Varastonhallinnan onnistuminen perustuu kolmeen asiaan: tiedät mitä sinulla on, tiedät milloin tilata lisää ja tiedät, mitkä tuotteet vaativat huomiotasi.
Kaikki alla oleva palvelee jotakin näistä. Jos aloitat taulukkolaskennalla ja vahvalla epäilyksellä siitä, että luvut ovat väärin, etene vaiheittain – jokainen vaihe riippuu edellisestä. Jos sinulla on jo käytössä järjestelmä, myöhemmät vaiheet sisältävät yleensä parannuskohteet.
Vaihe 1: Laske mitä sinulla todellisuudessa on
Jokainen muu vaihe edellyttää, että kirjanpitosi on oikein. Jos se ei ole, lasket tilauspisteet fiktiivisten lukujen perusteella.
Tee täydellinen fyysinen inventaario ennen kuin muutat mitään muuta. Laske sijaintien mukaan tuotteiden kokonaismäärän sijaan – SKU voi täsmätä kokonaisuutena, vaikka se olisi väärin kahdessa eri paikassa, jotka kumoavat toisensa. Nämä kaksi paikkaa aiheuttavat silti virheitä keräilyssä.
Muutama asia, joka tekee inventaariosta vaivan arvoisen:
- Pysäytä varaston liike laskennan ajaksi tai laske aukioloaikojen ulkopuolella. Liikkuvan kohteen laskeminen tuottaa lukuja, joihin kukaan ei luota.
- Laske sokkona. Älä näytä laskijalle odotettua lukua. Ihmiset vahvistavat alitajuisesti sen, mitä heille näytetään.
- Laske erotukset uudelleen ennen säätöjä. Toinen laskentakerta on oikeassa useammin kuin ensimmäinen.
- Kirjaa syy merkittäville poikkeamille. Näiden syiden toistuvat kaavat paljastavat prosessiesi ongelmat.
Tämä on tämän oppaan häiritsevin vaihe ja se, jonka ihmiset jättävät useimmiten väliin. Sen ohittaminen tarkoittaa, että kaikki myöhempi perii virheen.
Vaihe 2: Valitse varastopaikat – ja järjestä ne
Anna jokaiselle tuotteelle määritelty paikka ja merkitse se.
Kiinteät sijainnit tarkoittavat, että jokainen tuote on aina samassa paikassa. Helppo oppia, helppo auditoida, mutta tuhlaa tilaa, koska sijainti on tyhjillään varaston ollessa vähissä.
Satunnaiset tai dynaamiset sijainnit tarkoittavat, että järjestelmä osoittaa vapaan tilan ja kirjaa, minne tuote meni. Tilankäyttö on huomattavasti tehokkaampaa, mutta se on täysin riippuvainen järjestelmän oikeellisuudesta, koska kukaan ei löydä mitään muistin varassa.
Useimmat toiminnot käyttävät hybridimallia: kiinteät keräilypaikat nopeasti kiertäville tuotteille ja dynaamiset sijainnit varastovarastolle.
Valitsitpa kumman tahansa:
- Merkitse sijainnit selkeästi ja johdonmukaisesti. Looginen järjestelmä – käytävä, hyllyväli, taso, paikka – voittaa historiallisen järjestelmän, jonka vain pitkään palvelleet työntekijät osaavat tulkita.
- Sijoita nopeasti kiertävät tuotteet lähetysalueen lähelle. Kuljetusaika on suurin osa keräilytyöstä, ja kourallinen tuotteita vastaa yleensä suurimmasta osasta liikettä.
- Pidä painavat tuotteet vyötärön korkeudella. Sekä turvallisuus että nopeus paranevat.
- Erota saapuvat tavarat, karanteeni ja palautukset myyntikelpoisesta varastosta. Niiden sekoittaminen johtaa tarkastamattoman varaston myyntiin.
Vaihe 3: Valitse järjestelmä varaston seurantaan
Taulukkolaskenta toimii tiettyyn pisteeseen asti, ja se piste saavutetaan nopeammin kuin useimmat odottavat – yleensä silloin, kun alat myydä useamman kuin yhden kanavan kautta tai kun useampi kuin yksi henkilö päivittää tiedostoa.
Mitä kunnollinen järjestelmä tarjoaa, mitä taulukkolaskenta ei:
- Yksi reaaliaikainen luku jokaisessa kanavassa, joten et voi myydä yli varastosaldojen.
- Viivakoodin lukeminen, joka poistaa kirjausvirheet, jotka aiheuttavat suurimman osan poikkeamista.
- Tapahtumahistoria, jotta näet miten luku muuttui vääräksi, sen sijaan että tietäisit vain sen olevan väärin.
- Tilaushälytykset, jotka aktivoituvat ilman, että kenenkään tarvitsee muistaa tarkistaa niitä.
- Erä-, sarjanumero- ja erääntymispäivien seuranta, jota on lähes mahdotonta ylläpitää manuaalisesti.
Et tarvitse kallista järjestelmää aloittaaksesi. Tarvitset kuitenkin järjestelmän, jossa varasto voi päivittää saldot heti liikkeen tapahtuessa, sen sijaan että kirjoittaisit ne ylös myöhempää kirjausta varten. Viivästynyt tiedonsyöttö on paikka, jossa tarkkuus katoaa.
Vaihe 4: Määritä tilauspisteet ja varmuusvarasto
Tilauspiste on taso, joka laukaisee uuden tilauksen. Kun teet sen oikein, varasto saapuu juuri silloin kun tarvitset sitä.
Tilauspiste = (keskimääräinen päivittäinen kulutus x toimitusaika päivinä) + varmuusvarasto
Varmuusvarasto on puskuri, joka imee itseensä kysynnän ja toimitusaikojen vaihtelun. Kohtuullinen aloituskaava:
Varmuusvarasto = palvelutaso x kysynnän keskihajonta x toimitusajan neliöjuuri
Kaksi käytännön seikkaa, jotka merkitsevät enemmän kuin laskutoimitus.
Käytä mitattuja toimitusaikoja, älä luvattuja. Se, mitä toimittaja lupaa ja mitä he toimittavat, ovat eri lukuja, ja nopeimman ja hitaimman toimituksen välinen ero merkitsee enemmän kuin keskiarvo.
Vaihtele palvelutasoja tuotteen mukaan. Yksi tavoite koko valikoimalle takaa, että pidät liikaa hitaita tuotteita ja liian vähän kriittisiä tuotteita.
Vaihe 5: Kohdista ponnistelut ABC-analyysillä
Et voi hallita jokaista tuotetta yhtä suurella huomiolla, eikä sinun pitäisi yrittääkään.
ABC-analyysi lajittelee tuotteet niiden vuotuisen kulutusarvon mukaan:
- A-tuotteet — noin 20 % tuotteista, tyypillisesti 70–80 % arvosta. Tiukka kontrolli, tiheä seuranta, korkeat palvelutasot, usein tapahtuva laskenta.
- B-tuotteet — keskikasti. Kohtuullinen kontrolli, säännöllinen seuranta.
- C-tuotteet — pitkä häntä, yleensä puolet tuotteistasi ja pieni osa arvosta. Löysä kontrolli, suuremmat tilausmäärät, harva laskenta.
Kyse ei ole luokittelusta, vaan siitä, että aikasi menee sinne, missä raha on. Useimmat toiminnot huomaavat antaneensa yhtä paljon huomiota 50 000 euron tuotteelle ja 200 euron tuotteelle.
Kannattaa lisätä toinen ulottuvuus: kriittisyys. Halpa komponentti, joka pysäyttää tuotannon puuttuessaan, ansaitsee A-tuotteen kohtelun arvostaan riippumatta.
Vaihe 6: Pidä kirjanpito tarkkana kiertävällä inventaariolla
Alkuperäisen täydellisen laskennan jälkeen älä odota vuotta seuraavaan kertaan.
Kiertävä inventaario laskee pienen osan varastosta jatkuvasti – muutaman sijainnin päivittäin – joten koko varasto tulee katetuksi tietyn ajan kuluessa ilman, että toimintaa tarvitsee pysäyttää. Laske A-tuotteet useimmin, C-tuotteet harvimmin.
Sen todellinen hyöty ei ole korjaus. Se on se, että virheet tulevat esiin päivien, ei kuukausien kuluessa, tarpeeksi lähellä niiden syytä, jotta voit todella selvittää, mikä meni vikaan. Yksitoista kuukautta myöhemmin löytynyt poikkeama on vain luku, joka pitää säätää; tiistaina löytynyt poikkeama on prosessiongelma, jonka voit korjata.
Seuraa varastokirjanpidon tarkkuutta prosenttiosuutena täsmäävistä sijainneista ja tarkkaile trendiä.
Vaihe 7: Seuraa oikeita lukuja
Neljä mittaria kertoo sinulle suurimman osan tarvittavasta tiedosta:
- Varastokirjanpidon tarkkuus — täsmäävät sijainnit prosentteina.
- Varaston kiertonopeus — myytyjen tuotteiden kustannus jaettuna keskimääräisellä varaston arvolla. Kuinka tehokkaasti pääomasi työskentelee.
- Varastopuuteaste tai toimitusvarmuus — kuinka usein et pysty toimittamaan tuotetta varastosta.
- Kuollut varasto — sellaisen varaston arvo, jolla ei ole ollut liikettä määritellyn ajanjakson aikana.
Lue niitä yhdessä. Korkea kiertonopeus ja korkea varastopuuteaste tarkoittavat, että toimintasi on liian niukkaa. Matala kiertonopeus ilman varastopuutteita tarkoittaa, että pidät liikaa varastoa.
Vertaa omaa historiaasi, älä julkaistuja vertailuarvoja, jotka tulevat toiminnoista, joilla on erilaiset tuotteet ja tilausprofiilit.
Vaihe 8: Arvioi, opi ja tiukenna
Aseta toistuva arviointi. Kuukausittainen on riittävä useimmille toiminnoille.
- Aja ABC-analyysi uudelleen. Tuotteet liikkuvat luokkien välillä kysynnän muuttuessa.
- Laske tilauspisteet ja varmuusvarasto uudelleen suhteessa viimeisimpään kysyntään ja todellisiin toimitusaikoihin.
- Tarkista kuollut ja hitaasti kiertävä varasto ja päätä: alennus, paketointi, palautus toimittajalle tai poisto. Päätöksen tekemättä jättäminen on itsessään päätös, ja kallis sellainen.
- Katso poikkeamien syitä kiertävistä inventaarioista ja etsi kaavoja.
- Tarkista toimittajien suoriutuminen — toimitusaikojen täsmällisyys ja tilaustarkkuus toimittajittain. Toimittaja, jonka luotettavuus on hiljaa heikentynyt, kasvattaa varmuusvarastosi tarvetta.
Vältettävät yleiset virheet
Johtaminen toimistosta käsin. Luvut kuvaavat varastoa; ne eivät ole itse varasto. Käy paikan päällä.
Järjestelmän pitäminen ainoana totuutena. Järjestelmä sisältää vain sen, mitä sille on syötetty. Vasta inventointi kertoo, onko syötetty tieto oikein.
Tilaaminen fiiliksen mukaan. Tilauspisteet on luotu siksi, ettei tilaaminen olisi kenen tahansa hyllyjen tyhjyyttä havainneen henkilön harkinnan varassa.
Kuolleen varaston (dead stock) kertyminen. Se vie varastotilaa, sitoo pääomaa ja muuttuu sitä vaikeammaksi hävittää, mitä pidempään se seisoo.
Täydellisen tarkkuuden tavoittelu kaikkialla. Palvelutason ja tarkkuuden viimeiset prosenttiyksiköt maksavat suhteettoman paljon. Kohdista panokset A-tuotteisiin.
Usean asian muuttaminen samanaikaisesti. Jos muutat tilauspisteitä, uudistat keräilyalueen ja vaihdat järjestelmää saman kuukauden aikana, et tiedä, mikä muutos aiheutti minkäkin seurauksen.
Syvempää tietoa
- Mitä on varastonhallinta — koko toimialan perusteet.
- Mitä on varastonvalvonta — kapeampi operatiivinen näkökulma.
- Varastonhallinnan tekniikat — erityismenetelmät yksityiskohtaisesti.
- Mikä on tilauspiste — täydennysrajan laskenta.
- Mikä on varmuusvarasto — puskurin mitoitus.
- Jatkuva inventointi — kirjanpidon tarkkuuden ylläpito.
- Mikä on varaston kiertonopeus — tehokkuuden mittari.
Ydin tiivistettynä
Laske mitä sinulla on, anna jokaiselle tuotteelle merkitty paikka, seuraa sitä järjestelmässä, jota varasto päivittää reaaliajassa, aseta tilauspisteet mitattujen toimitusaikojen perusteella, keskitä huomiosi arvoa tuottaviin tuotteisiin ja inventoi jatkuvasti, jotta virheet paljastuvat silloin, kun niiden syy on vielä selvitettävissä.
Usein kysytyt kysymykset
Mistä aloitan varastonhallinnan? Täydellisellä fyysisellä inventoinnilla sijaintikohtaisesti. Kaikki muut vaiheet lasketaan varastokirjanpidon perusteella, joten sen on oltava kunnossa ennen kuin mikään muu on vaivan arvoista.
Mikä on paras varastonhallintamenetelmä? Yhtä parasta ei ole. Useimmat toiminnot yhdistävät tilauspisteet, ABC-analyysin ja jatkuvan inventoinnin. Menetelmää tärkeämpää on sen johdonmukainen soveltaminen ja tarkistaminen kysynnän muuttuessa.
Kuinka usein varasto pitäisi inventoida? Jatkuvasti, jatkuvan inventoinnin avulla, eikä vain kerran vuodessa. Laske A-tuotteet kuukausittain tai useammin, B-tuotteet neljännesvuosittain ja C-tuotteet kerran tai kahdesti vuodessa. Koko vuoden kattavia inventointeja käytetään yhä enemmän vain silloin, kun tilintarkastaja vaatii sellaisen.
Tarvitsenko varastonhallintaohjelmiston? Et kovin pienessä mittakaavassa, mutta taulukkolaskenta pettää nopeasti, kun myyt useiden kanavien kautta tai kun tiedostoa ylläpitää useampi kuin yksi henkilö. Ratkaisevia ominaisuuksia ovat yksi reaaliaikainen varastosaldo ja skannaus liikkeen yhteydessä.
Miten estän varaston loppumisen? Aseta tilauspisteet mitattujen toimitusaikojen perusteella ja lisää varmuusvarasto, joka on mitoitettu todellisen kysynnän vaihtelun mukaan. Varmista sitten, että joku reagoi hälytyksiin, sillä useimmat varaston loppumiset toiminnoissa, joissa on tilauspisteet, johtuvat siitä, ettei kukaan tehnyt tilausta.
Kuinka paljon varastoa minun tulisi pitää? Riittävästi tavoitellun palvelutason saavuttamiseksi huomioiden kysynnän ja toimitusaikojen vaihtelu, eikä yhtään enempää. Tämä luku vaihtelee tuotteittain, minkä vuoksi yksittäinen yleissääntö, kuten “kuukauden varasto”, johtaa joidenkin tuotteiden kohdalla ylivarastointiin ja toisten kohdalla alivarastointiin.
Mistä tiedän, ovatko varastokirjanpitoni tarkkoja? Laske otos sijainneista ja vertaa niitä järjestelmään. Varastokirjanpidon tarkkuus on niiden sijaintien prosenttiosuus, jotka täsmäävät täydellisesti. Sijaintikohtainen laskenta on tärkeämpää kuin tuotekohtainen kokonaissaldo — kokonaissaldot voivat täsmätä, vaikka yksittäiset sijainnit olisivat väärin toisensa kumoavilla tavoilla.
Mitä on kuollut varasto ja mitä sille pitäisi tehdä? Varastoa, joka ei liiku määritellyn ajanjakson aikana. Alenna hintaa, paketoi se osaksi kampanjoita, palauta toimittajalle, jos sopimus sallii, tai poista se kirjanpidosta. Virhe on jättää se varastoon, sillä se vie tilaa ja pääomaa sekä menettää arvoaan sillä välin kun pohdit ratkaisua.
Warehouse Wise on ilmainen ja riippumaton varastonhallinnan, varastoinnin ja tilaustenkäsittelyn opaskirjasto. Se on kirjoitettu käytännön työtä tekeville: varasto- ja inventaarioalan aloittelijoille, pienille ja kasvaville verkkokaupoille sekä kaikille, jotka haluavat ymmärtää varastonsa hallintaa syvällisemmin. Jokainen opas selittää termin, havainnollistaa sen tarvittaessa esimerkkilaskuilla ja pysyy aiheessa. Toimimme täysin riippumattomasti: emme myy ohjelmistoja tai laitteita, emme ota provisioita suosituksista, eivätkä oppaamme perustu maksettuun näkyvyyteen.