Varastonhallintaohjelmisto on järjestelmä, joka seuraa varastosi sisältöä, sijaintia ja liikkeitä – se päivittyy myyntien ja toimitusten tapahtuessa sen sijaan, että joku muistaisi kirjata ne manuaalisesti. Se korvaa taulukkolaskentaohjelmat, joilla useimmat yritykset aloittavat, ja se sijoittuu varastonhallintajärjestelmien ja laajempien toiminnanohjausjärjestelmien alapuolelle.
Käytännön ero taulukkolaskentaan ei ole ominaisuuksissa, vaan siinä, että ohjelmisto on kytketty muihin järjestelmiin: myyntikanavasi syöttävät tiedot automaattisesti, joten varastosaldo on oikein ilman manuaalista ylläpitoa.
Mitä se todellisuudessa on ja mitä se ei ole
Verrattuna taulukkolaskentaan. Taulukkolaskenta sisältää lukuja, joita ihminen päivittää. Varastonhallintaohjelmisto sisältää lukuja, jotka päivittyvät automaattisesti yhdistetyistä järjestelmistä, tallentavat kuka muutti mitä ja milloin, mahdollistavat usean käyttäjän samanaikaisen työskentelyn ja voivat laukaista hälytyksen, kun varastotaso laskee. Taulukkolaskenta on rekisteri; ohjelmisto on rekisteri ja prosessi yhdessä.
Verrattuna WMS-järjestelmään. Varastonhallintajärjestelmä ohjaa fyysistä työtä rakennuksen sisällä – mihin hyllypaikkaan tavarat laitetaan, mitä reittiä kuljetaan ja mikä tehtävä suoritetaan seuraavaksi. Varastonhallintaohjelmisto seuraa määriä ja yleensä sijainteja, mutta ei ohjaa itse työtä. Jos kysymyksesi on “kuinka paljon minulla on tavaraa ja missä”, varastonhallintaohjelmisto vastaa siihen. Jos kysymyksesi on “mille hyllyvälille keräilijän tulisi mennä seuraavaksi”, tarvitset WMS-järjestelmän.
Verrattuna ERP-järjestelmään. ERP pyörittää koko liiketoimintaa – taloutta, hankintoja, myyntiä, palkanlaskentaa – ja varasto on vain yksi moduuli muiden joukossa. Varastonhallintaohjelmisto hoitaa varaston ja hankinnat kunnolla ja jättää loput kirjanpitojärjestelmällesi. Se on kapeampi, halvempi ja nopeampi ottaa käyttöön.
Verrattuna verkkokauppa-alustasi sisäänrakennettuun varastoseurantaan. Useimmat myyntialustat laskevat varastoa vain omaa kanavaansa varten. Se toimii siihen asti, kunnes myyt myös muualla, jolloin saldot eroavat toisistaan ja ylimyynti alkaa. Erillinen ohjelmisto on olemassa pääasiassa siksi, että se pitää yllä yhtä lukua kaikissa kanavissa.
Miten se toimii
Se pitää yllä rekisteriä per SKU. Jokainen tuote ja variantti saa koodin, kuvauksen, kustannushinnan, myyntihinnan ja tiedon sijainnista.
Se yhdistyy myyntikanaviisi. Verkkosivustosi, markkinapaikat ja kassajärjestelmä. Myynti missä tahansa kanavassa vähentää varastosaldoa, ja uusi luku päivittyy kaikkiin muihin kanaviin muutamassa minuutissa.
Se kirjaa ostot ja vastaanotot. Tee ostotilaus, vastaanota tavarat sitä vasten, ja varasto kasvaa automaattisesti oikealla kustannushinnalla.
Se seuraa useita sijainteja. Varasto, myymälä, 3PL, matkalla oleva varasto. Yksi kokonaissaldo jaoteltuna sijainnin mukaan.
Se soveltaa tilaussääntöjä. Määritä tilauspiste tuotekohtaisesti, niin järjestelmä merkitsee tai luo ostoehdotuksia, kun varasto laskee kyseiselle tasolle.
Se tukee skannausta. Viivakoodien lukeminen vastaanotossa, keräilyssä ja inventoinnissa pitää tiedot oikeina – data kerätään liikkeen hetkellä sen sijaan, että se kirjoitettaisiin jälkikäteen.
Se raportoi. Varaston arvo, kiertonopeus, ikääntyminen, liikehistoria ja tuotekohtainen kate.
Keskeiset ominaisuudet
| Ominaisuus | Mitä se tekee | Miksi se on tärkeää |
|---|---|---|
| Reaaliaikaiset varastotasot | Yksi ajantasainen luku per tuote ja sijainti | Estää ylimyynnin eri kanavissa |
| Usean sijainnin seuranta | Varasto jaettuna varastojen, myymälöiden ja 3PL-toimijoiden kesken | Tiedät mitä on missäkin, et vain kokonaismäärää |
| SKU- ja varianttihallinta | Koodit jokaiselle tuotteelle, koolle ja värille | Perusta, jonka päälle kaikki muu rakentuu |
| Viivakoodien skannaus | Tallentaa liikkeet skannaamalla kirjoittamisen sijaan | Poistaa suurimman varastovirheiden lähteen |
| Ostotilaukset | Luonti, lähetys, vastaanotto ja täsmäytys laskuihin | Varasto ja kustannukset päivittyvät oikein vastaanotossa |
| Toimittajarekisterit | Yhteystiedot, toimitusajat, hinnat, tilaushistoria | Tilauspisteet lasketaan todellisten toimitusaikojen perusteella |
| Tilauspisteet ja hälytykset | Automaattiset ilmoitukset, kun varasto saavuttaa tietyn tason | Täydennys ei riipu siitä, huomaako joku tilanteen |
| Myyntikanavaintegraatio | Kaksisuuntainen synkronointi verkkosivuston ja markkinapaikkojen kanssa | Useimmille yrityksille tärkein syy hankintaan |
| Inventointi ja kiertävä inventointi | Laskentalistat, poikkeamaraportit, oikaisut | Pitää todellisen saldon oikeana |
| Erä-, sarjanumero- ja erääntymisseuranta | Yksittäisten yksiköiden ja päivämäärien jäljitettävyys | Välttämätön elintarvike-, lääke- ja takuualoilla |
| Kittaus ja tuotepaketit | Koottavat tuotteet ja osaluettelot | Komponenttien varastosaldo muuntuu oikein |
| Raportointi ja arvostus | Varaston arvo, kiertonopeus, ikääntyminen, kate | Päätökset perustuvat faktoihin, eivät mielikuviin |
| Käyttöoikeudet ja lokitiedot | Kuka muutti mitä ja milloin | Asia, jota taulukkolaskenta ei tarjoa |
| Kirjanpitointegraatio | Varaston arvot ja ostot kirjanpitoon | Poistaa tuplakirjaukset ja täsmäytystarpeen |
Kaikki yritykset eivät tarvitse jokaista riviä. Erä- ja erääntymisseuranta on välttämätöntä elintarvikkeille, mutta merkityksetöntä rautakauppatavaralle; kittaus on tärkeää vain, jos kokoat tuotepaketteja. Selvitä, mitä ominaisuuksia todella tarvitset ennen tuotteiden tarkastelua, sillä muuten esittelyt määrittelevät vaatimuksesi puolestasi.
Hyödyt esimerkin avulla
Tarkkuus. Rekisterit, jotka päivittyvät skannauksella muistin sijaan, ovat yksinkertaisesti oikeampia, ja kaikki jatkoprosessit lasketaan niiden perusteella.
Vähemmän varaston loppumisia ja vähemmän ylivarastoa. Reaaliaikaiseen saldoon perustuvat tilauspisteet havaitsevat vajauksen aiemmin kuin viikkoraportti, ja parempi data vähentää tarvetta pitää varmuusvarastoa “varmuuden vuoksi”.
Ajan säästö. Ei manuaalista täsmäytystä kanavien välillä, ei varastoraporttien kokoamista viikoittain, ei järjestelmien välistä vientiä ja tuontia.
Parempi kassavirta. Pienempi varasto samalla palvelutasolla vapauttaa pääomaa. Tämä on yleensä suurin hyöty, mutta vähiten näkyvä.
Käytännön esimerkki. Yritys myy 900 tilausta kuukaudessa oman sivustonsa ja kahden markkinapaikan kautta, halliten noin 600 SKU:ta taulukkolaskennalla.
Ennen: noin kuusi ylimyyntiä kuukaudessa, joista jokainen maksaa hyvityksen, markkinapaikan sanktioriskin ja noin 20 minuuttia asiakaspalvelua. Varaston täsmäytys vie noin 5 tuntia viikossa. Varmuusvarasto on runsas, koska kukaan ei luota lukuihin – noin 18 000 dollarin arvosta varastoa pidetään varmuuden vuoksi.
Jälkeen: ylimyynnit putoavat lähelle nollaa, koska yksi luku palvelee kaikkia kolmea kanavaa. 5 tunnin viikoittainen täsmäytys poistuu. Luotettavien lukujen myötä puskurivarasto laskee noin 11 000 dollariin ilman, että palvelutaso laskee.
Laskutoimitus: noin 20 tuntia kuukaudessa työaikaa säästyy, kuusi ylimyyntiä kuukaudessa vältetään ja 7 000 dollaria pääomaa vapautuu. Kun ohjelmisto maksaa ehkä 150 dollaria kuukaudessa plus parin päivän käyttöönotto, se maksaa itsensä nopeasti takaisin – ja pääoman vapautuminen on kertaluonteinen hyöty, joka ylittää juoksevat kulut.
Huomionarvoinen seikka: mikään tästä ei toteudu, jos skannaaminen jätetään väliin tai data on syötetty huonosti. Ohjelmisto ei luo tarkkuutta; se tekee tarkkuudesta mahdollista, mutta vaatii kurinalaisuutta.
Merkkejä siitä, että olet kasvanut laskentataulukon ohi
Käy tämä lista rehellisesti läpi:
- [ ] Myyt useammassa kuin yhdessä kanavassa ja varastoluvut eivät täsmää
- [ ] Olet myynyt tuotteita yli varastosaldon viimeisen kolmen kuukauden aikana
- [ ] Useamman kuin yhden henkilön on päivitettävä varastotietoja
- [ ] Säilytät varastoa useammassa kuin yhdessä toimipisteessä
- [ ] Kukaan ei osaa sanoa varastosi arvoa ilman iltapäivän kestävää työrupeamaa
- [ ] Huomaat säännöllisesti tuotteen olevan loppu, kun tilaus saapuu
- [ ] Varaston täsmäyttämiseen kuluu yli kaksi tuntia viikossa
- [ ] Sinulla on enemmän kuin muutama sata aktiivista SKU-nimikettä
- [ ] Et näe mitkä tuotteet liikkuvat hitaasti ilman erillisen raportin luomista
- [ ] Joku on rikkonut kaavan, eikä kukaan huomannut sitä vähään aikaan
- [ ] Pidät ylimääräistä varastoa, koska et luota lukuihin
- [ ] Tarvitset eränumeroita tai viimeisiä käyttöpäiviä ja seuraat niitä käsin
Jos olet ruksannut kolme tai useamman kohdan, ohjelmisto maksaa todennäköisesti itsensä takaisin. Jos olet ruksannut kuusi tai useamman, laskentataulukko maksaa sinulle aktiivisesti rahaa.
Jos et ole ruksannut yhtään, et tarvitse sitä vielä. Hyvin pidetty laskentataulukko ja kurinalaiset prosessit voittavat huonosti toteutetun ohjelmiston mennen tullen. Kattava opas tämän tekemiseen oikein löytyy täältä: varastonhallinnan laskentataulukko.
Työkalutyypit
Erillinen varastonhallintaohjelmisto. Tarkoitukseen rakennettu, hoitaa varaston ja hankinnat perusteellisesti, integroituu kirjanpito-ohjelmistoosi ja myyntikanaviisi. Tarjoaa syvimmän varastonhallinnan toiminnallisuuden suhteessa hintaan, mutta on yksi järjestelmä lisää ylläpidettäväksi. Paras tuoteyrityksille, joissa varasto on toiminnan suurin haaste.
Kassajärjestelmään integroitu. Vähittäiskaupan POS-järjestelmät laskevat varastoa myynnin sivutuotteena. Hyvä myymälään, riittävä myymälälle ja pienelle verkkokaupalle, mutta rajoittunut heti, kun lisäät markkinapaikkoja tai useita toimipisteitä.
Kirjanpito-ohjelmistoon integroitu. Useimmat kirjanpito-ohjelmistot sisältävät perustason varastoseurannan. Se pitää kirjanpidon kunnossa, mutta hoitaa harvoin tilauspisteet, usean toimipisteen hallinnan tai skannauksen hyvin. Toimiva pienelle valikoimalle, jolla on yksinkertaiset tarpeet, mutta jää usein pieneksi kasvun myötä.
Verkkokauppa-alustaan integroitu. Laskee varastoa kyseiselle kanavalle. Hyvä, jos myyt täsmälleen yhdessä paikassa; mutta on syy varaston ylimyynnin ongelmiin heti, kun myyt useammassa paikassa.
ERP-moduuli. Varastonhallinta osana laajempaa liiketoimintajärjestelmää. Yksi tietokanta ilman ylläpidettäviä integraatioita, mutta vaatii huomattavasti suuremman käyttöönottoprojektin. Järkevä, kun olet joka tapauksessa hankkimassa ERP-järjestelmää, mutta harvoin kannattava pelkän varastonhallinnan vuoksi.
WMS. Jos ongelmasi on työn ohjaaminen rakennuksen sisällä sen sijaan, että tietäisit vain varastomäärät, tämä on oikea kategoria sinulle.
Miten valita näiden välillä. Jos varasto on suurin operatiivinen päänsärkysi ja myyt useammassa kuin yhdessä paikassa, valitse erillinen ohjelmisto. Jos sinulla on yksi kanava ja yksinkertaiset tarpeet, POS-, kirjanpito- tai verkkokauppa-alustasi sisäänrakennetut ominaisuudet saattavat riittää. Testaa mitä tahansa tuotetta haastavilla tapauksillasi – erät, tuotepaketit, useat toimipisteet, omat markkinapaikkasi – ennen sitoutumista, sillä juuri siinä kategoriat todella eroavat toisistaan.
Syvemmälle aiheeseen
- Mitä on varastonhallinta – se osa-alue, jota ohjelmisto tukee.
- Varastonhallinnan laskentataulukko – miten teet sen hyvin ennen kuin ostat mitään.
- Pilvipohjainen varastonhallinta – palvelumalli yksityiskohtaisesti.
- Mitä on WMS – seuraava askel, kun tarvitset työn ohjausta.
- WMS vs ERP – missä kunkin järjestelmän laajuus päättyy.
- Varastonhallinta pienyrityksille – käytännönläheinen lähtöpiste.
Ydinviesti lyhyesti
Varastonhallintaohjelmisto seuraa mitä sinulla on ja missä, päivittäen tiedot automaattisesti myyntikanavistasi sen sijaan, että luottaisit jonkun tekemään manuaaliseen päivitykseen laskentataulukossa. Se sijoittuu laajuudeltaan laskentataulukon ja WMS-järjestelmän väliin, ja se alkaa yleensä maksaa itsensä takaisin sillä hetkellä, kun alat myydä useammassa kuin yhdessä paikassa.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä on varastonhallintaohjelmisto? Järjestelmä, joka seuraa varastomääriä, sijainteja ja liikkeitä päivittäen tiedot automaattisesti myyntien ja toimitusten tapahtuessa. Se yhdistyy myyntikanaviisi niin, että yksi luku palvelee niitä kaikkia, luo ostotilauksia, soveltaa tilauspisteitä ja raportoi varaston arvosta ja liikkeistä.
Paljonko varastonhallintaohjelmisto maksaa? Aloitustason pilvituotteet maksavat noin 50–100 $ kuukaudessa pienyrityksille. Keskisarjan tuotteet monikanavaiseen toimintaan maksavat tyypillisesti 150–500 $ kuukaudessa riippuen tilausmääristä, toimipisteistä ja käyttäjistä. Varaa budjettia myös käyttöönottoaikaan – datan valmistelu ja integraatiot vievät yleensä kauemmin kuin tilaus antaa ymmärtää.
Tarvitsenko varastonhallintaohjelmistoa? Todennäköisesti kyllä, jos myyt useammassa kuin yhdessä kanavassa, säilytät varastoa useammassa kuin yhdessä paikassa, sinulla on enemmän kuin muutama sata aktiivista SKU-nimikettä tai olet myynyt tuotteita yli varastosaldon viime aikoina. Todennäköisesti et, jos sinulla on yksi kanava, yksi toimipiste ja pieni valikoima, jota hyvin pidetty laskentataulukko hallitsee.
Mitä eroa on laskentataulukolla ja varastonhallintaohjelmistolla? Laskentataulukko sisältää lukuja, joita ihminen päivittää; ohjelmisto sisältää lukuja, jotka päivittyvät itsestään yhdistetyistä järjestelmistä. Ohjelmisto tarjoaa myös auditointijäljen, samanaikaiset käyttäjät, automaattiset tilaushälytykset ja viivakoodien skannauksen – mitään näistä laskentataulukko ei tarjoa, riippumatta siitä kuinka hyvin se on rakennettu.
Mitä eroa on varastonhallintaohjelmistolla ja WMS-järjestelmällä? Varastonhallintaohjelmisto seuraa mitä sinulla on ja missä. WMS ohjaa fyysistä työtä rakennuksen sisällä – mihin sijaintiin tavarat laitetaan, mitä reittiä keräily tehdään, mikä tehtävä on seuraava. Jos tarvitset tietoa määristä, varastonhallintaohjelmisto riittää. Jos tarvitset henkilöstön ohjaamista hyllypaikka kerrallaan, tarvitset WMS-järjestelmän.
Voiko varastonhallintaohjelmisto estää ylimyynnin? Kyllä, edellyttäen että jokainen kanava on yhdistetty siihen ja varastoluvut ovat tarkkoja. Se pitää yllä yhtä lukua ja päivittää sen jokaiseen kanavaan myyntien tapahtuessa, mikä poistaa monikanavaisen liiketoiminnan ylimyyntiä aiheuttavan eron.
Kuinka kauan käyttöönotto kestää? Suoraviivainen pilvikäyttöönotto vakiointegraatioilla kestää muutamasta päivästä pariin viikkoon. Suurin osa ajasta kuluu datan valmisteluun – SKU-koodien siivoamiseen, kustannusten asettamiseen, sijaintien määrittämiseen ja alkuvarastosaldojen vahvistamiseen – eikä itse ohjelmiston konfigurointiin.
Korvaako se kirjanpito-ohjelmistoni? Ei. Varastonhallintaohjelmisto hoitaa varaston ja hankinnat ja välittää arvot kirjanpitoosi. ERP on järjestelmä, joka tekee molemmat yhdessä, ja se on huomattavasti suurempi hanke kuin kumpikaan erikseen.
Warehouse Wise on ilmainen ja riippumaton varastonhallinnan, varastoinnin ja tilaustenkäsittelyn opaskirjasto. Se on kirjoitettu käytännön työtä tekeville: varasto- ja inventaarioalan aloittelijoille, pienille ja kasvaville verkkokaupoille sekä kaikille, jotka haluavat ymmärtää varastonsa hallintaa syvällisemmin. Jokainen opas selittää termin, havainnollistaa sen tarvittaessa esimerkkilaskuilla ja pysyy aiheessa. Toimimme täysin riippumattomasti: emme myy ohjelmistoja tai laitteita, emme ota provisioita suosituksista, eivätkä oppaamme perustu maksettuun näkyvyyteen.