Iga ettevõte, kellel on laovarusid, istub tegelikult oma sularaha otsas. See hunnik on teie laovaru ja laohaldus on lihtsalt viis, kuidas selle üle kontrolli hoida – teades, mis teil on, kus see asub, mis see väärt on ja millal on vaja juurde tellida. Kui teete seda õigesti, siis raha liigub. Kui teete valesti, siis kaup kas saab otsa just siis, kui klient soovib osta, või seisab riiulil tolmu kogumas, samal ajal kui teie pangakonto vaikselt tühjeneb.
See ongi kogu töö sisu, ilma keerulise žargoonita. Kõik muu – tarkvara, valemid, kolmetähelised lühendid – on olemas selleks, et vastata hästi kahele küsimusele: kas mul on piisavalt ja kas mul on liiga palju? See juhend selgitab, kuidas laohaldus tegelikult toimib, milliseid tehnikaid tasub teada ja kuidas hinnata, kas teie süsteem täidab oma eesmärki.
Mida laohaldus tegelikult tähendab
Laohaldus on protsess, mis hõlmab ettevõtte laovarude tellimist, ladustamist, jälgimist ja kontrollimist – alates ostetud toorainest kuni müüdavate valmistoodeteni. See hõlmab tooteühiku kogu elutsüklit: hetkest, mil otsustate selle tellida, ajani, mil see teie laos viibib, kuni hetkeni, mil see klienditellimusena laost väljub.
Pidage meeles üht mõtet ja kõik muu loksub paika: laovaru on teistsuguses vormis raha. Müümata toodetega riiul ei ole niivõrd “laovaru”, kuivõrd raha, mille olete juba kulutanud ja mida ei saa enne kasutada, kui kaup on müüdud. Just see vaatenurk muudab laohalduse sama palju finantstööks kui laotööks. Eesmärk ei ole omada palju laovaru, vaid omada õiget laovaru, õiges koguses, õigel ajal ja võimalikult vähese kinni seotud kapitaliga.
Kuidas laohaldus samm-sammult toimib
Kui eemaldada tarkvara, on laohaldus tsükkel, mis kordub iga müüdava toote puhul:
- Hankimine – otsustate, mida ja kui palju osta, ning esitate tarnijale tellimuse.
- Vastuvõtmine – kaup saabub, kontrollite seda vastavalt tellimusele ja registreerite oma andmebaasi.
- Ladustamine – laovaru paigutatakse kindlasse asukohta, et seda saaks kiiresti uuesti leida.
- Jälgimine – iga liikumine sisse ja välja registreeritakse, et teie andmed vastaksid tegelikkusele.
- Täitmine – kui klient tellib, toode komplekteeritakse, pakitakse ja saadetakse teele ning laoseis väheneb.
- Juurdetellimine – kui toote kogus väheneb, algab tsükkel uuesti, ideaalis enne, kui kaup otsa saab.
Kogu distsipliin sõltub neljandast sammust. Kui teie andmetes on kirjas 40 ühikut, aga riiulil on tegelikult 32, on iga selle numbri põhjal tehtud otsus vale. Täpne jälgimine on vundament, millel kõik muu püsib – seepärast on laoseisu loendamine (läbi tsüklilise inventuuri ja täieliku inventuuri) palju olulisem, kui see kõlab.
Miks see on oluline, eriti väikeettevõtte jaoks
Suure jaemüüja jaoks on väike ülejääk laos vaid ümardamisviga. Väikeettevõtte jaoks on laovaru sageli suurim käibekapitali kasutus – raha, mida vajate palkade, tarnijate ja rendi maksmiseks. See muudab panused kõrgemaks, mitte madalamaks, eriti kui rahalised vahendid on piiratud.
On kaks viisi, kuidas seda valesti teha, ja mõlemad maksavad teile kätte.
Liiga väike laovaru tähendab laoseisu lõppemist: klient soovib osta, aga teil pole midagi müüa. Kaotate selle müügi ja mõnikord ka kliendi, kes ostab mujalt ega tule tagasi. Sagedased laoseisu lõppemised õpetavad teie parimaid kliente vaikselt mujalt ostma.
Liiga suur laovaru – ülevarustamine – on vaiksem tapja. Raha on lukustatud riiulile, kus see ei teeni midagi, te maksate ladustamise ja kindlustuse eest ning kui kaup aegub või läheb moest, muutub see seisvaks laovaruks, mille peate võib-olla täielikult maha kandma.
Hea laohaldus on tasakaalustav tegevus nende kahe ebaõnnestumise vahel. See on viis, kuidas hoida piisavalt kaupa klientide teenindamiseks, uputamata oma rahavoogu seisvasse laovarusse.
Neli laovarude tüüpi
“Laovaru” ei ole üks ühtne asi. Enamik ettevõtteid hoiab mingit kombinatsiooni neljast laovarude tüübist ja teadmine, milline on milline, muudab nende haldamist:
- Tooraine – sisendid, mida ostate millegi muu valmistamiseks. Pagariäri jaoks on see jahu ja suhkur; mööblitootja jaoks puit ja kruvid.
- Pooleliolev toodang (WIP) – osaliselt valmis kaubad, mis on tootmisprotsessis. Poolkoostatud diivan on WIP: see on teile raha maksma läinud, aga te ei saa seda veel müüa.
- Valmistoodang – lõpetatud tooted, mis on müügiks valmis. Poe jaoks, mis ostab edasimüügiks, koosneb peaaegu kogu laovaru siinkohal valmistoodangust.
- MRO – hooldus-, remondi- ja operatsioonitarvikud. Asjad, mis hoiavad ettevõtet töös, kuid mida kunagi ei müüda: pakketeip, masinate varuosad, puhastusvahendid.
Puhas edasimüüja võib tegeleda ainult valmistoodanguga. Tootja žongleerib kõigi neljaga. See kombinatsioon näitab, kuhu teie raha ja risk on koondunud.
Põhilised tehnikad, mida tasub teada
Te ei pea valdama iga valemit, et laohaldust hästi teha, kuid mõned tehnikad tulevad ikka ja jälle esile. Siin on selgitus, mida igaüks neist teeb.
Varulaovaru (Safety stock) – väike puhver lisakogustest, mida hoiate teadlikult üllatuste leevendamiseks: nõudluse hüppeline kasv, hilinenud tarne, tarnija probleemid. See on teie kindlustus laoseisu lõppemise vastu. Liiga vähe ja jääte kuivale; liiga palju ja olete jälle raha kinni pannud. Taseme õige määramine on üks kasulikumaid oskusi selles töös. (Vt varulaovaru.)
Juurdetellimise punkt (Reorder point) – laoseisu tase, mis käivitab uue tellimuse. Määrake see nii, et tellimus saabub enne, kui jõuate nullini, võttes arvesse tarnija tarneaega. Kui jõuate juurdetellimise punktini, esitage tellimus. Lihtne ja see hoiab enamiku laoseisu lõppemisi ära. (Vt juurdetellimise punkt.)
Optimaalne tellimiskogus (EOQ) – valem, mis arvutab välja tellimuse suuruse, mis hoiab teie kogukulud madalaimal tasemel, tasakaalustades sagedase tellimise kulusid ja suure laovaru hoidmise kulusid. See vastab küsimusele: “kui palju peaksin korraga tellima?” (Vt optimaalne tellimiskogus.)
Just-in-time (JIT) – strateegia, mille kohaselt hoitakse võimalikult vähe laovaru ja see saabub täpselt siis, kui seda vajatakse. See vabastab raha ja ruumi, kuid ei jäta puhvrit, kui tarnija alt veab – seega nõuab see usaldusväärseid partnereid. (Vt just-in-time laohaldus.)
FIFO ja LIFO – kaks viisi otsustamiseks, millised ühikud loetakse esimesena müüduks. FIFO (first in, first out) müüb teie vanima laovaru esimesena, mis on hädavajalik kõige rikneva puhul. LIFO (last in, first out) teeb vastupidist ja on peamiselt raamatupidamislik valik. See, kumba kasutate, mõjutab nii teie ladu kui ka aruandluses kajastatud kasumit. (Vt FIFO vs LIFO.)
ABC-analüüs – viis toodete järjestamiseks nende tähtsuse järgi. Teie “A”-tooted on väike arv tooteid, mis toovad suurema osa tulust; “C”-tooted on pikk saba, mis liigub vaevalt. See ütleb teile, kuhu oma tähelepanu suunata: loendage ja hallake A-tooteid rangelt ning ärge raisake energiat C-toodete pärast muretsemisele. (Vt ABC-analüüs.)
Ükski neist ei ole iseenesest “õige” vastus. Need on tööriistad ja osa tööst on teada, millist neist kasutada. Nende oskuslikul kombineerimisel on oma nimi – laovarude optimeerimine.
Kasu: mida hea laohaldus teile annab
Hästi tehtuna tasub see end ära viisidel, mis kajastuvad otse teie kasumireal:
- Vabanenud sularaha. Vähem laovarudesse külmutatud raha tähendab rohkem vahendeid kõige muu jaoks.
- Vähem kaotatud müüke. Õiged tooted on laos olemas, kui kliendid neid soovivad.
- Madalamad hoidmiskulud. Vähem ülejääke tähendab vähem kulutusi ladustamisele, kindlustusele ja mahakandmistele.
- Paremad otsused. Täpsed numbrid võimaldavad teil prognoosida, osta ja hinnastada enesekindlalt, mitte oletuste põhjal.
- Õnnelikumad kliendid. Tellimused saadetakse terviklikult ja õigeaegselt, mis paneb inimesi tagasi tulema.
Levinud väljakutsed ja kuidas neid vältida
Enamik laovarudega seotud probleeme tuleneb väikesest hulgast põhjustest. Nende tundmine on pool võitu.
Ebatäpsed andmed. Kui süsteemi andmed ja tegelik laoseis ei klapi, jookseb kogu järgnev protsess ummikusse. Lahenduseks on regulaarne loendamine — jooksva tsüklilise inventuuri tegemine iga-aastase hirmutava suurinventuuri asemel — ja laovarude liikumise jälgimine, ideaalis vöötkoodide abil, et skaneerimine uuendaks andmeid viivitamatult.
Tellimisdistsipliini puudumine. “Kõhutunde” järgi tellimine viib nii läbimüügi ja laovarude lõppemiseni kui ka ülejääkideni. Määrake tellimispunktid ja pidage neist kinni.
Nõrk prognoosimine. Kui te ei näe nõudlust ette, olete alati reageerivas rollis. Isegi ligikaudne nõudluse prognoosimine, mis põhineb varasemal müügil ja hooajalisusel, on parem kui prognoosi puudumine.
Kõigi toodete ühesugune kohtlemine. Teie müügihitt ja kõige aeglasemalt liikuv toode ei vaja sama tähelepanu. Kasutage ABC-analüüsi, et keskenduda sellele, kus raha tegelikult liigub.
Surnud ja aegunud laovaru. Tooted, mida enam ei osteta, seovad märkamatult nii raha kui ka ruumi. Vaadake aeglaselt liikuvaid kaupu regulaarselt üle ja koostage plaan — allahindlus, komplekteerimine või mahakandmine — enne kui need muutuvad kahjumiks.
Varude juhtimine vs. varude kontroll vs. laohaldus
Neid kolme terminit kasutatakse sageli sünonüümidena. Need ei ole seda ja erinevus on oluline.
Varude juhtimine (inventory management) on terviklik distsipliin – strateegia, ostmine, prognoosimine ja ülaltoodud tehnikad. See on suur pilt: tagada, et ettevõttel oleks üldiselt õige kogus kaupa.
Varude kontroll (inventory control) on kitsam ja praktilisem osa: igapäevaste laoseisude täpsuse hoidmine ja kauba füüsiline korrashoid. Kui varude juhtimine otsustab, mida ja kui palju hoida, siis varude kontroll tagab, et riiulil olev vastab süsteemis olevale – just praegu.
Laohaldus (warehouse management) keskendub hoonele ja seal toimuvatele operatsioonidele – kuidas kaupa vastu võetakse, kuhu see ladustatakse, kuidas seda komplekteeritakse ja pakitakse. Varusid saab juhtida mitme lao lõikes; laohaldus on see, mis toimub iga lao nelja seina vahel.
Lühidalt: varude juhtimine on mida ja kui palju, laohaldus on kus ja kuidas ning varude kontroll on kas andmed on praegu täpsed.
Varude juhtimise süsteemid ja tarkvara
Varusid saab hallata tabelarvutusprogrammiga ja paljud väikeettevõtted alustavadki sellest. See toimib seni, kuni tooteid või müügikanaleid on liiga palju, et neid käsitsi jälgida – sel hetkel tekivad vead ja manuaalne töö hakkab röövima kogu teie aja.
Spetsiaalne varude juhtimise tarkvara automatiseerib jälgimist: laoseis uueneb müügi käigus, tellimispunktid annavad automaatselt märku ja näete laoseise kõigis asukohtades ühest kohast. Kaasaegsed süsteemid on tavaliselt pilvepõhised, seega uuenevad andmed reaalajas ja neile pääseb ligi kõikjalt.
Ühtset parimat tööriista pole olemas ja õige valik sõltub teie ettevõtte suurusest, kanalitest ja eelarvest. Oluline on see, et tarkvara jälgiks täpselt, integreeruks teie müügikanalitega ja kuvaks vajalikud numbrid ilma, et peaksite neid ise otsima. Võtke tarkvara kui vahendit manuaalse töö vähendamiseks – mitte kui võluvitsa protsessidele, mida pole läbi mõeldud.
Lihtne näide
Numbrid muudavad asja konkreetseks. Oletame, et müüte ühte toodet – veepudelit – ja vaatate tüüpilist kuud.
- Alustate kuud 500 pudeliga laos.
- Ostate kuu jooksul juurde 1000 pudelit.
- Lõpetate kuu 300 pudeliga riiulil.
Seega müüsite 500 + 1000 − 300 = 1200 pudelit.
Nüüd oletame, et iga pudeli ostuhind on 4 $. Teie keskmine laovaru kuu jooksul oli ligikaudu (500 + 300) ÷ 2 = 400 pudelit ehk keskmiselt 1600 $ väärtuses laos seisvat raha.
Teie varude käibesagedus – mitu korda müüsite kuu jooksul oma keskmise laovaru maha – on 1200 ÷ 400 = 3 korda kuus. Suurem number tähendab, et teie raha töötab efektiivsemalt; väiksem number tähendab, et see seisab paigal.
Kui nõudlus järsku hüppaks ja müüksite ülejäänud 300 pudelit kolme päevaga, tekiks laovarude puudujääk – seepärast hoitaksegi näiteks 150 pudelit puhvervaruna ja määratakse tellimispunkt, mis käivitab uue tellimuse ajal, mil riiulil on veel piisavalt kaupa tarnija tarneaja katmiseks. See ongi kogu distsipliin ühes tootes: tundke oma voogu, hoidke mõistlikku puhvrit ja tellige juurde enne, kui kaup otsa saab.
KPI-d, mis näitavad, kas süsteem toimib
Te ei saa parandada seda, mida te ei mõõda. Mõned lao KPI-d räägivad teile peaaegu kõik sellest, kui hästi teie varusid hallatakse:
- Varude käibesagedus – mitu korda müüte perioodi jooksul oma keskmise laovaru maha. Kõrgem on tavaliselt tervislikum, kuigi liiga kõrge võib viidata liiga väikestele varudele.
- Varude käibepäevad (DSI) – mitu päeva seisab kaup keskmiselt laos enne müüki. Käibesageduse vastand; madalam on üldiselt efektiivsem.
- Täitmismäär – klientide nõudluse osa, mille rahuldasite laovarudest ilma puudujääkide või järeltellimusteta. See on teie teeninduse tulemuskaart.
- Läbimüügi määr – perioodi jooksul müüdud laovarude protsent. Kasulik aeglaselt liikuvate kaupade varajaseks tuvastamiseks.
Jälgige neid näitajaid ajas, mitte eraldiseisvalt. Ühe kuu number ei ütle palju; trend näitab, kas teie varude juhtimine muutub täpsemaks või lohakamaks.
Kuidas alustada, kui loote süsteemi nullist
Kui olete uues ametis või loote protsessi esimest korda, ei vaja te esimesel päeval tarkvara ega keerulisi valemeid. Vajate vundamenti, järgmises järjekorras:
- Loetlege iga toode ja andke sellele kood. Unikaalne SKU iga toote jaoks on ankur, mille külge kõik muu kinnitub. Ilma selleta ei saa te midagi usaldusväärselt jälgida.
- Loendage, mis teil tegelikult on. Tehke üks aus täielik inventuur, et teie algandmed oleksid reaalsed, mitte kellegi teise tabelist pärit oletused.
- Registreerige iga liikumine. Nüüdsest logige sisse iga saabuv ja välja iga müüdud toode. Järjepidevus on siin olulisem kui keerukus.
- Määrake tellimispunktid oma võtmetoodetele. Alustage oma ABC “A”-kategooria toodetest – nendest vähestest, mis toovad suurema osa müügist – ja määrake tase, mis käivitab tellimuse enne, kui kaup otsa saab.
- Vaadake numbrid üle kord nädalas, seejärel kord kuus. Jälgige käibesagedust ja puudujääke. Hetkel, mil manuaalne jälgimine hakkab tekitama vigu või röövima liiga palju aega, on see märk, et aeg on liikuda tabelarvutusest tarkvara peale.
Alustage siit ja olete ees enamikust väikeettevõtetest, kes tegutsevad kõhutunde järgi, kuni halb kuu sunnib olukorda muutma.
Kokkuvõte ühe lausega
Varude juhtimine ei ole laoadministreerimine – see on rahavoogude juhtimine helkurvestis. Iga otsus taandub samale tasakaalule: piisavalt kaupa klientide teenindamiseks, kuid mitte nii palju, et teie raha on riiulile kinni jäänud. Hoidke andmed täpsed, säilitage mõistlik puhver, tellige reeglite, mitte kõhutunde järgi ja jälgige käibesagedust. Tehke seda ja ülejäänud tööriistakomplekt on vaid peenhäälestus.
Korduma kippuvad küsimused
Mida tähendab varude haldamine lihtsas keeles? See on viis, kuidas ettevõte hoiab oma laoseisu kontrolli all – teades, mida on laos, kus see asub, mis on selle väärtus ja millal on vaja kaupa juurde tellida –, et tagada piisav müügikogus ilma liigset kapitali müümata kaupadesse kinni panemata.
Millised on neli varude tüüpi? Tooraine, pooleliolev toodang (WIP), valmistoodang ja MRO (hooldus-, remondi- ja käitusmaterjalid). Edasimüüjad hoiavad peamiselt valmistoodangut; tootjad hoiavad kõiki nelja.
Mis vahe on varude haldamisel ja varude kontrollil? Varude haldamine on terviklik distsipliin, mis hõlmab strateegiat, ostmist, prognoosimist ja meetodeid. Varude kontroll on kitsam, igapäevane tegevus: füüsiliste laoseisude täpsuse tagamine ja nende vastavusse viimine süsteemiga.
Kas vajan varude haldamiseks tarkvara? Alustamiseks mitte. Väikese tootevaliku puhul piisab tabelarvutusest. Tarkvara muutub vajalikuks siis, kui käsitsi jälgimine muutub vigaderohkeks või võtab liiga palju aega – tavaliselt siis, kui tootevalik või müügikanalid laienevad.
Milline on kõige olulisem varude KPI? Varude käibesagedus on kõige kõnekam näitaja – see näitab, kui tõhusalt teie kapital töötab. Kasutage seda koos täitmiskiirusega (fill rate), et kontrollida, kas suudate ka kliente nõuetekohaselt teenindada.
Osa varude haldamise teemablokist. Seotud juhendid: kuidas hallata varusid · varude haldamise meetodid · varude tüübid · varude haldamine väikeettevõttes. Numbrite taga olevate meetodite kohta vaadake: ohuvaru, tellimispunkt ja varude käibesagedus.
Warehouse Wise on tasuta ja sõltumatu juhendite kogu laohalduse, ladustamise ja tellimuste täitmise kohta, mis on kirjutatud neile, kes seda tööd tegelikult teevad – uutele lao- ja inventuuritöötajatele, väikestele ja kasvavatele jae- ning e-kaubanduse ettevõtetele ja kõigile, kes laoseisu haldavad ja soovivad seda põhjalikult mõista. Iga juhend selgitab mõisteid, toob vajadusel välja konkreetsete arvudega näiteid ja hoiab asja lihtsana. Oleme sõltumatud: me ei müü tarkvara ega seadmeid, me ei võta soovituste eest komisjonitasu ja meie juhendite järjestust ei mõjuta tasulised koostööpartnerid.