Tilausten toimitusprosessi (order fulfilment) kattaa kaiken, mitä tapahtuu asiakkaan tekemän tilauksen ja sen perille saapumisen välillä oikeassa kunnossa ja ajallaan. Se sisältää varaston vastaanoton, varastoinnin, tilauksen käsittelyn, keräilyn, pakkaamisen, lähetyksen ja palautusten hallinnan – koko ketjun tavarantoimittajan toimituksesta asiakkaan ovelle.
Se kattaa varaston vastaanoton, varastoinnin, keräilyn, pakkaamisen, lähetyksen ja palautusten käsittelyn. Pienessä yrityksessä tämä voi tarkoittaa yhtä henkilöä ja pinoa pehmustettuja kirjekuoria. Suuressa yrityksessä se on rakennus, työvoima, järjestelmä ja kuljetusverkosto. Vaiheet ovat kuitenkin samat.
Toimitusprosessi on se vaihe, jossa yritys joko lunastaa markkinoinnin antaman lupauksen tai epäonnistuu siinä. Tilaus on voitettu ennen kuin varasto astuu kuvaan; tästä eteenpäin kaikki, mitä asiakas kokee, on toimitusprosessia.
Mitä tilausten toimitusprosessi kattaa
Vastaanotto. Tavarat saapuvat toimittajilta, ne tarkistetaan ostotilausta vasten ja kirjataan sisään.
Varastointi. Varasto sijoitetaan määritettyyn paikkaan, ja tämä kirjaus mahdollistaa tuotteen löytämisen myöhemmin.
Tilausten käsittely. Tilaus saapuu verkkosivustolta, markkinapaikalta, EDI-syötteenä tai myyjältä. Se validoidaan, maksu vahvistetaan ja tilaus vapautetaan varastolle.
Keräily. Tuotteet noudetaan varastopaikoiltaan.
Pakkaaminen. Tuotteet tarkistetaan, pakataan asianmukaisin suojamateriaalein ja varustetaan lähetystarralla.
Lähetys. Paketti tai lava luovutetaan kuljetusliikkeelle, ja seurantatiedot välitetään asiakkaalle.
Palautukset. Tavarat palautuvat, ne tarkastetaan ja palautetaan varastoon, korjataan tai poistetaan käytöstä – ja asiakkaalle palautetaan maksu tai lähetetään korvaava tuote.
Kaksi ensimmäistä vaihetta nähdään usein toimitusprosessista erillisinä, mikä on virhe. Väärin vastaanotettu tai väärin varastoitu tuote ilmenee toimitusvirheenä viikkoja myöhemmin, ja keräilijää syytetään virheestä, joka tapahtui jo tavaran vastaanotossa.
Tilausten toimitusprosessi vaihe vaiheelta
1. Tilauksen vastaanotto. Tilaus saapuu kanavasta riippumatta. Monikanavaisten myyjien on keskitettävä nämä yhteen jonoon, sillä usean kanavan erillinen hallinta takaa epäjohdonmukaisen palvelun ja lopulta ylimyynnin.
2. Tilauksen validointi. Maksu valtuutetaan, osoite tarkistetaan ja varastosaldon riittävyys varmistetaan. Ongelman havaitseminen tässä vaiheessa on edullista. Sen havaitseminen keräilyn jälkeen ei ole.
3. Tilauksen vapauttaminen. Järjestelmä varaa tuotteet ja luo keräilyohjeet. Se, miten tilaukset tässä vaiheessa ryhmitellään – yksittäin, erissä, vyöhykkeittäin tai kuljetusliikkeen noutoaikataulujen mukaan – on yksi koko toiminnan suurimmista tuottavuustekijöistä.
4. Keräily. Suurin työvoimakustannus ja merkittävin asiakkaalle näkyvien virheiden lähde.
5. Konsolidointi. Jos tilaus on kerätty usealta vyöhykkeeltä tai erissä, osat kootaan yhteen ja tarkistetaan täydellisyyden varmistamiseksi.
6. Pakkaaminen. Tuotteet tarkistetaan, valitaan sopiva laatikko, lisätään suojamateriaalit, liitetään asiakirjat ja kiinnitetään lähetystarra.
7. Manifestointi ja lähetys. Lähetys rekisteröidään kuljetusliikkeelle, luodaan seurantatunnus ja paketti siirtyy lähtevien kuormien joukkoon.
8. Toimitus ja seuranta. Kuljetusliike toimittaa lähetyksen; asiakas seuraa edistymistä.
9. Palautukset, mikäli niitä tapahtuu. Tarkastus, käsittely ja hyvitys.
Keräilymenetelmät ja niiden merkitys
Keräily vie enemmän työvoimaa kuin mikään muu vaihe, joten valitsemasi menetelmä määrittää tilauskohtaiset kustannuksesi enemmän kuin mikään muu tekijä.
Yksittäisten tilausten keräily. Keräilijä kerää yhden tilauksen kerrallaan. Yksinkertaista, helppo opettaa, mutta tehotonta suurilla volyymeilla, koska keräilijä joutuu kulkemaan koko varaston läpi kahden rivin tilauksen vuoksi.
Eräkeräily. Keräilijä kerää saman tuotteen useaan tilaukseen yhdellä kierroksella, ja tilaukset lajitellaan myöhemmin. Vähentää merkittävästi kuljettua matkaa, kun monet tilaukset sisältävät samoja tuotteita.
Vyöhykekeräily. Varasto jaetaan alueisiin, ja kukin keräilijä työskentelee yhdellä alueella. Tilaukset liikkuvat vyöhykkeiden välillä joko fyysisesti tai osat kootaan yhteen lopussa. Vähentää liikkumista ja sopii suuriin varastoihin.
Aaltokeräily. Tilaukset vapautetaan ryhmissä kuljetusliikkeiden noutoaikojen tai lähetysikkunoiden mukaan, jolloin työ saapuu pakkaamoon tasaisesti eikä piikkeinä.
Klusterikeräily. Keräilijä käsittelee useita tilauksia samanaikaisesti kärryssä, jossa on erilliset laatikot, ja asettaa jokaisen tuotteen suoraan oikeaan tilaukseen.
Oikea valinta riippuu tilausprofiilistasi. Monet yksiriviset tilaukset puoltavat eräkeräilyä. Moniriviset tilaukset suuressa varastossa puoltavat vyöhyke- tai klusterikeräilyä. Pienet volyymit oikeuttavat harvoin muuhun kuin yksittäisten tilausten keräilyyn, ja monimutkaisen menetelmän käyttöönotto liian aikaisin lisää vain vaivaa ilman säästöjä.
Tärkeimmät toimitusmallit
Oma varasto ja toimitus. Pidät varaston, hallinnoit varastoa ja lähetät tilaukset itse. Maksimaalinen kontrolli prosessiin, pakkauksiin ja asiakaskokemukseen. Kustannukset ovat kiinteitä – tila, henkilöstö, laitteet – mikä on tehokasta tasaisella volyymilla, mutta raskasta sesonkiluonteisessa toiminnassa.
3PL (Third-party logistics). Palveluntarjoaja varastoi ja lähettää tilaukset puolestasi veloittaen varastoinnista ja käsittelystä. Muuttaa kiinteät kustannukset muuttuviksi, tasaa kysyntäpiikkejä ja antaa pääsyn heidän kuljetussopimuksiinsa. Luovut suorasta kontrollista ja perit heidän kykynsä ja rajoitteensa.
Dropshipping. Toimittaja lähettää tuotteen suoraan asiakkaallesi. Sinulla ei ole varastoa eikä toimituskustannuksia, mutta vastineeksi saat pienet katteet, etkä voi hallita toimitusta tai vaikuttaa asiakaskokemukseen.
Markkinapaikkojen toimituspalvelut. Esimerkiksi Amazonin FBA ja vastaavat. Markkinapaikka varastoi ja lähettää tuotteet, ja toimitustapa vaikuttaa näkyvyyteesi alustalla, mikä on yleensä todellinen syy palvelun käyttöön.
Hybridi. Yleinen malli volyymien kasvaessa: nopeasti kiertävät tuotteet yhtä reittiä, tilaa vievät tai hitaasti kiertävät tuotteet toista reittiä, ja markkinapaikkatilaukset markkinapaikan kautta. Enemmän hallinnollista työtä, parempi taloudellinen kannattavuus.
Ei ole olemassa yhtä oikeaa mallia. Kysymys kuuluu, mitä kustannuksia pystyt kantamaan ja mitkä riskit haluat ottaa hallittavaksesi.
Tilausten toimitustapojen vertailu
On viisi yleistä tapaa toimittaa tilaus asiakkaalle, ja oikea tapa muuttuu liiketoiminnan kasvaessa.
| Tapa | Miten se toimii | Hyödyt | Haitat | Paras käyttökohde |
|---|---|---|---|---|
| In-house | Pidät varastoa ja keräilet, pakkaat ja lähetät tilaukset itse | Täysi hallinta laadusta, pakkauksesta ja brändikokemuksesta; ei tilauskohtaisia marginaalikuluja; suora pääsy omaan varastoon | Vaatii tilaa, henkilökuntaa, laitteita ja ohjelmistoja; kiinteät kulut jatkuvat hiljaisina kausina; skaalaaminen vaatii vuokrasopimuksia ja rekrytointia | Pienet tai kohtalaiset volyymit, räätälöidyt tai särkyvät tuotteet sekä brändit, joissa pakkauksen avaaminen on osa tuotekokemusta |
| 3PL | Kolmas osapuoli varastoi tuotteesi ja hoitaa tilausten toimituksen | Skaalautuu ylös ja alas ilman vuokrasopimuksia tai rekrytointia; paremmat rahtisopimukset; ruuhkahuiput ovat jonkun muun ongelma | Maksat tilaus- ja lavakohtaisesti; vähemmän hallintaa; heidän virheensä tavoittavat asiakkaasi sinun nimissäsi | Kasvavat yritykset, joille in-house-pakkaaminen vie liikaa aikaa ja tilaa |
| Dropshipping | Toimittaja lähettää tuotteet suoraan asiakkaallesi; et pidä varastoa lainkaan | Ei investointeja varastoon, ei varastotilaa, rajaton valikoima | Pienet marginaalit; ei hallintaa toimitusnopeudesta, pakkauksesta tai tarkkuudesta; varaston näkyvyys riippuu täysin toimittajasta | Tuotteiden testaus, laajat tuotevalikoimat ja yritykset, joilla ei ole pääomaa varastoon |
| Hybridimalli | Ydintuotteet in-house tai 3PL-varastossa, loput dropshipping-mallilla tai muualta | Säilyttää hallinnan siellä missä se on tärkeää ja pitää kulut kurissa muualla; hyödyllinen kausivaihteluissa | Kahden tai useamman järjestelmän yhteensovittaminen; varasto- ja tilausdatan on pysyttävä yhtenäisenä kaikissa kanavissa | Yritykset, joilla on selkeä jako nopeasti liikkuvien ydintuotteiden ja laajan valikoiman välillä |
| Joukkoutettu ja on-demand | Riippumattomat kuriirit tai paikalliset kumppanit toimittavat tilaukset, usein tunneissa | Erittäin nopea paikallinen toimitus; ei omaa kalustoa; kapasiteetti joustaa kysynnän mukaan | Korkeammat toimituskustannukset; rajoitettu maantieteellinen alue; epätasainen käsittely ja heikompi vastuuvelvollisuus | Saman päivän ja paikalliset toimitukset, päivittäistavarat ja urbaani palvelutarjonta |
Muutama asia, joita taulukko ei kerro. Valinta on harvoin pysyvä — useimmat yritykset käyvät läpi kaksi tai kolme näistä tavoista, ja siirtymävaiheet ovat niitä, joissa virheitä tapahtuu, joten suunnittele ne sen sijaan, että antaisit niiden vain tapahtua. Kustannusvertailussa tulisi aina hinnoitella oma aika rehellisesti: in-house näyttää halvimmalta, kunnes pakkaamiseen käytetyt tunnit arvotetaan sen mukaan, mitä muuten ansaitsisit. Ja käytitpä mitä tahansa menetelmää, asiakas pitää sinua vastuullisena, ei palveluntarjoajaasi.
Miltä hyvä toimitusprosessi näyttää
Mitattuna, ei kuvailtuna:
Tilaustarkkuus — niiden tilausten osuus, jotka lähetettiin oikeilla tuotteilla ja oikeilla määrillä. Tärkein yksittäinen luku, sillä virheet tässä näkyvät asiakkaalle ja niiden korjaaminen on kallista.
Toimitusajallisuus — niiden tilausten osuus, jotka lähtevät luvatussa aikaikkunassa. Määrittele aikaikkuna tarkasti ennen mittaamista, sillä tiimit optimoivat toimintaansa sen mukaan, minkä määritelmän julkaiset.
Tilaussyklin kesto — tilauksen vastaanottamisesta sen lähettämiseen. Jaa se vaiheisiin, sillä hidas sykli johtuu yleensä yhdestä vaiheesta, ei yleisestä hitaudesta.
Toimitusvarmuus (Fill rate) — niiden tilausten osuus, jotka lähetettiin kerralla täydellisinä ilman osatoimituksia tai jälkitoimituksia.
Virheetön tilaus (Perfect order rate) — täydellinen, ajallaan, vahingoittumaton ja oikein dokumentoitu. Vaativin mittari, koska se kertautuu: 98 % onnistuminen jokaisessa neljässä kriteerissä tarkoittaa noin 92 % virheettömiä tilauksia.
Tilauskohtaiset kustannukset — kokonaistoimituskustannukset jaettuna lähetetyillä tilauksilla.
Palautusprosentti syyn mukaan eriteltynä — varastovirhe on sinun korjattavissasi; asiakkaan mielenmuutos ei ole, ja niiden sekoittaminen keskenään peittää todellisen syyn.
Lue nopeutta ja tarkkuutta aina yhdessä. Kumpi tahansa paranee helposti toisen kustannuksella, ja tiimi, jota mitataan vain läpimenon perusteella, huomaa tämän nopeammin kuin sinä.
Yleiset epäonnistumisen syyt
Varastosaldon tarkkuus. Jos järjestelmä sanoo tuotteen olevan varastossa, mutta hylly on tyhjä, toimitus epäonnistuu riippumatta siitä, kuinka hyvä varasto on. Useimmat toimitusongelmat ovat varasto-ongelmia eri nimellä.
Keräilypaikkojen täydennys. Tyhjä keräilypaikka pysäyttää keräilijän, vaikka tuotetta olisi varastossa. Täydennysrajat ovat yhtä tärkeitä kuin tilauspisteet.
Pakkauspisteen suunnittelu. Tarvikkeet eivät ole ulottuvilla, tulostimet väärällä puolella, ei tilaa laatikolle. Pakkaaminen on toistuvaa työtä, jossa pienet ergonomiset ongelmat kumuloituvat tuhansien tilausten aikana.
Rahtiyhtiöiden noutoajat. Kello neljältä kerätty tilaus kolmelta tapahtuvaan noutoon on myöhästynyt toimitus riippumatta siitä, kuinka nopea varasto oli.
Ruuhkahuippujen suunnittelu. Useimmat toimijat tietävät ruuhkahuipun olevan tulossa, mutta kohtaavat sen silti vajaalla henkilökunnalla, tilalla ja varastolla. Väliaikaisen henkilökunnan kouluttaminen marraskuussa on liian myöhäistä.
Palautukset jälkikäteen ajateltuna. Nopeammin saapuvat kuin käsiteltävät palautukset sitovat varastoa, tilaa ja pääomaa samanaikaisesti, ja rahojaan odottava asiakas on sama, jonka haluaisit tilaavan uudelleen.
Mitä toimitus maksaa
Toimituskustannukset ovat yleensä toiseksi suurin kuluerä itse tuotteiden jälkeen, ja useimmat toimijat tietävät kokonaissumman tietämättä sen rakennetta.
Komponentit:
Työvoima — tyypillisesti suurin kulu, pääosin keräilyä. Sisältää vastaanoton, hyllytyksen, täydennyksen, pakkauksen ja lähetyksen sekä niihin liittyvän esimiestyön.
Tila — vuokra, vastikkeet, energiakulut, vakuutukset. Kiinteä kulu, joka muuttuu tehokkaaksi vasta volyymin kasvaessa, mikä on keskeinen peruste ulkoistamiselle pienillä tai kausiluonteisilla volyymeilla.
Pakkausmateriaalit ja tarvikkeet — laatikot, täyteaineet, teippi, etiketit. Pieni kulu tilausta kohden, mutta merkittävä kokonaisuutena, ja yksi harvoista eristä, joita voi vähentää nopeasti optimoimalla pakkauskokoja.
Rahti — usein suurin tilauskohtainen kulu, joka on herkin neuvotelluille hinnoille ja paketin mitoille.
Järjestelmät — WMS, tilaustenhallinta, integraatiot, skannerit.
Palautusten käsittely — tarkastus, takaisin hyllytys tai hävitys, hyvitysten käsittely ja saapuva rahti, jos maksat sen.
Virheet — korvaavat tuotteet, pikatoimitukset, hyvitykset ja niiden asiakkaiden elinkaariarvo, jotka eivät palaa. Tämä on rivi, jota kenelläkään ei ole laskentataulukossa, ja se on usein suurempi kuin pakkauskulut, joita kaikki syynäävät.
Kokonaisuutta voi lukea kahdella tavalla. Tilauskohtainen kustannus on päämittari ja helpoin vertailukohta sisäisesti ajan myötä. Kustannus prosenttiosuutena liikevaihdosta on liiketoiminnalle tärkeämpi, sillä nouseva tilauskohtainen kustannus on hyväksyttävä, jos keskimääräinen tilausarvo kasvaa nopeammin.
Hyödyllinen harjoitus on jakaa tilauskohtaiset kustannukset kanavittain ja tuotetyypeittäin. Useimmat toimijat huomaavat, että vähemmistö tilauksista — painavat, tilaa vievät, moniriviset tai tiukat palveluvaatimukset omaavasta kanavasta tulevat — kuluttaa suhteettoman suuren osan resursseista, ja että osa niistä toimitetaan tappiolla.
Tilausten täyttämisen skaalaaminen kasvun myötä
Pullonkaula siirtyy volyymin kasvaessa, ja eilisen rajoitteen ratkaiseminen on yleinen tapa tuhlata rahaa.
Pienillä volyymeilla rajoitteena on yleensä huomio. Yksi henkilö tekee kaiken, virheet johtuvat keskeytyksistä, ja ratkaisuna on yksinkertainen prosessi ja kirjallinen pakkausohje sen sijaan, että tarvittaisiin järjestelmiä.
Kun tilausmäärät vakiintuvat, rajoitteeksi muodostuu tarkkuus. Tässä vaiheessa on syytä ottaa käyttöön viivakoodien skannaus ja määritellyt hyllypaikat. Toiminnot, jotka viivyttävät tätä, kerryttävät varastovirheitä, joiden selvittäminen vie myöhemmin vuoden.
Kohtalaisilla volyymeilla rajoitteeksi muodostuu liikkuminen. Nopeasti kiertävät tuotteet siirretään lähemmäs lähetysaluetta, keräilytapa muuttuu yksittäisistä tilauksista erä- tai ryhmäkeräilyksi, ja keräilyalue erotetaan varastovarastosta.
Suuremmilla volyymeilla pakkaamisesta ja lähettämisestä tulee pullonkaula, koska keräilyn tehostaminen on siirtänyt työtä eteenpäin nopeammin kuin sitä ehditään käsitellä. Pakkauspisteiden suunnittelu, laatikoiden valinta ja lähetysasiakirjojen hallinta nousevat keskiöön.
Tämän jälkeen kysymykseksi nousee automaatio tai lisätoimipisteet, ja molemmat ovat niin suuria sitoumuksia, että analyysi on tärkeämpää kuin itse teknologia.
Virhe jokaisessa vaiheessa on ostaa ratkaisu seuraavaan rajoitteeseen ennen kuin siihen on päästy. Pienellä volyymilla asennettu automaatio on kallista, joustamatonta ja yleensä konfiguroitu oletusten ympärille, jotka lakkaavat pitämästä paikkaansa.
Tilausten täyttäminen vs. täyttökeskus
Tilausten täyttäminen (order fulfilment) on prosessi. Täyttökeskus (fulfilment centre) on rakennus, joka on suunniteltu tekemään tätä suurilla volyymeilla yksittäisille asiakastilauksille, toisin kuin perinteinen varasto, joka on optimoitu tavaran säilytykseen, tai jakelukeskus, joka toimittaa irtotavaraa myymälöihin.
Täyttökeskuksia leimaavat korkea keräilynopeus, pienet tilaukset, laaja SKU-valikoima, raskas automaatio ja pohjaratkaisut, jotka on rakennettu keräilynopeuden, ei varastotiheyden ympärille. Tilausten täyttämistä voi hoitaa erinomaisesti teollisuusalueen hallista; täyttökeskus on se, miltä toiminta näyttää, kun volyymi oikeuttaa tarkoitukseen rakennetut tilat.
Pakkaaminen: vähiten huomiota saava vaihe
Keräily saa analyysin ja pakkaaminen saa sen, mitä jää jäljelle, mikä on erikoista, sillä se on viimeinen piste, jossa virhe voidaan havaita, ja ainoa osa toimintaa, jonka asiakas fyysisesti kohtaa.
Tarkistus pakkauspisteellä. Jokaisen tuotteen skannaaminen tilaukseen ennen laatikkoon laittamista estää virheellisen tuotteen lähettämisen. Tämä yksi kontrolli poistaa suurimman osan asiakkaan näkemistä virheistä, ja toiminnot, jotka ohittavat tämän, luottavat siihen, että keräilijä on oikeassa ensimmäisellä kerralla, joka kerta.
Laatikoiden valinta. Liian suuri laatikko tarkoittaa ylimääräistä täytemateriaalia, korkeampaa tilavuuspainoa ja enemmän vaurioita liikkumisesta. Liian pieni tarkoittaa tuotteiden tunkemista ja murskaantumista. Kolmen tai neljän koon valikoima, joka vastaa todellista tilausprofiiliasi, on parempi kuin kymmenen koon valikoima, josta pakkaajien on valittava kiireessä.
Tilavuuspaino. Kuljetusliikkeet laskuttavat joko todellisen painon tai tilavuuspainon mukaan, sen mukaan kumpi on suurempi. Kevyt tuote ylisuuressa laatikossa laskutetaan kuin se olisi painava, ja useimmat toiminnot, jotka maksavat enemmän kuin tarpeen, maksavat juuri tästä.
Dokumentaatio. Lähetyslistat, palautusohjeet, tulliasiakirjat rajat ylittävässä kaupassa. Puuttuvat asiakirjat pysäyttävät lähetyksen rajalla tai vastaanotossa yhtä tehokkaasti kuin puuttuva tavara.
Pakkauksen avaaminen. Kuluttajabrändeille tämä on ainoa fyysinen kontakti asiakkaaseen. Se ei tarkoita kallista pakkausta; se tarkoittaa, että laatikko aukeaa siististi, mikään ei saavu vaurioituneena ja palauttaminen on selkeää eikä arvoitus.
Pakkauspisteen ergonomia. Tarvikkeet käden ulottuvilla, tulostimet sijoitettu niin, ettei pakkaajan tarvitse kääntyä pois tilauksen äärestä, riittävä työtaso. Pakkaaminen on toistuvaa työtä, joten pienet tehottomuudet moninkertaistuvat tuhansissa tilauksissa ja pienet epämukavuudet muuttuvat vammoiksi.
Palautukset ja miksi ne kuuluvat täyttöprosessiin
Palautuksia hallitaan yleensä jälkikäteen, ja ne maksavat usein enemmän kuin niiden pitäisi.
Päätös palautuksen jatkokäsittelystä on tärkein: palautettu tuote menee takaisin myyntikelpoiseen varastoon, korjattavaksi tai kunnostettavaksi, toissijaiseen kanavaan tai hävitettäväksi. Tämän päätöksen tekeminen nopeasti ratkaisee, saadaanko arvo palautettua, sillä palautushäkissä seisova varasto menettää arvoaan ja vie tilaa samalla kun asiakas odottaa hyvitystä.
Seuraa näitä:
- Palautusprosentti syyn mukaan. Varastovirhe, asiakkaan valinta, tuotevirhe, kuljetusvaurio. Vain ensimmäiseen ja viimeiseen voi vaikuttaa suoraan, ja niiden keskiarvoistaminen peittää molemmat.
- Käsittelyaika vastaanotosta jatkokäsittelyyn. Hidas käsittely sitoo varastoa ja viivästyttää hyvityksiä samanaikaisesti.
- Uudelleenvarastointiaste — osuus, joka palaa myyntikelpoiseksi. Alhainen aste viittaa usein pakkaukseen eikä tuotteen laatuun.
Epätarkkojen tuotetietojen aiheuttama korkea palautusprosentti on tuotetieto-ongelma, ei täyttöprosessiin liittyvä, mutta se näkyy täyttöprosessissa. Tämä ero on syytä tehdä selväksi ennen kuin varastoa pyydetään korjaamaan jotain, mitä se ei ole aiheuttanut.
Täyttökumppanin valinta
Jos ulkoistat, valinta on tärkeämpi kuin hinnasto, sillä vaihtaminen myöhemmin on häiritsevää ja kallista.
Käsittelevätkö he tuotetyyppiäsi? Lämpötilakontrolli, vaaralliset aineet, erä- ja erääntymispäivien seuranta, sarjanumeroidut tuotteet, särkyvät tai ylisuuret tuotteet. Palveluntarjoaja ilman tarvittavaa osaamista ottaa työn vastaan ja opettelee sinun varastollasi.
Integroituuko palvelu järjestelmiisi? Valmiit liittimet myyntikanaviisi ja kirjanpito-ohjelmistoosi tai API, jonka kanssa voit työskennellä. Manuaalinen tilaustiedonsiirto taulukoilla on virhe, ei kiertotie.
Millaista näkyvyyttä saat? Reaaliaikaiset varastotasot, tilausten tila, palautusten tila. Palveluntarjoajat, jotka raportoivat viikoittain, jättävät sinut kyvyttömäksi vastaamaan asiakkaan kysymykseen tänään.
Miten hinnoittelu on rakennettu? Varastointi lavaa tai kuutiometriä kohden, keräily ja pakkaus tilausta ja riviä kohden, vastaanotto, palautukset ja tilinhallinta. Mallinna se todellisen tilausprofiilisi mukaan — hinnasto, joka näyttää halvalta yksirivisissä tilauksissa, voi olla kallis, jos keskimääräisessä tilauksessasi on kuusi riviä.
Mitkä ovat palvelusitoumukset ja mitä tapahtuu, kun niitä ei täytetä? Saman päivän lähetyslupaus ilman korvausvelvollisuutta on vain toive.
Pystyvätkö he hoitamaan sesonkihuippusi? Kysy, miltä heidän kiireisin viikkonsa näyttää ja kuinka monen asiakkaan sesonkihuippu osuu samaan aikaan kuin sinun. Palveluntarjoajalla, jonka kaikkien asiakkaiden sesonki on joulukuussa, on kapasiteettiongelma joulukuussa.
Miten saat varastosi takaisin? Sopimuksen päättymisehdot, irtisanomisajat ja poistamisen kustannukset. Nämä on syytä sopia ennen kuin niitä tarvitsee.
Vieraile toimipisteessä. Kierros kertoo enemmän toiminnan laadusta kuin mikään tarjous, ja palveluntarjoaja, joka ei halua näyttää varastoa, on jo kertonut sinulle kaiken tarvittavan.
Mistä oppia lisää
- Mikä on täyttökeskus — rakennustyyppi.
- Mikä on 3PL — prosessin ulkoistaminen.
- Mikä on FBA — markkinapaikan reitti.
- Mikä on tilausten keräily — suurin kustannuserä.
- Mikä on toimitusvarmuus (fill rate) ja OTIF — palvelumittarit.
- Varastoprosessit — laajempi virtaus, jonka sisällä tilausten täyttäminen toimii.
Yhteenveto yhdellä lauseella
Tilausten täyttäminen on kaikki se, mitä tapahtuu asiakkaan tilauksen ja vastaanottamisen välillä — ja koska keräily hallitsee kustannuksia ja varastotarkkuus hallitsee virheitä, nämä kaksi ovat ne osa-alueet, joihin parannustoimenpiteet tulisi kohdistaa ennen mitään muuta.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä on tilausten täyttäminen (order fulfilment)? Koko prosessi, jolla tilaus toimitetaan asiakkaalle: varaston vastaanotto ja varastointi, tilauksen käsittely, keräily, pakkaaminen, lähetys ja palautusten käsittely.
Mitkä ovat tilausten täyttämisen vaiheet? Varaston vastaanotto, varastointi, tilauksen käsittely, keräily, yhdistely, pakkaaminen, lähetys, toimitus ja palautukset. Kaksi ensimmäistä jätetään usein kokonaan määritelmän ulkopuolelle, minkä vuoksi tavaran vastaanotossa tehdyt virheet ilmenevät usein vasta paljon myöhemmin näennäisinä toimitusvirheinä.
Mitä eroa on tilausten täyttämisellä ja lähetyksellä? Lähetys on vain yksi vaihe – paketin luovuttaminen kuljetusliikkeelle ja sen toimittaminen asiakkaalle. Täyttäminen on koko tätä ympäröivä prosessi, mukaan lukien vastaanotto, varastointi, keräily, pakkaaminen ja palautukset, joiden kaikkien on oltava kunnossa ennen kuin lähetys on edes mahdollista.
Pitäisikö täyttäminen ulkoistaa 3PL-toimijalle? Se riippuu siitä, onko volyymisi riittävän vakaa kiinteiden kustannusten tehokkaaseen kattamiseen, ovatko prosessisi niin poikkeuksellisia, että ne vaativat suoraa hallintaa, ja pakottaisivatko kysyntähuiput sinut muuten ylläpitämään kapasiteettia, jota et käytä. Monet yritykset aloittavat toiminnan itse, siirtyvät 3PL-kumppanille volyymin kasvaessa ja tuovat toiminnan myöhemmin takaisin sisäiseksi, kun mittakaava sen oikeuttaa.
Mikä on hyvä tilausten tarkkuusaste? Toiminnot, jotka mittaavat tätä johdonmukaisesti, raportoivat yleensä yli 90 prosentin lukuja. Hyödyllisempi kysymys on se, mitä yksittäinen virhe maksaa sinulle korvaavien tuotteiden, palautusrahtien ja menetetyn jatkokaupan muodossa, sillä se määrittää, kuinka paljon tarkkuudesta kannattaa maksaa.
Miten voin nopeuttaa tilausten täyttämistä? Yleensä vähentämällä keräilijöiden liikkumista – sijoittamalla nopeasti kiertävät tuotteet lähemmäs lähetyspistettä ja valitsemalla tilausprofiiliisi sopivan keräilymenetelmän. Tämän lisäksi keräilypaikkojen täydennyksen ja pakkauspisteiden asettelun optimointi tuottaa yleensä enemmän tulosta kuin henkilöstön lisääminen.
Mikä on yleisin syy täyttämisvirheisiin? Epätarkat varastotiedot. Jos järjestelmä uskoo varaston olevan jossain, missä se ei ole, jokainen seuraava vaihe epäonnistuu. Viivakoodien skannaus siirtojen yhteydessä ja säännöllinen cycle counting ratkaisevat enemmän täyttämisongelmia kuin mikään muutos itse keräilyprosessissa, minkä vuoksi tarkkuutta tavoittelevien toimintojen tulisi aloittaa tavaran vastaanotosta eikä keräilypisteeltä.
Warehouse Wise on ilmainen ja riippumaton varastonhallinnan, varastoinnin ja tilaustenkäsittelyn opaskirjasto. Se on kirjoitettu käytännön työtä tekeville: varasto- ja inventaarioalan aloittelijoille, pienille ja kasvaville verkkokaupoille sekä kaikille, jotka haluavat ymmärtää varastonsa hallintaa syvällisemmin. Jokainen opas selittää termin, havainnollistaa sen tarvittaessa esimerkkilaskuilla ja pysyy aiheessa. Toimimme täysin riippumattomasti: emme myy ohjelmistoja tai laitteita, emme ota provisioita suosituksista, eivätkä oppaamme perustu maksettuun näkyvyyteen.