Varastointi on toimitusketjun osa, jota useimmat ihmiset eivät ajattele ennen kuin jokin menee pieleen. Se on yksinkertaisesti tavaroiden säilyttämistä valmistus- tai ostohetken sekä myynti- tai lähetyshetken välillä. Mutta kutsuminen sitä “pelkäksi varastoinniksi” on vähättelyä. Varasto ei ole mikään komero – se on puskuri, jonka ansiosta muu liiketoiminta voi toimia: se pitää varastoa, jotta voit ostaa suuria eriä, selvitä kysyntäpiikeistä ja saada tilaukset lähtemään ajallaan.
Kun varastointi toimii oikein, asiakkaat eivät koskaan huomaa sitä. Jos se menee pieleen, koko ketju tukkeutuu – tavaraa katoaa, tilaukset lähtevät myöhässä, ja maksamiasi tuotteita ei löydy silloin, kun niitä tarvitaan. Tämä opas käsittelee sitä, mitä varastointi todellisuudessa on, mitä se tekee, mitkä ovat sen eri tyypit ja miten koko prosessi etenee siitä hetkestä, kun rekka peruuttaa lastauslaiturille.
Mitä varastointi tarkoittaa
Varastointi on prosessi, jossa fyysisiä tavaroita säilytetään erillisessä rakennuksessa – varastossa – ennen kuin ne myydään, käytetään tai jaellaan. Se kattaa tavaran vastaanoton, sen pitämisen turvallisena ja järjestyksessä sekä sen toimittamisen eteenpäin tarpeen mukaan.
Keskeinen ajatus on, että varastointi on olemassa irrottamaan tarjonta kysynnästä. Tavarat saapuvat harvoin juuri sillä hetkellä, kun asiakas niitä haluaa, joten varasto säilyttää niitä välissä. Tämä aukkoja täyttävä rooli on syy siihen, miksi varastointi on lähes jokaisen tuoteliiketoiminnan ytimessä, oli kyseessä sitten yhden huoneen varastotila tai usean jalkapallokentän kokoinen jakelukeskus.
Miksi varastointi on tärkeää
Ilman paikkaa varastoida tavaraa yrityksen olisi myytävä kaikki heti, kun se saapuu – mikä on mahdotonta. Varastointi ratkaisee useita ongelmia kerralla:
- Se tasaa ajoituseroja. Voit ostaa suuria eriä silloin, kun se on tehokasta, ja myydä niitä vähitellen sen sijaan, että jokainen osto pitäisi sovittaa myyntiin.
- Se suojaa epävarmuudelta. Varaston pitäminen tarkoittaa, että kysyntäpiikki tai myöhästynyt toimittaja ei johda automaattisesti varaston loppumiseen.
- Se mahdollistaa palvelun. Tilaukset voidaan kerätä, pakata ja lähettää nopeasti, koska tavarat ovat jo käsillä ja järjestyksessä.
- Se lisää arvoa. Nykyaikaiset varastot tekevät muutakin kuin säilyttävät – ne lajittelevat, yhdistelevät, etiketoivat ja valmistelevat tavaroita seuraavaa vaihetta varten.
Varastoinnin ydintoiminnot
Koostaan riippumatta varasto hoitaa neljää perustehtävää:
- Säilytys – se ilmeisin. Tavaran pitäminen turvallisesti ja järjestelmällisesti niin, että ne löytyvät ja ne voidaan noutaa nopeasti. Hyvässä varastoinnissa löydettävyys on yhtä tärkeää kuin tila.
- Turvaaminen ja suojaaminen – varaston pitäminen turvassa ja hyvässä kunnossa. Tämä tarkoittaa suojaamista varkauksilta, vaurioilta, kosteudelta, tuholaisilta ja lämpötilan vaihteluilta – ja siksi varastohävikki on yhtä lailla varastotoimintojen kuin taloushallinnonkin huolenaihe.
- Liikuttelu ja käsittely – tavaran vastaanotto, siirto varastoon, nouto tilauksia varten ja lähettäminen eteenpäin. Tämä on virtaus, joka pitää varaston kierrossa sen sijaan, että se pysähtyisi.
- Tiedonhallinta ja kirjanpito – tarkka tieto siitä, mitä varastossa on, missä se sijaitsee ja kuinka paljon sitä on. Varasto, joka ei pysty kertomaan tarkasti omaa sisältöään, ei tee työtään, minkä vuoksi seuranta ja inventointi ovat niin tärkeitä.
Kun nämä neljä toimivat yhdessä, varasto toimii sujuvasti. Jos yksikin niistä laiminlyödään – erityisesti kirjanpito – muut alkavat epäonnistua.
Varasto vs. jakelukeskus vs. verkkokaupan logistiikkakeskus
Näitä kolmea termiä käytetään usein synonyymeinä, mutta ne kuvaavat eri asioita.
- Varasto on rakennettu ensisijaisesti säilytystä varten. Tavarat voivat seistä siellä viikkoja tai kuukausia. Se on laajempi kategoria, johon kaksi muuta kuuluvat.
- Jakelukeskus on rakennettu liikuttelua varten. Tavarat kulkevat sen läpi nopeasti, usein purettuna ja uudelleen yhdisteltynä eteenpäin lähetettäväksi myymälöihin tai muihin toimipisteisiin. Säilytys on lyhytaikaista; läpivirtaus on pääasia.
- Verkkokaupan logistiikkakeskus on rakennettu verkkokaupan tilauksia varten. Se on optimoitu yksittäisten asiakaspakettien nopeaan keräilyyn, pakkaamiseen ja lähettämiseen, eikä niinkään yritysten välisiin lavatoimituksiin.
Lyhyesti: varasto säilyttää, jakelukeskus liikuttaa ja logistiikkakeskus toimittaa kuluttajille. Monet nykyaikaiset toimipisteet hämärtävät näitä rajoja, mutta erottelu kertoo, mihin kukin on optimoitu.
Varastotyypit
Tämän lisäksi varastot luokitellaan omistajuuden ja käyttötarkoituksen mukaan. Tärkeimpiä varastotyyppejä ovat:
- Oma varasto – yrityksen itse omistama ja hallinnoima.
- Julkinen varasto – vuokrattu useille yrityksille, jotka tarvitsevat säilytystilaa ilman omaa rakennusta.
- Tullivarasto – lisensoitu tuontitavaroiden säilyttämiseen ennen tullimaksujen suorittamista.
- Kylmävarasto – lämpötilasäädelty tila elintarvikkeille, lääkkeille ja muille pilaantuville tuotteille.
- Jakelu- ja logistiikkakeskukset – edellä mainitut läpivirtaukseen keskittyvät yksiköt.
- Dark store – vähittäiskauppatyylinen tila, jota käytetään vain verkkotilausten keräilyyn, ei asiakaskäynteihin.
Miten varastointi toimii vaihe vaiheelta
Lähes jokaisessa varastossa tavarat kulkevat saman matkan – nämä ovat keskeiset varastoprosessit:
- Vastaanotto – tavarat saapuvat ja ne tarkistetaan tilausta vasten määrän ja kunnon osalta.
- Hyllytys – jokainen tuote siirretään tunnettuun varastopaikkaan ja kirjataan järjestelmään.
- Säilytys – varasto pysyy turvallisesti tallessa, kunnes sitä tarvitaan, järjestettynä niin, että se löytyy nopeasti.
- Keräily – kun tilaus saapuu, oikeat tuotteet noudetaan paikoiltaan.
- Pakkaus – tuotteet pakataan, suojataan ja etiketöidään lähetystä varten, usein lähetyslistan kera.
- Lähetys – tilaus lähtee kohti määränpäätään, ja varastokirjanpito päivittyy vastaavasti.
Jokainen näistä vaiheista riippuu siitä, että tiedetään missä tavarat ovat – siksi rakennuksen layout ja kirjanpidon tarkkuus ratkaisevat koko toiminnan onnistumisen. (Katso varaston layout-suunnittelu ja varaston järjestäminen.)
Varastonhallinta ja teknologia
Kaiken tämän pyörittäminen muistin tai paperin varassa toimii vain pienimmässä mittakaavassa. Sen jälkeen varastot nojaavat varastonhallintaan tieteenalana ja varastonhallintajärjestelmään (WMS) ohjelmistona, joka ohjaa toimintaa – ohjaten hyllytystä, opastaen keräilijöitä ja pitäen varastokirjanpidon ajan tasalla reaaliajassa. Viivakoodit ja yhä useammin RFID mahdollistavat järjestelmän välittömän päivittämisen skannauksella, jolloin kirjanpito vastaa hyllyjen sisältöä.
Oma varasto vai ulkoistettu varastointi
Yrityksen ei ole pakko pyörittää omaa varastoa. Varastointi ja tavarankäsittely voidaan hoitaa karkeasti kahdella tavalla.
Oma varastointi tarkoittaa, että hoidat toiminnan itse – käytössäsi on oma tai vuokrattu tila, oma henkilöstö, omat laitteet ja järjestelmät. Saat täyden kontrollin tavaroiden käsittelytavoista, suoran laadunvalvonnan, eikä kolmannelle osapuolelle tarvitse maksaa katetta. Vastapainona kannat itse kustannukset ja sitoumukset: vuokrat, rekrytoinnit, ohjelmistot ja kiinteät yleiskustannukset, jotka juoksevat riippumatta siitä, onko toiminta vilkasta vai hiljaista.
Ulkoistettu varastointi tarkoittaa maksamista asiantuntijalle – yleisimmin 3PL-logistiikkakumppanille – tavaroiden varastoinnista ja käsittelystä puolestasi. Muutat kiinteät kustannukset muuttuviksi (maksat pääosin siitä, mitä käytät), saat kyvyn skaalata toimintaa ylös tai alas ilman vuokrasopimuksia tai rekrytointeja, ja pääset hyödyntämään kumppanin olemassa olevia järjestelmiä ja rahtihintoja. Vastapainona on vähemmän suoraa kontrollia ja riippuvuus jonkun toisen suorituskyvystä.
Nyrkkisääntönä voidaan pitää, että oma varasto on järkevä, kun varastointi on kilpailukykysi ytimessä, volyymisi ovat riittävän tasaisia kattamaan kiinteät kustannukset tai tarvitset tiukkaa kontrollia käsittelyprosesseista. Ulkoistaminen on järkevää, kun volyymit vaihtelevat tai ovat kausiluonteisia, yrityksesi kasvaa nopeasti tai varaston pyörittäminen veisi huomiota liiketoiminnan osa-alueilta, jotka todellisuudessa tuottavat rahaa. Monet yritykset tekevät molempia – pitävät osan varastosta omana ja käyttävät 3PL-kumppania ylivuotovarastona, sesonkihuippuina tai tavoittaakseen asiakkaita muilta alueilta.
Edut ja haasteet
Edut ovat syitä sille, miksi varastointia ylipäätään tarvitaan: luotettava varastosaatavuus, kyky tehdä tehokkaita ostoja, nopeampi tilausten toimitus ja puskuri toimitusketjun häiriöitä vastaan.
Haasteet ovat myös todellisia: varastointi sitoo pääomaa varastoon ja tilaan, se aiheuttaa juoksevia kustannuksia ja vaatii tiukkaa kontrollia virheiden, vaurioiden ja hävikin välttämiseksi. Hyvän varastoinnin taito on hyötyjen maksimointi samalla kun kustannukset ja riskit pidetään kurissa – tätä mitataan warehouse KPIs -mittareilla.
Ydin tiivistettynä
Varastointi on puskuri, jonka avulla yritys voi säilyttää, suojata ja liikuttaa varastoaan niin, että oikeat tuotteet ovat valmiina oikeaan aikaan. Se koostuu neljästä hyvin hoidetusta tehtävästä – varastoinnista, suojauksesta, käsittelystä ja kirjanpidosta – ja kun ne toimivat yhdessä, kenenkään ketjun loppupäässä ei tarvitse huolehtia niistä. Tämä näkymättömyys on merkki siitä, että asiat tehdään oikein.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä varastointi tarkoittaa yksinkertaisesti? Se on tavaroiden säilyttämistä erillisessä tilassa valmistus- tai ostohetken sekä myynti- tai lähetyshetken välillä, sisältäen tavaran vastaanoton, suojauksen ja lähetyksen.
Mitkä ovat varastoinnin päätoiminnot? Neljä ydintoimintoa: varastointi, suojaus ja turvaaminen, tavaroiden liike ja käsittely sekä tiedonhallinta ja kirjanpito.
Mitkä ovat varastojen päätyypit? Yksityiset, julkiset, tullivarastot ja kylmävarastot, sekä läpivirtauskeskeiset jakelu- ja toimituskeskukset ja vähittäiskaupan dark store -varastot.
Mikä on varaston ja jakelukeskuksen ero? Varasto on rakennettu ensisijaisesti säilytystä varten, jossa tavarat voivat viipyä pidempään. Jakelukeskus on rakennettu nopeaa kiertoa varten, jossa tavarat kulkevat nopeasti eteenpäin toimitettaviksi.
Mikä on esimerkki varastoinnista? Verkkokauppa, joka vastaanottaa lavoja, varastoi ne paikoilleen ja keräilee, pakkaa sekä lähettää yksittäisiä asiakastilauksia tästä varastosta, on varastointia käytännössä.
Tämä on varastoinnin ja operatiivisen toiminnan tietopankki. Tutustu kokonaisuuteen: mikä on varasto · varastonhallinta · mikä on WMS · keräily · cross docking · varaston layout-suunnittelu · varastotyypit · warehouse KPIs.
Warehouse Wise on ilmainen ja riippumaton varastonhallinnan, varastoinnin ja tilaustenkäsittelyn opaskirjasto. Se on kirjoitettu käytännön työtä tekeville: varasto- ja inventaarioalan aloittelijoille, pienille ja kasvaville verkkokaupoille sekä kaikille, jotka haluavat ymmärtää varastonsa hallintaa syvällisemmin. Jokainen opas selittää termin, havainnollistaa sen tarvittaessa esimerkkilaskuilla ja pysyy aiheessa. Toimimme täysin riippumattomasti: emme myy ohjelmistoja tai laitteita, emme ota provisioita suosituksista, eivätkä oppaamme perustu maksettuun näkyvyyteen.