El stock de seguridad es el inventario que se mantiene por encima de lo que se espera necesitar, para absorber el hecho de que sus expectativas a veces serán erróneas.
Si la demanda fuera perfectamente predecible y los proveedores siempre entregaran exactamente a tiempo, no necesitaría nada. El stock llegaría justo cuando se vende la última unidad. En realidad, la demanda varía, los plazos de entrega se retrasan y el stock de seguridad es lo que se interpone entre esa variabilidad y que a un cliente se le diga que no tiene nada.
No es lo mismo que mantener existencias adicionales porque realizó un pedido excesivo. El stock de seguridad es una cantidad deliberada y calculada con una función específica.
Qué es realmente el stock de seguridad
Imagine su nivel de stock como una sierra: cae a medida que vende, salta cuando llega una entrega, vuelve a caer. El stock de ciclo es la parte que se consume entre entregas. El stock de seguridad es el suelo debajo de él: el nivel que intenta no tocar.
Cuando todo sale según lo planeado, nunca lo usa. La entrega llega justo cuando alcanza el suelo y el stock de seguridad permanece allí intacto, pareciendo capital que no hace nada.
Esa apariencia es lo que provoca que se reduzca. Solo se justifica en las semanas en las que algo sale mal, y esas semanas son precisamente para las que nadie presupuesta.
Las dos cosas contra las que protege el stock de seguridad
Variabilidad de la demanda. Usted pronostica 100 unidades a la semana y vende 140. Sin un margen, se quedará sin existencias el jueves.
Variabilidad del suministro. Su proveedor normalmente entrega en diez días y esta vez tarda diecisiete. Sin un margen, se quedará sin existencias el día once.
Ambas se combinan. Un pico de demanda durante una entrega retrasada es el escenario que vacía un estante, y es la razón por la que los cálculos de stock de seguridad que tienen en cuenta ambos factores producen números más altos de lo que sugiere la intuición.
Hay un tercer factor que vale la pena mencionar: variabilidad en la cantidad de suministro. Un proveedor que envía 900 unidades frente a un pedido de 1.000 tiene el mismo efecto que un retraso, y las operaciones con proveedores inconsistentes a menudo culpan a la previsión de lo que en realidad es un problema de cumplimiento en el otro extremo.
Cómo calcular el stock de seguridad
Varios métodos, en orden ascendente de sofisticación.
El método simple — un número fijo de días de cobertura.
Stock de seguridad = uso diario promedio x días de cobertura
Rudimentario, pero mejor que nada. Su debilidad es tratar a cada producto por igual, independientemente de lo predecible que sea cada uno, por lo que se sobreabastece en las líneas estables y se subabastece en las erráticas.
El método de máximo menos promedio — la diferencia entre el peor caso y el caso esperado.
Stock de seguridad = (uso diario máximo x plazo de entrega máximo) – (uso diario promedio x plazo de entrega promedio)
Mejor, porque utiliza su peor caso real observado. Su debilidad es la sensibilidad a un solo valor atípico: una semana inusual eleva el número permanentemente.
El método estadístico — el que utilizan la mayoría de los sistemas.
Stock de seguridad = Z x desviación estándar de la demanda x raíz cuadrada del plazo de entrega
Donde Z es el factor de servicio correspondiente al nivel de servicio que desea. Los valores comunes son aproximadamente 1.28 para el 90%, 1.65 para el 95% y 2.33 para el 99%.
Esta es la versión honesta, porque hace explícita la compensación: usted elige un nivel de servicio y las matemáticas le dicen lo que cuesta en stock. El término de la raíz cuadrada también importa: duplicar su plazo de entrega no duplica su requerimiento de stock de seguridad, lo multiplica por aproximadamente 1.41.
El método combinado, que tiene en cuenta la variabilidad tanto en la demanda como en el plazo de entrega, es el que aplican los mejores sistemas de planificación:
Stock de seguridad = Z x raíz cuadrada de [(plazo de entrega promedio x varianza de la demanda) + (demanda promedio al cuadrado x varianza del plazo de entrega)]
Más exigente en cuanto a datos y considerablemente más preciso cuando sus proveedores no son fiables, porque deja de tratar el plazo de entrega como una constante.
Un ejemplo práctico
Supongamos que vende un producto con:
- Demanda diaria promedio de 50 unidades
- Desviación estándar de la demanda diaria de 15 unidades
- Plazo de entrega promedio de 9 días
- Nivel de servicio objetivo del 95%, por lo que Z = 1.65
Stock de seguridad = 1.65 x 15 x raíz cuadrada de 9 Stock de seguridad = 1.65 x 15 x 3 = 74 unidades
Por lo tanto, mantiene aproximadamente 74 unidades como margen. Su punto de pedido —el nivel que activa un nuevo pedido— es la demanda esperada durante el plazo de entrega más ese margen:
Punto de pedido = (50 x 9) + 74 = 524 unidades
Ahora cambie una cosa. Si aumenta el nivel de servicio al 99%, Z se convierte en 2.33 y el stock de seguridad aumenta a 105 unidades. Esos últimos cuatro puntos porcentuales de servicio le cuestan 31 unidades adicionales de stock mantenido permanentemente: un aumento del 42% en el margen para una mejora marginal en la disponibilidad.
Esa relación es lo más útil que se puede entender sobre el stock de seguridad. El costo del servicio aumenta drásticamente en el extremo superior, y buscar una disponibilidad del 99.9% en toda una gama es la forma en que desaparece el capital de trabajo.
Establecer el nivel correcto: el equilibrio
Muy poco y obtendrá roturas de stock: ventas perdidas, fletes urgentes, clientes decepcionados y, en una cadena de suministro minorista, penalizaciones.
Demasiado y obtendrá costos de mantenimiento, riesgo de obsolescencia y capital inmovilizado en un almacén en lugar de trabajar en otra parte.
El equilibrio no es una respuesta única para toda su gama. La práctica sensata lo varía deliberadamente:
- Altos niveles de servicio para sus líneas críticas — aquellas por las que vienen los clientes, las que no tienen sustituto, aquellas en las que una rotura de stock hace perder toda la cesta.
- Niveles de servicio más bajos para líneas lentas, sustituibles o de bajo margen, donde una rotura de stock es un inconveniente en lugar de un cliente perdido.
- Muy bajos o cero para artículos de alto valor genuinamente impredecibles, donde la fabricación bajo pedido o el stock en poder del proveedor es más barato que adivinar.
Un análisis ABC es el punto de partida habitual: clasifique los productos por valor y volumen, luego asigne niveles de servicio por clase en lugar de establecer un número para todo.
Stock de seguridad vs. stock de reserva
Los términos a menudo se usan indistintamente y existe una distinción útil.
El stock de seguridad cubre la variabilidad en la demanda y el suministro: la incertidumbre estadística ordinaria de una operación normal.
El stock de reserva describe más a menudo la protección contra un evento anticipado específico: un cierre de fábrica, un cambio de proveedor, una interrupción conocida en un puerto, un pico estacional.
Uno se calcula a partir de la variación histórica. El otro es un juicio sobre un riesgo futuro conocido. Las operaciones que los confunden tienden a incorporar el stock del evento en su cifra de stock de seguridad permanente y nunca lo retiran.
Errores comunes
Establecerlo una vez. Los patrones de demanda y el desempeño de los proveedores cambian. Una cifra de stock de seguridad calculada hace dos años está protegiendo contra un negocio que ya no existe. Revise al menos trimestralmente.
Usar un nivel de servicio para todo. Garantiza que usted esté sobreinvertido en líneas lentas y subinvertido en las críticas simultáneamente.
Ignorar la variabilidad del plazo de entrega. La mayoría de los cálculos asumen un plazo de entrega fijo. Si los tiempos de entrega de su proveedor oscilan entre seis y veinte días, esa variabilidad está causando más daño que su variación de demanda, y una fórmula que la ignore lo subprotegerá sistemáticamente.
Tratarlo como un objetivo en lugar de un suelo. El stock de seguridad debe estar intacto la mayor parte del tiempo. Si lo está consumiendo regularmente, su punto de pedido es incorrecto.
Dejar que absorba una mala previsión. El stock de seguridad cubre la incertidumbre residual. Es una forma costosa de compensar una previsión que nadie mantiene.
Recortarlo durante una crisis de efectivo. Comprensible y frecuentemente costoso. El ahorro es visible de inmediato; las roturas de stock llegan más tarde y cuestan más.
Obtener los datos correctos desde el principio
Cada fórmula mencionada anteriormente depende de datos de entrada que la mayoría de las operaciones no han verificado. Ejecutar un cálculo sofisticado con datos poco fiables produce una respuesta segura que, por casualidad, es incorrecta.
El historial de demanda necesita limpieza. El historial de ventas bruto no es el historial de demanda. Si usted estuvo sin existencias durante tres semanas, las ventas de ese periodo registran cero, pero la demanda no fue cero, simplemente se dirigió a otro lugar. Introducir periodos de rotura de stock en un cálculo de variabilidad subestima tanto la demanda media como su dispersión, lo que produce una cifra de stock de seguridad demasiado baja precisamente para el producto que ya le falló. Identifique los periodos de rotura de stock y exclúyalos o estimúyelos.
Del mismo modo, elimine los eventos puntuales. Un pedido único al por mayor de un cliente que nunca volverá a repetir infla su desviación estándar de forma permanente y hace que un producto estable parezca errático.
El plazo de entrega (lead time) necesita medición, no suposiciones. La mayoría de las operaciones utilizan el plazo de entrega que figura en la orden de compra, que es la promesa del proveedor en lugar de su comportamiento real. Lo que importa es la fecha de recepción real menos la fecha de pedido real, a lo largo de los últimos veinte pedidos aproximadamente, y la dispersión de esos números en lugar de su promedio. Es fácil planificar con proveedores que son fiables pero lentos. Los proveedores con una variabilidad impredecible son los costosos, y la orden de compra no le dirá cuál tiene usted.
Las unidades deben ser coherentes. Mezclar la demanda semanal con plazos de entrega diarios es el error aritmético más común en el cálculo del stock de seguridad, y produce resultados erróneos por un factor de siete sin parecer obviamente incorrectos.
Revise los valores atípicos antes de confiar en el resultado. Si un cálculo recomienda mantener seis meses de un producto, algo en los datos de entrada es incorrecto; generalmente un error de datos o una línea descatalogada que aún conserva un historial antiguo.
Dónde profundizar
- Qué es un punto de pedido: el nivel de activación que alimenta el stock de seguridad.
- Qué es una rotura de stock: lo que sucede cuando el colchón falla.
- Qué es la previsión de la demanda: reducir la variabilidad contra la que usted se protege.
- Coste de mantenimiento de inventario: lo que cuesta mantener el colchón.
- Qué es la tasa de servicio (fill rate): la medida de servicio que protege el stock de seguridad.
- Qué es la rotación de inventario: cómo afecta el colchón a la eficiencia de su stock.
La conclusión en una frase
El stock de seguridad es un colchón calculado contra la variabilidad de la demanda y del plazo de entrega; establézcalo por producto a partir de su variación real y un nivel de servicio deliberado, no como una cifra única general, y recuerde que los últimos puntos porcentuales de disponibilidad cuestan desproporcionadamente más que los primeros noventa.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el stock de seguridad? Inventario mantenido por encima de los requisitos esperados para absorber la variabilidad en la demanda y el suministro, de modo que un pico en los pedidos o una entrega tardía no provoquen una rotura de stock.
¿Cómo se calcula el stock de seguridad? El método más utilizado es el factor de servicio multiplicado por la desviación estándar de la demanda multiplicado por la raíz cuadrada del plazo de entrega. Los enfoques más sencillos utilizan un número fijo de días de cobertura o la diferencia entre el uso máximo y el promedio durante el plazo de entrega.
¿Cuál es un buen nivel de servicio para el stock de seguridad? Depende del producto. Las líneas críticas suelen situarse en el 95–99%. Las líneas lentas o sustituibles a menudo se fijan más bajo, porque el coste de los últimos puntos porcentuales de disponibilidad aumenta drásticamente.
¿Cuál es la diferencia entre stock de seguridad y punto de pedido? El stock de seguridad es el colchón que usted intenta no utilizar. El punto de pedido es el nivel de stock que activa un nuevo pedido, y equivale a la demanda esperada durante el plazo de entrega más el stock de seguridad.
¿Es el stock de seguridad lo mismo que el stock de reserva (buffer stock)? A menudo se usan indistintamente. Cuando se establece una distinción, el stock de seguridad cubre la variabilidad estadística ordinaria, mientras que el stock de reserva cubre un evento anticipado específico, como un cierre o un pico estacional.
¿Con qué frecuencia debe revisarse el stock de seguridad? Al menos trimestralmente, e inmediatamente después de cualquier cambio en el plazo de entrega del proveedor, el patrón de demanda o el compromiso de servicio. Las cifras establecidas una vez y abandonadas protegen contra condiciones que ya no se aplican.
¿Se puede reducir el stock de seguridad sin perjudicar el servicio? Sí, reduciendo la variabilidad que está amortiguando. Plazos de entrega de proveedores más cortos y consistentes, una mejor previsión y la consolidación de la demanda en todas las ubicaciones reducen el colchón necesario para el mismo nivel de servicio. Recortar el número sin cambiar la variabilidad subyacente solo traslada el riesgo a los clientes.
¿Se aplica el stock de seguridad a todos los productos? No. Los artículos de muy baja rotación o de alto valor y altamente impredecibles a menudo se gestionan mejor mediante fabricación bajo pedido o haciendo que el proveedor mantenga el stock, porque el coste de adivinar supera el coste de un plazo de entrega ligeramente más largo. Lo mismo se aplica a los productos que se acercan al final de su vida útil, donde el riesgo de obsolescencia supera el beneficio de la disponibilidad.
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