A készletellenőrzés annak biztosítása, hogy a már meglévő készlet ott legyen, ahol a nyilvántartás szerint lennie kell, olyan állapotban, ahogy a nyilvántartás mutatja, és olyan mennyiségben, ahogy a nyilvántartás rögzíti.
Ez a készletkezelési munka szűkebb, operatívabb fele. A készletgazdálkodás dönti el, mit vásároljunk és mennyit tartsunk készleten. A készletellenőrzés pedig azzal foglalkozik, ami már megérkezett.
A különbségtétel elméletinek tűnhet, de gyakorlati következménye van: a legtöbb olyan vállalkozás, amely azt hiszi, készletgazdálkodási problémája van, valójában készletellenőrzési problémával küzd. A hibás készletadatokból számított kifinomult újrarendelési pontok nagy pontossággal fogják a rossz mennyiségeket megrendelni.
Készletellenőrzés vs. készletgazdálkodás
A készletgazdálkodás előremutató és kereskedelmi jellegű. Mit tároljunk, mennyit, mikor rendeljünk újra, mely beszállítókat válasszuk, milyen legyen a szolgáltatási szint. Előrejelzésekkel és döntésekkel foglalkozik.
A készletellenőrzés jelen idejű és operatív. Hol van, mennyi van belőle, milyen állapotban van, ki mozgatta. Nyilvántartásokkal és a fizikai valósággal foglalkozik.
Egy konkrét felosztás:
- Döntés egy termék hathetes készletének fenntartásáról — gazdálkodás.
- Tudni, hogy jelenleg 1847 darab van készleten, és az 1847-es szám helyes — ellenőrzés.
- Rövidebb átfutási idejű beszállító választása — gazdálkodás.
- Felfedezni, hogy 40 darab megsérült egy állványütközés során, és módosítani a nyilvántartást — ellenőrzés.
Bármilyen fejlesztési törekvésnél az ellenőrzés az első. A gazdálkodási döntések csak annyira jók, amennyire az alapjukat képező adatok, az adatokat pedig az ellenőrzés állítja elő.
Mit foglal magában a készletellenőrzés
Minden mozgás rögzítése. Bevételezések, betárolások, komissiózások, átmozgatások, korrekciók, visszáruk, leírások. A fizikailag megtörtént, de nem rögzített mozgás az, ahol az eltérés születik, és ezek mindegyike előbb-utóbb felszínre kerül.
Helykezelési fegyelem. Minden cikknek meghatározott helye van, és a rendszer ezt ismeri. Enélkül a „van 200 darabunk” állítás csak akkor hasznos, ha valaki ésszerű időn belül meg is találja azokat.
Leltározás. Folyamatos ciklikus leltározás vagy időszakos teljes leltár a nyilvántartások és a fizikai valóság összevetésére.
Eltérések kivizsgálása. Nem csak a korrekciójuk. A korrekció kijavít egy számot; a kivizsgálás megtalálja azt a folyamathibát, amely az eltérést okozta.
Állapotkezelés. A sérült, karanténba helyezett, lejárt és visszáru készlet elkülönítése az eladható készlettől, és ennek láthatóvá tétele.
Hozzáférés-szabályozás. Ki mozgathat készletet, ki módosíthat nyilvántartást, és naplózás arról, ki mit csinált. Ha mindenki kap módosítási jogot, az olyan könyvelést eredményez, amely egyensúlyban van, de a polcok nem.
Forgatás. FIFO vagy FEFO elv, amelyet a raktári elrendezés, nem pedig az utasítások kényszerítenek ki.
Jelentéskészítés. Pontosság, készletkorosodás, korrekciók mennyisége és okai, készlethiány (shrinkage).
Miért fontos a készletellenőrzés
A rövid válasz az, hogy az ellenőrzés két ellentétes költség között helyezkedik el. Túl kevés készlet esetén készlethiány lép fel – elmaradt értékesítések, csalódott ügyfelek, sürgősségi szállítási költségek a helyzet mentésére. Túl sok készlet esetén a cash flow szenved, mert minden polcon lévő egység olyan pénz, amit nem költhetsz másra. Az ellenőrzés teszi lehetővé, hogy szándékosan, ne pedig véletlenül egyensúlyozz a kettő között, és ez csak akkor működik, ha a számok valósak.
Minden folyamat ezen alapul. Az újrarendelési pontok, a biztonsági készlet, az előrejelzések, az ügyfeleknek ígért szállítási határidők – mind a készletadataidból számolódnak.
A rossz adatok látható hibákat okoznak. A nem létező készletre elfogadott rendelésből hiányos szállítás, bocsánatkérés és gyakran elveszített ügyfél lesz. Az ügyfél teljesítési hibát tapasztal; az ok egy hetekkel korábbi ellenőrzési hiba volt.
Itt mutatkozik meg a készlethiány (shrinkage). Lopás, sérülés, soha ki nem javított komissiózási hiba, adminisztrációs hiba. Ezek egyikét sem tudod kezelni anélkül, hogy tudnál róla.
Védi a forgótőkét. A megtalálhatatlan készletet újrarendelik. A rossz ellenőrzéssel működő raktárak rutinszerűen tartanak olyan készletet, amivel már rendelkeznek.
Audit és megfelelés. A készletértékelés táplálja a könyvelést. Szabályozott ágazatokban a tételszintű nyomonkövethetőség jogi követelmény, nem csak jó gyakorlat.
Az alapvető technikák
Ciklikus leltározás. Folyamatosan számolj meg egy részt ahelyett, hogy évente leállnál. A nagy értékű és gyorsan forgó cikkeket számold gyakrabban. Az előnye a gyors felismerés – egy kedden talált hiba visszakövethető; ugyanaz a hiba tizenegy hónappal később már csak egy szám.
Helyszín szerint számolj, ne SKU összesen szerint. Egy termék készlete összességében tökéletesen egyezhet, miközben két helyszínen is hibás, amelyek kioltják egymást, és ez a két helyszín továbbra is hibás komissiózást okoz.
Vonalkód-leolvasás a mozgás pillanatában. A kézi adatbevitel a legtöbb hiba forrása. Az ellenőrző számjegyekkel történő szkennelés nagyságrendekkel csökkenti ezeket. A minősítés fontos: az íróasztalnál, húsz perccel később történő szkennelés mindazt a hibát visszahozza, amit el akartál kerülni.
Folyamatos leltár (Perpetual inventory). A nyilvántartások a tranzakció pillanatában frissülnek, nem időszakosan.
Meghatározott, feliratozott helyek. Sor, állvány, szint, pozíció. Logikus rendszer, nem olyan, amit csak a régóta ott dolgozók tudnak megfejteni.
Elkülönített területek az áruátvételnek, karanténnak, visszárunak és sérült készletnek, hogy az ellenőrizetlen árut ne lehessen komissiózni.
Korrekciós kontrollok. Korlátozd, ki módosíthat készletadatot, követelj meg okkódot, és rendszeresen vizsgáld felül a korrekciókat. A növekvő korrekciós volumen olyan tünet, amelyet érdemes kivizsgálni, mielőtt a leltár megerősítené.
Tétel- és sorozatszám-követés, ahol az áru megkívánja.
ABC-alapú erőfeszítés. Az A kategóriás cikkeket szigorúan, a C kategóriásokat lazábban ellenőrizd. Az egyenlő figyelem a teljes választékon azt jelenti, hogy a fontos termékekre nem jut elég figyelem.
A rendszerek, amelyeken futtathatod
A készletellenőrzés a kifinomultság minden szintjén működik. Ami változik, az az, hogy mennyi manuális fegyelmet igényel.
Manuális számlálás és memória. Nincs nyilvántartás azon túl, amit valaki lát a polcon. Egyetlen helyiségből álló, maroknyi termékkel dolgozó műveletnél működőképes. Abban a pillanatban megbukik, amikor két ember dönt készletről, mert egyikük sem tudja, mit mozgatott a másik.
Készletkártyák. Termékenként vagy helyszínenként egy kártya, kézzel frissítve minden mozgásnál. Bár elavultnak tartják, sok üzletben és műhelyben még mindig használják, mert olcsó, nem igényel áramot, és fizikailag a készlet mellett tartja a nyilvántartást. Gyengesége, hogy rögzíti a mozgást anélkül, hogy ellenőrizné, így egy nem rögzített komissiózás nyomtalanul marad.
Táblázatok. A növekvő vállalkozások leggyakoribb kiindulópontja. Kis méretben valóban képesek a feladatra, de a korlátok hamarabb érkeznek, mint az emberek várnák: egyszerre csak egy ember szerkesztheti, nincs érdemi auditálási nyomvonal, és egyetlen elgépelt képlet észrevétlenül terjed tovább. A legtöbb művelet kinövi a táblázatot valahol néhány száz SKU és az első olyan eset között, amikor két helyszínnek ugyanazt a számot kell látnia.
Készletkezelő vagy raktári szoftver. A nyilvántartások a tranzakciók pillanatában frissülnek, több felhasználó dolgozik egyszerre, a mozgások auditálhatóak, és a szkennelés közvetlenül táplálja a rendszert. A költség a beállítási fegyelem – a nem definiált helyekre és megbízhatatlan folyamatokra alkalmazott szoftver gyorsabban állít elő rossz számokat, mint egy táblázat.
A fejlődés kevésbé fontos, mint az összhang. Egy 80 SKU-val rendelkező vállalkozás, amely jól vezetett táblázatot használ, jobb ellenőrzéssel rendelkezik, mint egy 4000 SKU-val működő, amely olyan szoftvert használ, amit senki nem frissít a mozgás pillanatában.
Időszakos és folyamatos leltározás a gyakorlatban
A rendszerek közötti másik különbség az adatfrissítés időpontjában rejlik.
Az időszakos (periodic) leltározás azt jelenti, hogy a készletadatokat meghatározott időközönként – havonta, negyedévente vagy évente – végzett számlálással állapítják meg. A számlálások között a nyilvántartott érték csak egy becslés, amely a beszerzésekből és az értékesítésekből származik. Ez a módszer egyszerűbb és olcsóbb, ugyanakkor azt is jelenti, hogy az év nagy részében valójában nem tudja, mekkora készlettel rendelkezik.
A folyamatos (perpetual) leltározás azt jelenti, hogy minden bevételezés, komissiózás, átmozgatás és korrekció azonnal frissíti a nyilvántartást. Bármely pillanatban rendelkezésre áll egy aktuális adat, ami lehetővé teszi az utánrendelési pontok, a szállítási ígéretek és az automatizált készletfeltöltés működését.
A folyamatos nyilvántartást is ellenőrizni kell. A nyilvántartott adatok a hibás komissiózások, sérülések, lopások és elgépelt tranzakciók miatt eltérhetnek a valóságtól, ezért a ciklikus leltározás az, ami újra összhangba hozza a kettőt. Az a raktári művelet, amely folyamatos nyilvántartást vezet, de nem végez leltározást, csak egy élő számmal rendelkezik, de fogalma sincs arról, hogy az valós-e.
Vonalkódok és RFID
A technológiai réteg egyetlen okból létezik: hogy kiküszöbölje az emberi adatbevitelt a készletmozgások során.
A vonalkódok olyan azonosítót kódolnak, amelyet a szkenner a másodperc töredéke alatt olvas be, egy ellenőrző számjeggyel, amely elutasítja a hibás olvasást, ahelyett, hogy elfogadna egy rossz adatot. A szkennelés hibaaránya nagyjából egy a több millió karakterhez, szemben a kézi adatbevitelnél tapasztalható, háromszázhoz közeli aránnyal. Olcsók – egy nyomtatott címke szinte semmibe sem kerül –, de rálátást igényelnek, és elemenként egy szkennelést.
Az RFID olyan rádiófrekvenciás címkéket használ, amelyek rálátás nélkül, gyakran egyszerre sok is olvashatók. Egy raklap tartalma leolvasható, miközben áthalad egy kapun; egy polc készlete megszámolható az elhaladással. Ez megváltoztatja a gyakorlati lehetőségeket: a teljes helyszíni leltározás órák helyett percek alatt elvégezhető, és automatikusan észlelhető, ha a készlet rossz helyre került.
A kompromisszumok egyértelműek. A címkék lényegesen többe kerülnek, mint a nyomtatott vonalkódok, ezért az RFID a nagyobb értékű áruknál, az újrahasználható göngyölegeknél, vagy ott éri meg, ahol a számlálás sebessége önmagában is előnyt jelent. A fém és a folyadék zavarja az olvasást. Egy olyan kapu pedig, amely a hatótávolságon belüli mindent leolvas, örömmel olvassa be a szomszédos sorban lévő raklapot is, ami inkább konfigurációs probléma, mint hiba.
A legtöbb üzem mindenhol vonalkódot használ, az RFID-t pedig szelektíven, ha egyáltalán használja. A döntés nem az, hogy melyik technológia a jobb, hanem az, hogy az RFID által megtakarított leltározási idő többet ér-e, mint a címkék költsége – az általános áruk többségénél ez még nem így van.
A készletellenőrzés mérése
Inventory record accuracy (IRA) – a pontosan egyező leltári helyek aránya.
IRA = (pontosan egyező helyek száma ÷ leltározott helyek száma) × 100
Helyek, nem egységek, és pontos egyezések, nem közelítő értékek. Azok a műveletek, amelyek egységekben mérnek vagy tűréshatárt engedélyeznek, hízelgő számokat mutatnak, amelyek nem jelzik előre a komissiózási hibákat.
Shrinkage (készletcsökkenés) – az elveszett készlet aránya a nyilvántartott készlethez képest.
Shrinkage = ((könyv szerinti érték − leltározott érték) ÷ könyv szerinti érték) × 100
Korrekciók száma és okai – hány korrekció történt, és miért. Az okkódoknál mutatkoznak meg a folyamatbeli hibák.
Leltározási lefedettség – az adott időszakban leltározott helyek aránya. A helyek 5%-ának leltározásából származó magas pontosság sokkal kevesebbet mond, mint a 80%-os leltározásból származó közepes pontosság.
Holt és elöregedett készlet – az értékeléstől elkülönítve jelentendő, mivel a FIFO költségelszámolás miatt az öreg készlet leírása olcsóbbnak tűnik, mint a pótlása.
A trendet figyelje, ne az egyes adatpontokat. Egyetlen hónap pontossági mutatója csak zaj; három hónap egyirányú elmozdulása már jelzésértékű.
A tervezési mutatók
A pontossági mutatók megmondják, hogy a nyilvántartásai valósak-e. Egy második mutatókészlet ezeket a nyilvántartásokat használja fel annak eldöntésére, hogy mit és mikor érdemes készleten tartani vagy beszerezni – ezek csak annyira jók, amennyire az alapjukat képező pontosság.
Utánrendelési pont (Reorder point) – az a készletszint, amely elindítja a beszerzést. Ez a beszállítói átfutási idő alatt várható kereslet, plusz egy biztonsági készlet:
Reorder point = (átlagos napi kereslet x átfutási idő napokban) + biztonsági készlet
Az átfutási időt az utolsó húsz bevételezésből számolja ki, ne abból, amit a beszállító ígér. A kettő közötti különbség gyakori és teljesen elkerülhető oka a készlethiánynak.
Gazdaságos rendelési mennyiség (EOQ) – az a rendelési méret, amely minimalizálja a rendelési és a készlettartási költségek összegét:
EOQ = négyzetgyök ((2 x éves kereslet x rendelésenkénti költség) / éves egységnyi készlettartási költség)
Ezt inkább ellenőrző számításként kezelje, ne utasításként. A képlet állandó keresletet és fix rendelési költséget feltételez, ami egyik sem teljesen igaz, de hasznos annak kimutatására, ha az aktuális rendelési méret drasztikusan rossz irányba mutat.
Készletforgási sebesség (Inventory turnover) – hányszor értékesíti az átlagos készletét egy év alatt:
Turnover = eladott áruk beszerzési értéke / átlagos készletérték
A stabil szolgáltatási szint melletti növekvő forgási sebesség azt jelenti, hogy a készlet hatékonyabban dolgozik. A csökkenő rendelkezésre állás melletti növekvő forgási sebesség azt jelenti, hogy a készletet túlságosan megvágták, ezért soha nem szabad önmagában értelmezni.
Fedezeti napok (Days of cover) – ugyanaz a mutató időben kifejezve, amivel a legtöbb ember könnyebben tud dolgozni: átlagos készlet osztva az átlagos napi felhasználással. Tizenkét napos fedezet egy tizennégy napos átfutási idő mellett egy olyan probléma, amely azonnal látható.
Ezek egyike sem jelent semmit, ha a nyilvántartás pontossága gyenge. Egy olyan adatból számított utánrendelési pont, amely az idő 12%-ában hibás, az idő 12%-ában rosszkor fog aktiválódni.
Az eltérések megfelelő kivizsgálása
A különbség aközött a raktár között, amelynek javul a pontossága, és aközött, amelynél stagnál, szinte teljes egészében azon múlik, mi történik, miután egy leltár hibát talál.
Újraszámlálás a korrekció előtt. A második számlálás gyakrabban tér el az elsőtől, mint az emberek gondolnák. Az egyetlen számláláson alapuló korrekció hibákat épít be a nyilvántartásba.
Ellenőrizze a nyilvánvaló fizikai okokat. Készlet a szomszédos helyen, egy raklap, amit egy sorral arrébb tettek le, egységek egy visszáru-ketrecben, egy felbontott gyűjtőcsomag, amiből részben komissióztak anélkül, hogy a maradékot rögzítették volna. A látszólagos veszteségek nagy része elhelyezési hiba, és ezek kereséssel, nem pedig korrekcióval oldódnak meg.
Olvassa el a tranzakciós előzményeket. A legtöbb rendszer minden mozgást rögzít egy helyszínhez, időbélyeggel és felhasználóval. Az utolsó ismert helyes leltártól visszafelé haladva általában azonosítható az a tranzakció, ahol az adat eltért.
Kategorizálja az okot. Komissiózási hiba, bevételezési hiba, nem rögzített mozgás, sérülés, lopás, adatbeviteli hiba, rendszerhiba. Használjon fix listát, ne szabad szöveges mezőt, mert a szabad szöveg nem statisztikázható.
A mintát keresse, ne az esetet. Egyetlen eltérés csak zaj. Húsz eltérés, amelyből tizennégy egy beszállító bevételezési hibája, már egy olyan megállapítás, amivel foglalkozni kell.
A korrekció az utolsó lépés, és rögzítse, ki hagyta jóvá. A korrekció a lezáró lépés, nem a válasz.
Ez tovább tart, mint a korrekció, ami pontosan az oka annak, hogy a raktári csúcsidőben kihagyják. A működő kompromisszum az, hogy egy értékhatár felett mindent kivizsgálnak, alatta pedig mintavételt alkalmaznak, ahelyett, hogy minden eltérést megpróbálnának teljes körűen kivizsgálni, majd egy hónapon belül csendben feladnák a gyakorlatot.
Kinek kell felelnie a készletellenőrzésért?
Azokban a műveletekben, ahol a pontosság problémát jelent, ez a feladat általában senkihez sem tartozik, míg azokban, ahol jól működnek a dolgok, ez valakinek a kifejezett felelőssége.
A raktár felel a fizikai valóságért. A pontos komissiózás, a megfelelő helyre történő betárolás, a mozgások azonnali rögzítése, valamint a sérülések jelentése a rejtegetésük helyett.
Egy kijelölt készletellenőr felel a nyilvántartásokért. Ő végzi a ciklikus leltározási programot, vizsgálja ki az eltéréseket, tartja karban a helyadatokat és jelenti a pontosságot. Kisebb üzemekben ez nem teljes munkaidős pozíció, hanem valakinek a feladatkörébe tartozik, de mindenképpen meg kell nevezni a felelőst.
A vezetés felel a feltételekért. Megfelelő időt biztosít a leltározáshoz, korlátozza a készletmódosítási jogokat, és olyan kultúrát teremt, ahol a hiba jelentése biztonságosabb, mint annak eltitkolása. Ez az utolsó pont többet tesz a pontosságért, mint bármilyen technika. Ahol a feltárt hibát büntetendő kudarcként kezelik, ott megszűnnek a hibák feltárása — egyszerűen felhalmozódnak az éves leltárig, amikor is egyszerre derülnek ki, de addigra már egyik sem visszakövethető.
Két kerülendő gyakorlat. A komissiózó, aki a saját helyeit leltározza, nyilvánvaló érdekellentétbe kerül, ha az eltérés a saját hibáját fedné fel. A korlátlan módosítási jogok pedig azt jelentik, hogy az eltérést bárki, aki megtalálja, csendben korrigálhatja, ami teljesen megszünteti a visszajelzést.
Gyakori készletellenőrzési hibák
Módosítás vizsgálat nélkül. Ez a leggyorsabb módja annak, hogy a számok egyezzenek, de a mögöttes probléma továbbra is fennálljon. Minden jelentős módosításhoz tartoznia kell egy okkódnak, és az okokat rendszeresen felül kell vizsgálni.
Leltározás SKU, nem pedig hely szerint. Ez elfedi az ellentétes irányú hibákat, amelyek a komissiózási kudarcokat okozzák.
Késleltetett adatbevitel. A mozgások későbbi rögzítése, emlékezetből vagy firkált jegyzetekből. Minden óra késedelem növeli a hibák számát.
Korlátlan módosítási jogok. Ha bárki megváltoztathatja a készletadatokat, az eltéréseket csendben korrigálják ahelyett, hogy kivizsgálnák, így a jelzés eltűnik.
A visszáruk elkülönítésének hiánya. Ha a visszárut ellenőrzés nélkül teszik vissza a polcra, az eladhatatlan áruk újra komissiózásra és kiszállításra kerülnek.
Leltározás csak az év végén. Addigra a hibák hónaposak, visszakövethetetlenek és elég nagyok ahhoz, hogy eltorzítsák a könyvelést.
A rendszer kezelése igazságként. A rendszer azt tartalmazza, amit megadtak neki. A leltározás az, ami megmondja, hogy helyesen adták-e meg az adatokat.
Ellenőrzési program kiépítése az alapoktól
Ha a pontosság jelenleg ismeretlen vagy köztudottan alacsony, a következő sorrend működik:
Alapállapot meghatározása. Leltározzon le egy reprezentatív mintát a helyekből, és számítsa ki őszintén a pontosságot. Valószínűleg rosszabb lesz a vártnál. Rögzítse, mert kiindulási érték nélkül senki sem tudja bizonyítani, hogy a későbbi erőfeszítések eredményesek voltak.
Helyek rendbetétele a leltározás előtt. Minden cikknek szüksége van egy meghatározott, felcímkézett helyre. Olyan raktárban leltározni, ahol az áru ott van, ahol éppen helyet találtak neki, olyan számokat eredményez, amelyekkel senki sem tud mit kezdeni, ráadásul maga a leltár is háromszor annyi ideig tart.
Vonalkódos beolvasás bevezetése az áruátvételnél. Az áruátvétel az a pont, ahol a hibák bekerülnek a rendszerbe, és ahol a legolcsóbb megelőzni őket. Egy átvételkor észlelt hiba egy percbe kerül; ugyanez a hiba a komissiózásnál egy elrontott rendelést jelent.
Majd vonalkódos beolvasás a komissiózásnál, helyszín-ellenőrzéssel. A termék beolvasása megmondja, mit vettek el. A hely beolvasása megerősíti, hogy a megfelelő helyről származik, ami még az épület elhagyása előtt kiszűri a hibát.
Ciklikus leltározás kezdése csak az A cikkekre. A teljes körű leltározás azonnali erőltetése az oka annak, hogy a leltározási programokat az első sűrű hét után feladják. Egy kicsi, de fenntartható program többet ér, mint egy ambiciózus, amely elhal.
Okkódok hozzáadása a módosításokhoz, és ezek havi felülvizsgálata a kezdetektől, még akkor is, ha a mennyiségek kicsik. A szokást könnyebb korán kialakítani, mint később bevezetni.
Módosítási jogok korlátozása, amint a folyamat stabil. Ha ezt túl korán teszik, mielőtt az emberek bíznának a leltározásban, az általában kerülőutakhoz vezet.
PAR szintek beállítása a fogyóeszközökhöz. A csomagolóanyagok, címkék és minden egyéb, eladásra nem szánt cikk esetében egy egyszerű minimum-maximum szint helyenként — a PAR szint — gyorsabban kezelhető, mint egy teljes utánrendelési számítás, és megakadályozza az irodaszer-szekrény problémát, amikor délután négykor derül ki, hogy elfogytak a dobozok.
Pontosság látható jelentése. Egy táblán lévő szám, amelyet a csapat lát, megbízhatóbban befolyásolja a viselkedést, mint a vezetőségnek kiküldött jelentés.
Számítson arra, hogy ez néhány hét helyett pár negyedévet vesz igénybe. A pontosság fokozatosan javul, mivel sok apró folyamatváltoztatás eredménye, nem pedig egyetlen beavatkozásé, és a nyereség nagy része az átvételkor és komissiózáskor történő megelőzésből származik, nem pedig a hibák későbbi megtalálásából.
Gyakorlati példa: egy kis webáruház
Egy vállalkozás konyhai eszközöket árul online. Körülbelül 400 SKU, egy egység, két komissiózó munkatárs, a nyilvántartások az OMS-ben, és senki sem leltároz semmit.
A tünet. Naponta körülbelül egy rendelést hiányosan vagy késve szállítanak ki. Mindegyik tizenöt perc ügyfélszolgálati munkát és esetenként visszatérítést igényel. Senki sem tudja, miért, mert a rendszer szerint a készlet megvolt.
Az alapállapot. 60 helyet leltároznak le a legnépszerűbb termékeik közül. Harmincnyolc egyezik pontosan: 63%-os készletnyilvántartási pontosság. A fennmaradó 22-ből 14-nél kevesebb egység van a nyilvántartotthoz képest, 8-nál pedig több — ami azonnal jelzi, hogy ez folyamatbeli probléma, nem pedig lopás, mivel a lopás nem hoz létre többletkészletet.
Amit megváltoztatnak, sorrendben.
Minden termék kap egy felcímkézett helyet — folyosó, állvány, polc. Ez két hétig tart, és ez a legnagyobb egyedi munka.
Az áruátvétel elkezd vonalkódot olvasni a beszerzési rendelés alapján, ahelyett, hogy kinyomtatott lapot pipálna. Két héttel később az átvételi hibák nagyrészt eltűntek a leltárból.
A komissiózás átáll a hely és a termék beolvasására. Ez kiszűri a leggyakoribb hibájukat: hasonló termék komissiózása a szomszédos állványról.
Elkezdik napi 10 hely leltározását az A cikkeknél, ami körülbelül húsz percet vesz igénybe.
A módosítások okkódokat kapnak. Egy hónapon belül a kódok azt mutatják, hogy a korrekciók 40%-a “rossz helyen megtalálva” kódú, ami egyenesen a címkézés előtti időszakra és az egyik munkatársra mutat, aki szkennelés nélkül tette el a visszárukat.
Egy negyedév után. A leltározott helyek pontossága 94%. A hiányos szállítások száma napi egyről havi két-háromra csökkent. Emellett körülbelül 4 000 dollár értékű készletet találtak, amit már újrarendeltek, mert nem találták meg.
Mibe került. Két szkenner, egy címkenyomtató, két hét címkézés és napi húsz perc. Nincs új szoftver.
A példa lényege a műveletek sorrendje. Ezen változtatások mindegyike megelőzi a hibákat abban a pillanatban, amikor a készlet mozog. Egyik sem jár gyakoribb leltározással, és az elvégzett leltározás csak arra szolgál, hogy megerősítse a megelőzés működését, nem pedig arra, hogy hibákat keressen.
Hol érdemes tovább mélyedni
- Mi az inventory management — az átfogó tudományág, amelybe ez beilleszkedik.
- Hogyan kezeljük a készletet — a lépésről lépésre haladó folyamat.
- Ciklikus leltározás — a fő ellenőrzési technika.
- Mi az inventory shrinkage — mibe kerül a rossz ellenőrzés.
- Mi az a stocktake — a ciklikus leltározás időszakos alternatívája.
- Vonalkódos szkennelés készletkezeléshez — az eszköz, amely a legtöbb hibát megelőzi.
Az egy mondatos összefoglaló
A készletellenőrzés a nyilvántartások és a polcok összhangban tartása — leltározzon hely, ne termékösszesen szerint, szkenneljen a mozgás pillanatában, és vizsgálja ki az eltéréseket ahelyett, hogy módosítaná őket, mert minden egyéb, amit a készlettel tesz, ezekből a számokból számítódik.
Gyakran ismételt kérdések
Mi az a készletellenőrzés? Az a gyakorlat, amely biztosítja, hogy a nyilvántartott készlet mennyiségben, elhelyezkedésben és állapotban megegyezzen a fizikai készlettel. Magában foglalja a mozgások rögzítését, a tárhelyfegyelmet, a leltározást, az eltérések kivizsgálását és a hozzáférés-szabályozást.
Mi a különbség a készletellenőrzés és a készletgazdálkodás között? A készletellenőrzés a már meglévő készlettel foglalkozik – hol van, mennyi van belőle, és helyesek-e a nyilvántartások. A készletgazdálkodás azzal foglalkozik, hogy mit kell vásárolni, mekkora készletet érdemes tartani, és mikor kell utánrendelni. Az ellenőrzés szolgáltatja azokat az adatokat, amelyeken a vezetési döntések alapulnak, ezért a fejlesztési törekvéseket itt kell elkezdeni, nem pedig a jobb rendelési szabályok kidolgozásával.
Hogyan javíthatom a készletpontosságot? Szkenneljen a mozgás pillanatában, ahelyett, hogy később rögzítené az adatokat; végezzen ciklikus leltározást tárhelyenként; korlátozza, hogy ki módosíthatja a készletadatokat; írjon elő okkódokat a módosításokhoz, és vizsgálja meg az okok mintázatait ahelyett, hogy csak a számokat korrigálná. Az áruátvételkor és komissiózáskor történő megelőzés többet ér, mint az utólagos észlelés, mivel egy áruátvételkor észlelt hiba egy percbe kerül, míg ugyanaz a hiba a kiszállításkor egy meghiúsult rendelést és egy ügyfélnek szóló bocsánatkérést jelent.
Mi számít jó készletnyilvántartási pontosságnak? A rendszeresen leltározó üzemek jellemzően 95% feletti értékeket érnek el a pontos tárhelyegyezés alapján mérve. Körülbelül 95% alatt a hatások folyamatosan érezhetőek a hiányos komissiózások, a sürgősségi leltárak és a nem létező készletre ígért rendelések formájában. Ami fontosabb az abszolút számnál, az az, hogy a mérés következetes legyen, tárhelyenként (nem darabonként) történjen, és a trend több hónapon keresztül a megfelelő irányba mutasson, ahelyett, hogy hónapról hónapra ingadozna.
Milyen gyakran kell leltározni? Folyamatosan, ciklikus leltározással, nem pedig évente. A gyorsforgású és nagy értékű cikkeket havonta vagy gyakrabban, a lassú forgású, kis értékű cikkeket évente egyszer vagy kétszer érdemes leltározni. A teljes éves leltárt egyre inkább csak akkor végzik, ha a könyvvizsgáló kifejezetten előírja, mivel az ilyen leltárak hónapokkal az esemény után tárják fel a hibákat, amikor az okok már nem követhetőek vissza.
Mi okozza a készleteltéréseket? Komissiózási hibák, átvételi hibák, nem rögzített mozgások, le nem írt sérülések, lopás és a kézi adatbevitelből származó átírási hibák. A rossz helyre történő betárolás is gyakori, és gyakran tévesztik össze a veszteséggel – az egy polccal arrébb betárolt áru hiányzik onnan, ahol lennie kellene, és láthatatlan ott, ahol valójában van. A módosításokhoz használt okkódok teszik lehetővé, hogy kiderítse, melyik eset áll fenn, és az eloszlás ritkán olyan, mint amit az emberek a mérés előtt feltételeznek.
Mi az a fantomkészlet? Olyan készlet, amelyről a rendszer azt hiszi, hogy létezik, de fizikailag nincs jelen. Ez a pontatlanság legkárosabb formája, mivel láthatatlan mindaddig, amíg egy rendelést el nem fogadnak rá, és a komissiózó üres tárhelyet nem talál. A szokásos okok a nem rögzített mozgások, a soha ki nem javított komissiózási hibák, valamint a fizikailag leírt, de a rendszerben nem könyvelt sérülések.
Szükségem van szoftverre a készletellenőrzéshez? Nagyon kis méretben nem, de a folyamatos nyilvántartás és a vonalkódos szkennelés kombinációja az, ami kiküszöböli a legtöbb kézi hibát, ehhez pedig rendszerre van szükség. Az a pont, ahol a táblázatok már nem működnek, általában az, amikor egynél több személy frissíti őket, vagy egynél több csatornán keresztül értékesít.
A Warehouse Wise egy ingyenes, független útmutatótár a készletkezelésről, raktározásról és teljesítésről, amelyet a gyakorlati szakemberek számára írtunk: új raktári és készletkezelő munkatársaknak, kis- és növekvő kiskereskedelmi és e-kereskedelmi vállalkozásoknak, valamint mindenkinek, aki készletet kezel és szeretné azt alaposan megérteni. Minden útmutatónk elmagyarázza a fogalmakat, valós számokkal illusztrált példákat mutat be, ahol szükséges, és lényegretörő. Függetlenek vagyunk: nem értékesítünk szoftvereket vagy berendezéseket, nem fogadunk el jutalékot ajánlásokért, útmutatóinkat pedig nem a fizetett hirdetések rangsorolják.