Perteklinės atsargos – tai didesnio atsargų kiekio laikymas, nei pateisina jūsų paklausa. Prekės tikriausiai galiausiai bus parduotos, tačiau tuo tarpu jos įšaldo apyvartines lėšas, kurių negalite panaudoti, užima vietą, už kurią mokate, ir kelia riziką, kad prekės pasens anksčiau, nei bus realizuotos.
Tai mažiau pastebima iš dviejų atsargų valdymo klaidų. Atsargų trūkumas pasireiškia iškart – klientas klausia, o jūs nieko neturite. Perteklinės atsargos guli lentynoje ir atrodo kaip turtas, todėl visiškai įmanoma dvejus metus turėti perteklių, niekam dėl to nekeliant klausimų.
Kas yra perteklinės atsargos
Techninis apibrėžimas paprastas: tai atsargos, viršijančios kiekį, reikalingą paklausai patenkinti pagal jūsų tikslinį aptarnavimo lygį per pagrįstą laikotarpį.
Praktinis apibrėžimas yra naudingesnis. Jūs turite produkto perteklių, kai turimas kiekis parduodamas gerokai ilgiau, nei pateisina produkto galiojimo laikas, jo komercinis aktualumas ar jūsų kantrybė.
Nėra universalaus rodiklio, nes tinkamas atsargų lygis labai skiriasi priklausomai nuo kategorijos. Dvylikos savaičių atsargų lygis yra protingas pramoninei atsarginei detalei, kurios pristatymo laikas yra šeši mėnesiai, tačiau tai rimta problema greitai gendantiems maisto produktams. Nustatykite ribą kiekvienai produktų klasei, o ne visam verslui bendrai.
Perteklinės atsargos nėra tas pats, kas pilnai sukomplektuotos atsargos. Pakankamo kiekio laikymas patikimam paklausos aptarnavimui yra atsargų valdymo esmė. Perteklius yra tai, kas viršija šį kiekį, ir šis skirtumas svarbus, nes įprasta reakcija susidūrus su atsargų trūkumu yra perteklinis koregavimas į kitą pusę.
Perteklinės atsargos vs. atsargų trūkumas vs. saugos atsargos
| Kas tai yra | Priežastis | Ar matoma? | Pagrindinės sąnaudos | |
|---|---|---|---|---|
| Perteklinės atsargos | Daugiau atsargų, nei pateisina paklausa | Pirkimas pertekliniais kiekiais, prasta prognozė, kiekybinės nuolaidos | Taip – jos guli lentynoje | Kapitalas, vieta, pasenimas |
| Atsargų trūkumas | Mažiau atsargų, nei reikalauja paklausa | Nepakankamas pirkimas, vėluojantis užsakymas, tiekėjo nesėkmė | Tik tada, kai sukelia prekių trūkumą | Negautos pajamos ir prarasti klientai |
| Saugos atsargos | Sąmoningas buferis nuo kintamumo | Apskaičiuotas sprendimas | Taip, ir jos turi ten būti | Laikymo sąnaudos, priimamos sąmoningai |
Svarbiausias skirtumas yra tarp perteklinių atsargų ir saugos atsargų, nes lentynoje jos atrodo identiškai. Saugos atsargos yra apskaičiuotas rezervas, kurio dydis nustatomas pagal paklausos kintamumą ir pristatymo laiką jūsų pasirinktu aptarnavimo lygiu. Perteklinės atsargos yra viskas, kas viršija šį kiekį ir yra laikoma be jokios aiškios priežasties.
Testas: ar galite pasakyti, kodėl tas kiekis ten yra ir nuo ko jis apsaugo? Jei atsakymas yra skaičius, gautas įvertinus kintamumą, tai yra saugos atsargos. Jei atsakymas yra „buvo pigiau nusipirkti 500“, tai yra perteklinės atsargos.
Atsargų trūkumas ir perteklius taip pat nėra priešybės, kurias reikia subalansuoti visame asortimente. Tipiškas verslas vienu metu susiduria su abiem problemomis – trūksta populiarių prekių, kurių klientai iš tikrųjų nori, ir yra perteklius prekių, į kurias niekas nežiūri. Šio balanso sutvarkymas dažniausiai duoda daugiau naudos nei bendro atsargų kiekio mažinimas.
Kas sukelia perteklines atsargas
Kiekybinės nuolaidos. Dažniausia priežastis. Tiekėjas siūlo geresnę vieneto kainą perkant dvigubai daugiau, sutaupymas yra tiesioginis ir matomas, o papildomo kiekio laikymo sąnaudos vienuolika mėnesių – ne. Tai sprendimas, kurį priima racionalūs žmonės, vadovaudamiesi iš pažiūros pagrįstais skaičiavimais.
Pirkimas pagal tikslus, o ne pagal prognozes. Pardavimų tikslai ir paklausos prognozės dažnai painiojami. Tikslas yra tai, ko tikitės pasiekti; prognozė yra tai, ko tikitės. Pirkimas pagal tikslus patikimai sukuria perteklių.
Prognozės klaida. Tikras pervertinimas, labiausiai žalingas per akcijas, sezoninius pikus ir naujų produktų pristatymus, kai nėra istorinių duomenų, kuriais būtų galima remtis.
Perteklinis koregavimas po atsargų trūkumo. Didelis papildomas užsakymas, pateiktas norint jaustis saugiai po to, kai prekės baigėsi. Panikos užsakymai yra dažna nejudančių atsargų, kurios atsiranda po aštuoniolikos mėnesių, priežastis.
Tiekėjo minimalūs užsakymo kiekiai (MOQ). Būtinybė pirkti 500 vienetų prekės, kurios jums reikia 80. Tai teisėta, kai kuriose prekių grupėse neišvengiama, tačiau vis tiek yra perteklius.
Ilgi pristatymo terminai. Kuo anksčiau turite įsipareigoti, tuo labiau prognozuojate, o ne reaguojate, ir tuo didesnė klaida abiem kryptimis.
Asortimento plėtra. Variantų pridėjimas išskaido tą pačią paklausą į daugiau SKU, kurių kiekvienam reikia savo buferio. Kiekvienas naujas variantas atrodo nedidelis; kartu jie sukuria „uodegą“, kuri niekada neišsivalo.
Botago efektas. Tiekimo grandinėje kiekviena grandis užsako prekes, kad padengtų tiek srauto pokyčius, tiek savo buferio pokyčius, todėl nedidelis vartotojų paklausos svyravimas virsta dideliu užsakymų svyravimu aukštyn grandine. Verslai, esantys keliomis grandimis nutolę nuo galutinio vartotojo, dažnai susiduria su pertekliumi dėl iškraipymų, kuriuos sukūrė jų pačių grandinė.
Prasta atsargų apskaita. Prekės, kurių nepavyksta rasti, užsakomos iš naujo. Įmonės, kuriose apskaitos tikslumas žemas, nuolat laiko dubliuojančias atsargas, kurias jau turi.
Nėra senėjimo ataskaitų. Pasyvi priežastis. Perteklius kaupiasi nepastebimai, nes niekas apie jį nepraneša, ir tampa matomas tik tada, kai baigiasi vieta sandėlyje.
Pasekmės
Įšaldytas kapitalas. Pinigai, esantys neparduotose atsargose, yra pinigai, kurių negalima skirti parduodamoms prekėms, rinkodarai ar bet kam kitam. Verslui, kuriam grynųjų pinigų trūkumas yra pagrindinis suvaržymas, tai yra didžiausios ir rečiausiai skaičiuojamos sąnaudos.
Sandėliavimo kaštai ir vieta. Užimtos vietos, o jei perteklius verčia priimti sprendimą nuomotis daugiau ploto, kaštai tampa labai konkretūs.
Bendros laikymo sąnaudos. Darbinis rodiklis – 20–30 % atsargų vertės per metus – apima kapitalą, vietą, tvarkymą, draudimą ir nuostolius. Remiantis tuo, trejus metus laikomas perteklius kainuoja maždaug tiek, kiek jis buvo vertas. Žr. atsargų laikymo sąnaudos.
Pasenimas. Prekės senstant praranda vertę, o peržengus tam tikrą ribą šis procesas pagreitėja. Perteklius virsta nejudančiomis atsargomis vien dėl laiko tėkmės.
Maržos mažėjimas. Pertekliaus išvalymas reiškia nuolaidas, o nuolaida tiesiogiai mažina maržą. Kuo ilgiau laukiate, tuo didesnės nuolaidos prireiks.
Tvarkymo nuostoliai. Perteklius metų metus skaičiuojamas, perkeliamas, valomos dulkės ir vėl skaičiuojamas kiekvienos inventorizacijos metu.
Prasta atsargų apyvarta. Rodiklis, kuris tiesiausiai atspindi perteklių ir į kurį žiūri skolintojai bei investuotojai.
Draudimo ir finansavimo kaštai, kurie dažniausiai didėja kartu su atsargų verte.
Tai slepia problemas. Didelis buferis reiškia, kad tiekėjo nepatikimumas, prognozavimo silpnumas ar proceso klaidos niekada neiškyla į paviršių, nes visada yra pakankamai atsargų joms padengti.
Kiek atsargų yra per daug?
Trys rodikliai padeda nustatyti perteklių, ir jie yra naudingesni analizuojant kartu, o ne atskirai.
Dienų ar savaičių atsargų lygis. Dabartinės atsargos padalintos iš vidutinio dienos suvartojimo. Tai intuityviausias rodiklis, pagal kurį reikia nustatyti ribą kiekvienai produktų klasei. Viskas, kas viršija kategorijai būdingą atsargų lygį kelis kartus, yra kandidatas į perteklių.
Atsargų apyvarta. Parduotų prekių savikaina padalinta iš vidutinės atsargų vertės. Maža apyvarta visame asortimente rodo sisteminį perteklių; naudingiau žiūrėti į apyvartą pagal produktą, tai parodo, kur tiksliai yra problema.
Atsargų senėjimas – dienos nuo paskutinio pardavimo. Tai pati informatyviausia ataskaita, kurios dažniausiai trūksta. Surūšiavus mažėjimo tvarka, ji iškart parodo „ilgąją uodegą“ ir leidžia aptikti lėtai judančias atsargas, kol jas dar galima parduoti su nedidele nuolaida, o ne išmesti.
Praktinis būdas tai rasti. Sudarykite visų produktų sąrašą su jų atsargų verte ir savaičių atsargų lygiu, surūšiuotą pagal atsargų vertę mažėjimo tvarka. Perteklius beveik visada koncentruojasi nedideliame skaičiuje prekių, kurių atsargų lygis labai didelis, ir pirmosios dvidešimt eilučių dažniausiai paaiškina didžiąją dalį problemos.
Du įspėjimai. Vertinkite atsargų lygį pagal produkto kategorijos normą, o ne pagal vieną bendrą verslo rodiklį. Ir patikrinkite, ar perteklius nėra sąmoningas – planinės atsargos, nupirktos prieš žinomą piko laikotarpį, ataskaitoje atrodo identiškai kaip perteklinis pirkimas, tačiau tai nėra tas pats.
Kaip išvengti prekių pertekliaus
Prieš priimdami didmeninės nuolaidos pasiūlymą, apskaičiuokite tikrąją kainą. Kiek laiko prekės gulės sandėlyje ir kiek kainuos jų laikymas per tą laikotarpį? Dažnai po skaičiavimų paaiškėja, kad nuolaida neatsiperka, o vienkartinis toks sprendimas dažnai visam laikui pakeičia pirkimo įpročius.
Pirkite vadovaudamiesi prognozėmis, o ne tikslais. Aiškiai atskirkite šiuos du dalykus ir pirkimo procese naudokite būtent prognozes.
Tinkamai nustatykite atsargų rezervą. Jis turi būti skaičiuojamas pagal išmatuotą paklausą ir tiekimo laiko svyravimus, atsižvelgiant į kiekvienai prekių kategorijai pasirinktą aptarnavimo lygį, o ne taikant vienodą savaičių skaičių visoms prekėms. Vien tai dažniausiai leidžia atlaisvinti kapitalą, įšaldytą lėtai judančiose prekėse.
Atsargų papildymo taškus ir užsakymų kiekius nustatykite apgalvotai. Atsargų papildymo taškai turi būti nustatomi pagal išmatuotą tiekimo laiką, o užsakymų kiekiai – patikrinti pagal optimalų užsakymo kiekį (EOQ), o ne nustatyti pagal pakuotės dydį ar įpročius.
Naudokite ABC analizę. Skirtingoms vertės klasėms taikykite skirtingas strategijas. Vienos taisyklės taikymas visam asortimentui yra patikimiausias būdas vienu metu turėti ir prekių perteklių, ir jų trūkumą.
Kas mėnesį peržiūrėkite prekių senėjimą. Dešimt minučių per mėnesį leidžia pastebėti lėtai judančias prekes, kol jos dar tik lėtai juda.
JIT (Just-in-time) metodą taikykite pasirinktinai. Stabilioms, patikimai tiekiamoms prekėms mažesnių atsargų laikymas yra akivaizdžiai naudingesnis. Tačiau taikant tai visam asortimentui, viena problema tiesiog pakeičiama kita.
Ribokite asortimento plėtrą. Kiekvienas naujas variantas turi užsitarnauti savo vietą, o ne būti įtrauktas tik todėl, kad yra prieinamas.
Užtikrinkite duomenų tikslumą. Prekės, kurių neįmanoma rasti, perkamos du kartus.
Įvesdami produktą, nustatykite jo išėmimo iš asortimento taisyklę. Iš anksto nuspręskite, kas bus daroma, jei iki tam tikros datos prekė nepasieks nustatyto pardavimų lygio. Taisykles, nustatytas dar prieš emociškai prisirišant prie produkto, laikytis yra kur kas lengviau.
Ką daryti su prekių pertekliumi
Vykdykite šiuos veiksmus eilės tvarka, pasirinkdami pirmąjį, kuris leidžia atsikratyti atsargų už priimtiną kainą. Prekių perteklius su laiku netampa geresnis, o šiandien gaunama grąža beveik visada yra geresnė nei ta, kurią gausite kitą ketvirtį.
1. Taikykite pakankamą nuolaidą, kad prekės iš tikrųjų būtų parduotos. Instinktas sako taikyti nedideles nuolaidas ir jas palaipsniui didinti, tačiau tai tik maksimaliai pailgina prekių gulėjimo laiką. Staigesnis kainos sumažinimas, leidžiantis prekes parduoti per dvi savaites, dažnai atneša daugiau naudos nei nedidelė nuolaida, dėl kurios prekės sandėliuojamos aštuonis mėnesius, įvertinus laikymo kaštus.
2. Komplektuokite prekes. Sujunkite lėtai judančias prekes su populiariomis. Komplektas parduodamas dėl populiarios prekės, taip išjudinant perteklių be matomo kainos mažinimo nė vienai iš jų.
3. Perskirstykite atsargas. Versle, turinčiame kelias lokacijas, vienoje vietoje esantis perteklius dažnai yra trūkumas kitoje. Tai pigiausias prieinamas variantas, kuris dažniausiai ignoruojamas, nes niekas nestebi situacijos visose lokacijose kartu.
4. Naudokite kaip reklaminę paskatą. Nemokama dovana viršijus tam tikrą pirkimo sumą arba prizas konkurse. Tai tiesiogiai negrąžina grynųjų pinigų, tačiau gali paskatinti užsakymus, kurie kitu atveju nebūtų įvykę.
5. Grąžinkite tiekėjui. Patikrinkite sutartį – kai kurios leidžia grąžinti prekes per nustatytą laikotarpį, kai kurios priima prekes kaip įskaitymą būsimam užsakymui, o daugelis tiekėjų derėsis, kad tik neprarastų kliento. Verta paklausti net ir tada, kai sutartis jų neįpareigoja.
6. Parduokite per antrinį kanalą. Išparduotuvių svetainės, likučių prekyvietės, didmeniniai pirkėjai arba likvidatoriai, superkantys visą kiekį. Grąža maža, bet pinigus gaunate per kelias dienas, o ne mėnesius.
7. Paaukokite. Jokių grynųjų, galimos mokesčių lengvatos priklausomai nuo jurisdikcijos, atlaisvinta vieta ir atliktas geras darbas.
8. Nurašykite ir utilizuokite. Paskutinė priemonė, kuri kainuoja pinigus, o ne juos grąžina.
Klaida kiekviename etape yra laukimas, kol atsiras geresnis variantas. Pradinė pirkimo kaina yra tai, kas verčia perteklines prekes metų metus laikyti lentynose – pinigai buvo išleisti tada, kai prekė nustojo būti perkama, ir kiekvienas sprendimas nuo šio momento yra tik apie tai, kiek ir kaip greitai galite susigrąžinti lėšų.
Kur sužinoti daugiau
- Kas yra nejudančios atsargos (deadstock) — kuo virsta prekių perteklius, jei paliekamas likimo valiai.
- Kas yra atsargų rezervas (safety stock) — buferis, su kuriuo dažnai painiojamas perteklius.
- Kas yra atsargų apyvartumas — rodiklis, atskleidžiantis problemą.
- Atsargų laikymo kaštai — kiek iš tikrųjų kainuoja prekių laikymas.
- Kas yra atsargų optimizavimas — sistemingas tinkamų lygių nustatymas.
- Kas yra prekių trūkumas (stockout) — nesėkmė kitoje pusėje.
Pagrindinė mintis vienu sakiniu
Prekių perteklius – tai daugiau atsargų, nei pateisina paklausa, ir tai pavojinga būtent todėl, kad atrodo kaip turtas, o ne kaip problema. Identifikuokite jį naudodami senėjimo ataskaitas ir prekių padengimo savaičių skaičių, išvengkite jo tinkamai įkainodami didmenines nuolaidas ir nustatydami atsargų rezervą pagal realius svyravimus, o atsikratykite jo taikydami pakankamai dideles nuolaidas, kad prekės iš tikrųjų pajudėtų.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kas yra prekių perteklius? Tai didesnio atsargų kiekio laikymas, nei pateisina paklausa. Prekės dažniausiai galiausiai parduodamos, tačiau tuo metu jos įšaldo kapitalą, užima vietą ir kelia riziką pasenti ar tapti nebereikalingomis, kol bus parduotos.
Koks skirtumas tarp prekių pertekliaus ir trūkumo? Perteklius reiškia, kad laikoma daugiau, nei reikia paklausai patenkinti, o tai kainuoja kapitalą, vietą ir kelia pasenimo riziką. Trūkumas reiškia, kad laikoma mažiau, nei reikia paklausai, o tai reiškia prarastus pardavimus ir kartais – prarastus klientus. Dauguma įmonių vienu metu susiduria su abiem problemomis – turi perteklių lėtai judančių prekių ir trūkumą tų populiarių prekių, kurių klientai iš tikrųjų nori.
Koks skirtumas tarp prekių pertekliaus ir atsargų rezervo? Atsargų rezervas yra apskaičiuotas buferis, nustatytas pagal išmatuotą paklausą ir tiekimo laiko svyravimus, esant jūsų pasirinktam aptarnavimo lygiui. Prekių perteklius yra viskas, kas laikoma virš šio lygio be jokios aiškios priežasties. Lentynoje jie atrodo vienodai; testas yra tas, ar galite paaiškinti, kodėl būtent toks kiekis ten yra.
Kas sukelia prekių perteklių? Didmeninės nuolaidos, priimtos neįvertinus laikymo kaštų, pirkimas pagal pardavimų tikslus, o ne prognozes, prognozių klaidos per akcijas ir pristatymus, perteklinė reakcija po prekių trūkumo, tiekėjų nustatyti minimalūs užsakymų kiekiai, ilgas tiekimo laikas, asortimento plėtra, „botago efekto“ (bullwhip effect) reiškinys ir prasta apskaita, dėl kurios prekės užsakomos pakartotinai, nes jų neįmanoma rasti.
Kaip sužinoti, ar turiu prekių perteklių? Palyginkite prekių padengimo savaičių skaičių su tai kategorijai nustatytu slenksčiu, tikrinkite atsargų apyvartumą pagal produktą, o ne bendrai, ir suformuokite senėjimo ataskaitą, rodančią dienas nuo paskutinio pardavimo. Perteklius dažniausiai susikaupia nedideliame skaičiuje didelės vertės prekių, kurių padengimas gerokai viršija kategorijos standartus.
Kaip atsikratyti prekių pertekliaus? Eilės tvarka: taikykite pakankamai didelę nuolaidą, kad prekės iš tikrųjų būtų parduotos, komplektuokite su greitai judančiomis prekėmis, perskirstykite į kitą lokaciją, kurioje jų reikia, naudokite kaip reklaminę paskatą, grąžinkite tiekėjui, jei sutartis leidžia, parduokite per išpardavimo kanalą, paaukokite arba utilizuokite. Greitis yra svarbesnis už grąžos normą bet kuriuo iš šių būdų.
Ar prekių perteklius yra blogiau nei jų trūkumas? Nė vienas iš jų nėra universaliai blogesnis. Trūkumas kainuoja pardavimą, likusį krepšelį ir kartais – klientą visam laikui – tai dažniausiai kainuoja daugiau vieno įvykio metu nei prekių perteklius. Prekių perteklius yra labiau įsisenėjęs ir nematomas, todėl jis kaupiasi tyliai, kol trūkumai pasireiškia garsiai. Tikslas yra išparduoti tai, ko reikia, ir turėti pakankamai to, dėl ko klientai atėjo.
Warehouse Wise – tai nemokama, nepriklausoma atsargų valdymo, sandėliavimo ir užsakymų vykdymo vadovų biblioteka, skirta tiems, kurie atlieka šį darbą: naujiems sandėlių ir atsargų skyriaus darbuotojams, smulkiajam bei augančiam mažmeninės prekybos ir el. verslui bei visiems, kurie laiko atsargas ir nori jas tinkamai suprasti. Kiekviename vadove paaiškinamas terminas, pateikiamas konkretus pavyzdys su realiais skaičiais ir einama tiesiai prie esmės. Esame nepriklausomi: neparduodame programinės įrangos ar įrangos, negauname komisinių už rekomendacijas, o mūsų vadovai nėra reitinguojami pagal tai, kas mums moka.