A biztonsági készlet olyan készletmennyiség, amelyet a vártnál nagyobb igények kielégítésére tartunk fenn, hogy ellensúlyozzuk azt a tényt, miszerint az előrejelzéseink néha tévesek.
Ha a kereslet tökéletesen előrejelezhető lenne, és a beszállítók mindig pontosan időben szállítanának, akkor nem lenne rá szükség. A készlet az utolsó egység eladásakor érkezne meg. A valóságban azonban a kereslet ingadozik, az átfutási idők csúsznak, és a biztonsági készlet az, ami megakadályozza, hogy az ilyen változékonyság miatt az ügyfélnek azt kelljen mondanunk, hogy semmink sincs.
Ez nem ugyanaz, mint amikor azért tartunk többletkészletet, mert túlrendeltünk. A biztonsági készlet egy szándékos, kiszámított mennyiség, amelynek konkrét feladata van.
Mi is valójában a biztonsági készlet
Képzelje el a készletszintet fűrészfogként: csökken, ahogy értékesít, megugrik, amikor megérkezik egy szállítás, majd újra csökken. A ciklikus készlet az a rész, amely a szállítások között fogy el. A biztonsági készlet az alatta lévő padlószint – az a szint, amelyet igyekszünk nem érinteni.
Amikor minden a terv szerint halad, sosem használja fel. A szállítás éppen akkor érkezik meg, amikor eléri a padlószintet, a biztonsági készlet pedig érintetlenül ott áll, mint holt tőke.
Ez a látszat az oka annak, hogy gyakran megvágják. Csak azokon a heteken térül meg, amikor valami elromlik, és ezek azok a hetek, amelyekre senki sem tervez költségvetést.
A két dolog, ami ellen a biztonsági készlet véd
Keresleti változékonyság. Heti 100 egységet jelez előre, de 140-et ad el. Puffer nélkül csütörtökre elfogy a készlete.
Ellátási változékonyság. A beszállítója általában tíz nap alatt szállít, de ezúttal tizenhét napba telik. Puffer nélkül a tizenegyedik napon elfogy a készlete.
A kettő összeadódik. A késedelmes szállítás alatti keresleti csúcs az a forgatókönyv, amely kiüríti a polcokat, és ezért adnak a mindkettőt figyelembe vevő biztonsági készlet számítások az intuíciónál magasabb értékeket.
Van egy harmadik tényező is, amit érdemes megemlíteni: a szállítási mennyiség változékonysága. Az a beszállító, aki 1000 egységre szóló rendelés ellenére csak 900-at szállít, ugyanazt a hatást éri el, mint egy késedelem, és a következetlen beszállítókkal dolgozó műveletek gyakran az előrejelzést hibáztatják azért, ami valójában a másik oldalon jelentkező teljesítési probléma.
Hogyan számítsuk ki a biztonsági készletet
Számos módszer létezik, a bonyolultság növekvő sorrendjében.
Az egyszerű módszer — fix napokra vetített fedezet.
Biztonsági készlet = átlagos napi felhasználás x fedezeti napok száma
Nyers, de jobb, mint a semmi. Gyengesége, hogy minden terméket ugyanúgy kezel, függetlenül attól, mennyire előrejelezhető az adott termék, így a stabil termékekből túl sokat, a kiszámíthatatlanokból pedig túl keveset tart készleten.
A maximum-mínusz-átlag módszer — a legrosszabb és a várt eset közötti különbség.
Biztonsági készlet = (max. napi felhasználás x max. átfutási idő) – (átlagos napi felhasználás x átlagos átfutási idő)
Jobb, mert a ténylegesen megfigyelt legrosszabb esetet használja. Gyengesége az egyetlen kiugró értékre való érzékenység: egyetlen rendkívüli hét tartósan megemeli a számot.
A statisztikai módszer — amelyet a legtöbb rendszer használ.
Biztonsági készlet = Z x kereslet szórása x átfutási idő négyzetgyöke
Ahol Z a kívánt kiszolgálási szintnek megfelelő szervizfaktor. A gyakori értékek nagyjából 1,28 a 90%-hoz, 1,65 a 95%-hoz és 2,33 a 99%-hoz.
Ez a korrekt változat, mert egyértelművé teszi a kompromisszumot: választ egy kiszolgálási szintet, a matematika pedig megmondja, mennyibe kerül ez készletben. A négyzetgyök tag is számít – az átfutási idő megduplázása nem duplázza meg a biztonsági készlet igényét, hanem körülbelül 1,41-szeresére növeli.
A kombinált módszer, amely figyelembe veszi a kereslet és az átfutási idő változékonyságát is, az, amit a jobb tervezőrendszerek alkalmaznak:
Biztonsági készlet = Z x négyzetgyök [(átlagos átfutási idő x kereslet varianciája) + (átlagos kereslet négyzete x átfutási idő varianciája)]
Nagyobb adatigényű, és lényegesen pontosabb, ha a beszállítói megbízhatatlanok, mivel nem kezeli konstansként az átfutási időt.
Egy kidolgozott példa
Tegyük fel, hogy olyan terméket értékesít, amelynek jellemzői:
- Átlagos napi kereslet: 50 egység
- Napi kereslet szórása: 15 egység
- Átlagos átfutási idő: 9 nap
- Célzott kiszolgálási szint: 95%, tehát Z = 1,65
Biztonsági készlet = 1,65 x 15 x 9 négyzetgyöke Biztonsági készlet = 1,65 x 15 x 3 = 74 egység
Tehát körülbelül 74 egységet tart pufferként. Az utánrendelési pont – az a szint, amely új rendelést vált ki – a várt kereslet az átfutási idő alatt, plusz ez a puffer:
Utánrendelési pont = (50 x 9) + 74 = 524 egység
Most változtasson egy dolgon. Ha a kiszolgálási szintet 99%-ra emeli, a Z értéke 2,33 lesz, és a biztonsági készlet 105 egységre nő. A kiszolgálási szint utolsó négy százalékpontja 31 egységnyi extra, tartósan lekötött készletbe kerül – ez 42%-os növekedés a pufferben a rendelkezésre állás marginális javulásáért cserébe.
Ez az összefüggés a legfontosabb dolog, amit a biztonsági készletről érteni kell. A szolgáltatás költsége meredeken emelkedik a felső tartományban, és a 99,9%-os rendelkezésre állás hajszolása egy teljes termékkörön az, ahogyan a forgótőke eltűnik.
A megfelelő szint beállítása: a kompromisszum
Túl kevés esetén készlethiány lép fel – elmaradt értékesítések, sürgősségi szállítási költségek, csalódott ügyfelek, és a kiskereskedelmi ellátási láncban kötbérek.
Túl sok esetén pedig tárolási költségek, elavulási kockázat és a raktárban lekötött tőke keletkezik, ahelyett, hogy máshol dolgozna.
Az egyensúly nem egyetlen választ jelent az egész termékkörre. Az ésszerű gyakorlat szándékosan változtatja:
- Magas kiszolgálási szintek a kritikus termékeknél – azoknál, amelyekért az ügyfelek jönnek, amelyeknek nincs helyettesítője, és amelyeknél egy készlethiány az egész kosár elvesztését jelenti.
- Alacsonyabb kiszolgálási szintek a lassú, helyettesíthető vagy alacsony árrésű termékeknél, ahol a készlethiány csak kellemetlenség, nem pedig elvesztett ügyfél.
- Nagyon alacsony vagy nulla a valóban kiszámíthatatlan, nagy értékű cikkeknél, ahol a rendelésre gyártás vagy a beszállítói készlet olcsóbb, mint a találgatás.
Egy ABC analízis a szokásos kiindulópont: osztályozza a termékeket érték és volumen szerint, majd rendeljen kiszolgálási szinteket osztályonként, ahelyett, hogy egyetlen számot állítana be mindenre.
Biztonsági készlet vs. pufferkészlet
A kifejezéseket gyakran szinonimaként használják, pedig van egy hasznos különbség.
A biztonsági készlet a kereslet és kínálat változékonyságát fedezi – a normál működés szokásos, statisztikai bizonytalanságát.
A pufferkészlet gyakrabban ír le egy konkrét, előre látható esemény elleni védelmet: gyárleállás, beszállítóváltás, ismert kikötői fennakadás, szezonális csúcs.
Az egyiket a múltbeli variációkból számítják. A másik egy ismert jövőbeli kockázattal kapcsolatos döntés. Azok a műveletek, amelyek összemossák őket, hajlamosak az eseményhez kapcsolódó készletet beépíteni az állandó biztonsági készlet értékébe, és soha nem kivenni azt.
Gyakori hibák
Egyszeri beállítás. A keresleti minták és a beszállítói teljesítmény változik. A két éve kiszámított biztonsági készlet egy olyan üzletet véd, amely már nem létezik. Legalább negyedévente vizsgálja felül.
Egyetlen kiszolgálási szint használata mindenre. Ez garantálja, hogy egyszerre fektet túl sokat a lassú termékekbe és túl keveset a kritikusakba.
Az átfutási idő változékonyságának figyelmen kívül hagyása. A legtöbb számítás fix átfutási idővel számol. Ha a beszállítója szállítási ideje hat és húsz nap között ingadozik, ez a változékonyság nagyobb kárt okoz, mint a kereslet ingadozása, és egy ezt figyelmen kívül hagyó képlet szisztematikusan alulvédi Önt.
Célként, nem pedig padlószintként kezelése. A biztonsági készletnek az idő nagy részében érintetlennek kell maradnia. Ha rendszeresen hozzányúl, akkor az utánrendelési pontja hibás.
Rossz előrejelzések elnyelésére használása. A biztonsági készlet a maradék bizonytalanságot fedezi. Drága módja annak, hogy kompenzáljunk egy olyan előrejelzést, amelyet senki sem tart karban.
Csökkentése készpénzszűke idején. Érthető, de gyakran drága lépés. A megtakarítás azonnal látható; a készlethiányok később érkeznek, és többe kerülnek.
Az adatok helyes kezelése az alapoknál kezdődik
A fenti képletek mindegyike olyan bemeneti adatokon alapul, amelyeket a legtöbb üzemeltetés nem ellenőrzött. Ha megbízhatatlan adatokon futtatunk le egy kifinomult számítást, az eredmény egy magabiztos, ám téves válasz lesz.
A keresleti előzményeket tisztítani kell. A nyers értékesítési adatok nem egyenlők a keresleti adatokkal. Ha három hétig készlethiány volt, az adott időszakra vonatkozó eladások nullát mutatnak – de a kereslet nem volt nulla, csak máshová vándorolt. Ha a készlethiányos időszakokat betápláljuk egy variabilitás-számításba, az alulbecsüli az átlagos keresletet és annak szórását is, ami olyan biztonsági készletszintet eredményez, amely éppen arra a termékre lesz túl alacsony, amely már korábban is cserbenhagyott minket. Jelölje meg a készlethiányos időszakokat, és azokat vagy zárja ki, vagy becsülje meg.
Hasonlóképpen, szűrje ki az egyszeri eseményeket. Egy olyan ügyféltől érkező egyszeri tömeges megrendelés, amely soha többé nem ismétlődik meg, tartósan megnöveli a szórást, és egy stabil terméket kiszámíthatatlannak tüntet fel.
Az átfutási időt mérni kell, nem feltételezni. A legtöbb üzemeltetés a beszerzési rendelésen szereplő átfutási időt használja, ami a szállító ígérete, nem pedig a tényleges teljesítménye. Ami számít, az a tényleges beérkezés dátuma mínusz a tényleges rendelés dátuma, az utolsó húsz-harminc rendelés átlagában, és inkább ezeknek az értékeknek a szórása, mintsem az átlaga. Azokkal a szállítókkal, akik megbízhatóan lassúak, könnyű tervezni. A kiszámíthatatlanul változó szállítók a drágák, és a beszerzési rendelésből nem derül ki, melyik kategóriába tartoznak.
Az egységeknek konzisztenseknek kell lenniük. A heti kereslet és a napi átfutási idő keverése a leggyakoribb számtani hiba a biztonsági készlet számításakor, ami hétszeres eltérést eredményezhet anélkül, hogy az első ránézésre nyilvánvaló lenne.
Ellenőrizze a kiugró értékeket, mielőtt megbízna az eredményben. Ha egy számítás azt javasolja, hogy egy termékből hat havi készletet tartsunk, akkor a bemeneti adatokban valami hiba van – általában egy adatbeviteli hiba vagy egy kivezetett termék, amely még mindig a régi adatokat hordozza.
Hol érdemes mélyebben elmerülni
- Mi az az utánrendelési pont – az a küszöbszint, amelybe a biztonsági készlet beépül.
- Mi az a készlethiány – mi történik, ha a puffer nem elegendő.
- Mi az a kereslet-előrejelzés – a variabilitás csökkentése, amely ellen a puffert képezzük.
- Készlettartási költség – mennyibe kerül a puffer fenntartása.
- Mi az a kiszolgálási arány – az a szolgáltatási mérőszám, amelyet a biztonsági készlet véd.
- Mi az a készletforgási sebesség – hogyan befolyásolja a puffer a készlet hatékonyságát.
A lényeg egy mondatban
A biztonsági készlet egy számított puffer a kereslet és az átfutási idő ingadozása ellen – termékenként, a tényleges variáció és a meghatározott szolgáltatási szint alapján állítsa be, ne egy általános értékkel, és ne feledje, hogy a rendelkezésre állás utolsó néhány százaléka aránytalanul többe kerül, mint az első kilencven.
Gyakran ismételt kérdések
Mi az a biztonsági készlet? A várt igényeken felül tartott készlet, amely elnyeli a kereslet és a kínálat ingadozásait, így a megrendelések hirtelen megugrása vagy a késedelmes szállítás nem okoz készlethiányt.
Hogyan kell kiszámítani a biztonsági készletet? A legszélesebb körben használt módszer a szolgáltatási tényező szorozva a kereslet szórásával, majd szorozva az átfutási idő négyzetgyökével. Az egyszerűbb megközelítések fix napokra vetített fedezetet vagy az átfutási idő alatti maximális és átlagos felhasználás közötti különbséget használják.
Mi a megfelelő szolgáltatási szint a biztonsági készlethez? Ez a terméktől függ. A kritikus termékeknél ez általában 95–99%. A lassú vagy helyettesíthető termékeknél gyakran alacsonyabb értéket állítanak be, mivel a rendelkezésre állás utolsó néhány százalékának költsége meredeken emelkedik.
Mi a különbség a biztonsági készlet és az utánrendelési pont között? A biztonsági készlet az a puffer, amelyet elvileg nem akarunk felhasználni. Az utánrendelési pont az a készletszint, amely új rendelést vált ki, és ez egyenlő az átfutási idő alatti várható kereslettel plusz a biztonsági készlettel.
A biztonsági készlet ugyanaz, mint a pufferkészlet? Gyakran szinonimaként használják őket. Ha különbséget teszünk, a biztonsági készlet a szokásos statisztikai ingadozást fedezi, míg a pufferkészlet egy konkrét, előre látható eseményre, például leállásra vagy szezonális csúcsra vonatkozik.
Milyen gyakran kell felülvizsgálni a biztonsági készletet? Legalább negyedévente, illetve azonnal, amint változás történik a szállítói átfutási időben, a keresleti mintázatban vagy a szolgáltatási kötelezettségvállalásban. Az egyszer beállított és magára hagyott értékek olyan körülmények ellen védenek, amelyek már nem állnak fenn.
Csökkenthető-e a biztonsági készlet a szolgáltatási szint rontása nélkül? Igen, azzal, hogy csökkentjük a variabilitást, amely ellen a puffer véd. A rövidebb és konzisztensebb szállítói átfutási idők, a jobb előrejelzés és a telephelyek közötti kereslet konszolidációja mind csökkenti a szükséges puffer mértékét ugyanazon szolgáltatási szint mellett. A szám csökkentése a mögöttes variabilitás megváltoztatása nélkül csak az ügyfelekre hárítja a kockázatot.
Minden termékre vonatkozik a biztonsági készlet? Nem. A nagyon lassan forgó vagy rendkívül kiszámíthatatlan, nagy értékű cikkek esetében gyakran jobb a rendelésre gyártás vagy a szállítónál tartott készlet, mivel a találgatás költsége meghaladja a valamivel hosszabb átfutási idő költségét. Ugyanez vonatkozik az életciklusuk végéhez közeledő termékekre is, ahol az elavulási kockázat meghaladja a rendelkezésre állásból származó előnyt.
A Warehouse Wise egy ingyenes, független útmutatótár a készletkezelésről, raktározásról és teljesítésről, amelyet a gyakorlati szakemberek számára írtunk: új raktári és készletkezelő munkatársaknak, kis- és növekvő kiskereskedelmi és e-kereskedelmi vállalkozásoknak, valamint mindenkinek, aki készletet kezel és szeretné azt alaposan megérteni. Minden útmutatónk elmagyarázza a fogalmakat, valós számokkal illusztrált példákat mutat be, ahol szükséges, és lényegretörő. Függetlenek vagyunk: nem értékesítünk szoftvereket vagy berendezéseket, nem fogadunk el jutalékot ajánlásokért, útmutatóinkat pedig nem a fizetett hirdetések rangsorolják.