Mitä on FIFO? First in, first out selitettynä (varasto ja arvostus)

FIFO tarkoittaa First In, First Out (ensimmäisenä sisään, ensimmäisenä ulos). Vanhin varasto käytetään, myydään tai arvostetaan ennen sen takana olevaa uudempaa varastoa.

Termillä on kaksi eri merkitystä, ja niiden erottaminen toisistaan selventää suurimman osan siihen liittyvistä epäselvyyksistä.

Fyysinen FIFO on varaston kiertonopeussääntö: poimi vanhin yksikkö. Se estää esimerkiksi jogurtin vanhenemisen hyllyssä, kun tuoreempi varasto myydään sen edestä.

FIFO kirjanpitomenetelmänä on arvostussääntö: kun myyt yksikön, kirjaa myydyn tuotteen kustannukseksi vanhimman ostamasi erän hinta. Se vaikuttaa raportoituun tulokseen ja loppuvaraston arvoon, eikä se vaadi mitään tiettyä fyysistä toimintatapaa.

Useimmat yritykset käyttävät molempia, minkä vuoksi niitä pidetään yhtenä asiana. Ne eivät kuitenkaan ole sama asia, ja voit perustellusti käyttää jompaakumpaa ilman toista.

Miten fyysinen FIFO toimii

Periaate on yksinkertainen, ja toteutus on varastosuunnittelun haaste.

Jos varasto lastataan hyllyyn edestä ja poimitaan edestä, käytössä on vahingossa LIFO — uusin yksikkö on helpoiten saatavilla, joten se poimitaan ensimmäisenä. FIFOn toteuttaminen käytännössä tarkoittaa, että vanhin yksikkö on tehtävä helpoiten poimittavaksi.

Yleisimmät menetelmät:

Läpivirtaushyllyt. Laatikot tai lavat lastataan takaa ja ne rullaavat eteenpäin rullien tai pyörien päällä. Keräilijä ottaa tuotteet edestä, jolloin ne ovat aina vanhimpia. Kierto perustuu painovoimaan eikä ohjeistukseen, minkä vuoksi se toimii.

Kaksipuoleiset tai läpiajettavat hyllyt. Lastataan yhdeltä käytävältä ja keräillään toiselta.

Sijaintikuri ja päivämäärät. Jos läpivirtaushyllyt eivät ole käytännöllisiä, järjestelmä ohjaa keräilijän tiettyyn paikkaan, jossa vanhin erä sijaitsee. Tämä riippuu täysin päivämäärien kirjaamisesta vastaanottohetkellä ja siitä, että järjestelmä todella ohjaa keräilyä.

Visuaalinen päiväysmerkintä. Selkeät päivämäärätarrat pakkauksen etupuolella, jotta keräilijä näkee ilman näytön tarkistamista, mikä on vanhempaa. Matala teknologia, mutta tehokas manuaalisessa keräilyssä.

Yleinen virhe on olettaa, että pelkkä ohjeistus riittää. Ihmisten käskeminen poimimaan vanhin toimii siihen asti, kunnes toiminta muuttuu kiireiseksi, jolloin lähin yksikkö voittaa. Jos kierrolla on merkitystä, suunnittele varastopaikka niin, että vanhin on aina lähimpänä.

Missä fyysinen FIFO on tärkein

• Ruoka ja juoma. Viimeiset käyttöpäivät tekevät siitä ehdottoman, ja vähittäiskauppiaat auditoivat sen.
• Lääkkeet ja kosmetiikka. Sama asia, johon liittyy sääntelyllisiä seuraamuksia.
• Kaikki tuotteet, joilla on säilyvyysaika — liimat, maalit, paristot, kemikaalit.
• Päivittäistavarat, joissa vanheneva päivätty tuote menettää arvonsa nopeasti.
• Teknologia ja muoti, joissa riski on vanheneminen eikä pilaantuminen. Mikään ei mene pilalle, mutta edellisen sesongin varasto on joka kuukausi vähemmän arvokas.

Tuotteissa, jotka eivät varsinaisesti huonone — teräskiinnikkeet, sora, tiilet — fyysinen kierto ei välttämättä ole suunnittelun arvoista, ja monet toimijat jättävät sen järkevästi huomiotta.

Miten FIFO toimii kustannuslaskentamenetelmänä

Kun hinnat muuttuvat, myyntiin kohdistettava kustannus riippuu siitä, minkä ostoerän siihen kohdistat. FIFO kohdistaa vanhimman.

Oletetaan, että ostat samaa tuotetta kahdesti:

• Tammikuu: 100 yksikköä hintaan $8 kpl
• Maaliskuu: 100 yksikköä hintaan $10 kpl

Myyt sitten 120 yksikköä. FIFOn mukaan kirjaat kustannukset vanhimmasta alkaen: kaikki 100 tammikuun yksikköä hintaan $8 ($800) ja sitten 20 maaliskuun yksikköä hintaan $10 ($200). Myytyjen tuotteiden kustannus on $1 000.

Jäljellä olevat 80 yksikköä ovat kaikki maaliskuun erästä, arvoltaan $10 kpl, joten loppuvaraston arvo on $800.

Vertaa tätä LIFOon, joka kirjaisi uusimmat ensin, jolloin myytyjen tuotteiden kustannus olisi $1 160 ja loppuvarasto $640. Samat yksiköt, sama hylly, eri luvut.

FIFO-kustannuslaskennan seuraukset nousevilla markkinoilla:

• Alhaisemmat myytyjen tuotteiden kustannukset, koska myyntiin kohdistetaan vanhempia ja halvempia kustannuksia.
• Korkeampi raportoitu myyntikate seurauksena.
• Korkeampi vero korkeamman tuloksen vuoksi.
• Loppuvarasto arvostetaan lähelle nykyistä jälleenhankintahintaa, koska jäljelle jäävät tuotteet ovat uusimpia ostoja. Tämä on FIFOn vahvin argumentti — taseesi heijastaa jotain lähellä todellisuutta.

Laskevilla markkinoilla nämä kääntyvät päinvastoin, mikä on hyvä muistaa, kun joku kuvailee FIFOa luonnostaan tulosta kaunistavaksi. Se kaunistaa tulosta hintojen noustessa, mikä on yleisin tilanne.

Esimerkki vaihe vaiheelta

Luvut tekevät menetelmästä konkreettisen, joten tässä on yksi esimerkki kokonaisuudessaan.

Myyt yhtä tuotetta. Kolmen kuukauden aikana ostat sitä kolmesti nousevin hinnoin:

Hyllyssä on 300 yksikköä, joiden kokonaiskustannus on $2 900. Jakson aikana myyt 220 yksikköä hintaan $18 kpl, joten liikevaihto on $3 960.

Vaihe yksi — ota vanhin kustannus ensin. Ensimmäiset 100 myytyä yksikköä kirjataan tammikuun hinnalla: 100 x $8.00 = $800.

Vaihe kaksi — siirry seuraavaksi vanhimpaan. Seuraavat 100 yksikköä kirjataan maaliskuun hinnalla: 100 x $10.00 = $1 000.

Vaihe kolme — ota loput seuraavasta erästä. Tarvitset vielä 20 yksikköä. Ne tulevat toukokuun ostosta: 20 x $11.00 = $220.

Vaihe neljä — laske yhteen. Myytyjen tuotteiden kustannus on $800 + $1 000 + $220 = $2 020.

Vaihe viisi — arvosta jäljelle jäävä. Sinulla on 80 yksikköä jäljellä, kaikki toukokuun ostosta, joten loppuvarasto on 80 x $11.00 = $880.

Vaihe kuusi — tarkista täsmäytys. Alkuvarasto plus ostot miinus myytyjen tuotteiden kustannus pitäisi olla yhtä kuin loppuvarasto: $2 900 − $2 020 = $880. Se täsmää.

Myyntikate on $3 960 − $2 020 = $1 940.

Nyt vertailu, joka osoittaa, miksi menetelmällä on merkitystä. LIFOn mukaan — kirjaten uusimmat ensin — samat 220 yksikköä kirjattaisiin kustannuksiksi $1 100 + $1 000 + ($8.00 x 20) = $2 260, mikä antaisi $1 700 myyntikatteen ja $640 loppuvaraston.

Sama myynti, sama hylly, samat fyysiset yksiköt. FIFO raportoi $240 enemmän voittoa ja arvostaa jäljellä olevan varaston $240 korkeammaksi. Nousevilla markkinoilla tämä on kaava joka kerta: FIFO näyttää enemmän voittoa nyt ja taseen, joka on lähempänä sitä, mitä tavaroiden korvaaminen maksaisi.

Miksi FIFO on oletusarvo

Se on sallittu kaikkialla. FIFO on hyväksyttävä sekä IFRS- että US GAAP -standardien mukaan. LIFO on kielletty IFRS-standardien mukaan, mikä sulkee sen pois suurimmassa osassa maailmaa.

Se vastaa fyysistä todellisuutta pilaantuvien tuotteiden kohdalla. Jos joudut joka tapauksessa kiertämään tuotteita vanhin ensin -periaatteella, samalla perusteella tapahtuva kustannuslaskenta pitää kirjanpidon linjassa hyllyn kanssa.

Tase pysyy merkityksellisenä. Loppuvarasto heijastaa viimeaikaisia hintoja eikä useita vuosia vanhoja kustannuksia.

Se on helpompi selittää. Tilintarkastajat, sijoittajat ja oma taloustiimisi pitävät sitä intuitiivisena, ja vertailtavuus muihin yrityksiin on suoraviivaista.

Haittapuolena on, että inflaation aikana FIFO raportoi korkeampaa voittoa ja siten korkeampia veroja kuin vaihtoehtoiset menetelmät. Se on todellinen kustannus, ja se on pääsyy siihen, miksi LIFO-kelpoiset yhdysvaltalaisyritykset valitsevat sen toisinaan.

FIFO vs LIFO, lyhyesti

Molemmat menetelmät eroavat yhdessä suhteessa: mikä kustannuserä kirjataan myyntiä vastaan ensimmäisenä.

FIFO kirjaa vanhimmat kustannukset ensin. Nousevilla markkinoilla se tarkoittaa alhaisempia myytyjen tuotteiden kustannuksia, korkeampaa raportoitua voittoa, korkeampaa verotusta ja loppuvarastoa, joka on arvostettu lähelle nykyistä jälleenhankintahintaa.

LIFO kirjaa uusimmat kustannukset ensin. Samoilla nousevilla markkinoilla se tarkoittaa korkeampia myytyjen tuotteiden kustannuksia, alhaisempaa raportoitua voittoa, alhaisempaa verotusta ja loppuvarastoa, joka on kirjattu vanhoilla hinnoilla, joilla ei välttämättä ole juurikaan yhteyttä tavaroiden nykyiseen arvoon.

Kumpikaan ei muuta sitä, mitkä fyysiset yksiköt lähtevät varastosta. Molemmat ovat puhtaasti kustannuslaskennan käytäntöjä, ja yritys voi kiertää varastoa vanhin ensin -periaatteella hyllyssä, vaikka kirjaisi kustannukset uusimmat ensin -periaatteella kirjanpidossa.

Ratkaiseva käytännön seikka on se, että LIFO on kielletty IFRS-standardien mukaan ja sallittu US GAAP -standardien mukaan, joten useimmille yrityksille Yhdysvaltojen ulkopuolella valintaa ei ole. Täydellinen vertailu, mukaan lukien inflaatiovaikutus ja veroseuraamukset, löytyy kohdasta FIFO vs LIFO.

FIFO-menetelmän edut ja haitat

Edut.

• Yleisesti hyväksytty. Sallittu sekä IFRS- että US GAAP -standardien mukaisesti, joten se toimii kaikilla raportointialueilla.
• Tase pysyy realistisena. Loppuvarasto arvostetaan viimeisimpien hankintahintojen mukaan, mikä vastaa lähes varaston jälleenhankinta-arvoa.
• Se vastaa tavaran fyysistä kiertoa, mikä pitää kirjanpidon ja hyllytilanteen linjassa pilaantuvien tai vanhenevien tuotteiden kohdalla.
• Se on helppo toteuttaa ja selittää – tilintarkastajille, rahoittajille ja omalle tiimille.
• Se estää manipuloinnin. Myynnille kohdistettava kustannus määräytyy hankintajärjestyksen, ei tilikauden lopussa tehtävien päätösten perusteella.
• Se on vertailukelpoinen. Koska useimmat yritykset käyttävät sitä, katteesi ovat vertailukelpoisia muiden yritysten kanssa ilman oikaisuja.

Haitat.

• Korkeampi verotus hintojen noustessa. Vanhempien ja halvempien hankintahintojen kohdistaminen myyntiin kasvattaa raportoitua voittoa, mikä johtaa suurempiin veroihin. Tämä on menetelmän ainoa todellinen kustannus.
• Voitto voi näyttää paremmalta kuin liiketoiminnan todellinen tila. Raportoitu kate sisältää erotuksen kuukausia sitten maksetun hinnan ja nykyisen jälleenhankintahinnan välillä – rahaa, joka ei ole käytettävissä.
• Vaatii kurinalaisuutta päivämäärien suhteen. Ilman vastaanotto- tai eräpäivien kirjaamista tavaran saapuessa menetelmä on vain teoreettinen eikä käytännössä sovellettu.
• Hämärtää vanhenemista. Vanha varasto kantaa mukanaan vanhoja, alhaisia kustannuksia, mikä saa poistot näyttämään todellista halvemmilta. Erillinen ikääntymisraportti on välttämätön.
• Seurattavia tasoja on enemmän, jos hankintahinnat muuttuvat usein, vaikka käytännössä nykyaikaiset varastojärjestelmät hoitavat tämän vaivatta.

Rehellinen yhteenveto: FIFO maksaa verotuksessa inflaation aikana, mutta tarjoaa luotettavan taseen, kirjanpidon, jota kuka tahansa voi seurata, ja menetelmän, jonka käyttö on sallittua. Suurimmalle osalle yrityksistä tämä kauppa kannattaa, minkä vuoksi se on oletusarvoinen menetelmä.

Yleiset virheet

Oletus, että kirjanpitomenetelmä ohjaa varastoa. FIFO-asetuksen määrittäminen järjestelmään ei tarkoita, että kukaan kiertää varastoa. Järjestelmä laskee kustannukset iloisesti vanhin ensin -periaatteella, vaikka tiimi keräilisi uusimmat ensin, ja poikkeama paljastuu vasta varastopoistoina.

Päivämäärien kirjaamatta jättäminen vastaanotossa. Ilman erä- tai vastaanottopäiviä FIFO-periaatetta ei voida soveltaa tarkasti fyysisesti eikä kustannuslaskennallisesti. Tavaran kirjaaminen sisään erottelemattomana massana tekee menetelmästä vain teoreettisen.

Laskenta SKU-tasolla sijainnin sijaan. SKU voi täsmätä kokonaismäärältään täydellisesti, vaikka vanhimmat yksiköt seisovat koskemattomina hyllypaikan takaosassa. Vain sijaintikohtainen laskenta paljastaa kierron epäonnistumisen.

FIFO:n pitäminen ikääntymisraporttien korvikkeena. FIFO-kustannuslaskenta ei kerro, että varasto on vanhenemassa. FIFO-menetelmässä vanheneva varasto kantaa vanhoja kustannuksia, mikä saa poistot näyttämään halvemmilta kuin varaston korvaaminen. Käytä erillistä ikääntymisraporttia.

Sen huomiotta jättäminen ei-pilaantuvien tuotteiden kohdalla. Vanheneminen on hitaampaa kuin pilaantuminen, mutta yhtä todellista. Elektroniikka ja muoti menettävät arvoaan seisoessaan paikallaan.

FIFO vs FEFO: tärkeä ero

FIFO kiertää varastoa saapumispäivän mukaan. FEFO (First Expired, First Out) kiertää varastoa vanhenemispäivän mukaan. Useimmissa toiminnoissa nämä tuottavat saman keräilyjärjestyksen, ja silloin kun ne eroavat, FEFO on se, jolla on merkitystä.

Ne eroavat toisistaan aina, kun säilyvyysaika vaihtelee erien välillä. Maaliskuussa vastaanotettu erä, jonka säilyvyysaika on kaksitoista kuukautta, vanhenee ennen tammikuussa vastaanotettua erää, jonka säilyvyysaika on kahdeksantoista kuukautta. Tiukka FIFO keräilisi tammikuun varaston ensin ja jättäisi maaliskuun erän vanhenemaan hyllyyn.

Tämä tilanne syntyy useammin kuin uskoisi:

• Useat toimittajat valmistavat samaa tuotetta eri säilyvyysajoilla.
• Tuotannon lähellä vastaanotettu varasto verrattuna varastoon, joka on ensin seissyt toimittajan varastossa.
• Myyntikelpoisena varastona palautuvat palautukset, joiden säilyvyysaika on jo lyhentynyt.
• Kampanja- tai kausierät, jotka on valmistettu eri spesifikaatioiden mukaan.

Jos tuotteillasi on viimeiset käyttöpäivät, käytä FEFO-menetelmää. Se vaatii vanhenemispäivän kirjaamista vastaanotossa pelkän saapumispäivän sijaan, mikä on pieni lisävaiva tavaran vastaanotossa ja ainoa luotettava tapa estää vältettävissä olevat varastopoistot.

Säännellyillä aloilla se on yleensä vaatimus. Elintarvike-, lääke- ja kosmetiikkateollisuuden toimitusketjuissa auditoidaan vanhenemisen hallintaa, eikä “me käytämme FIFO-menetelmää” ole riittävä vastaus, jos lyhyemmän säilyvyysajan erä oli saatavilla, mutta sitä ei keräilty.

Jos tuotteilla ei ole vanhenemispäivää, FIFO on riittävä ja yksinkertaisempi, koska saapumispäivä kirjautuu automaattisesti, kun taas vanhenemispäivän kirjaaminen vaatii manuaalista työtä.

FIFO-menetelmän käytännön toteutus

Jos olet ottamassa käyttöön kiertokurinalaisuutta sen sijaan, että jatkaisit olemassa olevaa käytäntöä, tämä järjestys yleensä toimii:

Aloita mittaamalla hävikkiä. Varastopoistot syyn ja tuoteryhmän mukaan. Useimmissa toiminnoissa ongelma keskittyy muutamiin SKU-nimikkeisiin sen sijaan, että se leviäisi tasaisesti, mikä tekee korjaamisesta paljon halvempaa kuin koko varaston uudelleensuunnittelusta.

Kirjaa päivämäärät tavaran vastaanotossa. Mikään jatkotoimenpide ei toimi ilman tätä. Jos vastaanottoprosessisi kirjaa varaston sisään vain määränä ilman erä- tai vanhenemispäivää, se on ensimmäinen muutettava asia. Kyseessä on koulutus- ja järjestelmäkonfigurointitehtävä, ei investointi.

Korjaa hyllyjärjestys ensin pahimpien ongelmien kohdalla. Läpivirtaushyllyt nopeasti liikkuville, päivätyille tuotteille. Jätä hitaasti liikkuva, ei-pilaantuva varasto tavallisiin hyllyihin – kierron tekninen toteuttaminen tuotteille, jotka eivät pilaannu, on rahan haaskausta.

Anna järjestelmän ohjata keräilyä. Jos läpivirtaushyllyt eivät ole käytännöllisiä, ohjattu keräily tiettyyn eräsijaintiin poistaa harkinnanvaraisuuden. Aikapaineen alla työskentelevät keräilijät tekevät nopean valinnan, eivät oikeaa, ja se on suunnitteluongelma, ei kurinalaisuusongelma.

Laske sijainnin mukaan ja toimi havaintojen perusteella. Kiertovirheet näkyvät vanhana varastona hyllypaikan takaosassa. Laskenta, joka täsmää vain kokonaismäärät, ei paljasta tätä koskaan.

Raportoi ikääntyminen erillään arvostuksesta. Varaston ikääntymisraportti, joka näyttää varastopäivät erittäin, kertoo kierron hidastumisesta ennen kuin se muuttuu varastopoistoksi.

Yksi huomio vielä: kiertokurinalaisuus heikkenee hiljalleen. Se toimii kuusi kuukautta, sitten kiireinen sesonki, uusi työntekijä ja väliaikainen hyllymuutos heikentävät sitä, eikä kukaan huomaa mitään ennen kuin varastopoistot palaavat. Mitä tahansa otatkin käyttöön, siihen on liityttävä luku, jota joku seuraa.

Lisätietoa

• FIFO vs LIFO – menetelmien vertailu ja säännöt siitä, missä kumpaakin saa käyttää.
• Mitä on LIFO – vastakkainen lähestymistapa ja sen rajoitukset.
• Varaston arvostusmenetelmät – mukaan lukien painotettu keskihinta ja yksilöity tunnistaminen.
• Jatkuva inventointi – miten kiertovirheet havaitaan.
• Varaston kiertonopeus – kuinka nopeasti varasto liikkuu, mikä määrittää kierron merkityksen.

Yhden lauseen yhteenveto

FIFO tarkoittaa vanhin ensin – keräilyperiaatteena se estää pilaantumista ja vanhenemista, ja kustannuslaskentamenetelmänä se kohdistaa vanhimman hankintahinnan jokaiseen myyntiin, mikä antaa realistisen loppuvaraston arvon ja hintojen noustessa korkeamman raportoidun voiton.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä FIFO tarkoittaa? First In, First Out (ensimmäisenä sisään, ensimmäisenä ulos). Vanhin varasto käytetään, myydään tai arvostetaan ennen uudempaa varastoa.

Onko FIFO varastointimenetelmä vai kirjanpitomenetelmä? Molempia, ja ne ovat toisistaan riippumattomia. Fyysinen FIFO on kiertosääntö, joka määrittää, mikä yksikkö keräillään. FIFO-kustannuslaskenta on kirjanpitosääntö, joka määrittää, mikä hankintahinta kohdistetaan myyntiin. Voit käyttää jompaakumpaa ilman toista, vaikka useimmat toiminnot käyttävät molempia.

Miksi FIFOa käytetään? Fyysisesti siksi, että estetään varaston vanheneminen tai muuttuminen käyttökelvottomaksi. Kirjanpidossa siksi, että se on sallittu maailmanlaajuisesti, tuottaa loppuvaraston arvon, joka on lähellä jälleenhankintahintaa, ja se on selkeä selittää ja auditoida.

Lisääkö FIFO voittoa? Kun hankintahinnat nousevat, kyllä – se kohdistaa myyntiin vanhempia ja halvempia kustannuksia, joten raportoitu myyntikate on korkeampi kuin LIFO-menetelmällä. Kun hinnat laskevat, vaikutus on päinvastainen.

Onko FIFO parempi kuin LIFO? Useimmille yrityksille kysymys ei ole ajankohtainen, koska LIFO on kielletty IFRS-standardien mukaisesti. Niissä tilanteissa, joissa molemmat ovat mahdollisia, FIFO antaa realistisemman taseen ja LIFO voi lykätä verotusta inflaatiojakson aikana.

Miten FIFO toteutetaan varastossa? Suunnittele varastopaikat siten, että vanhin yksikkö on helpoimmin saatavilla – läpivirtaushyllyt ovat tästä selkein esimerkki. Jos se ei ole käytännöllistä, tallenna päivämäärät vastaanoton yhteydessä ja anna järjestelmän ohjata keräily vanhimpaan erään. Pelkkään ohjeistukseen luottaminen epäonnistuu kiireen alla.

Koskeeko FIFO pilaantumattomia tuotteita? Kirjanpitomenetelmää sovelletaan kaikkeen. Fyysinen kierto on vähemmän tärkeää tuotteille, jotka eivät todellisuudessa huonone, vaikka vanhentuminen vaikuttaa useampiin tuoteryhmiin kuin ihmiset uskovat – kaikki, millä on mallinumero tai sesonki, hyötyy yleensä kierrosta.

Kirjoittanut

↑ Takaisin ylös

Warehouse Wise

Warehouse Wise on ilmainen ja riippumaton varastonhallinnan, varastoinnin ja tilaustenkäsittelyn opaskirjasto. Se on kirjoitettu käytännön työtä tekeville: varasto- ja inventaarioalan aloittelijoille, pienille ja kasvaville verkkokaupoille sekä kaikille, jotka haluavat ymmärtää varastonsa hallintaa syvällisemmin. Jokainen opas selittää termin, havainnollistaa sen tarvittaessa esimerkkilaskuilla ja pysyy aiheessa. Toimimme täysin riippumattomasti: emme myy ohjelmistoja tai laitteita, emme ota provisioita suosituksista, eivätkä oppaamme perustu maksettuun näkyvyyteen.