El control de inventario consiste en asegurarse de que las existencias que usted posee se encuentren donde sus registros indican, en el estado que sus registros indican y en la cantidad que sus registros indican.
Es la mitad más estrecha y operativa del trabajo de inventario. La gestión de inventario decide qué comprar y cuánto mantener. El control de inventario se encarga de lo que ya ha llegado.
La distinción suena académica, pero tiene una consecuencia práctica: la mayoría de las empresas que creen tener un problema de gestión de inventario, en realidad tienen un problema de control de inventario. Los puntos de pedido sofisticados, calculados a partir de cifras de existencias incorrectas, pedirán las cantidades equivocadas con gran precisión.
Control de inventario frente a gestión de inventario
La gestión de inventario es comercial y con visión de futuro. Qué almacenar, cuánto, cuándo volver a pedir, qué proveedores, qué nivel de servicio. Trata de previsiones y decisiones.
El control de inventario es operativo y en tiempo presente. Dónde está, cuánto hay, en qué estado se encuentra, quién lo movió. Trata de registros y realidad física.
Una división concreta:
- Decidir mantener una cobertura de seis semanas de un producto: gestión.
- Saber que actualmente tiene 1,847 unidades y que 1,847 es la cifra correcta: control.
- Elegir un proveedor con un plazo de entrega más corto: gestión.
- Descubrir que 40 unidades se dañaron en una colisión en la estantería y ajustar el registro: control.
El control es lo primero en cualquier esfuerzo de mejora. Las decisiones de gestión son tan buenas como los datos que las sustentan, y esos datos son los que produce el control.
Qué implica el control de inventario
Registro de cada movimiento. Recepciones, ubicaciones, preparaciones de pedidos (picks), transferencias, ajustes, devoluciones, bajas. Un movimiento que ocurre físicamente sin ser registrado es donde nace una discrepancia, y cada una de ellas terminará saliendo a la luz.
Disciplina de ubicación. Cada artículo tiene un lugar definido y el sistema lo conoce. Sin esto, decir “tenemos 200” solo es útil si alguien puede encontrarlos en un tiempo razonable.
Recuento. Recuento cíclico continuo o recuentos completos periódicos para verificar los registros frente a la realidad física.
Investigación de discrepancias. No solo ajustarlas. Un ajuste corrige un número; una investigación encuentra el fallo en el proceso que lo produjo.
Gestión del estado. Las existencias dañadas, en cuarentena, caducadas y devueltas deben mantenerse separadas de las existencias vendibles y ser visibles como tales.
Control de acceso. Quién puede mover existencias, quién puede ajustar registros y un historial de quién hizo qué. Los derechos de ajuste otorgados a todos producen libros que cuadran, pero estanterías que no.
Rotación. FIFO o FEFO, aplicado mediante la disposición física en lugar de por instrucciones.
Informes. Precisión, antigüedad, volumen y motivos de los ajustes, mermas.
Por qué es importante el control de inventario
La respuesta corta es que el control se sitúa entre dos costes opuestos. Muy pocas existencias provocan roturas de stock: ventas perdidas, clientes decepcionados, fletes urgentes para recuperar. Demasiadas existencias perjudican su flujo de caja, porque cada unidad en una estantería es dinero que no puede gastar en otra cosa. El control es lo que le permite situarse entre ambos de forma deliberada y no por accidente, y solo funciona si los números son reales.
Todo lo que ocurre después depende de ello. Los puntos de pedido, el stock de seguridad, las previsiones, la promesa de fechas de entrega a los clientes: todo se calcula a partir de sus cifras de existencias.
Los datos erróneos provocan fallos visibles. Un pedido aceptado contra un stock fantasma se convierte en un envío incompleto, una disculpa y, a veces, un cliente perdido. El cliente experimenta un fallo en el cumplimiento; la causa fue un fallo de control semanas antes.
Es donde aparecen las mermas. Robos, daños, errores de preparación nunca corregidos, errores administrativos. No puede solucionar nada de esto sin saber que está ocurriendo.
Protege el capital de trabajo. Las existencias que no puede encontrar se vuelven a pedir. Las operaciones con un control deficiente suelen tener inventario duplicado que ya poseen.
Auditoría y cumplimiento. La valoración de las existencias alimenta la contabilidad. En sectores regulados, la trazabilidad por lotes es un requisito legal más que una buena práctica.
Las técnicas principales
Recuento cíclico. Cuente una parte de forma continua en lugar de cerrar anualmente. Cuente los artículos de alto valor y alta rotación con más frecuencia. El beneficio es la velocidad de detección: un error encontrado el martes puede rastrearse; el mismo error encontrado once meses después es solo un número.
Cuente por ubicación, no por total de SKU. Un producto puede cuadrar perfectamente en el total general mientras está mal en dos ubicaciones que se compensan entre sí, y esas dos ubicaciones seguirán causando fallos en la preparación de pedidos.
Escaneo de códigos de barras en el punto de movimiento. La entrada de datos manual es donde se originan la mayoría de los errores. El escaneo con dígitos de control los reduce en órdenes de magnitud. El matiz es importante: escanear en un escritorio veinte minutos después reintroduce todo lo que intentaba eliminar.
Inventario perpetuo. Los registros se actualizan en el momento de cada transacción en lugar de periódicamente.
Ubicaciones definidas y etiquetadas. Pasillo, estantería, nivel, posición. Un esquema lógico en lugar de uno que solo el personal con mucha antigüedad pueda descifrar.
Áreas segregadas para mercancía entrante, cuarentena, devoluciones y existencias dañadas, para que no se puedan preparar mercancías no verificadas.
Controles de ajuste. Restrinja quién puede cambiar una cifra de existencias, exija un código de motivo y revise los ajustes regularmente. Un volumen creciente de ajustes es un síntoma que vale la pena investigar antes de que el recuento lo confirme.
Seguimiento de lotes y números de serie donde los productos lo requieran.
Esfuerzo basado en ABC. Controle los artículos A estrictamente, los artículos C de forma ligera. La misma atención en toda la gama significa una atención insuficiente en los productos que importan.
Los sistemas en los que puede ejecutarlo
El control de inventario funciona en todos los niveles de sofisticación. Lo que cambia es cuánta disciplina manual exige.
Recuento manual y memoria. Sin registros más allá de lo que alguien puede ver en la estantería. Funciona para una operación en una sola sala con un puñado de líneas y nada más. Falla en el momento en que dos personas toman decisiones sobre el stock, porque ninguna sabe lo que la otra ha movido.
Tarjetas de stock. Una tarjeta por producto o por ubicación, actualizada a mano en cada movimiento. Aunque se considera anticuado, todavía se usa en muchas tiendas y talleres porque es barato, no requiere energía y coloca el registro físicamente junto a las existencias. La debilidad es que registra el movimiento sin verificarlo, por lo que una preparación de pedido no registrada no deja rastro alguno.
Hojas de cálculo. El punto de partida más común para las empresas en crecimiento. Son realmente capaces a pequeña escala, pero el límite llega antes de lo que la gente espera: solo una persona puede editar a la vez, no hay un rastro de auditoría que valga la pena y una sola fórmula mal escrita se propaga silenciosamente. La mayoría de las operaciones superan la hoja de cálculo en algún punto entre unos pocos cientos de SKU y la primera vez que dos ubicaciones necesitan ver la misma cifra.
Software de inventario o almacén. Los registros se actualizan a medida que ocurren las transacciones, varios usuarios trabajan simultáneamente, los movimientos llevan un rastro de auditoría y el escaneo alimenta el sistema directamente. El coste es la disciplina de configuración: el software aplicado a ubicaciones indefinidas y procesos poco fiables produce números incorrectos más rápido que una hoja de cálculo.
La progresión importa menos que la coincidencia. Una empresa con 80 SKU que utiliza una hoja de cálculo bien mantenida tiene mejor control que una con 4,000 SKU que utiliza un software que nadie actualiza en el punto de movimiento.
Inventario periódico y perpetuo, en la práctica
La otra distinción de sistemas radica en el momento en que se actualiza el registro.
Periódico significa que las cifras de existencias se establecen mediante recuentos realizados a intervalos: mensuales, trimestrales o anuales. Entre recuentos, la cifra registrada es una estimación derivada de las compras y ventas. Es un método más sencillo y económico, pero implica que durante la mayor parte del año no sabe realmente qué es lo que tiene.
Perpetuo significa que cada recepción, preparación de pedidos (picking), transferencia y ajuste actualiza el registro en tiempo real. Dispone de una cifra actualizada en cualquier momento, lo cual hace posibles los puntos de pedido, las promesas de disponibilidad y el reabastecimiento automatizado.
Los registros perpetuos siguen necesitando recuentos. El registro se desvía de la realidad debido a errores de picking, daños, robos y transacciones mal introducidas, y el recuento cíclico es lo que vuelve a alinear ambos datos. Una operación que utiliza registros perpetuos sin realizar recuentos tiene un número en vivo, pero no tiene forma de saber si es verídico.
Códigos de barras y RFID
La capa tecnológica existe por una razón: eliminar la transcripción humana en el momento en que se mueve el stock.
Los códigos de barras codifican un identificador que un escáner lee en una fracción de segundo, con un dígito de control que rechaza una lectura errónea en lugar de aceptar una incorrecta. La tasa de error del escaneo es aproximadamente de uno entre varios millones de caracteres, frente a una cifra cercana a uno entre trescientos en la introducción manual. Son económicos —una etiqueta impresa no cuesta casi nada— y requieren línea de visión y un escaneo por artículo.
RFID utiliza etiquetas de radiofrecuencia que se leen sin necesidad de línea de visión, a menudo muchas a la vez. Un palé puede ser leído al pasar por un portal; una estantería puede ser contada simplemente pasando por delante. Esto cambia lo que resulta práctico: recuentos de ubicaciones completas en minutos en lugar de horas, y la detección automática de stock en el lugar equivocado.
Las ventajas y desventajas son claras. Las etiquetas cuestan significativamente más que las impresas, por lo que RFID se justifica en productos de mayor valor, en contenedores reutilizables o donde la velocidad de recuento es en sí misma el beneficio. El metal y los líquidos interfieren con las lecturas. Y un portal que lee todo lo que está dentro de su alcance leerá sin problemas el palé del pasillo contiguo, lo cual es un problema de configuración y no un fallo.
La mayoría de las operaciones utilizan códigos de barras en todo el proceso y RFID de forma selectiva, si es que lo utilizan. La decisión no es qué tecnología es mejor, sino si el tiempo de recuento que ahorra RFID compensa el coste de las etiquetas, y para la mayoría de la mercancía general, todavía no es así.
Medición del control de inventario
Precisión del registro de inventario (IRA): la proporción de ubicaciones contadas que coinciden exactamente.
IRA = (ubicaciones que coinciden exactamente ÷ ubicaciones contadas) × 100
Ubicaciones, no unidades, y coincidencias exactas, no aproximadas. Las operaciones que miden por unidades o permiten una tolerancia reportan cifras engañosas que no predicen fallos en el picking.
Merma (Shrinkage): stock perdido como proporción de lo que debería tener.
Merma = ((valor contable − valor contado) ÷ valor contable) × 100
Volumen y motivos de los ajustes: cuántas correcciones se realizan y por qué. Los códigos de motivo son donde se revelan los fallos del proceso.
Cobertura de recuento: la proporción de ubicaciones contadas en un periodo. Una alta precisión al contar el 5% de las ubicaciones dice mucho menos que una precisión moderada al contar el 80%.
Stock muerto y envejecido: se reporta por separado de la valoración, porque el costeo FIFO hace que el stock antiguo parezca más barato de amortizar que lo que cuesta reemplazarlo.
Observe la tendencia en lugar del punto específico. La cifra de precisión de un solo mes es ruido; tres meses moviéndose en una dirección son una señal.
Las métricas de planificación que se sitúan por encima
Las medidas de precisión le indican si sus registros son verídicos. Un segundo conjunto de métricas utiliza esos registros para decidir qué mantener y cuándo comprar, y solo son tan buenas como la precisión que las sustenta.
Punto de pedido: el nivel de stock que dispara una compra. Es la demanda que espera durante el plazo de entrega del proveedor, más un margen de seguridad:
Punto de pedido = (demanda diaria media x plazo de entrega en días) + stock de seguridad
Calcule el plazo de entrega a partir de sus últimas veinte recepciones en lugar de lo que cotiza el proveedor. La brecha entre ambos es una causa común y totalmente evitable de quedarse sin existencias.
Cantidad económica de pedido (EOQ): el tamaño de pedido que minimiza el coste combinado de pedir y mantener:
EOQ = raíz cuadrada de ((2 x demanda anual x coste por pedido) / coste anual de mantenimiento por unidad)
Trátelo como una verificación de sentido común más que como una instrucción. La fórmula asume una demanda constante y un coste de pedido fijo, lo cual no es del todo cierto, pero es útil para mostrar cuándo su tamaño de pedido actual es excesivamente erróneo en una dirección.
Rotación de inventario: cuántas veces vende su stock promedio en un año:
Rotación = coste de los bienes vendidos / valor promedio del inventario
Una rotación creciente con un servicio estable significa que el stock está siendo más eficiente. Una rotación creciente junto con una disponibilidad decreciente significa que el stock se está reduciendo demasiado, razón por la cual nunca debe leerse por sí sola.
Días de cobertura: la misma cifra expresada como tiempo, que a la mayoría de las personas les resulta más fácil de gestionar: stock promedio dividido por el uso diario promedio. Doce días de cobertura frente a un plazo de entrega de catorce días es un problema que puede ver inmediatamente.
Nada de esto tiene sentido si la precisión de su registro es deficiente. Un punto de pedido calculado a partir de una cifra que es incorrecta el 12% de las veces se disparará en el momento equivocado el 12% de las veces.
Investigar una discrepancia adecuadamente
La diferencia entre una operación cuya precisión mejora y una cuya precisión se estanca es casi totalmente lo que sucede después de que un recuento encuentra algo incorrecto.
Recontar antes de ajustar. El segundo recuento discrepa del primero más a menudo de lo que la gente espera. Ajustar basándose en un solo recuento introduce errores en el registro.
Comprobar las causas físicas obvias. Stock en la ubicación adyacente, un palé guardado en una bahía equivocada, unidades en una jaula de devoluciones, una caja abierta y parcialmente preparada sin que se haya registrado el resto. Una gran proporción de las pérdidas aparentes son errores de ubicación, y se resuelven buscando en lugar de ajustando.
Leer el historial de transacciones. La mayoría de los sistemas registran cada movimiento en una ubicación con una marca de tiempo y un usuario. Trabajar hacia atrás desde el último recuento conocido como correcto suele identificar la transacción donde la cifra divergió.
Categorizar la causa. Error de picking, error de recepción, movimiento no registrado, daño, robo, error de transcripción, fallo del sistema. Utilice una lista fija en lugar de texto libre, porque el texto libre no se puede contabilizar.
Buscar el patrón, no el caso aislado. Una sola discrepancia es ruido. Veinte discrepancias donde catorce son errores de recepción de un mismo proveedor es un hallazgo sobre el que puede actuar.
Ajustar al final, y registrar quién lo autorizó. El ajuste es el paso de cierre, no la respuesta.
Esto lleva más tiempo que ajustar, que es exactamente la razón por la que se omite cuando el almacén está ocupado. El compromiso que funciona es investigar todo lo que supere un umbral de valor y realizar muestreos por debajo de este, en lugar de intentar una investigación completa de cada varianza y abandonar silenciosamente la práctica en un mes.
Quién debe ser responsable del control de inventario
La precisión tiende a no ser responsabilidad de nadie en las operaciones que tienen dificultades con ella, y a ser una responsabilidad explícita en aquellas que no las tienen.
El almacén es responsable de la realidad física. Preparar pedidos correctamente, ubicar los productos en el lugar correcto, registrar los movimientos a medida que ocurren y señalar los daños en lugar de ocultarlos.
Un responsable de inventario designado es dueño de los registros. Ejecutar el programa de conteo cíclico, investigar discrepancias, mantener los datos de ubicación y reportar la precisión. En una operación más pequeña, esto es parte del rol de alguien en lugar de un puesto a tiempo completo, pero debe estar claramente definido.
La dirección es responsable de las condiciones. Tiempo adecuado para contar, derechos de ajuste restringidos y una cultura donde informar de un error es más seguro que ocultarlo. Este último punto hace más por la precisión que cualquier técnica. Cuando un error encontrado se trata como un fracaso que debe castigarse, los errores dejan de encontrarse; simplemente se acumulan hasta que el conteo anual los descubre todos a la vez, momento en el cual ya no se pueden rastrear.
Dos situaciones a evitar. El preparador de pedidos que cuenta sus propias ubicaciones tiene un conflicto de intereses evidente cuando una discrepancia revelaría su propio error. Y los derechos de ajuste sin restricciones significan que una discrepancia puede ser resuelta por quien la encuentra, de forma silenciosa, lo que elimina la señal por completo.
Fallos comunes en el control de inventario
Ajustar sin investigar. La forma más rápida de hacer que los números coincidan mientras el problema subyacente persiste. Cada ajuste significativo debe llevar un código de motivo, y los motivos deben ser revisados.
Contar por SKU en lugar de por ubicación. Oculta errores compensatorios, que son los que causan fallos en la preparación de pedidos.
Entrada de datos diferida. Movimientos registrados más tarde, de memoria o en una nota garabateada. Cada hora de retraso añade error.
Derechos de ajuste sin restricciones. Si cualquiera puede cambiar una cifra de stock, las discrepancias se corrigen silenciosamente en lugar de investigarse, y la señal desaparece.
Sin segregación de devoluciones. El stock devuelto que vuelve directamente a la estantería sin inspección significa que se recogerán y enviarán productos no aptos para la venta.
Contar solo al final del año. Para entonces, los errores tienen meses de antigüedad, son imposibles de rastrear y son lo suficientemente grandes como para distorsionar las cuentas.
Tratar el sistema como la verdad. El sistema contiene lo que se le ha dicho. Contar es lo que le dice si se le informó correctamente.
Construir un programa de control desde cero
Si la precisión es actualmente desconocida o se sabe que es deficiente, la secuencia que funciona es:
Establecer una línea base. Cuente una muestra representativa de ubicaciones y calcule la precisión con honestidad. Probablemente será peor de lo esperado. Regístrela, porque sin una cifra inicial nadie puede demostrar que el esfuerzo posterior funcionó.
Arregle las ubicaciones antes del conteo. Cada artículo necesita un hogar definido y etiquetado. Contar un almacén donde el stock vive donde sea que quepa produce números sobre los que nadie puede actuar, y el conteo en sí mismo tarda tres veces más.
Introduzca el escaneo en la recepción primero. La entrada de mercancías es donde los errores entran en el sistema y donde son más baratos de prevenir. Un error detectado en la recepción cuesta un minuto; el mismo error detectado en la preparación de pedidos cuesta un pedido fallido.
Luego el escaneo en la preparación de pedidos, con confirmación de ubicación. Escanear el producto le dice qué se tomó. Escanear la ubicación le dice que vino del lugar correcto, que es lo que detecta el error antes de que salga del edificio.
Comience el conteo cíclico solo en artículos A. Intentar una cobertura total de inmediato es la forma en que los programas de conteo se abandonan en la primera semana de mucho trabajo. Un programa pequeño y sostenido supera a uno ambicioso que se descuida.
Añada códigos de motivo a los ajustes y revíselos mensualmente desde el principio, incluso cuando los volúmenes sean pequeños. El hábito es más fácil de establecer al principio que de introducir más tarde.
Restrinja los derechos de ajuste una vez que el proceso sea estable. Hacer esto demasiado pronto, antes de que la gente confíe en el conteo, tiende a producir soluciones alternativas.
Establezca niveles PAR en consumibles. Para embalajes, etiquetas y cualquier otra cosa consumida en lugar de vendida, un nivel simple de mínimo-máximo por ubicación —el nivel PAR— es más rápido de ejecutar que un cálculo completo de reabastecimiento y evita el problema del armario de papelería de descubrir que se ha quedado sin cajas a las cuatro de la tarde.
Reporte la precisión de forma visible. Una cifra en un tablero que el equipo pueda ver cambia el comportamiento de manera más fiable que un informe distribuido a la dirección.
Espere que esto tome un par de trimestres en lugar de unas pocas semanas. La precisión mejora gradualmente porque es la acumulación de muchos pequeños cambios en los procesos en lugar de una sola intervención, y las ganancias provienen principalmente de la prevención en la recepción y la preparación de pedidos en lugar de encontrar errores más tarde.
Un ejemplo práctico: un pequeño vendedor
Una empresa vende artículos de cocina en línea. Alrededor de 400 SKUs, una unidad, dos empleados preparando pedidos, registros mantenidos en el sistema de gestión de pedidos y nadie contando nada.
El síntoma. Aproximadamente un pedido al día se envía incompleto o tarde. Cada uno requiere quince minutos de servicio al cliente y, ocasionalmente, un reembolso. Nadie puede decir por qué, porque el sistema dice que el stock estaba allí.
La línea base. Cuentan 60 ubicaciones en sus líneas más vendidas. Treinta y ocho coinciden exactamente: 63% de precisión en el registro de inventario. De las 22 que no coinciden, 14 tienen menos unidades de las registradas y 8 tienen más, lo que indica inmediatamente que se trata de un problema de proceso y no de robo, porque el robo no crea excedente de stock.
Lo que cambian, en orden.
Cada producto obtiene una ubicación etiquetada: pasillo, bahía, estante. Eso toma una quincena y es la pieza de trabajo más grande.
La entrada de mercancías comienza a escanear contra la orden de compra en lugar de marcar una hoja impresa. Dos semanas después, los errores de recepción han dejado de aparecer en el conteo.
La preparación de pedidos pasa a escanear la ubicación y el producto. Esto detecta el error más común que tenían: recoger un producto similar de la bahía adyacente.
Comienzan a contar 10 ubicaciones al día en sus artículos A, lo que toma unos veinte minutos.
Los ajustes obtienen códigos de motivo. En un mes, los códigos muestran que el 40% de las correcciones están marcadas como “encontrado en ubicación incorrecta”, lo que apunta directamente a la era anterior al etiquetado y a un miembro del personal que guardaba las devoluciones sin escanear.
Después de un trimestre. La precisión en las ubicaciones contadas es del 94%. Los envíos incompletos han caído de aproximadamente uno al día a dos o tres al mes. También han encontrado aproximadamente $4,000 en stock que ya habían vuelto a pedir porque no se podía localizar.
Lo que costó. Dos escáneres, una impresora de etiquetas, una quincena de etiquetado y veinte minutos al día. Ningún software nuevo.
El punto del ejemplo es el orden de las operaciones. Cada uno de esos cambios evita errores en el momento en que el stock se mueve. Ninguno de ellos implica contar más a menudo, y el conteo que hacen está ahí para confirmar que la prevención está funcionando en lugar de encontrar los errores.
Dónde profundizar
- Qué es la gestión de inventario — la disciplina más amplia en la que esto se sitúa.
- Cómo gestionar el inventario — el proceso paso a paso.
- Conteo cíclico — la principal técnica de verificación.
- Qué es la merma de inventario — lo que cuesta un control deficiente.
- Qué es un inventario físico — la alternativa periódica al conteo cíclico.
- Escaneo de códigos de barras para inventario — la herramienta que evita la mayoría de los errores.
La conclusión en una línea
El control de inventario consiste en mantener sus registros y sus estanterías en concordancia: cuente por ubicación en lugar de por total de producto, escanee en el punto de movimiento e investigue las discrepancias en lugar de ajustarlas, porque todo lo demás que haga con el inventario se calcula a partir de estos números.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el control de inventario? Es la práctica de asegurar que el stock registrado coincida con el stock físico en cantidad, ubicación y estado. Abarca el registro de movimientos, la disciplina de ubicación, el conteo, la investigación de discrepancias y el control de acceso.
¿Cuál es la diferencia entre el control de inventario y la gestión de inventario? El control de inventario se refiere al stock que ya tiene: dónde está, cuánto hay y si los registros son correctos. La gestión de inventario se refiere a qué comprar, cuánto mantener y cuándo realizar nuevos pedidos. El control genera los datos de los que dependen las decisiones de gestión, razón por la cual los esfuerzos de mejora deben comenzar ahí en lugar de empezar por mejores reglas de pedido.
¿Cómo puedo mejorar la precisión del inventario? Escanee en el punto de movimiento en lugar de registrarlo después, realice conteos por ubicación mediante un programa de conteo cíclico, restrinja quién puede ajustar las cifras de stock, exija códigos de motivo en los ajustes e investigue los patrones de esos motivos en lugar de simplemente corregir los números. La prevención en la recepción y el picking aporta más que la detección posterior, porque un error detectado en la entrada de mercancías cuesta un minuto, mientras que el mismo error detectado en la expedición cuesta un pedido fallido y una disculpa al cliente.
¿Cuál es una buena cifra de precisión en los registros de inventario? Las operaciones que realizan conteos regulares suelen reportar cifras superiores al 90% medidas por coincidencia exacta de ubicación. Por debajo de aproximadamente el 95%, los efectos se sienten constantemente a través de faltantes en el picking, conteos de emergencia y pedidos prometidos sobre stock que no está disponible. Lo que importa más que el número absoluto es que se mida de forma consistente, por ubicación en lugar de por unidades, y que la tendencia sea positiva durante varios meses en lugar de fluctuar de un mes a otro.
¿Con qué frecuencia debo contar el stock? De forma continua, mediante conteo cíclico, en lugar de anualmente. Cuente los artículos de alta rotación y alto valor mensualmente o con mayor frecuencia, y los artículos de baja rotación y bajo valor una o dos veces al año. Los conteos anuales completos se realizan cada vez menos, solo cuando un auditor lo requiere específicamente, porque detectan errores meses después del evento, cuando la causa ya no puede rastrearse.
¿Qué causa las discrepancias de inventario? Errores de picking, errores de recepción, movimientos no registrados, daños no dados de baja, robos y errores de transcripción por entrada manual de datos. La mala ubicación también es común y a menudo se confunde con una pérdida: el stock colocado en una bahía equivocada se registra como faltante donde debería estar e invisible donde realmente se encuentra. Los códigos de motivo en los ajustes son los que le permiten saber cuál de estos problemas tiene realmente, y la distribución rara vez es la que la gente supone antes de medirla.
¿Qué es el inventario fantasma? Stock que el sistema cree que existe pero que no está físicamente allí. Es la forma más perjudicial de inexactitud porque es invisible hasta que se acepta un pedido y el operario de picking encuentra una ubicación vacía. Las causas habituales son movimientos no registrados, errores de picking nunca corregidos y daños dados de baja físicamente pero no en el sistema.
¿Necesito software para el control de inventario? No a muy pequeña escala, pero la combinación de registros perpetuos y escaneo de códigos de barras es lo que elimina la mayor parte del error humano, y eso requiere un sistema. El punto en el que las hojas de cálculo dejan de funcionar suele ser cuando más de una persona las actualiza o cuando vende a través de más de un canal.
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