El coste de mantenimiento —también llamado coste de posesión— es lo que le cuesta mantener existencias durante un año. Es todo lo que gasta debido a que los productos están ahí almacenados en lugar de haberse vendido: el capital inmovilizado, el espacio que ocupan, la manipulación y los seguros, y el valor que pierden mientras esperan.
Normalmente se expresa como un porcentaje del valor medio del inventario, y una cifra de trabajo comúnmente utilizada es del 20–30% anual. Esa es la cifra que la mayoría de las empresas nunca han calculado y de la que dependen silenciosamente la mayoría de las decisiones.
Por qué es importante que nadie lo calcule
La mayoría de las decisiones de compra se toman como si mantener existencias fuera gratis. Un proveedor ofrece un mejor precio unitario por el doble de cantidad, el ahorro es visible e inmediato, y el coste de mantener el excedente durante once meses no lo es.
Ponga una cifra al coste de mantenimiento y varias decisiones rutinarias cambiarán:
- Un descuento por volumen del 4% en existencias que permanecerán almacenadas durante un año supone una pérdida una vez que se aplica un coste de mantenimiento del 25%.
- Mantener un mes adicional de stock de seguridad en una gama tiene un precio anual calculable, que puede compararse con las roturas de stock que evita.
- Eliminar deadstock con un gran descuento resulta obviamente mejor que mantenerlo, porque mantenerlo cuesta dinero cada mes.
Ese es el propósito completo de la medida: convierte el “tenemos mucho stock” en un número que puede compararse con algo.
Las cuatro categorías de costes
1. Coste de capital. El dinero inmovilizado en existencias y no disponible para ninguna otra cosa. Este suele ser el componente individual más grande.
Cómo valorarlo: utilice su coste de endeudamiento si está financiado, o su coste de oportunidad —lo que el dinero ganaría en otra parte del negocio— si no lo está. Para la mayoría de las empresas, esto se sitúa entre el 5% y el 15% del valor del inventario, y para una empresa con restricciones de efectivo es considerablemente mayor, porque el uso alternativo de ese dinero es el crecimiento.
2. Coste de almacenamiento. El espacio que ocupan los productos.
Alquiler o hipoteca atribuible al espacio de almacenamiento, servicios públicos, calefacción, iluminación, refrigeración cuando corresponda, depreciación de estanterías y equipos, mantenimiento del edificio, seguridad e impuestos sobre la propiedad cuando se apliquen. Típicamente del 2–8% del valor del inventario, y mucho mayor para almacenamiento en frío o espacios urbanos costosos.
3. Coste de servicio. Lo que cuesta cuidar los productos.
Seguro de las existencias, mano de obra de manipulación para el almacenamiento, movimiento, recuento y reposición, software de gestión de inventario, recuento cíclico y mano de obra de inventario, y cualquier impuesto aplicado al inventario. Típicamente del 2–5%.
4. Coste de riesgo. El valor perdido mientras el stock permanece almacenado.
Obsolescencia: productos que caducan, son sustituidos o quedan fuera de temporada. Deterioro y vencimiento. Shrinkage por robo, daños y errores administrativos. Rebajas realizadas para liquidar existencias antiguas. Típicamente del 3–10%, y mucho mayor para moda, tecnología y cualquier producto perecedero.
Las categorías se solapan en la práctica, y el objetivo de dividirlas es el diagnóstico. Una empresa con un coste de capital elevado tiene un problema de financiación; una con un coste de riesgo elevado tiene un problema de compras; una con un coste de almacenamiento elevado puede simplemente estar en el edificio equivocado.
La fórmula del coste de mantenimiento
% de coste de mantenimiento = (costes totales anuales de mantenimiento ÷ valor medio del inventario) × 100
Costes totales anuales de mantenimiento es la suma de las cuatro categorías anteriores, a lo largo de un año.
Valor medio del inventario es el valor medio de las existencias mantenidas al coste —idealmente un promedio de los valores de cierre mensuales en lugar de un único punto en el tiempo, porque una instantánea única distorsiona cualquier estacionalidad.
También puede expresarlo como una cifra absoluta, que es más útil para un solo producto:
Coste de mantenimiento anual por unidad = coste unitario × % de coste de mantenimiento
Así, un artículo de $20 con una tasa de mantenimiento del 25% cuesta $5 al año mantenerlo. Esa cifra por unidad es la entrada H en la fórmula de la cantidad económica de pedido, que es una de las razones principales para calcularla correctamente.
Un ejemplo práctico
Un distribuidor mantiene una media de $640,000 de stock al coste durante todo el año.
Paso uno: coste de capital. La empresa se endeuda al 8%, y su descubierto es su limitación. Coste de capital = $640,000 × 8% = $51,200.
Paso dos: coste de almacenamiento.
- Alquiler del almacén atribuible al almacenamiento (excluyendo áreas de oficina y despacho): $58,000
- Servicios públicos, calefacción e iluminación: $11,000
- Depreciación de estanterías y equipos: $9,000
- Mantenimiento y seguridad del edificio: $7,000
Almacenamiento total = $85,000
Paso tres: coste de servicio.
- Seguro de stock: $6,400
- Mano de obra de manipulación para almacenamiento, movimiento y reposición: $34,000
- Mano de obra de recuento durante el año: $8,000
- Software de inventario: $4,800
Servicio total = $53,200
Paso cuatro: coste de riesgo.
- Stock dado de baja como obsoleto durante el año: $19,000
- Rebajas realizadas para liquidar líneas antiguas: $22,000
- Shrinkage identificado en los recuentos: $9,400
- Daños dados de baja: $5,000
Riesgo total = $55,400
Paso cinco: sumarlos.
$51,200 + $85,000 + $53,200 + $55,400 = $244,800
Paso seis: calcular el porcentaje.
($244,800 ÷ $640,000) × 100 = 38.25%
Qué les dice esto. Mantener existencias le cuesta a esta empresa más de 38 centavos al año por cada dólar de inventario —muy por encima de la regla general del 20–30%, y merece la pena investigarlo en lugar de aceptarlo.
Dónde se concentra. El almacenamiento es el componente más grande con $85,000, y el riesgo le sigue de cerca con $55,400. La cifra de riesgo en particular es un problema de compras más que de almacén: $41,000 de obsolescencia y rebajas en un año indican que se están comprando productos en cantidades que la demanda no respalda.
Qué hace posible. Con el 38% como cifra de trabajo, un proveedor que ofrece un 5% de descuento por el doble de cantidad puede evaluarse correctamente. Duplicar un pedido que luego permanece almacenado durante seis meses adicionales cuesta aproximadamente el 19% de su valor en coste de mantenimiento frente a un ahorro del 5% —por lo que el acuerdo pierde dinero, lo cual no era obvio antes de hacer la aritmética.
¿Cuál es un buen porcentaje de coste de mantenimiento?
La regla general comúnmente citada es el 20–30% del valor medio del inventario al año. Aparece en toda la literatura de la cadena de suministro, es una suposición inicial razonable y es un rango más que un objetivo.
Qué impulsa la variación:
- Densidad de valor del producto. Los productos de alto valor en paquetes pequeños conllevan un alto coste de capital y un bajo coste de almacenamiento. Los productos voluminosos de bajo valor son lo contrario.
- Vida útil y riesgo de obsolescencia. La moda, la tecnología y los productos perecederos conllevan un coste de riesgo mucho mayor que el hardware o los repuestos.
- Entorno de almacenamiento. El almacenamiento en frío cuesta varias veces más que el espacio ambiente por metro cúbico.
- Coste de capital. Una empresa con mucho efectivo y otra con restricciones de efectivo calculan costes de capital muy diferentes sobre el mismo stock.
- Ubicación. El almacenamiento urbano es sustancialmente más caro que el espacio en las afueras de la ciudad.
Cómo utilizar el punto de referencia. Si su cifra calculada está cerca del 20%, está en territorio normal. Muy por encima del 30% es una señal para observar dónde se concentra. Por debajo del 15% generalmente significa que se ha omitido algo —la mayoría de las veces el coste de capital, o la mano de obra de manipulación, o las rebajas realizadas para liquidar existencias antiguas.
Y la tendencia importa más que el nivel. Una cifra que aumenta año tras año le está diciendo algo independientemente de dónde se sitúe en el rango.
Por qué es importante el coste de mantenimiento
Reduce el margen de forma invisible. A diferencia del coste de adquisición, el coste de mantenimiento nunca aparece como una partida específica. Se reparte entre alquileres, salarios, seguros, intereses y amortizaciones, que es precisamente la razón por la que se subestima.
Determina la decisión sobre descuentos por volumen. Es la aplicación más útil y la que cambia más rápidamente el comportamiento de compra.
Dimensiona la decisión de stock de seguridad. Un mayor margen de seguridad implica una mejor disponibilidad y un coste anual calculable. Sin esta cifra de coste, esa decisión se toma por instinto.
Es un dato de entrada para el EOQ. La fórmula de la cantidad económica de pedido necesita el coste de mantenimiento por unidad al año, y un dato estimado produce un resultado estimado.
Justifica la liquidación de excesos. El stock muerto mantenido durante tres años al 30% anual cuesta aproximadamente lo mismo que su valor. Visto así, un descuento importante ahora es obviamente mejor que esperar.
Justifica la inversión en procesos. El escaneo, una mejor previsión y unos puntos de pedido más ajustados reducen el stock, y la cifra del coste de mantenimiento es lo que convierte esa reducción en un número que el departamento financiero reconoce.
Cómo reducir el coste de mantenimiento
Mejore la previsión de la demanda. Unas mejores previsiones significan cantidades de pedido más cercanas a la demanda real, lo que reduce tanto el stock medio como el coste de riesgo por error.
Dimensione el stock de seguridad a partir de la variabilidad medida en lugar de usar reglas generales, por clase de producto. Esto suele liberar capital en la “cola larga” (long tail) mientras mejora la disponibilidad en las líneas de alta rotación.
Aumente la rotación de inventario. Mantener las mismas ventas con un stock medio menor reduce cada categoría proporcionalmente.
Pida con mayor frecuencia en cantidades más pequeñas, siempre que el coste de pedido y de transporte lo permita.
Aplique just-in-time de forma selectiva en líneas con demanda estable y proveedores fiables.
Racionalice la gama. Una larga cola de variantes dispersa la demanda y multiplica los márgenes de seguridad. Eliminar productos elimina el coste de mantenimiento por completo.
Liquide el stock antiguo rápidamente. El coste de riesgo se acumula. Revisar la antigüedad del stock mensualmente permite detectar los productos de baja rotación mientras un ligero descuento aún puede liquidarlos.
Utilice mejor el espacio. El espacio vertical, los sistemas de almacenamiento más densos y una entreplanta reducen el coste de almacenamiento por unidad, y la reorganización a menudo evita tener que alquilar más espacio.
Negocie las condiciones con los proveedores. Unos plazos de pago más largos reducen el periodo en el que su capital está comprometido. El depósito elimina el coste de capital por completo, y el inventario gestionado por el proveedor suele reducir el margen de seguridad necesario.
Corrija la precisión de los registros. El stock que no se puede encontrar se vuelve a pedir, y el inventario duplicado conlleva un coste total.
Reduzca la manipulación. Ubicar los productos de alta rotación cerca de la zona de expedición y realizar el almacenamiento correctamente a la primera elimina mano de obra de la categoría de costes de servicio.
Dónde profundizar
- Qué es la rotación de inventario: la métrica a la que más afecta directamente el coste de mantenimiento.
- Qué es la cantidad económica de pedido: donde se utiliza la cifra por unidad.
- Qué es el sobrestock: la condición que lo infla.
- Qué es el stock muerto: donde se acumula el coste de riesgo.
- Qué es el stock de seguridad: el margen con un precio anual calculable.
- Qué es el GMROI: la cara de la rentabilidad de la misma cuestión.
La conclusión en una frase
El coste de mantenimiento es lo que le cuesta mantener stock en un año (capital, almacenamiento, servicio y riesgo) y suele oscilar entre el 20% y el 30% del valor medio del inventario. Calcúlelo correctamente una vez y las decisiones sobre descuentos por volumen, niveles de stock de seguridad y liquidaciones dejarán de tomarse por instinto.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el coste de mantenimiento de inventario? El coste anual total de mantener stock, que cubre el capital inmovilizado, el espacio de almacenamiento, los costes de servicio de seguro y manipulación, y el riesgo de pérdida de valor por obsolescencia, deterioro o mermas. Suele expresarse como un porcentaje del valor medio del inventario.
¿Cómo se calcula el coste de mantenimiento? Sume sus costes anuales de capital, almacenamiento, servicio y riesgo, divídalos por el valor medio del inventario a precio de coste y multiplique por 100. Para un solo producto, multiplique el coste unitario por el porcentaje de coste de mantenimiento para obtener el coste anual de mantener una unidad.
¿Cuál es un buen porcentaje de coste de mantenimiento? El rango de trabajo comúnmente citado es del 20–30% del valor medio del inventario al año. Un valor muy superior al 30% merece ser investigado; por debajo del 15% suele significar que se ha omitido algo, generalmente el coste de capital, la mano de obra de manipulación o las rebajas aplicadas para liquidar stock antiguo.
¿Qué se incluye en el coste de mantenimiento? Cuatro categorías: coste de capital, el dinero inmovilizado; coste de almacenamiento, que cubre alquiler, suministros, equipos y seguridad; coste de servicio, que cubre seguros, mano de obra de manipulación, recuentos y software; y coste de riesgo, que cubre obsolescencia, deterioro, mermas y rebajas.
¿Cómo se reduce el coste de mantenimiento? Mejore la previsión, dimensione el stock de seguridad a partir de la variabilidad medida en lugar de por hábito, aumente la rotación de inventario, pida con mayor frecuencia en cantidades más pequeñas, racionalice la gama, liquide el stock antiguo rápidamente, utilice almacenamiento vertical y más denso, negocie condiciones con proveedores o depósito, y corrija la precisión de los registros para que no se vuelva a pedir stock porque no se puede encontrar.
¿Por qué es importante el coste de mantenimiento para los descuentos por volumen? Porque un descuento solo compensa si supera el coste de mantener el stock adicional hasta que se venda. Con una tasa de mantenimiento del 25%, el stock que permanece un año extra cuesta el 25% de su valor; por lo tanto, un descuento del 5% en una cantidad que duplica su periodo de mantenimiento supone una pérdida de dinero, lo cual no es evidente sin el cálculo.
¿Es el coste de mantenimiento lo mismo que el coste de posesión? Sí. Ambos términos se utilizan indistintamente para lo mismo: lo que cuesta mantener el inventario durante un periodo, generalmente un año.
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