Un bon de colisage est un document qui accompagne une expédition et qui liste précisément son contenu. Il indique à quiconque ouvre le colis ce qui devrait s’y trouver, en quelles quantités et pour quelle commande, permettant ainsi de vérifier le contenu sans avoir besoin de se référer à d’autres documents.
Il est également appelé bon de livraison, liste de colisage ou bordereau d’expédition ; dans l’usage courant, ces termes désignent le même document. Il ne s’agit pas d’une facture : le bon de colisage indique des quantités, tandis que la facture indique des montants financiers.
Ce qu’inclut un bon de colisage
Un bon de colisage utile contient suffisamment d’informations pour vérifier l’expédition et résoudre tout problème éventuel.
Identification
- Numéro de bon de colisage — une référence unique pour ce document
- Date d’expédition
- Numéro de commande d’achat — la référence du client, et le champ le plus souvent utilisé pour faire correspondre la livraison à réception
- Numéro de commande de vente — votre propre référence
- Numéro de suivi ou de connaissement le cas échéant
Les parties prenantes
- Expéditeur — le nom et l’adresse de votre entreprise
- Destinataire — l’adresse de livraison, qui est souvent différente de l’adresse de facturation
- Facturation, si différente, afin que le site de réception sache à quel compte rattacher la livraison
- Référence client ou numéro de compte
Le contenu
- SKU ou code produit pour chaque ligne
- Description du produit
- Quantité commandée
- Quantité expédiée — ces deux colonnes doivent être distinctes, car c’est ainsi qu’un reliquat devient visible sur le document plutôt que d’être découvert ultérieurement
- Quantité en reliquat, lorsque le manque est envoyé plus tard
- Unité de mesure — unités, cartons ou palettes, car toute ambiguïté ici entraîne des litiges réels
- Numéros de lot ou de série lorsque les marchandises nécessitent une traçabilité
- Dates de péremption pour les produits périssables
L’expédition
- Nombre de colis dans l’envoi, et quel colis ce bon couvre si une commande est expédiée en plusieurs parties
- Poids total
- Mode d’expédition et transporteur
- Notes de manutention spéciale — fragile, garder debout, exigences de température
Ce qui est délibérément absent : les prix, les conditions de paiement et les totaux. Un bon de colisage envoyé à une adresse de livraison peut être vu par des personnes qui ne devraient pas connaître vos tarifs, et leur inclusion n’a aucune utilité pour la vérification des marchandises.
Une convention pratique. Lorsqu’une commande est expédiée dans plusieurs cartons, marquez chaque bon « Colis 1 sur 3 » et placez la liste complète du contenu dans le colis 1 plutôt que de la diviser. Le site de réception sait alors immédiatement si des éléments doivent encore arriver.
Bon de colisage vs facture vs connaissement vs confirmation de commande
Quatre documents qui accompagnent la même transaction à des étapes différentes et répondent à des questions différentes.
| Bon de colisage | Facture | Connaissement | Confirmation de commande | |
|---|---|---|---|---|
| Objectif | Indique le contenu de l’expédition | Demande de paiement | Contractualise le transport des marchandises | Confirme ce qui a été commandé |
| Question à laquelle il répond | Ai-je reçu les bons articles ? | Que dois-je payer ? | Qui est responsable des marchandises en transit ? | Ma commande est-elle correcte ? |
| Contient des prix | Non | Oui | Généralement non | Oui |
| Accompagne les marchandises | Oui, à l’intérieur ou fixé au colis | Parfois, généralement envoyé séparément | Oui, avec le transporteur | Non |
| Qui l’utilise | Personnel d’entrepôt et de réception | Finance et comptabilité fournisseurs | Transporteur, expéditeur et destinataire | Client et service commercial |
| Quand est-il émis | À l’expédition | À l’expédition ou après | À l’enlèvement | À la passation de commande |
| Valeur juridique | Preuve de ce qui a été envoyé | Demande de paiement et document comptable | Contrat de transport et titre de propriété | Acceptation d’une commande |
La distinction entre bon de colisage et facture est la plus importante au quotidien. Le bon de colisage est vérifié par l’entrepôt ; la facture est traitée par le service financier. Exclure les prix du bon de colisage et assurer la cohérence des quantités entre les deux permet d’effectuer un rapprochement tripartite — commande d’achat, bon de réception et facture — efficace lors de la réception.
Le connaissement est une catégorie de document totalement différente. Il s’agit d’un contrat entre l’expéditeur et le transporteur, une preuve que le transporteur a pris en charge les marchandises, et dans certains cas, un titre de propriété pouvant transférer la propriété. Un bon de colisage n’a pas cette valeur juridique ; c’est un simple état du contenu.
Bon de colisage versus bon de livraison. Il s’agit du même document sous deux noms différents. « Bon de colisage » est plus courant en Amérique du Nord et dans l’e-commerce ; « bon de livraison » est plus fréquent au Royaume-Uni et dans le commerce interentreprises (B2B). Certaines opérations les distinguent — une liste de colisage détaillant le contenu de chaque carton et un bon de livraison résumant l’ensemble de l’envoi — mais il s’agit d’une convention locale plutôt que d’une règle générale.
Pourquoi les bons de colisage sont importants
Ils permettent au site de réception de vérifier la livraison. Sans cela, le destinataire doit retrouver sa commande d’achat et effectuer le rapprochement à partir de celle-ci, ce qui est plus lent et souvent omis.
Ils font apparaître immédiatement les manquants. Avec les quantités commandées et expédiées côte à côte, un manque est visible dès l’ouverture du colis plutôt que découvert lors du prélèvement en stock des semaines plus tard.
Ils servent de base à une réclamation pour écart. Un litige sur ce qui a été livré est réglé en comparant le bon de colisage et la preuve de livraison signée. Sans ce document, c’est la parole de l’un contre celle de l’autre.
Ils accélèrent la réception. Une équipe de réception scannant les articles par rapport à un bon de colisage conforme à la commande d’achat enregistre le stock beaucoup plus rapidement qu’en travaillant à partir d’une palette non étiquetée.
Ils facilitent les retours. La plupart des processus de retour commencent par le bon de colisage — il identifie la commande initiale, et de nombreuses entreprises impriment les instructions de retour au verso. Un retour arrivant sans référence doit être investigué avant d’être traité, ce qui est la source des arriérés de retours.
Ils soutiennent la traçabilité. Les numéros de lot et de série enregistrés sur le bon permettent au destinataire de savoir quelles unités spécifiques il a reçues, ce qui est crucial en cas de rappel.
Ils réduisent les contacts avec le service client. Un client qui peut voir que l’article trois sur cinq est en reliquat n’a pas besoin d’appeler pour demander où il se trouve.
Ils documentent qui a préparé la commande. De nombreuses opérations incluent un identifiant de préparateur, ce qui permet de tracer une récurrence d’erreurs vers un besoin de formation plutôt que de laisser ces erreurs anonymes.
Quand utiliser un bon de colisage
Toujours, pour les marchandises physiques expédiées à une entreprise. Les processus de réception des entreprises en prévoient un, et son absence génère du travail supplémentaire à l’arrivée.
Pour les commandes e-commerce destinées aux consommateurs, où un bon à l’intérieur du colis confirme le contenu, indique le numéro de commande et, généralement, les instructions de retour. Certaines marques l’omettent pour des raisons de présentation ou pour réduire la consommation de papier, mais le compromis se traduit par davantage de sollicitations du service client et des retours plus lents — un choix qui doit être fait délibérément plutôt que par défaut.
Pour les expéditions multi-colis, sur chaque colis, en indiquant sa position dans l’envoi.
Pour les expéditions partielles, en précisant ce qui est inclus et ce qui reste à livrer.
Pour les transferts internes entre vos propres sites, où le lieu de réception doit vérifier et enregistrer le stock de la même manière qu’il le ferait pour une livraison fournisseur.
Pour les retours que vous renvoyez aux fournisseurs, afin qu’ils puissent identifier ce qui est arrivé et pourquoi.
Là où il est moins nécessaire : les biens numériques, les services et les expéditions où un avis d’expédition électronique contient déjà les mêmes données dans le système du destinataire. Les grands détaillants travaillent de plus en plus à partir d’un avis électronique plutôt que d’un bon imprimé, bien qu’une copie papier accompagne toujours les marchandises pour les personnes qui les manipulent physiquement.
Comment créer et imprimer un bon de colisage
Depuis votre système de commande ou de gestion des stocks. Presque toutes les plateformes e-commerce, les systèmes de gestion des commandes, les logiciels de comptabilité et les logiciels de gestion des stocks génèrent des bons de colisage à partir de la commande. C’est la méthode appropriée, car les données proviennent de la commande plutôt que d’être ressaisies.
Depuis un WMS au moment de la préparation, ce qui est encore mieux — le bon reflète ce qui a été réellement prélevé et scanné plutôt que ce qui a été commandé ; ainsi, une rupture de stock ou un manque à la livraison apparaît automatiquement sur le document.
À partir d’un modèle, pour les très petites opérations. Un tableur ou un modèle de traitement de texte contenant les champs listés précédemment est tout à fait adéquat pour un faible volume.
Points pratiques qui font la différence :
- Imprimez au poste de colisage, après le scan de vérification du colis plutôt qu’avant le prélèvement. Un bon imprimé à l’avance décrit ce qui aurait dû être emballé, et non ce qui l’a été réellement.
- Incluez le numéro de bon de commande de manière visible. C’est le champ sur lequel le destinataire effectue le rapprochement, et c’est celui qui est le plus souvent noyé dans un texte en petits caractères.
- Placez-le là où il sera trouvé — à l’intérieur du colis sur le dessus du contenu, ou dans une pochette porte-documents à l’extérieur pour les palettes.
- Utilisez une pochette porte-documents pour les expéditions sur palette, car un bon scotché sans protection se perd pendant le transport.
- Gardez une copie, au minimum sous forme numérique. C’est votre preuve en cas de divergence.
- Code-barrez le numéro de commande afin que le destinataire puisse le scanner plutôt que de le saisir manuellement.
- Envisagez un duplicata pour signature lorsque la preuve de livraison est importante et que le transporteur ne la fournit pas.
Pour aller plus loin
- Processus d’entrepôt — où se situe le colisage dans le flux.
- Qu’est-ce que l’exécution des commandes — le processus que ce document soutient.
- Qu’est-ce qu’un SKU — les codes listés sur le bon.
- Qu’est-ce que la logistique inverse — pourquoi les retours en dépendent.
- Qu’est-ce que le contrôle des stocks — la vérification à la réception qu’il permet.
- Qu’est-ce qu’un WMS — générer des bons à partir de ce qui a été réellement emballé.
L’essentiel en une phrase
Un bon de colisage liste le contenu d’une expédition afin que le destinataire puisse le vérifier sans référence à autre chose — les quantités, pas les prix. Affichez les quantités commandées et expédiées côte à côte, imprimez-le au poste de colisage à partir de ce qui a été réellement scanné, et placez le numéro de bon de commande là où il peut être trouvé, car c’est le champ sur lequel tout le processus en aval s’appuie.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un bon de colisage ? Un document qui accompagne une expédition et qui en liste le contenu — les produits, les quantités et les références de commande — afin que le destinataire puisse vérifier ce qui est arrivé par rapport à ce qui a été commandé. Il indique les quantités plutôt que les prix, et est également appelé bordereau de livraison, liste de colisage ou bon d’expédition.
Quelle est la différence entre un bon de colisage et une facture ? Un bon de colisage indique ce qui se trouve dans le colis et ne comporte aucun prix ; il est utilisé par le personnel de l’entrepôt et de la réception pour vérifier la livraison. Une facture demande le paiement, affiche les prix et les totaux, et est traitée par le service financier. Les garder séparés est ce qui permet un rapprochement tripartite entre le bon de commande, les marchandises reçues et la facture.
Un bon de colisage est-il un reçu ? Non. Un reçu est la preuve qu’un paiement a été effectué. Un bon de colisage est la preuve de ce qui a été expédié et ne contient aucune information de paiement. Les deux sont parfois combinés pour les commandes des consommateurs, mais ils restent des documents distincts servant des objectifs différents.
Avez-vous besoin d’un bon de colisage ? Pour les marchandises expédiées à une entreprise, oui, effectivement — les processus de réception en prévoient un, et son absence crée du travail et des litiges. Pour le e-commerce grand public, c’est facultatif, et l’omettre génère plus de sollicitations du service client et des retours plus lents ; c’est donc un compromis qui doit être fait en connaissance de cause.
Quelle est la différence entre un bon de colisage et un bon de livraison ? Il s’agit du même document sous des noms différents. “Bon de colisage” est plus courant en Amérique du Nord et dans le e-commerce ; “bon de livraison” est plus courant au Royaume-Uni et dans le commerce interentreprises. Certaines opérations distinguent une liste de colisage par carton d’un bon de livraison au niveau de l’envoi, ce qui relève d’une convention locale plutôt que d’une règle.
Quelle est la différence entre un bon de colisage et un connaissement ? Un bon de colisage indique le contenu d’une expédition et n’a aucune valeur juridique au-delà d’être la preuve de ce qui a été envoyé. Un connaissement est un contrat entre l’expéditeur et le transporteur, la preuve que le transporteur a reçu les marchandises, et, sous certaines formes, un titre de propriété pouvant transférer la propriété.
Que doit inclure un bon de colisage ? Les numéros de bon de colisage et de bon de commande, la date d’expédition, les adresses d’expédition et de réception, et par ligne le SKU, la description, la quantité commandée, la quantité expédiée et toute quantité en reliquat — ainsi que les numéros de lot ou de série et les dates de péremption lorsque les marchandises l’exigent, le nombre de colis, le poids et le transporteur. Pas les prix.
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