Kuollut varasto on varastoa, joka on lakannut myymästä ja jonka myynnin tuskin odotetaan alkavan uudelleen.
Raha on jo menetetty. Tämä on epämiellyttävä lähtökohta, mutta se määrittää, miten asiaa tulisi ajatella. Hankinta on tehty, käteinen on poistunut yrityksestä, eikä mikään käytettävissäsi oleva päätös palauta sitä kokonaisuudessaan. Jokainen tästä eteenpäin tehtävä valinta koskee vain sitä, kuinka paljon saat takaisin ja kuinka nopeasti.
Tämän ymmärtäminen muuttaa kysymyksen muodosta “miten vältän myöntämästä, että tämä oli virhe” muotoon “mikä on nopein reitti suurimpaan mahdolliseen käteismäärään”. Nämä tuottavat hyvin erilaisia vastauksia, ja ensimmäinen niistä on syy siihen, miksi kuollut varasto makaa varastoissa vuosia.
Mikä lasketaan kuolleeksi varastoksi
Yleispätevää kynnysarvoa ei ole, ja oikea määritelmä riippuu täysin siitä, kuinka nopeasti tuotteesi normaalisti liikkuvat.
Yleiset määritelmät:
- Ei myyntiä 6–12 kuukauteen yleistavaroiden kohdalla
- Ei myyntiä 90 päivään päivittäistavaroissa, joissa näin pitkään paikallaan pysyvä tuote on jo ongelma
- Ei myyntiä 2–3 vuoteen varaosien ja teollisuustarvikkeiden kohdalla, joissa hidas kiertonopeus on normaalia ja odotettua
Aseta ajanjakso tuoteryhmittäin sen sijaan, että soveltaisit sitä koko liiketoimintaan. Yksi sääntö, jota sovelletaan sekä muotimallistoon että varaosaan, luokittelee toisen väärin ja todennäköisesti molemmat.
Asiaan liittyvät termit, jotka on syytä erottaa toisistaan, koska niitä käytetään ristiin, vaikka ne tarkoittavat eri asioita:
- Hitaasti liikkuva varasto myy edelleen, mutta hitaasti. Se on ehdokas kuolleeksi varastoksi, mutta ei vielä sitä itseään.
- Vanhentunut varasto on korvattu uudemmalla tai sen käyttöikä on päättynyt. Se ei myy millään hinnalla.
- Ylivarasto on sitä, että tuotetta on varastossa enemmän kuin tarvitset, vaikka se myykin. Se tyhjenee lopulta täydellä hinnalla, jos odotat tarpeeksi kauan.
- Kuollut varasto on lakannut liikkumasta, eikä merkkejä elpymisestä ole.
Erottelu on tärkeää, koska korjaavat toimenpiteet eroavat toisistaan. Ylivarasto vaatii kärsivällisyyttä. Kuollut varasto vaatii päätöksen.
Miten kuollut varasto syntyy
Lähes aina ostohetkellä, kuukausia ennen kuin kukaan huomaa mitään.
Tilaaminen määräalennuksen perässä. Toimittaja tarjoaa parempaa yksikköhintaa kaksinkertaisella määrällä. Säästö on välitön ja näkyvä; ylimääräisen varaston hallussapidon kustannus yhdentoista kuukauden ajan ei ole. Tämä on yleisin syy, ja siihen syyllistyvät ihmiset, jotka toimivat hyvässä uskossa ja tekevät näennäisesti järkevän laskelman.
Optimistinen ennustaminen. Myyntitavoitteet ja kysyntäennusteet menevät sekaisin, ja varastoa ostetaan tavoitteiden perusteella. Tavoite on se, mitä toivot tapahtuvan; ennuste on se, mitä odotat tapahtuvan. Ensimmäisen perusteella ostaminen tuottaa varmasti kuollutta varastoa.
Tuotevalikoiman laajentaminen ilman kurinalaisuutta. Varianttien lisääminen – enemmän värejä, kokoja ja konfiguraatioita – hajauttaa saman kysynnän useammalle SKU-nimikkeelle. Jokainen uusi variantti näyttää pieneltä; yhdessä ne luovat pitkän hännän, joka ei koskaan myy loppuun.
Kausi- ja kampanjatuotteiden ylitilaaminen. Sesonkihuipulle ostaminen, joka jää tavoitteista, jättää jäljelle tuotteita, jotka ovat nyt sesongin ulkopuolella eivätkä palaa sesonkiin vuoteen, jolloin ne saattavat olla jo vanhentuneita.
Toimittajien minimitilaukset. Pakko ostaa 500 kappaletta jotain, mitä tarvitset 80 kappaletta. Täysin perusteltua, mutta silti kuollutta varastoa.
Tuotemuutokset arvoketjussa. Toimittaja päivittää mallin, tekniset tiedot muuttuvat tai komponentti korvataan. Täysin järkevästi ostettu varasto muuttuu myyntikelvottomaksi ilman sinun päätöstäsi.
Laiminlyönti. Varasto unohtuneessa paikassa, tuotelistauksessa, jota ei koskaan aktivoitu, tai kategoriassa, jota kukaan ei tarkista. Se ei ollut niinkään kuollutta, vaan se ei koskaan ollut elävää.
Huomaa, kuinka harva näistä on varaston ongelma. Kuollut varasto syntyy osto- ja myynninedistämispäätöksistä, ja varasto löytää sen, minkä vuoksi nämä kaksi toimintoa ovat usein eri mieltä siitä, kenen ongelma se on.
Mitä kuollut varasto todella maksaa
Ostohinta on näkyvä kustannus ja yleensä pienempi osa kokonaisuutta.
Pääoma. Myymättömässä varastossa oleva raha on rahaa, joka ei ole käytettävissä myyvään varastoon, markkinointiin tai mihinkään muuhun. Yritykselle, jonka suurin rajoite on käteinen, tämä on suurin kustannus ja se, jota lasketaan vähiten.
Tila. Kuollut varasto vie paikkoja. Varastossa, joka toimii lähellä kapasiteettirajaa, tuolla tilalla on todellinen vaihtoehtoinen käyttö – ja jos se johtaa päätökseen hankkia lisää tilaa, kustannus muuttuu hyvin konkreettiseksi.
Käsittely. Sitä lasketaan, siirretään, pyyhitään pölyt, siirretään uudelleen ja lasketaan taas. Jokainen inventaario sisältää sen.
Vakuutus ja rahoitus. Molemmat skaalautuvat yleensä varaston arvon mukaan.
Arvonalentuminen. Se on joka kuukausi vähemmän arvokas, ja tietyn pisteen jälkeen vauhti kiihtyy tuotteen vanhentuessa.
Huomion vieminen. Se näkyy raporteissa, siitä keskustellaan ja se kuluttaa huomiota, jolle olisi parempaakin käyttöä.
Itse arvonalennus, kun se lopulta tapahtuu – mikä kirjanpitosääntöjen mukaan on tehtävä, koska varasto arvostetaan hankintamenon tai nettorealisaatioarvon mukaan, kumpi on alempi.
Karkea vuotuinen 20–30 %:n ylläpitokustannus varaston arvosta on yleinen nyrkkisääntö, kun kaikki nämä tekijät huomioidaan. Tällä perusteella kuolleen varaston pitäminen kolmen vuoden ajan maksaa suunnilleen saman verran kuin varasto oli alun perin arvoinen. Maksat siitä kahdesti ja se on silti sinulla.
Miten olemassa oleva kuollut varasto tyhjennetään
Käy nämä läpi tärkeysjärjestyksessä ja valitse ensimmäinen, joka tyhjentää varaston hyväksyttävällä tuotolla. Järjestys on tärkeä, koska jokainen taktiikka tuottaa vähemmän kuin edellinen, ja jokainen viivästysviikko vie sinua joka tapauksessa alemmas listalla.
1. Hinnan alennus. Suora hinnanalennus on nopein reitti käteiseen. Vaisto sanoo, että pitäisi alentaa varovasti ja nostaa vähitellen, mikä maksimoi ajan, jonka varasto seisoo. Jyrkempi alennus, joka tyhjentää varaston kahdessa viikossa, tuottaa usein enemmän kuin maltillinen alennus, joka kestää kahdeksan kuukautta, kun ylläpitokustannukset lasketaan mukaan. Aseta alennus tyhjentämistä, ei markkinoiden testaamista varten.
2. Niputtaminen. Yhdistä hitaasti liikkuvat tuotteet nopeasti liikkuviin. Nippu myy suositun tuotteen voimalla ja liikuttaa kuollutta tuotetta ilman näkyvää hinnanalennusta kummassakaan, mikä suojaa molempien koettua arvoa.
3. Käytä kampanjakannustimena. Ilmainen lahja tietyn ostorajan ylittyessä tai kilpailupalkintona. Ei palauta käteistä suoraan, mutta voi edistää tilauksia, joita ei muuten olisi tapahtunut.
4. Palauta toimittajalle. Tarkista sopimus – jotkut sallivat palautukset tietyn ajan kuluessa, jotkut hyväksyvät varastoa tulevaa tilausta vastaan, ja jotkut neuvottelevat mieluummin kuin menettävät asiakkaan. Kysyminen kannattaa, vaikka sopimus ei siihen velvoittaisikaan.
5. Myy toissijaisen kanavan kautta. Outlet-sivustot, poistomyyntimarkkinapaikat, tukkukauppiaat tai realisoija, joka ottaa koko erän murto-osalla hinnasta. Tuotto on pieni, mutta se on käteistä sen sijaan, että saisit nolla euroa, ja se tapahtuu päivissä kuukausien sijaan.
6. Lahjoita. Ei palauta käteistä, voi tuoda verohyötyä lainkäyttöalueesta riippuen, vapauttaa tilaa ja tekee hyvää.
7. Kirjaa alas, kierrätä tai hävitä. Viimeinen keino. Hävittäminen maksaa rahaa sen sijaan, että se palauttaisi mitään, ja alaskirjaus on kirjanpidollinen tunnustus jo tapahtuneesta tappiosta.
Virhe jokaisessa vaiheessa on odottaa paremman vaihtoehdon ilmestymistä. Kuollut varasto ei parane vanhetessaan, ja tänään saatavilla oleva tuotto on lähes aina korkeampi kuin ensi neljänneksellä saatavilla oleva tuotto.
Toinen merkitys: deadstock muodissa ja tennareissa
Jos päädyit tänne katumuodin tai tennareiden kautta etkä varastotoimintojen parista, termi tarkoittaa lähes päinvastaista asiaa, ja nämä kaksi on syytä erottaa toisistaan.
Tennareiden ja muodin jälleenmyyntimarkkinoilla deadstock – usein lyhennettynä DS – kuvaa tuotetta, joka on uusi, käyttämätön ja alkuperäisessä pakkauksessaan, täsmälleen sellaisena kuin se lähti tehtaalta. Tennaripari, jota kutsutaan deadstockiksi, ei ole koskaan ollut kenenkään jalassa. Näet myös termin VNDS, joka tarkoittaa “very near deadstock”: tuotetta on käytetty kerran tai kahdesti, ja se on käytännössä uudenveroinen.
Termi juontaa juurensa samaan lähteeseen kuin varastotermeissä. Se viittasi alun perin new old stock -tuotteisiin – tavaroihin, jotka jäivät myymättä kaupan takahuoneeseen, joita ei koskaan laitettu esille ja jotka löytyivät vuosia myöhemmin edelleen laatikoissaan. Varastolle tämä on poistokirjaus. Keräilijälle se on markkinoiden halutuinta tavaraa, koska malli on poistunut tuotannosta ja kunto on alkuperäinen.
Tässä on koko ero. Varastotermeissä se tarkoittaa varastoa, joka ei ole mennyt kaupaksi ja menettää arvoaan. Jälleenmyyntitermeissä se tarkoittaa varastoa, joka ei mennyt kaupaksi ja on nyt arvokkaampaa kuin koskaan, koska niukkuus ja nostalgia ovat kääntäneet sen arvon suunnan.
Tämä käänne on todellinen, mutta rajallinen. Se koskee pientä määrää keräilykategorioita – rajoitetun erän tennareita, tiettyjä kelloja, vintage-denimiä, joitakin leluja ja soittimia – joissa tuote on poistunut tuotannosta, kysyntä jatkuu ja alkuperäinen kunto on todennettavissa. Useimpien varastojen yleistavaralle mikään näistä ehdoista ei päde, ja tuotteen muuttumisen odottaminen keräilykohteeksi on kallein mahdollinen suunnitelma.
Ehkäisy
Seuraa varaston ikääntymistä kuukausittain. Raportti, joka näyttää päivät viimeisimmästä myynnistä laskevassa järjestyksessä. Kymmenen minuuttia kuukaudessa auttaa tunnistamaan hitaasti liikkuvan varaston silloin, kun se on vasta hidasta, jolloin se voidaan alennusmyydä maltillisesti sen sijaan, että se pitäisi dumpata.
Laske todelliset kustannukset ennen määräalennuksen hyväksymistä. Kuinka kauan ylimääräinen varasto seisoo ja mitä sen säilyttäminen maksaa kyseisenä aikana? Usein alennus ei kata laskutoimituksen lopputulosta.
Erota tavoitteet ennusteista. Osta sen perusteella, mitä odotat, älä sen perusteella, mitä toivot.
Aseta poistumissääntö tuotetta lanseerattaessa. Päätä etukäteen, mitä tapahtuu, jos tuote ei ole saavuttanut määriteltyä myyntitasoa tiettyyn päivämäärään mennessä. Sääntöjä, jotka on asetettu ennen kuin päätökseen on liittynyt tunteita, on helpompi noudattaa.
Rajoita valikoiman laajentamista. Jokaisen uuden variantin on ansaittava paikkansa sen sijaan, että se lisätään vain siksi, että se on saatavilla.
Kierrätä varastoa fyysisesti. FIFO kaikelle, jolla on säilyvyysaika tai sesonki. Takana oleva vanha varasto myydään viimeisenä ja se vanhenee ensimmäisenä.
Tarkista toimittajien minimitilaukset. Joskus korkeampi yksikköhinta pienemmällä minimitilauksella on kokonaisuutena halvempi, kun otetaan huomioon ylijäämälle tapahtuvat asiat.
Nimeä vastuuhenkilö. Deadstock, joka ei kuulu kenellekään, kasautuu, koska sen raivaaminen tarkoittaa epäonnistuneen ostopäätöksen myöntämistä.
Miksi se seisoo siellä: psykologia
Deadstock säilyy varastossa syistä, jotka ovat inhimillisiä eivätkä operatiivisia, ja niiden tunnistaminen on suurin osa ratkaisua.
Uponneet kustannukset. Raha on käytetty eikä sitä saa takaisin, joten sillä ei pitäisi olla roolia päätöksenteossa siitä, mitä seuraavaksi tehdään. Ihmisten on tätä aidosti vaikea hyväksyä. Puoleen hintaan myyminen tuntuu puolen arvon menettämiseltä, vaikka todellisuudessa arvo menetettiin silloin, kun varasto lakkasi myymästä – alennus vain määrittää, kuinka paljon saat takaisin.
Ankkuroituminen ostohintaan. “Maksoimme näistä 40 $, emme voi myydä niitä 15 $:lla.” 40 $ on historiallista tietoa, jolla ei ole merkitystä sen suhteen, mitä kukaan maksaa tänään. Olennaista on vertailu: 15 $ nyt vastaan 12 $ kuuden kuukauden kuluttua, lisättynä kuuden kuukauden säilytyskustannuksilla.
Optimismi käänteestä. Ehkä se piristyy. Ehkä se myy ensi sesongilla. Ehkä uusi asiakas haluaa koko erän. Joskus se pitää paikkansa, yleensä ei, ja odottaminen maksaa joka tapauksessa. Päätöspäivän asettaminen alussa poistaa tarpeen arvioida tätä hetken mielijohteesta.
Myöntämisen välttäminen. Deadstockin raivaaminen tekee ostopäätöksestä näkyvän ja mitattavan. Jos siitä seuraa syyllistämistä, ihmiset jättävät tavaran hyllyyn, ja kustannukset kertyvät hiljaa sen sijaan, että ne näkyisivät yhtenä epämiellyttävänä lukuna.
Kukaan ei omista sitä. Hankinta loi sen, varasto säilyttää sen, talousosasto tekee poistokirjauksen. Kun kukaan ei ole vastuussa, oletusarvona on toimettomuus.
Käytännön vastatoimet ovat rakenteellisia eivätkä motivoivia. Aseta poistumissääntö ostohetkellä, jotta päätös on tehty ennen kuin kukaan on sitoutunut siihen tunteella. Raportoi ikääntymisestä rutiininomaisesti, jotta se on näkyvissä ilman, että kenenkään tarvitsee nostaa asiaa esille. Käsittele tehtyä poistokirjausta hyvänä johtamisena eikä tunnustuksena – sillä vaihtoehto ei ole tappion välttäminen, vaan säilytyskustannusten maksaminen sen päälle.
Esimerkki laskelmasta
Oletetaan, että sinulla on 400 yksikköä tuotetta, jonka hinta on 18 $ kappaleelta. Se myytiin viimeksi neljä kuukautta sitten. Varaston nykyarvo: 7 200 $.
Vaihtoehto yksi: pidä ja toivo. Säilytyskustannus 25 % vuodessa on noin 1 800 $ vuodessa eli 150 $ kuukaudessa. Vuoden odottelun jälkeen olet käyttänyt 1 800 $ sen säilyttämiseen, ja tuote on vuoden vanhempi. Jos se myydään silloin 8 $:lla, saat takaisin 3 200 $ yhteensä 9 000 $ panostuksesta.
Vaihtoehto kaksi: alenna nyt 10 $:iin. Saat takaisin 4 000 $ välittömästi, vapautat tilaa ja lopetat säilytyskustannukset. Alkuperäiseen 7 200 $:iin verrattuna se tuntuu 3 200 $ tappiolta, minkä vuoksi sitä vastustetaan.
Vaihtoehto kolme: alenna jyrkästi 7 $:iin ja raivaa se tässä kuussa. Saat takaisin 2 800 $. Huonompi kuin vaihtoehto kaksi, jos vaihtoehto kaksi todella tyhjentää varaston – ja parempi kuin vaihtoehto yksi, joka tuottaa vähemmän enemmän kulutettuaan.
Olennaista ei ole vertailu mihinkään vaihtoehtoon suhteessa 7 200 $:n maksettuun hintaan. Olennaista on vaihtoehtojen vertailu keskenään, säilytyskustannukset huomioiden. Kun asia kehystetään näin, nopein reitti, joka saavuttaa kohtuullisen hinnan, voittaa yleensä, ja vaisto alentaa varovasti ja odottaa paljastuu kalleimmaksi mahdolliseksi valinnaksi.
Mistä oppia lisää
- Mikä on varaston kiertonopeus — mittari, jota deadstock vahingoittaa eniten.
- Varaston säilytyskustannukset — sen kvantifiointi, mitä varaston pitäminen maksaa.
- Mikä on ylivarastointi — tila, joka edeltää sitä.
- Varastonhallinnan tekniikat — mukaan lukien ABC-analyysi sen havaitsemiseksi.
- Mikä on kysynnän ennustaminen — sen aiheuttavien ostovirheiden vähentäminen.
- Varaston arvostusmenetelmät — miksi poistokirjaus on lopulta pakollinen.
Yhteenveto yhdellä lauseella
Deadstock on varastoa, joka on lakannut myymästä, rahat on jo käytetty, ja jokainen vaihtoehto tästä eteenpäin liittyy takaisinperinnän nopeuteen alkuperäisen arvon palauttamisen sijaan – joten alenna hintoja riittävän jyrkästi raivataksesi varaston ja ehkäise seuraava erä jo ostohetkellä, jolloin se todellisuudessa syntyy.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä on kuollut varasto (deadstock)? Varastoa, jota ei ole myyty pitkään aikaan ja jota on epätodennäköistä myydä nykyisellä hinnalla. Raja-arvo vaihtelee kategorioittain – nopeasti kiertävillä tuotteilla se on 90 päivää, varaosilla vuosi tai enemmän.
Mitä eroa on kuolleella varastolla ja hitaasti kiertävällä varastolla? Hitaasti kiertävä varasto myy edelleen, vaikkakin harvoin, ja se poistuu varastosta ajan myötä. Kuollut varasto on lakannut liikkumasta, eikä merkkejä myynnin elpymisestä ole. Hitaasti kiertävää varastoa on seurattava; kuollut varasto vaatii päätöksentekoa.
Paljonko kuollut varasto maksaa? Hankintahinnan lisäksi sen ylläpitokustannukset ovat noin 20–30 % sen arvosta vuodessa – tämä sisältää sidotun pääoman, tilan käytön, käsittelyn, vakuutukset ja arvonalentumisen. Kolmen vuoden säilytyksen jälkeen pelkät ylläpitokustannukset lähestyvät tavaran alkuperäistä arvoa.
Miten pääsen eroon kuolleesta varastosta? Ensisijaisuusjärjestyksessä: alenna hintaa riittävästi, jotta tuote todella poistuu, niputa se nopeasti kiertävien tuotteiden kanssa, käytä sitä myynninedistämisen kannustimena, palauta se toimittajalle, jos sopimus sen sallii, myy poistokanavan kautta, lahjoita se tai hävitä se. Nopeus on tärkeämpää kuin yksittäisestä kanavasta saatava tuotto.
Miten ehkäisen kuolleen varaston syntymistä? Pääasiassa osto-vaiheessa. Tarkista varaston ikärakenne kuukausittain, laske ylläpitokustannukset ennen määräalennusten hyväksymistä, osta ennusteiden perusteella tavoitteiden sijaan, aseta poistumissäännöt tuotteita lanseerattaessa ja rajoita valikoiman laajentamista vain variantteihin, jotka ansaitsevat paikkansa.
Pitäisikö kuollut varasto poistaa kirjanpidosta? Lopulta se on tehtävä, sillä kirjanpitostandardit vaativat, että varasto arvostetaan hankintamenon tai nettorealisointiarvon mukaan, kumpi on alempi. Arvon alentaminen ei tarkoita tavaran hävittämistä, mutta se tekee todellisen tilanteen näkyväksi, mikä yleensä vauhdittaa päätöstä, jota on lykätty.
Mikä on hyvä kuolleen varaston prosenttiosuus? Yleispätevää lukua ei ole, ja se vaihtelee valtavasti toimialoittain. Hyödyllisempää on seurata oman liiketoiminnan trendiä ja sitä, onko kokonaismäärä nousussa vai laskussa, sillä nouseva luku kertoo ostopäätöksistä, joita ei ole korjattu.
Warehouse Wise on ilmainen ja riippumaton varastonhallinnan, varastoinnin ja tilaustenkäsittelyn opaskirjasto. Se on kirjoitettu käytännön työtä tekeville: varasto- ja inventaarioalan aloittelijoille, pienille ja kasvaville verkkokaupoille sekä kaikille, jotka haluavat ymmärtää varastonsa hallintaa syvällisemmin. Jokainen opas selittää termin, havainnollistaa sen tarvittaessa esimerkkilaskuilla ja pysyy aiheessa. Toimimme täysin riippumattomasti: emme myy ohjelmistoja tai laitteita, emme ota provisioita suosituksista, eivätkä oppaamme perustu maksettuun näkyvyyteen.