kartą per savaitę, be to, jie tiksliai žino savo pristatymo terminus.
Mažesnės atsargos nenumatytiems atvejams. Rezervinės atsargos reikalingos paklausos ir tiekimo neapibrėžtumui padengti. VMI iš esmės sumažina tiekimo pusės neapibrėžtumą, o tai reiškia, kad tam pačiam aptarnavimo lygiui reikia mažesnio rezervo.
Mažiau įšaldyto kapitalo. Mažesnės atsargos atlaisvina pinigus, o jei susitarimas yra ir konsignacinio pobūdžio, kapitalas išvis nėra jūsų, kol neparduodate prekių.
Geresnis jų prekių prieinamumas. Tiekėjo komercinis interesas yra tas, kad jų produktai būtų jūsų lentynose ir būtų parduodami, o tai šį kartą puikiai sutampa su jūsų interesais.
Mažiau skubių užsakymų. Skubus krovinių gabenimas ir dalinės siuntos dažniausiai yra pasekmė to, kad kažkas per vėlai pastebėjo trūkumą. Nuolatinis stebėjimas pašalina daugumą tokių atvejų.
Tiekėjo pranašumai
VMI nėra nuolaida — tiekėjai patys to siekia, o supratimas kodėl, gerokai palengvina derybas.
Tikrasis paklausos matomumas. Užuot matęs netolygius, iškraipytus pirkimo užsakymus, tiekėjas mato tikrąjį vartojimą. Tai vertingiausias įvesties duomenų šaltinis jų planavimui, kuris sumažina „botkočio“ efektą, kurį sukuria pirkimo užsakymais pagrįstas tiekimas.
Sklandesnė gamyba ir siuntimas. Žinojimas, ko reikės, leidžia tiekėjui subalansuoti gamybą ir konsoliduoti siuntas, o tai mažina jų sąnaudas.
Mažiau skubių gamybos ciklų. Tiekėjas, matantis artėjantį trūkumą, neturi nutraukti gamybos grafiko, kad jį padengtų.
Tvaresni santykiai. Klientas, kurio papildymas vyksta per tiekėjo sistemas, lengvai nepakeis tiekėjo. Tai tikra komercinė nauda jiems ir tikra rizika jums — žr. toliau.
Daugiau vietos lentynose, mažiau konkurentų. Jūsų atsargų valdymas suteikia tiekėjui įtaką tam, kiek vietos užima jų asortimentas.
Mažesnės pardavimo sąnaudos. Rutininiai užsakymai nebeatima pardavimų komandos laiko.
Trūkumai ir rizika
Duomenų priklausomybė. Visa sistema veikia remiantis jūsų atsargų duomenimis. Jei jūsų apskaitos tikslumas yra žemas, tiekėjas priiminės sprendimus remdamasis išgalvotais skaičiais ir užtikrintai siųs ne tas prekes. VMI nėra netikslios apskaitos sprendimas – tai jos problemų didintojas.
Kontrolės praradimas. Jūs nebegalite spręsti dėl šių prekių užsakymų laiko ar kiekio. Tai yra šio susitarimo esmė, tačiau tai tampa nepatogu, kai trūksta apyvartinių lėšų, o atvyksta siunta, kurios tą savaitę nebūtumėte užsakę.
Per didelis pasitikėjimas vienu tiekėju. Glaudi integracija padidina perėjimo prie kito tiekėjo kaštus. Sistemos yra sujungtos, darbuotojai prie to pripratę, o jūsų pačių gebėjimas savarankiškai papildyti šias prekes pamažu nyksta. Suplanuokite pasitraukimo strategiją dar prieš jai tampant būtina.
Komercinis interesų konfliktas. Tiekėjas sprendžia, kiek jo produkcijos jūs turite laikyti, ir jam mokama už tai, ką jis išsiunčia. Gerai valdomuose susitarimuose tai reguliuojama sutartais maksimumais ir bendrais rodikliais; prastai valdomuose – atsargų kiekis linkęs augti labiau nei jums reikia.
Duomenų saugumas ir komercinis jautrumas. Jūs suteikiate verslo partneriui tiesioginę prieigą prie savo pardavimų duomenų. Apsvarstykite, ką tai atskleidžia, ypač jei tiekėjas taip pat tiekia prekes jūsų konkurentams, ir viską įforminkite raštu – ką jie gali matyti, ką gali saugoti ir kas su tuo nutiks pasibaigus susitarimui.
Komunikacijos klaidos. Dažniausia praktinė problema. Jūs pradedate akciją, keičiate kainą arba pritraukiate didelį klientą, o tiekėjo niekas neinformuoja. Tuomet jų modelis veikia pagal nebeaktualius duomenis.
Tinka ne visoms prekėms. Tinka stabilioms, nuolatiniam tiekimui skirtoms, pakankamai nuspėjamoms prekėms su patikimu tiekėju. Tai prastas pasirinkimas vienkartiniams pirkimams, trumpo gyvavimo ciklo ar mados prekėms bei viskam, kur paklausa yra išties nenuspėjama.
Kaip įdiegti VMI: kontrolinis sąrašas
1. Pasirinkite tinkamą tiekėją. Užmegzti santykiai, patikima pristatymo istorija, sistemos, gebančios priimti jūsų duomenis, ir pakankama prekių apyvarta, pateisinanti pastangas iš abiejų pusių.
2. Atsakingai pasirinkite prekių sąrašą. Pradėkite nuo mažo kiekio – stabiliausių, didžiausios apyvartos prekių iš to tiekėjo. Ne viso asortimento ir ne tų problematiškų prekių, kurias tikitės išspręsti kitų pagalba.
3. Pirmiausia racionalizuokite SKU. VMI taikymas išpūstam asortimentui tik automatizuoja prekių, kurių neturėtų būti, valdymą. Naudokite ABC analizę, kad pamatytumėte, kas iš tikrųjų juda, ir pašalinkite neefektyvias prekes prieš perduodami likusią dalį.
4. Sutvarkykite apskaitos tikslumą. Suskaičiuokite prekes atitinkamose vietose, ištaisykite neatitikimus ir nustatykite rutiną, kuri užtikrintų jų teisingumą. Tai žingsnis, kurį dažniausiai praleidžiama ir kuris dažniausiai lemia nesėkmę.
5. Nustatykite minimalius ir maksimalius lygius kiekvienai prekei. Apskaičiuotus pagal realią paklausą ir realų pristatymo laiką, o ne spėjimus. Tai ribos, kurių viduje veikia tiekėjas, todėl jos yra svarbesnės nei įprastai.
6. Susitarkite dėl ribų ir finansų. Kas valdo atsargas ir kada pereina nuosavybės teisė. Kada išrašomos sąskaitos. Kas moka už transportavimą. Kas nutinka prekėms, kurios neparduodamos, yra sugadintos arba tampa nebereikalingos. Ką tiekėjas gali ir ko negali daryti be jūsų sutikimo. Viską įforminkite raštu, įskaitant ir ne pačius maloniausius aspektus.
7. Apibrėžkite tikslus ir rodiklius. Ką susitarimu siekiama pasiekti – mažiau prekių trūkumo, mažiau atsargų, mažiau administracinio darbo – ir konkrečius skaičius, kurie parodys, ar tai pavyko. Susitarkite dėl jų kartu ir iškart suplanuokite peržiūrų dažnumą.
8. Atlikite bandomąjį projektą, tada paleiskite. Nedidelė prekių grupė vienam ketvirčiui su numatyta peržiūra pabaigoje. Tikėkitės, kad lygius teks koreguoti; tai daro beveik visi.
9. Nepamirškite pasitraukimo sąlygų. Įspėjimo terminai, kas nutinka turimoms atsargoms, ar duomenys grąžinami jums ir kaip atnaujintumėte savarankišką užsakymų procesą. Susitarti dėl to pradžioje yra paprasta. Susitarti ginčo metu – ne.
VMI KPI, kuriuos reikia stebėti
Susitarimas turi būti matuojamas abiejų šalių, naudojant tuos pačius skaičius.
Atsargų apyvartumas – kiek kartų per metus parduodamos numatytos atsargos. Jei VMI veikia, šis rodiklis gerėja, nes ta pati paslauga teikiama su mažesniu atsargų kiekiu.
Atsargų ir pardavimų santykis – laikomos atsargos lyginant su pardavimais per laikotarpį. Tai jautresnis rodiklis nei apyvartumas, leidžiantis pastebėti pokyčius mėnuo iš mėnesio.
Numatytų prekių laikymo kaštai – kiek jums kainuoja šių atsargų laikymas. Rodiklis, kuris susitarimą paverčia pinigine išraiška.
Pinigų apyvartos ciklas – laikas nuo mokėjimo už atsargas iki momento, kai už jas sumoka jūsų klientas. Čia VMI kartu su konsignacija parodo didžiausią efektą, ir tai yra rodiklis, kuris labiausiai rūpės finansų skyriui.
Prekių trūkumo dažnumas ir trukmė numatytoms prekėms. Tai paslaugų lygio pusė. Sėkmė yra mažiau prekių trūkumo turint mažiau atsargų; vien tik mažesnis atsargų kiekis nėra sėkmė.
Tiekėjo įvykdymo lygis – ar tai, ko reikėjo, iš tikrųjų atvyko pilnos komplektacijos.
Padengimo dienos, lyginant su sutartu intervalu – kaip dažnai atsargos buvo už nustatytų minimumo ir maksimumo ribų. Tai rodiklis, parodantis, ar tiekėjas laikosi susitarimo, ir jis dažniausiai nėra stebimas.
Peržiūrėkite šiuos rodiklius kartu, nustatytu ritmu. VMI susitarimas, kurio niekas nematuoja, linkęs krypti tos šalies naudai, kuri skiria daugiau dėmesio, o tai retai būna pirkėjas.
Kur gilintis toliau
- Konsignacinės atsargos – nuosavybės klausimas, su kuriuo dažnai painiojamas VMI.
- Kas yra saugos atsargos – buferis, kurį VMI leidžia sumažinti.
- Kas yra prekių trūkumas – nesėkmė, kurios siekiama išvengti.
- Kas yra paklausos prognozavimas – ką tiekėjas veikia su jūsų duomenimis.
- Kas yra „botkočio“ efektas – iškraipymas, kurį VMI sušvelnina.
- Kas yra JIT atsargos – susijęs metodas, skirtas mažinti atsargų kiekį.
Pagrindinė mintis vienu sakiniu
VMI (tiekėjo valdomos atsargos) perduoda atsargų papildymą jūsų tiekėjui, kuris stebi jūsų atsargas pagal sutartus minimumus ir maksimumus bei siunčia prekes nelaukdamas pirkimo užsakymo. Tai visiškai priklauso nuo jūsų dalijamų duomenų tikslumo, tai atskiras klausimas nuo to, kam priklauso atsargos, ir tai veikia su stabiliomis, didelės apyvartos prekėmis bei tiekėju, kuriuo jau pasitikite.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kas yra tiekėjo valdomos atsargos (VMI)? Tai susitarimas, kai tiekėjas stebi jūsų turimų jo produktų likučius ir nusprendžia, kada bei kiek jų papildyti, laikydamasis jūsų kartu suderintų minimalių ir maksimalių atsargų lygių, užuot jums kaskart teikus užsakymą.
Kaip veikia VMI? Jūs dalijatės esamais atsargų likučiais ir naujausiais pardavimų duomenimis su tiekėju. Tiekėjas stebi šiuos rodiklius pagal sutartą intervalą ir siunčia prekes, kad atsargos vėl atitiktų nustatytus lygius. Jūs periodiškai peržiūrite susitarimą ir koreguojate lygius kintant paklausai.
Kuo skiriasi VMI ir konsignacinės atsargos? VMI susiję su tuo, kas valdo atsargų papildymą; konsignacija susijusi su tuo, kam priklauso atsargos ir kada už jas mokate. Tai nepriklausomi dalykai — galite taikyti vieną, abu arba nė vieno iš jų. VMI perkelia atsargų papildymo darbą; konsignacija perkelia kapitalo įšaldymo ir prekių pasenimo riziką.
Ar VMI yra tas pats, kas dropshipping? Ne. Taikant VMI, prekės pristatomos jums, o jūs jas saugote, komplektuojate ir siunčiate patys. Taikant dropshipping, tiekėjas siunčia prekes tiesiai jūsų klientui, o jūs prie prekių net neprisiliečiate. VMI keičia tai, kas sprendžia, kokias atsargas laikote; dropshipping visiškai pašalina jus iš fizinio prekių srauto.
Kokia yra VMI rizika? Priklausomybė nuo tikslių duomenų, kontrolės praradimas dėl pristatymo laiko ir kiekių, per didelis pasitikėjimas vienu tiekėju, tiekėjo suinteresuotumas išsiųsti daugiau prekių nei jums reikia, komercinis jautrumas dalijantis duomenimis bei komunikacijos klaidos, kai kažką pakeičiate, bet neinformuojate tiekėjo.
Kam VMI naudingiausias? Abiem šalims, skirtingais aspektais. Pirkėjai patiria mažiau administracinio darbo, išvengia prekių trūkumo ir optimizuoja atsargų likučius. Tiekėjai gauna realų paklausos matomumą, sklandesnį gamybos procesą ir klientą, kuris nelinkęs lengvai keisti tiekėjo. Ši abipusė nauda yra priežastis, kodėl tokie susitarimai išlieka, kai jie yra tinkamai valdomi.
Ar VMI tinka smulkiajam verslui? Gali tikti, jei prekiaujate stabiliomis prekių grupėmis su tiekėju, iš kurio perkate reguliariai. Ribojantys veiksniai dažniausiai yra duomenų kokybė ir apimtys — tiekėjui reikia patikimo jūsų atsargų likučių srauto ir pakankamos apyvartos, kad sąnaudos būtų pateisinamos. Žemiau tam tikros apimties pastangos viršija abiem pusėms tenkančią naudą.
Kokius KPI turėčiau stebėti taikant VMI? Atsargų apyvartumą ir atsargų bei pardavimų santykį atitinkamoms prekių grupėms, atsargų laikymo kaštus, grynųjų pinigų ciklą, prekių trūkumo dažnumą ir trukmę, tiekėjo užsakymų įvykdymo lygį bei tai, kaip dažnai atsargos neatitiko sutarto minimumo ir maksimumo. Peržiūrėkite šiuos rodiklius kartu su tiekėju nustatytu periodiškumu.
Warehouse Wise – tai nemokama, nepriklausoma atsargų valdymo, sandėliavimo ir užsakymų vykdymo vadovų biblioteka, skirta tiems, kurie atlieka šį darbą: naujiems sandėlių ir atsargų skyriaus darbuotojams, smulkiajam bei augančiam mažmeninės prekybos ir el. verslui bei visiems, kurie laiko atsargas ir nori jas tinkamai suprasti. Kiekviename vadove paaiškinamas terminas, pateikiamas konkretus pavyzdys su realiais skaičiais ir einama tiesiai prie esmės. Esame nepriklausomi: neparduodame programinės įrangos ar įrangos, negauname komisinių už rekomendacijas, o mūsų vadovai nėra reitinguojami pagal tai, kas mums moka.