Le contrôle des stocks consiste à s’assurer que les articles que vous détenez sont bien là où vos registres l’indiquent, dans l’état déclaré et dans les quantités enregistrées.
Il s’agit de la moitié la plus opérationnelle et la plus ciblée de la gestion des stocks. La gestion des stocks détermine ce qu’il faut acheter et quelle quantité conserver. Le contrôle des stocks, quant à lui, s’occupe de ce qui est déjà arrivé.
Cette distinction peut sembler théorique, mais elle a des conséquences pratiques : la plupart des entreprises qui pensent avoir un problème de gestion des stocks ont en réalité un problème de contrôle des stocks. Des points de commande sophistiqués, calculés à partir de chiffres erronés, commanderont les mauvaises quantités avec une grande précision.
Contrôle des stocks vs gestion des stocks
La gestion des stocks est prospective et commerciale. Que stocker, en quelle quantité, quand recommander, quels fournisseurs choisir, quel niveau de service viser. Elle traite de prévisions et de décisions.
Le contrôle des stocks est axé sur le présent et l’opérationnel. Où se trouve l’article, quelle est la quantité disponible, dans quel état est-il, qui l’a déplacé. Il traite de registres et de réalité physique.
Une distinction concrète :
- Décider de maintenir six semaines de couverture de stock pour un produit — gestion.
- Savoir que vous avez actuellement 1 847 unités et que ce chiffre est exact — contrôle.
- Choisir un fournisseur avec un délai de livraison plus court — gestion.
- Constater que 40 unités ont été endommagées lors d’une collision dans un rack et ajuster le registre — contrôle.
Le contrôle est la priorité dans toute démarche d’amélioration. Les décisions de gestion ne valent que ce que valent les données sur lesquelles elles reposent, et ces données sont le fruit du contrôle.
Ce qu’implique le contrôle des stocks
Enregistrer chaque mouvement. Réceptions, mises en stock, prélèvements, transferts, ajustements, retours, mises au rebut. Un mouvement physique non enregistré est à l’origine d’un écart, et chacun d’eux finira par apparaître.
Discipline de localisation. Chaque article a un emplacement défini et le système le connaît. Sans cela, dire « nous en avons 200 » n’est utile que si quelqu’un peut les trouver dans un délai raisonnable.
Inventaire. Inventaire tournant en continu ou inventaires complets périodiques pour vérifier les registres par rapport à la réalité physique.
Enquêter sur les écarts. Ne pas se contenter de les ajuster. Un ajustement corrige un chiffre ; une enquête identifie la faille dans le processus qui a causé l’erreur.
Gestion de l’état des stocks. Les articles endommagés, mis en quarantaine, périmés ou retournés doivent être séparés du stock vendable et identifiés comme tels.
Contrôle des accès. Qui peut déplacer du stock, qui peut ajuster les registres, avec un historique des actions. Accorder des droits d’ajustement à tout le monde produit des livres comptables équilibrés mais des étagères qui ne le sont pas.
Rotation. FIFO ou FEFO, imposée par l’agencement plutôt que par une simple instruction.
Reporting. Exactitude, ancienneté, volume et motifs des ajustements, démarque.
Pourquoi le contrôle des stocks est important
La réponse courte est que le contrôle se situe entre deux coûts opposés. Trop peu de stock entraîne des ruptures de stock : pertes de ventes, clients déçus, frais de transport express pour compenser. Trop de stock nuit à votre trésorerie, car chaque unité sur une étagère représente de l’argent que vous ne pouvez pas dépenser ailleurs. Le contrôle est ce qui vous permet de vous situer délibérément entre les deux plutôt que par accident, et cela ne fonctionne que si les chiffres sont exacts.
Tout ce qui suit en dépend. Points de commande, stock de sécurité, prévisions, promesses de dates de livraison aux clients : tout est calculé à partir de vos chiffres de stock.
Les mauvaises données causent des échecs visibles. Une commande acceptée sur la base d’un stock fantôme devient une livraison incomplète, des excuses et parfois la perte d’un client. Le client subit un échec de traitement ; la cause était une défaillance de contrôle survenue des semaines plus tôt.
C’est là que la démarque apparaît. Vols, dommages, erreurs de prélèvement jamais corrigées, erreurs administratives. Vous ne pouvez rien résoudre sans savoir que cela se produit.
Il protège le fonds de roulement. Le stock que vous ne trouvez pas est recommandé. Les opérations avec un mauvais contrôle portent régulièrement des stocks en double qu’elles possèdent déjà.
Audit et conformité. La valorisation des stocks alimente la comptabilité. Dans les secteurs réglementés, la traçabilité par lot est une exigence légale plutôt qu’une simple bonne pratique.
Les techniques fondamentales
Inventaire tournant. Comptez une partie du stock en continu plutôt que de tout arrêter une fois par an. Comptez plus fréquemment les articles à forte valeur et à rotation rapide. L’avantage est la rapidité de détection : une erreur trouvée mardi peut être retracée ; la même erreur trouvée onze mois plus tard n’est qu’un chiffre.
Comptez par emplacement, pas par total SKU. Un produit peut être parfaitement réconcilié globalement tout en étant faux dans deux emplacements qui se compensent, et ces deux emplacements causeront toujours des erreurs de prélèvement.
Lecture de codes-barres au point de mouvement. La saisie manuelle est la source de la plupart des erreurs. La lecture avec des chiffres de contrôle réduit ces erreurs de plusieurs ordres de grandeur. La précision compte : scanner à un bureau vingt minutes plus tard réintroduit toutes les erreurs que vous essayiez d’éliminer.
Inventaire permanent. Les registres sont mis à jour au moment de chaque transaction plutôt que périodiquement.
Emplacements définis et étiquetés. Allée, travée, niveau, position. Un schéma logique plutôt qu’un système que seul le personnel de longue date peut décoder.
Zones séparées pour les marchandises entrantes, la quarantaine, les retours et les stocks endommagés, afin que les marchandises non contrôlées ne puissent pas être prélevées.
Contrôles des ajustements. Restreignez les personnes autorisées à modifier un chiffre de stock, exigez un code de motif et examinez régulièrement les ajustements. Une augmentation du volume des ajustements est un symptôme qui mérite d’être étudié avant que l’inventaire ne le confirme.
Suivi par lot et numéro de série lorsque les marchandises l’exigent.
Effort basé sur la méthode ABC. Contrôlez étroitement les articles A, plus légèrement les articles C. Une attention égale sur toute la gamme signifie une attention insuffisante sur les produits qui comptent.
Les systèmes que vous pouvez utiliser
Le contrôle des stocks fonctionne à tous les niveaux de sophistication. Ce qui change, c’est la discipline manuelle requise.
Comptage manuel et mémoire. Aucun registre au-delà de ce que l’on peut voir sur l’étagère. Utilisable pour une opération dans une seule pièce avec quelques références et rien d’autre. Cela échoue dès que deux personnes prennent des décisions de stock, car aucune ne sait ce que l’autre a déplacé.
Fiches de stock. Une fiche par produit ou par emplacement, mise à jour à la main à chaque mouvement. Bien que jugées archaïques, elles sont encore utilisées dans de nombreux magasins et ateliers car elles sont peu coûteuses, ne nécessitent aucune alimentation électrique et placent le registre physiquement à côté du stock. La faiblesse est qu’elles enregistrent le mouvement sans le vérifier ; un prélèvement non enregistré ne laisse donc aucune trace.
Feuilles de calcul. Le point de départ le plus courant pour les entreprises en croissance. Très performantes à petite échelle, mais la limite est atteinte plus vite qu’on ne le pense : une seule personne peut modifier le fichier à la fois, il n’y a pas de piste d’audit digne de ce nom, et une seule formule mal saisie se propage silencieusement. La plupart des opérations dépassent les capacités d’une feuille de calcul entre quelques centaines de SKU et le moment où deux emplacements doivent consulter le même chiffre.
Logiciel de gestion de stock ou WMS. Les registres se mettent à jour au fur et à mesure des transactions, plusieurs utilisateurs travaillent simultanément, les mouvements laissent une piste d’audit et la lecture de codes-barres alimente directement le système. Le coût est la discipline de configuration : un logiciel appliqué à des emplacements non définis et à des processus peu fiables produit des chiffres erronés plus rapidement qu’une feuille de calcul.
La progression importe moins que la cohérence. Une entreprise avec 80 SKU utilisant une feuille de calcul bien tenue a un meilleur contrôle qu’une entreprise avec 4 000 SKU utilisant un logiciel que personne ne met à jour au point de mouvement.
Inventaire périodique et permanent, en pratique
L’autre distinction entre les systèmes concerne le moment de la mise à jour des enregistrements.
Périodique signifie que les chiffres de stock sont établis par comptage, à intervalles réguliers — mensuels, trimestriels ou annuels. Entre deux comptages, le chiffre enregistré est une estimation dérivée des achats et des ventes. C’est une méthode plus simple et moins coûteuse, mais cela signifie que pendant la majeure partie de l’année, vous ne connaissez pas réellement votre stock disponible.
Permanent signifie que chaque réception, prélèvement, transfert et ajustement met à jour l’enregistrement en temps réel. Vous disposez d’un chiffre actualisé à tout moment, ce qui rend possibles les points de commande, les promesses de disponibilité et le réapprovisionnement automatisé.
Les enregistrements permanents nécessitent tout de même des comptages. L’enregistrement s’écarte de la réalité en raison d’erreurs de prélèvement, de dommages, de vols et de saisies erronées ; le comptage cyclique permet de réaligner les deux. Une opération utilisant des enregistrements permanents sans comptage dispose d’un chiffre en temps réel, mais n’a aucune idée de sa véracité.
Codes-barres et RFID
La couche technologique existe pour une raison : supprimer la transcription humaine au moment où le stock se déplace.
Les codes-barres encodent un identifiant qu’un scanner lit en une fraction de seconde, avec un chiffre de contrôle qui rejette une lecture erronée plutôt que d’accepter une mauvaise donnée. Le taux d’erreur de la lecture optique est d’environ une sur plusieurs millions de caractères, contre une sur trois cents pour la saisie manuelle. Ils sont peu coûteux — une étiquette imprimée ne coûte presque rien — et nécessitent une ligne de vue et un scan par article.
La RFID utilise des étiquettes radio lues sans ligne de vue, souvent plusieurs à la fois. Une palette peut être lue lors du passage sous un portique ; un rayon peut être compté en marchant devant lui. Cela change ce qui est pratique : des inventaires complets en quelques minutes plutôt qu’en heures, et la détection automatique des stocks mal placés.
Les compromis sont simples. Les étiquettes coûtent nettement plus cher que les étiquettes imprimées, donc la RFID trouve sa place sur les marchandises à plus forte valeur, sur les contenants réutilisables, ou lorsque la vitesse de comptage est en soi l’avantage recherché. Le métal et les liquides interfèrent avec les lectures. Et un portique qui lit tout ce qui se trouve à portée lira volontiers la palette dans l’allée voisine, ce qui est un problème de configuration plutôt qu’un défaut.
La plupart des opérations utilisent des codes-barres partout et la RFID de manière sélective, voire pas du tout. La décision ne porte pas sur la supériorité d’une technologie, mais sur la question de savoir si le temps de comptage économisé par la RFID justifie le coût des étiquettes, ce qui n’est pas encore le cas pour la majorité des marchandises générales.
Mesurer le contrôle des stocks
Fiabilité de l’inventaire (IRA) — la part des emplacements comptés correspondant exactement au stock théorique.
IRA = (emplacements correspondant exactement ÷ emplacements comptés) × 100
Il s’agit d’emplacements, pas d’unités, et de correspondances exactes, pas approximatives. Les opérations qui mesurent par unités ou autorisent une tolérance rapportent des chiffres flatteurs qui ne permettent pas de prédire les échecs de prélèvement.
Démarque — stock perdu en proportion de ce que vous devriez détenir.
Démarque = ((valeur comptable − valeur comptée) ÷ valeur comptable) × 100
Volume et motifs d’ajustement — combien de corrections, et pourquoi. Les codes de motif sont là où les failles du processus se révèlent.
Couverture de comptage — la part des emplacements comptés sur une période. Une précision élevée obtenue en comptant 5 % des emplacements en dit beaucoup moins long qu’une précision modérée obtenue en comptant 80 %.
Stock mort et vieillissant — rapporté séparément de l’évaluation, car le coût FIFO rend le vieux stock moins coûteux à déprécier qu’il ne l’est à remplacer.
Observez la tendance plutôt que le point isolé. Le chiffre de précision d’un seul mois est du bruit ; trois mois évoluant dans la même direction constituent un signal.
Les indicateurs de planification
Les mesures de précision vous indiquent si vos enregistrements sont vrais. Un deuxième ensemble d’indicateurs utilise ces enregistrements pour décider quoi stocker et quand acheter — et ils ne sont valables que si la précision sous-jacente est réelle.
Point de commande — le niveau de stock qui déclenche un achat. Il s’agit de la demande attendue pendant le délai de livraison du fournisseur, plus une marge de sécurité :
Point de commande = (demande quotidienne moyenne x délai de livraison en jours) + stock de sécurité
Calculez le délai de livraison à partir de vos vingt dernières réceptions plutôt que sur ce que le fournisseur annonce. L’écart entre les deux est une cause fréquente et tout à fait évitable de rupture de stock.
Quantité économique de commande (EOQ) — la taille de commande qui minimise le coût combiné de commande et de détention :
EOQ = racine carrée de ((2 x demande annuelle x coût par commande) / coût de détention annuel par unité)
Considérez-le comme un test de cohérence plutôt que comme une instruction. La formule suppose une demande stable et un coût de commande fixe, ce qui n’est jamais tout à fait vrai, mais elle est utile pour montrer quand votre taille de commande actuelle est manifestement erronée.
Rotation des stocks — combien de fois vous vendez votre stock moyen en un an :
Rotation = coût des marchandises vendues / valeur moyenne du stock
Une rotation en hausse avec un niveau de service stable signifie que le stock est plus efficace. Une rotation en hausse accompagnée d’une baisse de la disponibilité signifie que le stock est trop réduit, c’est pourquoi cet indicateur ne doit jamais être lu seul.
Jours de couverture — le même chiffre exprimé en temps, ce qui est plus facile à interpréter pour la plupart des gens : stock moyen divisé par l’utilisation quotidienne moyenne. Douze jours de couverture face à un délai de livraison de quatorze jours est un problème que vous pouvez identifier immédiatement.
Aucun de ces indicateurs n’a de sens si la précision de vos enregistrements est médiocre. Un point de commande calculé à partir d’un chiffre erroné 12 % du temps se déclenchera au mauvais moment 12 % du temps.
Enquêter correctement sur un écart
La différence entre une opération dont la précision s’améliore et une autre dont la précision stagne dépend presque entièrement de ce qui se passe après qu’un comptage a révélé une anomalie.
Recompter avant d’ajuster. Le deuxième comptage contredit le premier plus souvent qu’on ne le pense. Ajuster sur un seul comptage intègre des erreurs dans l’enregistrement.
Vérifier les causes physiques évidentes. Stock dans l’emplacement adjacent, palette rangée une travée plus loin, unités dans une cage de retours, colis ouvert et partiellement prélevé sans que le reste n’ait été enregistré. Une grande proportion des pertes apparentes sont des erreurs de rangement, et elles se résolvent en cherchant plutôt qu’en ajustant.
Lire l’historique des transactions. La plupart des systèmes enregistrent chaque mouvement sur un emplacement avec un horodatage et un utilisateur. Remonter à partir du dernier comptage connu comme correct permet généralement d’identifier la transaction où le chiffre a divergé.
Catégoriser la cause. Erreur de prélèvement, erreur de réception, mouvement non enregistré, dommage, vol, erreur de transcription, défaut système. Utilisez une liste fixe plutôt que du texte libre, car le texte libre ne peut pas être comptabilisé.
Rechercher la tendance, pas l’instance. Un écart unique est du bruit. Vingt écarts dont quatorze sont des erreurs de réception chez un seul fournisseur constituent une découverte sur laquelle vous pouvez agir.
Ajuster en dernier, et enregistrer qui l’a autorisé. L’ajustement est l’étape finale, pas la réponse.
Cela prend plus de temps que d’ajuster, ce qui est précisément la raison pour laquelle cette étape est sautée lorsque l’entrepôt est occupé. Le compromis qui fonctionne consiste à enquêter sur tout ce qui dépasse un seuil de valeur et à échantillonner en dessous, plutôt que de tenter une enquête complète sur chaque écart pour finalement abandonner la pratique en moins d’un mois.
Qui doit être responsable du contrôle des stocks
La précision n’est la responsabilité de personne dans les opérations qui peinent à l’atteindre, et une responsabilité explicite dans celles qui y parviennent.
L’entrepôt est responsable de la réalité physique. Préparer correctement les commandes, ranger au bon emplacement, enregistrer les mouvements au moment où ils se produisent, signaler les dommages plutôt que de les dissimuler.
Un responsable des stocks désigné est responsable des enregistrements. Gérer le programme d’inventaire tournant, enquêter sur les écarts, maintenir les données d’emplacement, rapporter la précision. Dans une petite structure, cela fait partie des attributions de quelqu’un plutôt que d’être un poste à temps plein, mais cette responsabilité doit être clairement définie.
La direction est responsable des conditions. Accorder suffisamment de temps pour compter, restreindre les droits d’ajustement et instaurer une culture où signaler une erreur est plus sûr que de la cacher. Ce dernier point contribue davantage à la précision que n’importe quelle technique. Lorsqu’une erreur découverte est traitée comme un échec à punir, les erreurs cessent d’être trouvées — elles s’accumulent simplement jusqu’à ce que l’inventaire annuel les révèle toutes en même temps, moment auquel aucune ne peut plus être retracée.
Deux dispositions à éviter. Le préparateur qui compte ses propres emplacements est en conflit d’intérêts évident lorsqu’un écart révélerait sa propre erreur. Et des droits d’ajustement illimités signifient qu’un écart peut être résolu par quiconque le trouve, silencieusement, ce qui supprime totalement le signal d’alerte.
Échecs courants du contrôle des stocks
Ajuster sans enquêter. Le moyen le plus rapide de faire concorder les chiffres tout en laissant persister le problème sous-jacent. Chaque ajustement significatif doit comporter un code motif, et ces motifs doivent être examinés.
Compter par SKU plutôt que par emplacement. Cela masque les erreurs compensatoires, qui sont précisément celles qui causent les erreurs de préparation.
Saisie différée des données. Mouvements enregistrés plus tard, de mémoire ou sur une note griffonnée. Chaque heure de retard ajoute une erreur.
Droits d’ajustement illimités. Si n’importe qui peut modifier un chiffre de stock, les écarts sont corrigés discrètement plutôt qu’analysés, et le signal disparaît.
Absence de séparation des retours. Le stock retourné remis directement en rayon sans inspection signifie que des marchandises invendables seront prélevées et expédiées à nouveau.
Compter uniquement à la fin de l’année. À ce stade, les erreurs ont des mois, sont impossibles à retracer et sont suffisamment importantes pour fausser les comptes.
Traiter le système comme la vérité. Le système contient ce qu’on lui a dit. Le comptage est ce qui vous indique si on lui a dit la vérité.
Établir un programme de contrôle à partir de zéro
Si la précision est actuellement inconnue ou jugée médiocre, voici la séquence qui fonctionne :
Établir une base de référence. Compter un échantillon représentatif d’emplacements et calculer la précision honnêtement. Elle sera probablement pire que prévu. Enregistrez-la, car sans chiffre de départ, personne ne pourra démontrer que les efforts ultérieurs ont porté leurs fruits.
Fixer les emplacements avant le comptage. Chaque article a besoin d’un emplacement défini et étiqueté. Compter un entrepôt où le stock se trouve là où il y avait de la place produit des chiffres inexploitables, et le comptage lui-même prend trois fois plus de temps.
Introduire le scan à la réception en priorité. La réception est l’endroit où les erreurs entrent dans le système et où elles sont le moins coûteuses à prévenir. Une erreur détectée à la réception coûte une minute ; la même erreur détectée à la préparation coûte une commande échouée.
Puis le scan à la préparation, avec confirmation d’emplacement. Scanner le produit vous indique ce qui a été pris. Scanner l’emplacement vous confirme qu’il provient du bon endroit, ce qui permet de détecter l’erreur avant qu’elle ne quitte le bâtiment.
Commencer l’inventaire tournant uniquement sur les articles A. Tenter une couverture complète immédiatement est la raison pour laquelle les programmes de comptage sont abandonnés dès la première semaine chargée. Un petit programme soutenu vaut mieux qu’un programme ambitieux qui s’essouffle.
Ajouter des codes motifs aux ajustements et les examiner mensuellement dès le début, même lorsque les volumes sont faibles. L’habitude est plus facile à établir tôt qu’à introduire plus tard.
Restreindre les droits d’ajustement une fois le processus stabilisé. Faire cela trop tôt, avant que les équipes ne fassent confiance au comptage, tend à produire des solutions de contournement.
Définir des niveaux PAR sur les consommables. Pour les emballages, étiquettes et tout ce qui est consommé plutôt que vendu, un simple niveau minimum-maximum par emplacement — le niveau PAR — est plus rapide à gérer qu’un calcul de réapprovisionnement complet et évite le problème de placard à fournitures où l’on découvre qu’il n’y a plus de cartons à 16 heures.
Rapporter la précision de manière visible. Un chiffre sur un tableau que l’équipe peut voir influence les comportements plus efficacement qu’un rapport diffusé à la direction.
Attendez-vous à ce que cela prenne quelques trimestres plutôt que quelques semaines. La précision s’améliore progressivement car elle résulte de l’accumulation de nombreux petits changements de processus plutôt que d’une intervention unique, et les gains proviennent principalement de la prévention à la réception et à la préparation plutôt que de la découverte d’erreurs a posteriori.
Un exemple concret : un petit vendeur
Une entreprise vend des articles de cuisine en ligne. Environ 400 SKU, une unité, deux employés à la préparation, des enregistrements tenus dans le OMS et personne ne compte rien.
Le symptôme. Environ une commande par jour est expédiée incomplète ou en retard. Chacune nécessite quinze minutes de service client et parfois un remboursement. Personne ne peut expliquer pourquoi, car le système indique que le stock était présent.
La base de référence. Ils comptent 60 emplacements sur leurs meilleures ventes. Trente-huit correspondent exactement : 63 % de précision des stocks. Sur les 22 qui ne correspondent pas, 14 contiennent moins d’unités qu’enregistré et 8 en contiennent plus — ce qui indique immédiatement qu’il s’agit d’un problème de processus plutôt que de vol, car le vol ne crée pas de surplus de stock.
Ce qu’ils changent, dans l’ordre.
Chaque produit reçoit un emplacement étiqueté — allée, travée, étagère. Cela prend une quinzaine de jours et constitue la plus grosse part du travail.
La réception commence à scanner par rapport au bon de commande plutôt que de cocher une feuille imprimée. Deux semaines plus tard, les erreurs de réception ont largement cessé d’apparaître dans le comptage.
La préparation passe au scan de l’emplacement et du produit. Cela permet de détecter l’erreur la plus courante qu’ils avaient : prélever un produit similaire dans la travée adjacente.
Ils commencent à compter 10 emplacements par jour sur leurs articles A, ce qui prend environ vingt minutes.
Les ajustements reçoivent des codes motifs. En un mois, les codes montrent que 40 % des corrections sont marquées “trouvé au mauvais emplacement”, ce qui pointe directement vers l’ère pré-étiquetage et vers un membre du personnel qui rangeait les retours sans scanner.
Après un trimestre. La précision sur les emplacements comptés est de 94 %. Les expéditions incomplètes sont passées d’environ une par jour à deux ou trois par mois. Ils ont également trouvé environ 4 000 $ de stock qu’ils avaient déjà recommandé parce qu’il était introuvable.
Le coût. Deux scanners, une imprimante d’étiquettes, une quinzaine de jours d’étiquetage et vingt minutes par jour. Aucun nouveau logiciel.
L’intérêt de cet exemple est l’ordre des opérations. Chacun de ces changements prévient les erreurs au moment où le stock bouge. Aucun d’entre eux n’implique de compter plus souvent, et le comptage effectué sert à confirmer que la prévention fonctionne plutôt qu’à trouver les erreurs.
Pour aller plus loin
- Qu’est-ce que la gestion des stocks — la discipline plus large dans laquelle cela s’inscrit.
- Comment gérer les stocks — le processus étape par étape.
- Inventaire tournant — la principale technique de vérification.
- Qu’est-ce que la démarque inconnue — ce que coûte un mauvais contrôle.
- Qu’est-ce qu’un inventaire physique — l’alternative périodique à l’inventaire tournant.
- Scan de codes-barres pour les stocks — l’outil qui prévient la plupart des erreurs.
L’essentiel en une phrase
Le contrôle des stocks consiste à faire concorder vos enregistrements et vos rayons — comptez par emplacement plutôt que par total de produit, scannez au point de mouvement et enquêtez sur les écarts plutôt que de les ajuster, car tout ce que vous faites avec les stocks se calcule à partir de ces chiffres.
Foire aux questions
Qu’est-ce que le contrôle des stocks ? Il s’agit de la pratique consistant à s’assurer que le stock enregistré correspond au stock physique en termes de quantité, d’emplacement et d’état. Cela couvre l’enregistrement des mouvements, la discipline de localisation, l’inventaire, l’analyse des écarts et le contrôle des accès.
Quelle est la différence entre le contrôle des stocks et la gestion des stocks ? Le contrôle des stocks concerne le stock que vous possédez déjà : où il se trouve, quelle quantité est disponible et si les enregistrements sont exacts. La gestion des stocks concerne ce qu’il faut acheter, quelle quantité conserver et quand réapprovisionner. Le contrôle produit les données sur lesquelles reposent les décisions de gestion ; c’est pourquoi les efforts d’amélioration doivent commencer par là, plutôt que par de meilleures règles de commande.
Comment améliorer la précision des stocks ? Scannez au moment du mouvement plutôt que d’enregistrer plus tard, effectuez des inventaires tournants par emplacement, restreignez les personnes autorisées à modifier les chiffres de stock, exigez des codes de motif lors des ajustements et étudiez les tendances de ces motifs plutôt que de simplement corriger les chiffres. La prévention lors de la réception et du prélèvement est plus efficace que la détection a posteriori, car une erreur détectée à la réception ne coûte qu’une minute, tandis que la même erreur détectée à l’expédition entraîne une commande non honorée et des excuses à présenter au client.
Quel est un bon taux de précision des stocks ? Les opérations effectuant des inventaires réguliers affichent généralement des taux supérieurs à 95 %, mesurés par la correspondance exacte des emplacements. En dessous de 95 % environ, les effets se font sentir en permanence par des ruptures de stock lors du prélèvement, des inventaires d’urgence et des commandes promises sur la base d’un stock inexistant. Ce qui compte plus que le chiffre absolu, c’est qu’il soit mesuré de manière cohérente, par emplacement plutôt que par unités, et que la tendance soit positive sur plusieurs mois plutôt que de fluctuer d’un mois à l’autre.
À quelle fréquence dois-je inventorier les stocks ? En continu, via des inventaires tournants, plutôt qu’annuellement. Inventoriez les articles à rotation rapide et à forte valeur ajoutée chaque mois ou plus fréquemment, et les articles à rotation lente et à faible valeur ajoutée une ou deux fois par an. Les inventaires annuels complets ne sont de plus en plus effectués que lorsqu’un auditeur l’exige spécifiquement, car ils permettent de découvrir des erreurs des mois après les faits, alors que la cause ne peut plus être retracée.
Quelles sont les causes des écarts d’inventaire ? Erreurs de prélèvement, erreurs de réception, mouvements non enregistrés, dommages non dépréciés, vol et erreurs de transcription lors de la saisie manuelle des données. Les erreurs de rangement sont également courantes et sont souvent confondues avec des pertes : un stock rangé dans l’allée voisine est enregistré comme manquant là où il devrait être, et invisible là où il se trouve réellement. Les codes de motif lors des ajustements vous permettent de déterminer la cause réelle, et la répartition est rarement celle que l’on imagine avant de l’avoir mesurée.
Qu’est-ce qu’un stock fantôme ? Un stock que le système croit exister mais qui n’est pas physiquement présent. C’est la forme d’inexactitude la plus préjudiciable car elle est invisible jusqu’à ce qu’une commande soit acceptée et que le préparateur trouve un emplacement vide. Les causes habituelles sont les mouvements non enregistrés, les erreurs de prélèvement jamais corrigées et les dommages physiquement mis au rebut mais pas dans le système.
Ai-je besoin d’un logiciel pour le contrôle des stocks ? Pas à très petite échelle, mais la combinaison d’enregistrements permanents et de lecture de codes-barres est ce qui élimine la plupart des erreurs manuelles, et cela nécessite un système. Le moment où les feuilles de calcul ne suffisent plus est généralement celui où plus d’une personne les met à jour ou lorsque vous vendez via plusieurs canaux.
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