Taulukkolaskentaohjelma on täysin järkevä tapa hallita varastoa – aina siihen asti, kun se ei enää ole.
Siirtymävaihetta ei yleensä huomaa heti. Yleensä käy niin, että taulukko toimii hyvin vuoden, liiketoiminta kasvaa ja tiedostosta tulee huomaamatta epäluotettava. Koska se on kuitenkin ollut aina käytössä ja kaikki tietävät, miten se toimii, sitä käytetään vielä pitkään sen jälkeen, kun virheistä aiheutuvat kustannukset ovat jo suuremmat kuin ohjelmiston hankkiminen olisi.
Tässä oppaassa käsitellään, miten rakennetaan toimiva taulukko ja, mikä yhtä tärkeää, miten tunnistaa hetki, jolloin olet kasvanut siitä ulos.
Milloin taulukkolaskenta on oikea työkalu
Taulukkolaskenta sopii sinulle, jos useimmat seuraavista väittämistä pitävät paikkansa:
- Yksi henkilö ylläpitää sitä. Heti kun kaksi ihmistä muokkaa samaa tiedostoa, versiot alkavat erota toisistaan.
- Myyt yhden kanavan kautta. Monikanavamyynti tarkoittaa, että yksi varastosaldo palvelee useita paikkoja, eikä taulukko voi päivittää kauppapaikan ilmoitusta, kun tuote myydään verkkosivustollasi.
- Tuotteita on alle muutama sata SKU. Tämän jälkeen rivien etsimisestä ja päivittämisestä tulee kokopäivätyötä.
- Varastotapahtumat ovat käsin laskettavissa – kymmeniä päivässä, ei satoja.
- Et tarvitse erä-, sarjanumero- tai erääntymispäiväseurantaa. Näiden ylläpitäminen manuaalisesti luotettavasti on lähes mahdotonta.
- Virheen seuraukset ovat hallittavissa. Jos varastovirhe tarkoittaa vain anteeksipyyntöä, se on kunnossa. Jos se tarkoittaa vaatimustenmukaisuusrikkomusta, ei ole.
Se on myös oikea työkalu silloin, kun olet vasta selvittämässä, mitä todella tarvitset. Taulukon rakentaminen pakottaa sinut päättämään, mitä haluat seurata, ja tämä selkeys tekee myöhemmästä ohjelmistovalinnasta huomattavasti perustellumman.
Sarakkeet, joita taulukkosi tarvitsee
Aloita näillä. Vastusta kiusausta lisätä niitä enempää, ennen kuin olet käyttänyt taulukkoa kuukauden ajan.
Tunnisteet
- SKU – yksilöllinen koodisi. Yksi per myytävä variantti. Tämä on sarake, johon kaikki muu perustuu, joten päätä muoto ennen aloittamista sen sijaan, että antaisit sen muotoutua sattumanvaraisesti.
- Tuotteen nimi – ihmiselle ymmärrettävä kuvaus.
- Kategoria – ryhmittelyä ja suodatusta varten.
- Viivakoodi – jos tuotteillasi on sellainen, jotta voit hakea skannaamalla.
- Sijainti – missä tuote sijaitsee. Pienessäkin varastossa “Hylly C3” on parempi kuin “jossain takana”.
Määrät
- Varastosaldo – nykyinen fyysinen varasto.
- Varattu määrä – tilauksille varattu, mutta vielä lähettämätön määrä.
- Käytettävissä oleva määrä – varastosaldo miinus varattu määrä. Tämä on luku, jolla on merkitystä myynnin kannalta, ja se, jonka useimmat taulukot unohtavat.
- Tilattu määrä – toimittajilta tilattu, mutta vielä vastaanottamaton määrä.
Uudelleentilaus
- Tilauspiste – taso, joka laukaisee uuden tilauksen.
- Tilausmäärä – kuinka paljon tilataan, kun tilauspiste saavutetaan.
- Toimitusaika päivinä – mitattu, ei arvioitu.
- Toimittaja – keneltä ostat tuotteen.
Raha
- Yksikkökustannus – hankintahinta sisältäen rahdin ja tullit, ei vain laskun hinta.
- Myyntihinta.
- Varaston arvo – varastosaldo kerrottuna yksikkökustannuksella.
Ylläpito
- Viimeisin inventointipäivä – jotta näet, mitä ei ole hiljattain tarkistettu.
- Viimeisin tapahtumapäivä – hitaan varaston tunnistamiseen.
- Huomautukset – kaikelle, mikä ei sovi muualle.
Kaksi kaavaa, jotka tekevät taulukosta hyödyllisen
Taulukko, joka vain kirjaa numeroita, on pelkkä lista. Nämä kaksi muuttavat sen työkaluksi.
Käytettävissä oleva varasto:
= [Varastosaldo] – [Varattu määrä]
Yksinkertainen ja hyödyllisin laskennallinen sarake. Myyminen varastosaldoa vasten käytettävissä olevan määrän sijaan johtaa siihen, että lupaat tuotetta, joka on jo varattu jollekin toiselle.
Alhaisen varaston hälytys:
= IF([Käytettävissä oleva määrä] + [Tilattu määrä] <= [Tilauspiste], "TILAA", "")
Tilattujen määrien lisääminen estää taulukkoa kehottamasta tilaamaan jotain, minkä tilasit jo viime viikolla. Ilman tätä ehtoa hälytys pysyy päällä, kunnes toimitus saapuu, ja ihmiset oppivat jättämään sen huomiotta.
Kaksi muuta kannattaa lisätä, kun perusasiat toimivat.
Varaston arvo:
= [Varastosaldo] * [Yksikkökustannus]
Koko taulukon summattuna tämä on varastosijoituksesi – luku, jota monet pienyritykset eivät ole koskaan todellisuudessa laskeneet.
Varaston riittävyys päivinä:
= [Käytettävissä oleva määrä] / [Keskimääräinen päiväkulutus]
Informativisempi kuin pelkkä raakamäärä, sillä 40 kappaletta tarkoittaa eri asiaa tuotteelle, jota myydään kaksi viikossa, kuin tuotteelle, jota myydään kaksikymmentä päivässä.
Lisää ehdollinen muotoilu, jotta alhaisen varaston rivit värjäytyvät, ja lajittele tai suodata taulukko niin, että hälytykset näkyvät kärjessä. Hälytys, jota kukaan ei näe, ei ole hälytys.
Miten pitää tiedot tarkkoina
Tämä on se osa, joka määrittää, onko taulukko hyödyllinen vai aktiivisesti harhaanjohtava.
Päivitä tapahtumahetkellä. Ei päivän päätteeksi, ei muistilapulta. Jokainen tunnin viive lisää virheitä, ja päivän päätteeksi muistin varassa päivittäminen on suurin yksittäinen epätarkkuuden lähde taulukkopohjaisessa varastonhallinnassa.
Yksi henkilö vastaa siitä. Jos usean ihmisen on päivitettävä sitä, käytä pilvipohjaista taulukkoa, jossa on aito monen käyttäjän muokkausmahdollisuus, sen sijaan että lähettäisit tiedostoa sähköpostitse. Eri sähköpostilaatikoissa elävät varastotiedostojen versiot ovat klassinen epäonnistumisen merkki.
Laske säännöllisesti. Tee kiertävä inventointi osissa joka viikko – yksi hylly tai kategoria kerrallaan – sen sijaan, että yrittäisit laskea kaiken kerralla. Kirjaa päivämäärä viimeisimmän inventoinnin sarakkeeseen, jotta puutteet näkyvät.
Kirjaa oikaisut erikseen. Pidä toista välilehteä, johon kirjaat jokaisen korjauksen päivämäärineen ja syineen. Näiden syiden kaavoista löydät prosessisi virheet, ja solun päälle kirjoittaminen tuhoaa tämän tiedon pysyvästi.
Suojaa kaavasolut. Yleisin tapa, jolla toimiva taulukko rikkoutuu, on se, että joku kirjoittaa numeron kaavan päälle. Lukitse ne.
Varmuuskopioi automaattisesti. Käytä pilvitallennusta, jossa on versiohistoria, jotta vahingossa tapahtunut poisto tai huono kopiointi voidaan peruuttaa. Paikalliset tiedostot ilman historiaa ovat tapa, jolla vuoden työ katoaa.
Älä koskaan lajittele valitsematta kaikkea. Yhden sarakkeen lajittelu jättäen muut paikoilleen sekoittaa jokaisen rivin, ja se on pelottavan helppo tehdä huomaamattaan.
Tiedoston rakenteen oikeaoppinen luominen
Useimmat taulukot epäonnistuvat rakenteellisesti, eivät huonojen kaavojen vuoksi. Neljä välilehteä, joista jokaisella on yksi tehtävä, välttää lähes kaikki ongelmat.
Välilehti 1 – Tuotteet. Yksi rivi per SKU, sisältäen tiedot, jotka muuttuvat harvoin: nimi, kategoria, viivakoodi, toimittaja, yksikkökustannus, myyntihinta, tilauspiste, tilausmäärä, toimitusaika. Tämä on viitetietosi, eikä mitään täällä pitäisi muokata päivittäisessä käytössä.
Välilehti 2 – Varasto. Nykyinen tilanne per SKU: varastosaldo, varattu, käytettävissä, tilattu, sijainti, viimeisin inventointi. Tämä on välilehti, jota ihmiset katsovat.
Välilehti 3 – Tapahtumat. Jokainen vastaanotto, myynti, oikaisu ja siirto, yksi rivi kukin, päivämäärällä, SKU:lla, määrällä, suunnalla ja syyllä. Vain lisäyksiä – älä koskaan muokkaa tai poista riviä.
Välilehti 4 – Toimittajat. Yhteystiedot, toimitusajat, minimitilausmäärät, maksuehdot.
Tapahtumat-välilehti on se, jonka ihmiset jättävät pois, ja se on arvokkain. Ilman sitä sinulla on nykytilanne ilman historiaa, joten kun luku on väärin, ei ole mitään tutkittavaa. Sen avulla voit jäljittää, miten luvusta tuli sellainen kuin se on, ja voit laskea keskimääräisen kulutuksen tilauspisteitä varten todellisesta datasta jonkun arvion sijaan.
Se muuttaa myös sitä, miten Varasto-välilehti toimii. Sen sijaan, että kirjoittaisit määrän päälle aina, kun jotain liikkuu, varastosaldo muuttuu laskutoimitukseksi:
= SUMIF(Tapahtumat[SKU], [@SKU], Tapahtumat[Määrä])
vastaanottojen ollessa positiivisia ja myyntien negatiivisia. Kukaan ei kirjoita mitään päälle, jokainen muutos kirjataan, ja nykytilanne johdetaan eikä sitä ylläpidetä manuaalisesti. Tämä yksittäinen rakenteellinen päätös poistaa yleisimmän syyn siihen, miksi taulukkopohjainen varastonhallinta muuttuu epäluotettavaksi.
Kaksi tukevaa tapaa: käytä oikeita nimettyjä taulukoita raakojen solualueiden sijaan, jotta kaavat toimivat edelleen, kun rivejä lisätään; ja käytä tietojen validointia Tapahtumat-välilehden SKU-sarakkeessa, jotta kirjoitusvirhe ei luo haamutuotetta.
Käytännön esimerkki
Oletetaan, että varastossasi on tuote, jonka tilanne on seuraava:
- Varastosaldo: 240
- Varattu toimittamattomiin tilauksiin: 55
- Tilattu toimittajalta: 0
- Keskimääräinen päivittäinen kulutus: 12
- Toimittajan toimitusaika, mitattu: 9 päivää
- Varmuusvarasto: 45
Käytettävissä oleva varasto on 240 − 55 = 185 yksikköä. Tämä on määrä, jonka voit todellisuudessa luvata, ei 240.
Tilauspiste on (12 × 9) + 45 = 153 yksikköä.
Varaston riittävyys päivinä on 185 ÷ 12 = noin 15 päivää.
Olet siis tilauspisteesi yläpuolella ja varastoa riittää noin kahdeksi viikoksi, joten alhaisen varastotason hälytys pysyy oikeaoppisesti pois päältä. Myyt nyt 40 yksikköä: käytettävissä oleva määrä laskee 145:een, mikä on alle 153:n tilauspisteen, ja hälytys aktivoituu. Teet ostotilauksen tilausmääräsi mukaisesti, kirjaat sen tilattujen määrään, ja hälytys poistuu – koska kaava huomioi tilatun varaston, se ei jatka muistuttamista toimituksen ollessa matkalla.
Tämän läpikäymisen tarkoituksena on osoittaa, että neljä saraketta vaikuttavat toisiinsa. Toiminnot, jotka seuraavat vain varastosaldoa, näkevät 240 yksikköä eivätkä havaitse ongelmaa, vaikka niistä 55 on jo myyty ja todellinen tilanne on paljon tiukempi kuin miltä se näyttää.
Yksinkertainen inventointi- ja laskentatyönkulku
Taulukkolaskenta pysyy tarkkana vain, jos se tarkistetaan säännöllisesti hyllytilanteen mukaan. Tässä on työnkulku, joka vie alle tunnin viikossa ja havaitsee lähes kaiken.
Lisää taulukkoosi kolme saraketta: Laskettu määrä, Laskentapäivä ja Poikkeama (kaava: laskettu määrä miinus taulukon mukainen varastosaldo).
Valitse, mitä tällä viikolla lasketaan. Ei kaikkea. Ota 20 tärkeintä tuoteriviä arvon tai myynnin perusteella ja laske ne joka viikko. Ota loput ja laske niistä vaihtuva osa – kymmenesosa viikossa tarkoittaa, että kaikki on tarkistettu noin neljännesvuosittain, mikä riittää hitaasti liikkuvalle varastolle.
Tulosta sokea laskentalista. Suodata rivit, jotka lasket, ja tulosta tai vie vain tuote, kuvaus ja sijainti – älä koskaan odotettua määrää. Ihmisillä on taipumus vahvistaa se, mitä heille näytetään, joten sokea laskenta on suurin mahdollinen tarkkuuden parannus, joka ei maksa mitään.
Laske sijainnin, älä tuotteen mukaan. Kävele hyllyjen välissä järjestyksessä ja laske, mitä kussakin paikassa on. Jos tuotetta säilytetään kahdessa paikassa, kirjaa kaksi riviä. Tuotekohtainen laskenta houkuttelee lopettamaan etsimisen heti, kun luku täsmää.
Syötä lasketut määrät ja tarkastele sitten poikkeamasaraketta sen sijaan, että tekisit korjauksia sitä mukaa kun lasket.
Laske uudelleen kaikki merkittävän poikkeaman tuotteet ennen kuin muutat lukua. Toinen laskenta on usein eri mieltä ensimmäisen kanssa, joten yhden laskennan perusteella tehtävät muutokset saattavat lisätä virheitä sen sijaan, että ne poistaisivat niitä.
Tutki ennen korjaamista. Tarkista seuraava hyllyväli, palautuskasa, pakkauspöytä ja viimeisimmät tapahtumat. Suuri osa näennäisistä hävikeistä on tavaroita, jotka ovat väärässä paikassa.
Päivitä sitten määrä ja kirjaa syy huomautussarakkeeseen – keräilyvirhe, vastaanottovirhe, vaurio, kirjaamaton myynti tai tuntematon. Kahden viikon syykoodit osoittavat yleensä suoraan prosessiin, joka vaatii korjausta.
Leimaa päivämäärä. Laskentapäivä-sarake kertoo yhdellä silmäyksellä, mitä ei ole tarkistettu kuukausiin, ja juuri siellä seuraava virhe piilee.
Koko varaston kattavalla inventoinnilla, kerran tai kahdesti vuodessa, on edelleen paikkansa kirjanpidon kannalta. Viikoittainen rutiini pitää luvut käyttökelpoisina välillä, ja se tekee vuosi-inventoinnista huomattavasti vähemmän tuskallisen, koska suuret yllätykset on jo löydetty.
Taulukkolaskennan hyödyt ja haitat varastonhallinnassa
Rehellinen arvio, sillä taulukkolaskentaa sekä yliarvostetaan että väheksytään perusteettomasti.
Hyödyt.
- Se ei maksa mitään, ja osaat jo käyttää sitä.
- Se on täysin joustava. Mikä tahansa sarake, mikä tahansa laskutoimitus, ei tarvetta odottaa toimittajaa lisäämään ominaisuutta.
- Se on välitön. Voit saada toimivan varastotaulukon käyttöön tänä iltapäivänä, kun ohjelmiston käyttöönotto vie viikkoja.
- Se pakottaa ymmärtämään omat luvut. Tilauspistekaavan rakentaminen itse opettaa varastostasi enemmän kuin mikään kojelauta.
- Se on siirrettävissä. Datanne on teidän, muodossa, jonka mikä tahansa ohjelma voi lukea, ilman sopimuksia tai migraatiota, jos vaihdatte järjestelmää.
- Se on aidosti riittävä pienessä mittakaavassa. Muutama sata riviä, yksi sijainti, yksi tai kaksi käyttäjää – hyvin pidetty taulukko ei ole este kasvulle.
Haitat.
- Käytännössä vain yksi käyttäjä kerrallaan. Jaetut pilvitaulukot auttavat, mutta kahden ihmisen muokatessa samoja rivejä kiireen keskellä syntyy silti virheitä.
- Ei todellista auditointijälkeä. Näet, että luku on muuttunut. Et yleensä näe, kuka sen muutti, milloin tai mikä luku oli aiemmin.
- Hiljaiset virheet. Kaava kopioitu rivin verran lyhyeksi, sarake lajiteltu ilman naapurisolujaan, arvo kirjoitettu kaavan päälle. Mikään ei varoita, ja taulukko jatkaa luottavaisten, väärien vastausten tuottamista.
- Ei yhteyttä myyntikanaviin. Jokainen myynti on kirjattava käsin, mikä tarkoittaa, että taulukko on aina hieman jäljessä ja ylimyynti on vain ajan kysymys.
- Se ei skaalaudu. Suorituskyky heikkenee, ja mikä tärkeämpää, manuaalisen syötön taakka kasvaa suoraan suhteessa tilausmääriin, mikä on täysin väärä suunta kasvaessasi.
- Ei viivakoodinlukua liikkeen yhteydessä, mikä on paikka, jossa useimmat varastovirheet todellisuudessa estetään.
- Se perustuu täysin kurinalaisuuteen. Taulukko on tarkka vain niin kauan kuin jokainen henkilö päivittää sen joka kerta, ja kiireiset viikot ovat juuri niitä, jolloin se lakkaa tapahtumasta.
Rehellinen yhteenveto: taulukkolaskenta on oikea ratkaisu alussa, mutta muuttuu rasitteeksi tietyn pisteen jälkeen. Tämä kynnys tulee vastaan aiemmin kuin useimmat odottavat – yleensä silloin, kun lisäät ensimmäisen myyntikanavan tai toisen henkilön, joka tarvitsee samoja lukuja.
Taulukkolaskennan rajat
Kannattaa tiedostaa ennen kuin ne tulevat vastaan:
Ei reaaliaikaista monikanavasynkronointia. Jos myyt omassa verkkokaupassasi ja kauppapaikalla, mikään ei päivitä toista, kun tuotetta myydään. Seurauksena on ylimyynti.
Ei tapahtumahistoriaa. Solu näyttää, mikä luku on nyt, ei sitä, miten siihen päädyttiin. Kun luku on väärin, et näe milloin tai miksi.
Ei viivakoodinlukua. Jokainen liike kirjoitetaan käsin, ja kirjoittaminen on virheiden lähde.
Ei käyttäjäoikeuksia tai auditointijälkeä. Kuka tahansa tiedoston avaaja voi muuttaa mitä tahansa, eikä mikään kirjaa kuka sen teki.
Ei automaattisia hälytyksiä. Alhaisen varastotason hälytys toimii vain, jos joku avaa tiedoston ja katsoo sitä.
Hauras laajassa mittakaavassa. Suuret taulukot, joissa on paljon kaavoja, muuttuvat hitaiksi, ja virheellisen lajittelun tai ylikirjoitetun kaavan riski kasvaa koon ja käyttäjämäärän myötä.
Ei erä-, sarjanumero- tai erääntymispäiväseurantaa millään tavalla, johon voi luottaa.
Milloin siirtyä ohjelmistoon
Merkit, suunnilleen siinä järjestyksessä kuin ne ilmenevät:
- Myyt useammassa kuin yhdessä kanavassa. Tämä on yleensä ratkaiseva tekijä, koska manuaalinen synkronointi ei skaalaudu muutamia tuotteita pidemmälle.
- Useamman kuin yhden henkilön on päivitettävä varastoa.
- Olet ylimyynyt, erityisesti jos se on tapahtunut useammin kuin kerran.
- Käytät yli tunnin päivässä taulukkolaskentaan. Siinä vaiheessa tilausmaksu on halvempi kuin aikasi.
- Et osaa vastata kysymykseen “mitä meillä oli viime tiistaina?”, koska historiaa ei ole.
- Tarvitset erä- tai erääntymispäiväseurantaa säädösten vuoksi.
- Laskennasta on tullut suuri ponnistus, koska tuotevalikoima on kasvanut.
Siirtyminen ei tee taulukkolaskennalla tehdystä työstä hukkaan heitettyä. Puhdas ja hyvin jäsennelty taulukko on juuri sitä, mitä migraatio tarvitsee, ja sen ylläpitämisestä syntynyt kurinalaisuus tekee uuden järjestelmän konfiguroinnista helpompaa, koska tiedät jo, mitä seuraat ja miksi.
Siirtyminen ohjelmistoon menettämättä mitään
Kun taulukkolaskentaohjelman rajat tulevat vastaan, siirtyminen sujuu paremmin, jos taulukkoa on ylläpidetty huolellisesti – ja huonommin, jos ei ole, sillä kaikki virheet siirtyvät uuteen järjestelmään.
Siivoa ennen kuin siirrät. Päällekkäiset SKU-tunnisteet, kaksi vuotta sitten poistuneet tuotteet, rivit ilman kustannustietoja tai toimittajaa, epäjohdonmukaiset kategorianimet. Niiden siirtäminen vain monistaa ongelmat järjestelmään, josta nyt maksat. Tämä on vaihe, joka vie aikaa, mutta se on välttämätön.
Standardoi SKU-muoto ensin. Jos koodit ovat syntyneet orgaanisesti – osa väliviivoilla, osa välilyönneillä, osa selittämättömillä loppumerkeillä – korjaa ne taulukkolaskennassa, jossa etsi ja korvaa -toiminto on helppo, sen sijaan että tekisit sen tuonnin jälkeen, jolloin se on vaikeaa.
Täytä mitat ja painot. Useimmat järjestelmät vaativat niitä, useimmissa taulukoissa niitä ei ole, ja niiden kerääminen on hidasta. Aloittaminen ennen järjestelmän valintaa poistaa yleisimmän syyn käyttöönottoviivästyksiin.
Laske varasto välittömästi ennen käyttöönottoa. Sellaisten määrien tuominen, joihin et luota, takaa sen, että uusi järjestelmä on virheellinen heti ensimmäisestä päivästä alkaen, ja tiimi päätyy syyttämään ohjelmistoa.
Pidä taulukkolaskenta vain luku -tilassa kuukauden ajan. Ei rinnakkaisena järjestelmänä – se johtaa tuplakirjauksiin ja eroavuuksiin – vaan viitteenä, jolla tarkistat kaiken, mikä näyttää uudessa järjestelmässä väärältä.
Tuo varastoliikkeiden historia, jos voit. Monet järjestelmät hyväksyvät tapahtumien tuonnin. Kun käytössäsi on 12 kuukauden käyttöhistoria heti ensimmäisestä päivästä alkaen, tilauspisteet ja ennusteet toimivat välittömästi sen sijaan, että joutuisit odottamaan vuoden datan kertymistä.
Hyvin pidetty taulukko on hyvä lähde siirrolle. Tämän oppaan sarakkeet vastaavat lähes suoraan niitä kenttiä, joita mikä tahansa varastonhallintajärjestelmä pyytää. Tämä ei ole sattumaa – sama tieto tarvitaan joka tapauksessa, erona on vain se, kuka laskutoimitukset suorittaa.
Syvempää tietoa
- Varastonhallinta – prosessi, jota taulukkolaskenta tukee.
- Varastonhallinta pienyrityksille – laajempi kuva tässä mittakaavassa.
- Pilvipohjainen varastonhallinta – yleisin seuraava askel.
- Mikä on tilauspiste – hälytyksen taustalla oleva laskentakaava.
- Varaston seuranta – menetelmiä taulukkolaskentaa pidemmälle.
- Mikä on SKU – tunnisteiden kuntoon laittaminen ennen rakentamista.
Ydin tiivistettynä
Taulukkolaskenta toimii yksikanavaisessa toiminnassa, jossa on muutama sata SKU-tunnistetta ja yksi ylläpitäjä. Rakenna se käytettävissä olevan varaston (available stock) eikä käsillä olevan varaston (on-hand) ympärille, päivitä liikkeet heti tapahtumahetkellä ja siirry ohjelmistoon, kun aloitat myynnin toisen kanavan kautta.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko hallita varastoa taulukkolaskennalla? Kyllä, jos kyseessä on yksikanavainen yritys, jolla on maltillinen tuotevalikoima ja yksi tiedoston ylläpitäjä. Se lakkaa olemasta toimiva ratkaisu, kun mukaan tulee useita kanavia, useita muokkaajia tai lakisääteisiä seurantavaatimuksia.
Mitä varastotaulukon tulisi sisältää? SKU, tuotteen nimi, kategoria, sijainti, varastosaldo, varattu määrä, käytettävissä oleva määrä, tilauksessa oleva määrä, tilauspiste, tilauserän koko, toimitusaika, toimittaja, yksikkökustannus, myyntihinta ja varaston arvo, sekä viimeisimmän inventoinnin ja viimeisimmän varastoliikkeen päivämäärät.
Mikä on kaava alhaisen varastotilanteen hälytykselle? =IF([Käytettävissä] + [Tilauksessa] <= [Tilauspiste], "TILAA", ""). Tilauksessa olevan määrän huomioiminen estää hälytyksen tuotteista, jotka olet jo tilannut, mikä on yleisin syy siihen, miksi ihmiset lakkaavat luottamasta hälytyksiin.
Miten estän varastotaulukon epätarkkuuden? Päivitä tiedot heti tapahtumahetkellä, nimeä yksi vastuuhenkilö, suorita kiertävää inventointia viikoittain, kirjaa oikaisut syineen erilliselle välilehdelle, suojaa kaavasolut ja käytä versionhallintaa varmuuskopiointiin.
Milloin siirtyä taulukkolaskennasta varastonhallintaohjelmistoon? Kun myyt useamman kuin yhden kanavan kautta, kun useamman kuin yhden henkilön on päivitettävä varastotietoja, kun olet myynyt varastoa tyhjäksi (overselling) tai kun taulukon ylläpito vie yli tunnin päivässä.
Onko Excel vai Google Sheets parempi varastonhallintaan? Google Sheets tukee paremmin monen käyttäjän samanaikaista muokkausta ja automaattista versionhallintaa, mikä ratkaisee kaksi suurinta ongelmakohtaa. Excel on nopeampi suurilla tietoaineistoilla ja siinä on vahvemmat kaava- ja makro-ominaisuudet. Useimmissa pienissä varastoissa yhteistyöominaisuudet painavat enemmän.
Kuinka monta SKU-tunnistetta taulukko voi hallita? Teknisesti tuhansia, käytännössä muutama sata ennen kuin ylläpidosta tulee varsinainen työtehtävä. Rajoittava tekijä on harvoin ohjelmisto – se on rivien etsimiseen kuluva aika, kasvava virheellisen lajittelun riski ja vaikeus laskea näin suurta valikoimaa käsin.
Voiko taulukko hallita useita varastopaikkoja? Teknisesti kyllä, käyttämällä sijaintisaraketta tai välilehteä per toimipiste, mutta se muuttuu nopeasti hallitsemattomaksi, eikä varastonsiirroille eri sijaintien välillä ole auditointipolkua. Useat varastopaikat ovat yleensä merkki siitä, että olet kasvanut ulos tästä menetelmästä.
Warehouse Wise on ilmainen ja riippumaton varastonhallinnan, varastoinnin ja tilaustenkäsittelyn opaskirjasto. Se on kirjoitettu käytännön työtä tekeville: varasto- ja inventaarioalan aloittelijoille, pienille ja kasvaville verkkokaupoille sekä kaikille, jotka haluavat ymmärtää varastonsa hallintaa syvällisemmin. Jokainen opas selittää termin, havainnollistaa sen tarvittaessa esimerkkilaskuilla ja pysyy aiheessa. Toimimme täysin riippumattomasti: emme myy ohjelmistoja tai laitteita, emme ota provisioita suosituksista, eivätkä oppaamme perustu maksettuun näkyvyyteen.