Kiekvienas verslas, turintis atsargų, sėdi ant savo paties grynųjų pinigų krūvos. Ta krūva yra jūsų atsargos, o atsargų valdymas – tai tiesiog būdas jas kontroliuoti: žinoti, ką turite, kur tai yra, kokia to vertė ir kada reikia užsisakyti daugiau. Jei viską atliksite teisingai, pinigai cirkuliuos. Jei suklysite, prekės baigsis tada, kai klientas norės pirkti, arba gulės lentynoje rinkdamos dulkes, kol jūsų banko sąskaitos likutis tyliai tirps.
Tai ir yra visas darbas, atmetus žargoną. Visa kita – programinė įranga, formulės, trijų raidžių akronimai – egzistuoja tam, kad būtų galima tinkamai atsakyti į du klausimus: ar turiu pakankamai ir ar neturiu per daug? Šiame vadove apžvelgiama, kaip iš tikrųjų veikia atsargų valdymas, kokias technikas verta žinoti ir kaip suprasti, ar jūsų procesai atlieka savo funkciją.
Ką iš tikrųjų reiškia atsargų valdymas
Atsargų valdymas – tai verslo turimų atsargų užsakymo, saugojimo, sekimo ir kontrolės procesas: nuo perkamų žaliavų iki parduodamų gatavų produktų. Jis apima visą vieneto gyvavimo ciklą: nuo momento, kai nusprendžiate jį užsisakyti, laiko, kurį jis praleidžia jūsų sandėlyje, iki momento, kai jis iškeliauja kaip kliento užsakymas.
Įsidėmėkite vieną idėją ir viskas stos į savo vietas: atsargos yra kitokios formos pinigai. Neparduotų prekių lentyna nėra tiek „atsargos“, kiek jau išleisti pinigai, kurių negalite naudoti, kol prekės nebus parduotos. Būtent dėl tokio požiūrio atsargų valdymas yra tiek pat finansinis, kiek ir sandėliavimo darbas. Tikslas nėra turėti daug atsargų – tikslas yra turėti tinkamas atsargas, tinkamu kiekiu, tinkamu laiku ir su kuo mažiau įšaldytų pinigų.
Kaip atsargų valdymas veikia žingsnis po žingsnio
Atmetus programinę įrangą, atsargų valdymas yra ciklas, kuris kartojasi kiekvienam jūsų parduodamam produktui:
- Pirkimas – nusprendžiate, ką ir kiek pirkti, ir pateikiate užsakymą tiekėjui.
- Priėmimas – prekės atvyksta, patikrinat jas pagal užsakymą ir įtraukiate į savo apskaitą.
- Saugojimas – atsargos padedamos į žinomą vietą, kad jas būtų galima greitai vėl rasti.
- Sekimas – kiekvienas judėjimas į sandėlį ir iš jo yra fiksuojamas, kad jūsų įrašai atitiktų realybę.
- Vykdymas – kai klientas pateikia užsakymą, prekė surenkama, supakuojama ir išsiunčiama, o atsargų lygis sumažėja.
- Pakartotinis užsakymas – kai produkto kiekis sumažėja, ciklas prasideda iš naujo, geriausia – dar prieš prekėms pasibaigiant.
Visa ši disciplina priklauso nuo ketvirtojo žingsnio. Jei jūsų įrašuose nurodyta, kad turite 40 vienetų, o lentynoje jų yra 32, kiekvienas sprendimas, kurį priimsite remdamiesi šiuo skaičiumi, bus klaidingas. Tikslus sekimas yra pagrindas, ant kurio stovi viskas – štai kodėl atsargų skaičiavimas (atliekant ciklinę inventorizaciją ir pilną inventorizaciją) yra kur kas svarbesnis, nei atrodo.
Kodėl tai svarbu, ypač smulkiajam verslui
Dideliam mažmenininkui nedidelis atsargų perteklius yra tik apvalinimo paklaida. Smulkiajam verslui atsargos dažnai yra didžiausia apyvartinio kapitalo dalis – pinigai, kurių reikia darbo užmokesčiui, tiekėjams ir nuomai sumokėti. Tai reiškia, kad kai pinigų trūksta, rizika tampa tik didesnė.
Yra du būdai suklysti ir abu jie jums kainuoja.
Per mažai atsargų reiškia prekių trūkumą: klientas nori pirkti, o jūs neturite ką parduoti. Jūs prarandate tą pardavimą, o kartais ir patį klientą, kuris perka iš kito ir nebegrįžta. Dažnas prekių trūkumas tyliai moko jūsų geriausius klientus apsipirkti kitur.
Per daug atsargų – atsargų perteklius – yra tylesnis žudikas. Pinigai yra įšaldyti lentynoje, kur jie nieko neuždirba, jūs mokate už jų saugojimą ir draudimą, o jei prekės pasensta arba išeina iš mados, jos tampa neparduodamomis atsargomis, kurias gali tekti visiškai nurašyti.
Geras atsargų valdymas yra pusiausvyra tarp šių dviejų nesėkmių. Tai būdas išlaikyti pakankamą kiekį prekių klientams aptarnauti, neįšaldant savo pinigų srautų atsargose, kurios nejuda.
Keturi atsargų tipai
„Atsargos“ nėra vienas dalykas. Dauguma verslų laiko keturių atsargų tipų derinį, ir žinojimas, kas yra kas, keičia tai, kaip jūs kiekvieną iš jų valdote:
- Žaliavos – resursai, kuriuos perkate kažkam kitam pagaminti. Kepyklai tai miltai ir cukrus; baldų gamintojui – mediena ir varžtai.
- Nebaigta gamyba (WIP) – iš dalies užbaigtos prekės, kurios yra gamybos procese. Pusiau surinkta sofa yra WIP: ji jums kainavo pinigų, bet dar negalite jos parduoti.
- Gatava produkcija – užbaigti produktai, paruošti pardavimui. Parduotuvei, kuri perka perpardavimui, beveik visos atsargos priklauso šiai kategorijai.
- MRO – techninės priežiūros, remonto ir eksploatacinės medžiagos. Tai dalykai, kurie palaiko verslo veiklą, bet niekada nėra parduodami: pakavimo juosta, atsarginės mašinų dalys, valymo priemonės.
Grynas perpardavėjas gali dirbti tik su gatava produkcija. Gamintojas žongliruoja visais keturiais tipais. Šis derinys parodo, kur sutelkti jūsų pinigai ir rizika.
Pagrindinės technikos, kurias verta žinoti
Nebūtina įvaldyti kiekvienos formulės, kad gerai valdytumėte atsargas, tačiau keletas technikų kartojasi nuolat. Štai ką kiekviena iš jų daro paprastais terminais.
Atsargų rezervas (Safety stock) – nedidelis papildomų vienetų buferis, kurį sąmoningai laikote netikėtumams absorbuoti: paklausos šuoliui, vėluojančiam pristatymui, tiekėjo problemoms. Tai jūsų draudimas nuo prekių trūkumo. Per mažai – ir liksite tuščiomis lentynomis; per daug – ir vėl įšaldysite pinigus. Tinkamo lygio nustatymas yra vienas naudingiausių įgūdžių šiame darbe. (Žr. atsargų rezervas.)
Pakartotinio užsakymo taškas (Reorder point) – atsargų lygis, kuris inicijuoja naują užsakymą. Nustatykite jį taip, kad užsakymas atvyktų prieš atsargoms pasiekiant nulį, atsižvelgiant į tai, kiek laiko tiekėjui užtrunka pristatymas. Pasiekėte pakartotinio užsakymo tašką – pateikite užsakymą. Paprasta, ir tai savaime sustabdo daugumą prekių trūkumo atvejų. (Žr. pakartotinio užsakymo taškas.)
Optimalus užsakymo kiekis (EOQ) – formulė, kuri apskaičiuoja tokį užsakymo dydį, kuris užtikrina mažiausias bendras išlaidas, subalansuojant dažnų užsakymų kaštus su didelių atsargų laikymo kaštais. Ji atsako į klausimą: „kiek turėčiau užsisakyti vienu metu?“ (Žr. optimalus užsakymo kiekis.)
JIT (Just-in-time) – strategija, kai laikoma kuo mažiau atsargų ir jos gaunamos tik tada, kai jų reikia. Tai atlaisvina pinigus ir vietą, tačiau nepalieka jokio rezervo, jei tiekėjas jus nuvils – todėl tam reikia patikimų partnerių. (Žr. JIT atsargų valdymas.)
FIFO ir LIFO – du būdai nuspręsti, kurie vienetai „skaitomi“ kaip parduoti pirmiausia. FIFO (pirmas įėjo, pirmas išėjo) pirmiausia parduoda seniausias atsargas, o tai būtina visoms greitai gendančioms prekėms. LIFO (paskutinis įėjo, pirmas išėjo) daro atvirkščiai ir dažniausiai yra apskaitos pasirinkimas. Tai, kurį metodą naudojate, turi įtakos tiek jūsų sandėliui, tiek deklaruojamam pelnui. (Žr. FIFO vs LIFO.)
ABC analizė – būdas reitinguoti produktus pagal jų svarbą. Jūsų „A“ prekės yra nedidelis produktų skaičius, generuojantis didžiąją dalį pajamų; „C“ prekės yra ilga uodega, kuri beveik nejuda. Tai parodo, kur skirti dėmesį: atidžiai skaičiuokite ir valdykite „A“ prekes, o „C“ prekėms nešvaistykite pastangų. (Žr. ABC analizė.)
Nė vienas iš šių metodų nėra „teisingas“ atsakymas pats savaime. Tai įrankiai, o dalis darbo yra žinoti, kurį iš jų pasirinkti. Bendras įgūdis juos tinkamai derinti turi savo pavadinimą – atsargų optimizavimas.
Nauda: ką suteikia geras atsargų valdymas
Atliktas tinkamai, jis atsiperka būdais, kurie tiesiogiai atsispindi galutiniame rezultate:
- Atlaisvinti grynieji pinigai. Mažiau pinigų, įšaldytų atsargose, reiškia daugiau lėšų viskam kitam.
- Mažiau prarastų pardavimų. Tinkamos prekės yra sandėlyje tada, kai klientai jų nori.
- Mažesni laikymo kaštai. Mažesnis perteklius reiškia mažesnes išlaidas saugojimui, draudimui ir nurašymams.
- Geresni sprendimai. Tikslūs skaičiai leidžia prognozuoti, pirkti ir nustatyti kainas užtikrintai, o ne spėliojant.
- Laimingesni klientai. Užsakymai išsiunčiami pilnai ir laiku, o tai skatina žmones sugrįžti.
Dažniausi iššūkiai ir kaip jų išvengti
Dauguma atsargų valdymo problemų kyla dėl keleto priežasčių. Jų žinojimas – pusė darbo sprendžiant problemą.
Netikslūs duomenys. Kai sistemos duomenys nesutampa su realybe lentynose, sutrinka visi tolesni procesai. Sprendimas – reguliarus skaičiavimas: nuolatinė ciklinė inventorizacija, o ne viena gąsdinanti metinė inventorizacija, bei atsargų sekimas jų judėjimo metu, geriausia naudojant brūkšninius kodus, kad nuskaitymas akimirksniu atnaujintų įrašus.
Nėra užsakymų atnaujinimo tvarkos. Užsakymų formavimas „iš akies“ veda tiek prie atsargų trūkumo, tiek prie jų pertekliaus. Nustatykite užsakymo taškus ir jų laikykitės.
Silpnas prognozavimas. Jei negalite numatyti paklausos, visada tik reaguosite į situaciją. Net ir apytikslė paklausos prognozė, pagrįsta ankstesniais pardavimais ir sezoniškumu, yra geriau nei jokios prognozės.
Visų produktų vertinimas vienodai. Jūsų perkamiausioms prekėms ir lėčiausiai judančioms pozicijoms nereikia skirti vienodo dėmesio. Naudokite ABC analizę, kad susitelktumėte ten, kur yra didžiausia vertė.
Nereikalingos ir senstančios atsargos. Produktai, kurių pardavimai sustojo, tyliai „valgo“ pinigus ir vietą. Reguliariai peržiūrėkite lėtai judančias prekes ir turėkite planą – taikykite nuolaidas, komplektuokite ar išparduokite jas – kol jos netapo nuostoliais.
Atsargų valdymas vs atsargų kontrolė vs sandėlio valdymas
Šie trys terminai dažnai vartojami kaip sinonimai. Taip nėra, ir skirtumas yra svarbus.
Atsargų valdymas – tai visa disciplina: strategija, pirkimai, prognozavimas, aukščiau minėti metodai. Tai bendras vaizdas: užtikrinimas, kad verslas turi tinkamą atsargų kiekį.
Atsargų kontrolė – tai siauresnė, praktinė dalis: kasdienio atsargų lygio tikslumo palaikymas ir fizinė tvarka. Jei atsargų valdymas sprendžia, ką ir kiek laikyti, tai atsargų kontrolė užtikrina, kad tai, kas yra lentynoje, šią akimirką atitinka tai, kas rodoma sistemoje.
Sandėlio valdymas yra susijęs su pastatu ir jame vykstančiomis operacijomis – kaip prekės priimamos, kur saugomos, kaip komplektuojamos ir pakuojamos. Galite valdyti atsargas keliuose sandėliuose; sandėlio valdymas yra tai, kas vyksta kiekvieno iš jų sienų viduje.
Trumpai tariant: atsargų valdymas yra ką ir kiek, sandėlio valdymas yra kur ir kaip, o atsargų kontrolė yra ar dabar viskas tikslu.
Atsargų valdymo sistemos ir programinė įranga
Atsargas galite valdyti skaičiuoklėje, ir daugelis mažų įmonių nuo to pradeda. Tai veikia tol, kol neturite per daug produktų ar pardavimo kanalų, kad galėtumėte sekti rankiniu būdu – tada atsiranda klaidos, o rankinis darbas atima visą jūsų laiką.
Specializuota atsargų valdymo programinė įranga automatizuoja sekimą: atsargos atnaujinamos pardavimo metu, užsakymo taškai pažymimi automatiškai, o jūs galite matyti likučius visose vietose vienoje vietoje. Šiuolaikinės sistemos dažniausiai yra debesų pagrindu, todėl duomenys atnaujinami realiuoju laiku ir juos galite pasiekti iš bet kur.
Nėra vieno geriausio įrankio, o tinkamas pasirinkimas priklauso nuo jūsų dydžio, kanalų ir biudžeto. Svarbu, kad sistema tiksliai sektų duomenis, integruotųsi su jūsų pardavimo vietomis ir rodytų skaičius be būtinybės jų ieškoti. Vertinkite programinę įrangą kaip priemonę, kuri pašalina rankinį darbą, o ne kaip stebuklingą sprendimą procesui, kurio neapgalvojote.
Paprastas pavyzdys
Skaičiai viską paaiškina. Tarkime, parduodate vieną produktą – vandens buteliuką – ir analizuojate tipinį mėnesį.
- Mėnesio pradžioje turite 500 buteliukų.
- Per mėnesį nusiperkate dar 1 000.
- Mėnesio pabaigoje lentynoje lieka 300.
Vadinasi, pardavėte 500 + 1 000 − 300 = 1 200 buteliukų.
Tarkime, vieno buteliuko pirkimo kaina yra 4 $. Jūsų vidutinės atsargos per mėnesį buvo maždaug (500 + 300) ÷ 2 = 400 buteliukų, arba vidutiniškai 1 600 $ vertės atsargų, „įšaldytų“ sandėlyje.
Jūsų atsargų apyvartumas – kiek kartų per mėnesį pardavėte vidutinį atsargų kiekį – yra 1 200 ÷ 400 = 3 kartai per mėnesį. Didesnis skaičius reiškia, kad jūsų pinigai dirba efektyviau; mažesnis skaičius reiškia, kad jie stovi vietoje.
Jei paklausa staiga išaugtų ir likusius 300 buteliukų parduotumėte per tris dienas, susidurtumėte su atsargų trūkumu – todėl turėtumėte laikyti, tarkime, 150 buteliukų saugos atsargų ir nustatyti užsakymo tašką, kuris inicijuotų naują užsakymą, kol lentynose dar yra pakankamai prekių tiekėjo pristatymo laikotarpiui padengti. Tai ir yra visa disciplina viename produkte: žinokite savo srautą, turėkite protingą rezervą ir užsisakykite prekes prieš jiems pasibaigiant.
KPI rodikliai, rodantys, ar viskas veikia
Negalite pagerinti to, ko nematuojate. Keletas atsargų valdymo KPI pasako beveik viską apie tai, kaip gerai valdomos jūsų atsargos:
- Atsargų apyvartumas – kiek kartų per laikotarpį parduodate vidutinį atsargų kiekį. Didesnis rodiklis dažniausiai reiškia geresnę būklę, nors per didelis gali rodyti, kad dirbate su per mažomis atsargomis.
- Atsargų laikymo trukmė (DSI) – kiek dienų vidutiniškai prekė guli sandėlyje prieš pardavimą. Apyvartumo atitikmuo; mažesnis rodiklis paprastai rodo didesnį efektyvumą.
- Užsakymų įvykdymo lygis – klientų paklausos dalis, kurią patenkinote iš turimų atsargų be trūkumo ar atidėto užsakymo. Tai jūsų aptarnavimo kokybės rodiklis.
- Pardavimo rodiklis – gautų atsargų procentas, kurį pardavėte per laikotarpį. Naudingas ankstyvam lėtai judančių prekių identifikavimui.
Stebėkite šiuos rodiklius laikui bėgant, o ne atskirai. Vienas mėnuo mažai ką pasako; tendencija parodo, ar jūsų atsargų valdymas tampa tikslesnis, ar aplaidžiasnis.
Kaip pradėti, jei viską kuriate nuo nulio
Jei esate naujas šiose pareigose arba pirmą kartą diegiate procesą, pirmą dieną jums nereikia programinės įrangos ar formulių. Jums reikia pagrindo, tokia tvarka:
- Išvardykite kiekvieną produktą ir suteikite jam kodą. Unikalus SKU kiekvienai prekei yra pagrindas, ant kurio viskas laikosi. Be jo negalite nieko patikimai sekti.
- Suskaičiuokite, ką iš tikrųjų turite. Atlikite vieną sąžiningą pilną inventorizaciją, kad pradiniai skaičiai būtų tikri, o ne kažkieno kito skaičiuoklėje paveldėti spėliojimai.
- Registruokite kiekvieną judėjimą. Nuo šiol fiksuokite atsargų įėjimą, kai jos atvyksta, ir išėjimą, kai jos parduodamos. Nuoseklumas čia svarbiau už sudėtingumą.
- Nustatykite užsakymo tašką pagrindinėms prekėms. Pradėkite nuo savo ABC „A“ kategorijos produktų – tų kelių, kurie generuoja didžiąją dalį pardavimų – ir nustatykite lygį, kuris inicijuotų užsakymą prieš prekėms pasibaigiant.
- Peržiūrėkite skaičius kas savaitę, vėliau – kas mėnesį. Stebėkite apyvartumą ir atsargų trūkumą. Tą akimirką, kai rankinis sekimas pradeda kelti klaidas ar atimti per daug laiko, tai yra signalas pereiti nuo skaičiuoklės prie programinės įrangos.
Pradėkite nuo to ir aplenksite daugumą mažų įmonių, kurios vadovaujasi nuojauta, kol nesėkmingas mėnuo nepriverčia imtis veiksmų.
Pagrindinė mintis
Atsargų valdymas nėra sandėlio administravimas – tai pinigų srautų valdymas su šviesą atspindinčia liemene. Kiekvienas sprendimas grįžta prie to paties balanso: pakankamai atsargų klientams aptarnauti, bet ne tiek daug, kad jūsų pinigai būtų įšaldyti lentynose. Turėkite tikslius įrašus, laikykitės protingo rezervo, užsakinėkite pagal taisykles, o ne nuojautą, ir stebėkite apyvartumą. Atlikite tai, o visa kita – tik smulkus derinimas.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kas yra atsargų valdymas paprastais žodžiais? Tai būdas, kuriuo įmonė kontroliuoja savo atsargas – žino, ką turi, kur jos yra, kokia jų vertė ir kada reikia užsakyti papildomai – kad turėtų pakankamai prekių pardavimui, neįšaldydama per daug grynųjų pinigų neparduotose prekėse.
Kokie yra keturi atsargų tipai? Žaliavos, nebaigta gamyba (WIP), gatava produkcija ir MRO (techninės priežiūros, remonto ir eksploatacinės) medžiagos. Perpardavėjai dažniausiai laiko gatavą produkciją; gamintojai laiko visų keturių tipų atsargas.
Kuo skiriasi atsargų valdymas nuo atsargų kontrolės? Atsargų valdymas yra visa disciplina – strategija, pirkimas, prognozavimas ir metodai. Atsargų kontrolė yra siauresnė, kasdienė dalis: fizinių atsargų likučių tikslumo užtikrinimas ir jų atitikimas sisteminiams duomenims.
Ar man reikia programinės įrangos atsargoms valdyti? Pradžioje – nebūtinai. Nedideliam prekių kiekiui pakanka skaičiuoklės. Programinė įranga tampa naudinga, kai rankinis sekimas tampa klaidingas arba atima per daug laiko – paprastai augant prekių asortimentui ar pardavimo kanalams.
Koks yra svarbiausias atsargų KPI? Atsargų apyvartumas yra pats iškalbingiausias rodiklis – jis parodo, kaip efektyviai dirba jūsų kapitalas. Derinkite jį su užsakymų įvykdymo lygiu (fill rate), kad užtikrintumėte ir kokybišką klientų aptarnavimą.
Atsargų valdymo skilties dalis. Susiję vadovai: kaip valdyti atsargas · atsargų valdymo metodai · atsargų tipai · atsargų valdymas smulkiajam verslui. Apie metodus, slypinčius už skaičių, skaitykite: saugi atsarga, užsakymo taškas ir atsargų apyvartumas.
Warehouse Wise – tai nemokama, nepriklausoma atsargų valdymo, sandėliavimo ir užsakymų vykdymo vadovų biblioteka, skirta tiems, kurie atlieka šį darbą: naujiems sandėlių ir atsargų skyriaus darbuotojams, smulkiajam bei augančiam mažmeninės prekybos ir el. verslui bei visiems, kurie laiko atsargas ir nori jas tinkamai suprasti. Kiekviename vadove paaiškinamas terminas, pateikiamas konkretus pavyzdys su realiais skaičiais ir einama tiesiai prie esmės. Esame nepriklausomi: neparduodame programinės įrangos ar įrangos, negauname komisinių už rekomendacijas, o mūsų vadovai nėra reitinguojami pagal tai, kas mums moka.