Il fill rate misura la quota di domanda soddisfatta integralmente con lo stock disponibile, senza carenze, sostituzioni o ordini in sospeso (backorder). Se ricevi ordini per 1.000 unità e ne spedisci 940 dallo stock disponibile, il tuo fill rate è del 94%.
Fill rate = (unità o ordini forniti integralmente ÷ unità o ordini richiesti) × 100
La parola chiave è integralmente. Il fill rate riguarda la completezza, non le tempistiche: un ordine spedito completo con tre settimane di ritardo viene conteggiato come evaso. Questa è la distinzione rispetto all’ OTIF, che richiede entrambi i requisiti, ed è il motivo per cui le due cifre differiscono sempre.
Cos’è il fill rate
Il fill rate risponde a una domanda: quando i clienti hanno richiesto la merce, eri in grado di fornirla?
Misura la disponibilità nel momento della domanda. Non se hai fornito la merce in un secondo momento, né se avevi stock la scorsa settimana. Misura se lo stock era presente nel momento in cui è arrivato l’ordine.
È la controparte lato cliente di uno stockout. Lo stockout è l’evento; il fill rate è la misura di quanto spesso eventi simili si verificano sull’intera domanda.
Viene calcolato al livello che preferisci — ordini, righe d’ordine, unità o colli — e il livello scelto cambia notevolmente il numero. Questo è il motivo principale per cui le cifre del fill rate provenienti da fonti diverse sono difficili da confrontare, aspetto che viene trattato di seguito.
Cosa esclude deliberatamente. Le tempistiche. Un fornitore con un fill rate del 98% e l’abitudine di spedire con una settimana di ritardo appare eccellente secondo questa metrica, ma scadente agli occhi del cliente. Il fill rate è solo una parte del quadro e non dovrebbe mai essere l’unica misura citata.
La formula del fill rate ed un esempio pratico
Fill rate = (quantità fornita ÷ quantità ordinata) × 100
Un distributore analizza un mese di attività.
I dati:
- Totale righe d’ordine ricevute: 2.400
- Righe spedite complete da stock: 2.208
- Totale unità ordinate: 31.500
- Totale unità spedite: 30.555
- Totale ordini ricevuti: 640
- Ordini spediti completi: 544
Line fill rate (per riga d’ordine):
(2.208 ÷ 2.400) × 100 = 92,0%
Unit fill rate (per unità):
(30.555 ÷ 31.500) × 100 = 97,0%
Order fill rate (per ordine):
(544 ÷ 640) × 100 = 85,0%
Tre numeri riferiti allo stesso mese, che variano dall’85% al 97%. Nessuno è sbagliato; misurano cose diverse.
L’unit fill rate è il più permissivo, perché una carenza di due unità su una riga di duecento incide appena.
L’order fill rate è il più rigoroso, perché una sola riga incompleta invalida l’intero ordine, indipendentemente da quanto fosse completo il resto.
Il line fill rate si colloca nel mezzo ed è solitamente il più diagnostico, perché indica quante singole richieste di prodotto non sono state soddisfatte, piuttosto che quante unità o quanti ordini.
La regola pratica. L’order fill rate riflette l’esperienza del cliente. Il line fill rate ti indica dove indagare. Scegline uno come misura principale, specifica di quale si tratta e non confrontare mai la tua cifra con quella di altri senza aver prima stabilito che abbiano utilizzato la stessa base di calcolo.
I tipi di fill rate
| Tipo | Cosa misura | Formula | Ideale per |
|---|---|---|---|
| Order fill rate | Ordini spediti completi | Ordini completi ÷ ordini totali | L’esperienza reale del cliente |
| Line fill rate | Righe d’ordine spedite complete | Righe complete ÷ righe totali | Diagnosi: quali prodotti stanno mancando |
| Unit fill rate | Unità spedite rispetto alle unità ordinate | Unità spedite ÷ unità ordinate | Performance di fornitura basata sui volumi |
| Case fill rate | Colli forniti rispetto ai colli ordinati | Colli spediti ÷ colli ordinati | Forniture all’ingrosso e al dettaglio |
| SKU fill rate | Disponibilità di uno specifico prodotto | Unità di quello SKU spedite ÷ ordinate | Identificare prodotti problematici |
| Warehouse fill rate | Cosa un singolo sito è riuscito a fornire | Fornito da quel sito ÷ richiesto a quel sito | Confrontare le sedi in una rete |
| Vendor or supplier fill rate | Cosa il tuo fornitore ti ha consegnato | Unità ricevute ÷ unità ordinate | Performance a monte e origine della maggior parte dei problemi a valle |
Il supplier fill rate merita particolare attenzione. Non puoi spedire integralmente ciò che non hai ricevuto; misurare la stessa metrica a monte rivela spesso che un problema lato cliente ha origine presso due o tre fornitori piuttosto che nella tua operatività. È l’aggiunta più utile per la maggior parte delle aziende, e quella che più spesso manca.
Fill rate vs service level vs in-stock rate vs backorder rate
Questi quattro indicatori si sovrappongono abbastanza da essere usati in modo intercambiabile, il che causa reale confusione nelle conversazioni con i fornitori.
Il fill rate è ciò che è realmente accaduto: la quota misurata di domanda fornita integralmente.
Il service level è un obiettivo che fissi in anticipo, solitamente come probabilità: un service level del 95% significa dimensionare lo safety stock in modo che la domanda sia soddisfatta nel 95% dei cicli di riapprovvigionamento. È un input per un calcolo; il fill rate è un output dell’operatività. Sono correlati ma non identici, e un service level del 95% non produce esattamente un fill rate del 95%.
L’in-stock rate misura la disponibilità nel tempo piuttosto che rispetto alla domanda: la quota di tempo in cui un prodotto è stato disponibile. Un prodotto esaurito per due giorni in un mese di bassa attività ottiene un punteggio scarso qui, pur avendo mancato quasi nessuna domanda, il che rende l’in-stock rate più utile per la gestione degli scaffali retail che per la supply chain.
Il backorder rate è la quota di domanda che non è stata soddisfatta ed è stata convertita in una promessa di fornitura futura. È approssimativamente il complemento del fill rate per le aziende che accettano backorders, e non dice nulla sul fatto che il cliente abbia poi ricevuto la merce o abbia annullato l’ordine.
E l’OTIF richiede sia completezza che tempismo sullo stesso ordine. È sempre inferiore al fill rate, perché il fill rate ignora completamente l’aspetto temporale.
Un modo pratico per distinguerli: il service level è ciò che hai pianificato, il fill rate è ciò che hai consegnato, l’in-stock rate è quanto spesso il prodotto era presente sullo scaffale, il backorder rate è ciò che è successo al resto, e l’OTIF è se il cliente ha ricevuto tutto completo e puntuale.
Perché il fill rate è importante
È la misura che i clienti percepiscono realmente. Una consegna parziale è un problema che il cliente deve risolvere: sollecitando, riordinando o acquistando altrove.
Quantifica le vendite perse. Ogni punto di fill rate sotto il 100% è domanda che hai visto e non servito, il che è un’informazione molto migliore di uno stockout che non lascia traccia.
È contrattuale nella fornitura retail. I grandi retailer stabiliscono requisiti di fill rate per i fornitori con penali finanziarie allegate, detratte direttamente invece che fatturate. Per chiunque li rifornisca, questa è una misura commerciale prima ancora che operativa.
Diagnostica la parte “in-full” (integrale) dell’OTIF. Quando l’OTIF fallisce, scomporlo in puntualità e completezza ti dice immediatamente se il problema risiede nella disponibilità dello stock o nelle tempistiche di spedizione: cause diverse con responsabili diversi.
Dà un prezzo alla decisione sullo safety stock. Portare il fill rate dal 95% al 98% richiede una quantità calcolabile di stock aggiuntivo. Confrontare questo costo con il valore della domanda che si riesce a soddisfare trasforma una questione di servizio in una questione commerciale.
Valuta i fornitori in modo oggettivo. Applicato a monte, sostituisce le impressioni sulla affidabilità con un numero.
Cause comuni di un basso fill rate
Punti di riordino basati su lead time dichiarati anziché misurati. È la causa singola più comune e la più economica da risolvere.
Safety stock troppo esiguo su linee in cui la domanda o l’offerta variano. Spesso è il risultato dell’applicazione di un’unica regola a un’intera gamma invece di dimensionare lo stock per classe di prodotto.
Errore di previsione, in particolare in occasione di promozioni, lanci e picchi stagionali dove lo storico è limitato.
Carenze dei fornitori trasmesse direttamente al cliente. Il fill rate del tuo fornitore diventa il tuo.
Inaccuratezza dell’inventario. Ordini accettati a fronte di stock fantasma, il che genera una spedizione incompleta e una scusa, invece di un rifiuto netto al momento dell’ordine.
Fallimento nel ripristino. Merce in riserva, area di prelievo vuota, ordine spedito incompleto mentre la merce era già presente in magazzino.
Problemi di allocazione. Stock impegnato per altri ordini senza che il sistema lo rifletta, facendo apparire la disponibilità superiore a quella reale.
Proliferazione della gamma. Più varianti che distribuiscono la stessa domanda, ognuna con bisogno del proprio buffer, con buffer raramente ridimensionati di conseguenza.
Vincoli di cassa. Lo stock era necessario ma il capitale non era disponibile: una causa che i team operativi non possono risolvere, ma che dovrebbero comunque registrare onestamente.
Come migliorare il tuo fill rate
Correggi prima i punti di riordino. Calcolali a partire dai lead time misurati dei fornitori, utilizzando le ultime venti ricezioni. Questo singolo cambiamento risolve più problemi di disponibilità di qualsiasi altra azione e non costa nulla se non lo sforzo di estrarre le date.
Dimensiona il safety stock in base alla variabilità reale, per classe di prodotto, a un livello di servizio scelto deliberatamente. Non un numero uniforme di settimane applicato a tutto.
Misura il fill rate dei tuoi fornitori e intervieni. Non puoi fornire ciò che non hai ricevuto. Due o tre fornitori sono spesso responsabili della maggior parte dei problemi di fill rate.
Correggi l’accuratezza delle registrazioni di inventario. Lo stock fantasma produce il peggior tipo di fallimento del fill rate, perché hai accettato l’ordine in precedenza.
Monitora l’area di prelievo. I trigger di ripristino meritano la stessa attenzione dei punti di riordino; un’area di prelievo vuota con stock di riserva pieno è un problema interamente auto-inflitto.
Dai priorità in base alle conseguenze. Le tue linee principali e gli articoli per cui i clienti si rivolgono specificamente a te giustificano fill rate elevati. Un articolo a bassa rotazione con facili sostituti non lo richiede, e mantenere un buffer per esso significa avere capitale immobilizzato inutilmente.
Escludi i periodi di stockout dallo storico della domanda. Altrimenti la tua previsione apprenderà che la domanda è inferiore a quella reale, proprio sui prodotti che hanno già subito carenze.
Offri attivamente dei sostituti dove il prodotto lo consente. Un cliente a cui viene mostrata un’alternativa converte molto più spesso di uno lasciato a cercarsene una da solo; è una decisione di merchandising che deve essere presa in anticipo.
Registra il motivo di ogni fallimento, utilizzando un elenco fisso di cause. Un mese di fallimenti codificati solitamente indica una o due aree risolvibili, il che è più utile che conoscere solo la percentuale.
Riporta il dato a livello di riga insieme al livello di ordine, e insieme alle performance di puntualità. Un singolo numero aggregato ti dice che hai un problema, ma non ti dice dove si trova.
Approfondimenti
- Cos’è l’OTIF — completezza e puntualità insieme.
- Cos’è uno stockout — il fallimento individuale che aggrega il fill rate.
- Cos’è il safety stock — il buffer che determina il tuo fill rate raggiungibile.
- Cos’è un punto di riordino — il trigger che più spesso causa fallimenti.
- Cos’è un backorder — ciò che diventa la domanda insoddisfatta quando i clienti attendono.
- KPI di magazzino — dove si colloca il fill rate tra le metriche.
Il concetto chiave in sintesi
Il fill rate è la quota di domanda fornita completamente dallo stock disponibile, misurata per ordine, riga o unità; il livello scelto cambia sostanzialmente il numero, quindi è necessario specificarlo. Ignora completamente la tempistica, motivo per cui deve essere letto insieme alla performance di puntualità (on-time performance), e la maggior parte delle correzioni avviene sui punti di riordino e sulla misurazione dei fornitori piuttosto che mantenendo più stock ovunque.
Domande frequenti
Cos’è il fill rate? La percentuale di domanda fornita completamente dallo stock disponibile, senza carenze, sostituzioni o backorder. Misura solo la completezza: un ordine spedito completo ma in ritardo conta comunque come evaso, che è la differenza fondamentale rispetto all’OTIF.
Come si calcola il fill rate? Dividi la quantità fornita per la quantità ordinata e moltiplica per 100. La quantità può essere espressa in ordini, righe, unità o colli, e ognuna fornisce un dato sensibilmente diverso dagli stessi dati: il fill rate per ordine è il più rigoroso, il fill rate per unità è il più permissivo, il fill rate per riga è solitamente il più diagnostico.
Qual è la differenza tra fill rate e livello di servizio? Il livello di servizio è un obiettivo fissato in anticipo, espresso come probabilità e utilizzato per dimensionare il safety stock. Il fill rate è ciò che è realmente accaduto, misurato a posteriori. Sono correlati ma non uguali: un livello di servizio del 95% non produce esattamente un fill rate del 95%.
Qual è un buon fill rate? Dipende dal settore e da come viene misurato. I grandi retailer richiedono solitamente fill rate dei fornitori tra il 90% e il 99%, con penali finanziarie al di sotto di tali soglie. Più utile di qualsiasi benchmark è il tuo trend, la suddivisione tra i prodotti e valutare se il costo del prossimo punto percentuale vale ciò che permette di ottenere.
Qual è la differenza tra fill rate e OTIF? Il fill rate misura solo la completezza. L’OTIF richiede completezza e puntualità sullo stesso ordine, quindi è sempre il valore più basso dei due. Laddove l’OTIF fallisce, suddividerlo in puntualità e completezza mostra immediatamente se il problema è la disponibilità dello stock o la tempistica di spedizione.
Cos’è il fill rate del fornitore? La stessa misura applicata a monte: ciò che il tuo fornitore ha effettivamente consegnato rispetto a ciò che hai ordinato. È spesso la radice di un problema di fill rate verso il cliente finale, poiché non puoi spedire completo ciò che non hai ricevuto, ed è la misura che più spesso manca nel reporting aziendale.
Come posso migliorare il fill rate? Ricalcola i punti di riordino basandoti sui lead time misurati dei fornitori anziché su quelli dichiarati, dimensiona il safety stock in base alla variabilità reale della domanda e del lead time per classe di prodotto, misura e gestisci il fill rate dei fornitori, correggi l’accuratezza delle registrazioni di inventario per smettere di accettare ordini a fronte di stock fantasma e assicurati che l’area di prelievo venga ripristinata prima che si svuoti.
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