Una buena gestión de inventario se reduce a tres cosas: saber qué tiene, saber cuándo pedir más y saber qué productos merecen su atención.
Todo lo que aparece a continuación sirve para uno de esos propósitos. Si está empezando desde una hoja de cálculo y con la firme sospecha de que las cifras son incorrectas, siga los pasos en orden; cada uno depende del anterior. Si ya tiene un sistema en funcionamiento, los pasos posteriores son donde suelen encontrarse las mejoras.
Paso 1: Cuente lo que realmente tiene
Cualquier otro paso asume que sus registros son correctos. Si no lo son, estará calculando puntos de pedido a partir de datos ficticios.
Realice un recuento físico completo antes de cambiar cualquier otra cosa. Cuente por ubicación en lugar de por total de producto: un SKU puede cuadrar perfectamente a nivel general mientras que es erróneo en dos lugares que se compensan entre sí, y esos dos lugares seguirán generando errores en la preparación de pedidos.
Algunos aspectos que hacen que un recuento valga la pena a pesar de la interrupción:
- Congele el movimiento mientras cuenta, o cuente fuera del horario operativo. Contar un objetivo en movimiento produce cifras en las que nadie confía.
- Cuente a ciegas. No muestre al operario la cifra esperada. Las personas confirman inconscientemente lo que se les muestra.
- Recuente las discrepancias antes de realizar ajustes. El segundo recuento suele ser más preciso que el primero.
- Registre el motivo de las variaciones significativas. El patrón en esos motivos es donde residen los problemas de sus procesos.
Esta es la tarea más disruptiva de esta guía y el paso que la gente suele saltarse con más frecuencia. Omitirlo significa que todo lo posterior heredará el error.
Paso 2: Elija dónde vive su stock y organícelo
Asigne a cada artículo una ubicación definida y etiquételo.
Las ubicaciones fijas significan que cada producto siempre reside en el mismo lugar. Son fáciles de aprender, fáciles de auditar y desperdician espacio porque la ubicación queda vacía cuando el stock es bajo.
Las ubicaciones aleatorias o dinámicas significan que el sistema asigna cualquier espacio libre y registra dónde se colocó. Permiten un aprovechamiento del espacio mucho mejor y dependen totalmente de que el sistema sea correcto, ya que nadie puede encontrar nada de memoria.
La mayoría de las operaciones utilizan un sistema híbrido: ubicaciones fijas de picking para productos de alta rotación y ubicaciones dinámicas para el stock de reserva.
Independientemente de lo que elija:
- Etiquete las ubicaciones de forma clara y coherente. Un esquema lógico (pasillo, estantería, nivel, posición) es mejor que uno histórico que solo el personal con más antigüedad puede descodificar.
- Coloque los productos de alta rotación cerca de la zona de expedición. El tiempo de desplazamiento es el componente más importante de la mano de obra en el picking, y un puñado de productos suele representar la mayor parte del movimiento.
- Mantenga los artículos pesados a la altura de la cintura. Tanto la seguridad como la velocidad mejoran.
- Separe la entrada de mercancías, la cuarentena y las devoluciones del stock vendible. Mezclarlos es la forma en que se termina vendiendo stock no verificado.
Paso 3: Elija un sistema para realizar el seguimiento del stock
Las hojas de cálculo funcionan hasta cierto punto, y ese punto llega antes de lo que la mayoría espera: generalmente cuando empieza a vender a través de más de un canal o cuando más de una persona actualiza el archivo.
Lo que un sistema adecuado le ofrece y una hoja de cálculo no:
- Una cifra única y en tiempo real en todos los canales, para que no pueda vender más de lo que tiene.
- Escaneo de códigos de barras, que elimina los errores de transcripción que causan la mayoría de las discrepancias.
- Historial de transacciones, para que pueda ver cómo una cifra llegó a ser incorrecta en lugar de solo saber que lo es.
- Alertas de reabastecimiento que se activan sin que nadie tenga que recordar revisarlas.
- Seguimiento de lotes, números de serie y fechas de caducidad, lo cual es casi imposible de mantener manualmente.
No necesita un sistema costoso para empezar. Sí necesita uno donde el almacén pueda actualizar el stock en el momento en que ocurre el movimiento, en lugar de anotarlo para introducirlo más tarde. La entrada de datos diferida es donde se pierde la precisión.
Paso 4: Establezca puntos de pedido y stock de seguridad
Un punto de pedido es el nivel que activa un nuevo pedido. Si lo hace bien, el stock llegará justo cuando lo necesite.
Punto de pedido = (uso diario promedio x tiempo de entrega en días) + stock de seguridad
El stock de seguridad es el amortiguador que absorbe el hecho de que la demanda y los tiempos de entrega varían. Una fórmula inicial razonable:
Stock de seguridad = factor de servicio x desviación estándar de la demanda x raíz cuadrada del tiempo de entrega
Dos puntos prácticos que importan más que la aritmética.
Utilice tiempos de entrega medidos, no los presupuestados. Lo que el proveedor promete y lo que entrega son cifras diferentes, y la diferencia entre su entrega más rápida y la más lenta importa más que el promedio.
Varíe los niveles de servicio según el producto. Un objetivo único para toda la gama garantiza que mantendrá demasiado stock de las líneas de baja rotación y muy poco de las críticas.
Paso 5: Centre sus esfuerzos con el análisis ABC
No puede gestionar todos los productos con la misma atención, y no debería intentarlo.
El análisis ABC clasifica los productos según su participación en el valor de consumo anual:
- Artículos A: aproximadamente el 20% superior de los productos, que suelen representar el 70–80% del valor. Control estricto, revisión frecuente, altos niveles de servicio y recuentos frecuentes.
- Artículos B: la banda intermedia. Control moderado, revisión periódica.
- Artículos C: la “cola larga”, generalmente la mitad de sus productos y una pequeña parte del valor. Control laxo, cantidades de pedido mayores, recuentos poco frecuentes.
El objetivo no es la clasificación en sí, sino que su tiempo se dedique donde está el dinero. La mayoría de las operaciones descubren que han estado prestando la misma atención a una línea de 50.000 $ que a una de 200 $.
Vale la pena añadir una segunda dimensión: la criticidad. Un componente barato que detiene la producción cuando falta merece un tratamiento de artículo A, independientemente de su valor.
Paso 6: Mantenga los registros precisos con el recuento cíclico
Después del recuento completo inicial, no espere un año para volver a contar.
El recuento cíclico cuenta una pequeña parte del stock de forma continua (unas pocas ubicaciones al día), de modo que todo el almacén se cubre durante un periodo sin tener que cerrar nunca. Cuente los artículos A con más frecuencia y los C con menos.
Su verdadero beneficio no es la corrección. Es que los errores salen a la luz en cuestión de días en lugar de meses, lo suficientemente cerca de su causa como para que pueda averiguar qué salió mal. Una discrepancia encontrada once meses después es solo una cifra que ajustar; una encontrada el martes es un problema de proceso que puede solucionar.
Realice un seguimiento de la precisión de sus registros de inventario como un porcentaje de ubicaciones que coinciden exactamente y observe la tendencia.
Paso 7: Observe las cifras correctas
Cuatro métricas le dirán la mayor parte de lo que necesita saber:
- Precisión del registro de inventario: ubicaciones que coinciden exactamente, como porcentaje.
- Rotación de inventario: coste de los bienes vendidos dividido por el valor promedio del inventario. Indica cuánto está trabajando su capital.
- Tasa de rotura de stock o tasa de servicio: con qué frecuencia no puede suministrar desde el stock.
- Stock muerto: el valor del inventario sin movimiento durante un periodo definido.
Léalas en conjunto. Una alta rotación con una alta tasa de rotura de stock significa que está operando con demasiado poco stock. Una baja rotación sin roturas de stock significa que está manteniendo demasiado.
Compare con su propio historial en lugar de con puntos de referencia publicados, que provienen de operaciones con productos y perfiles de pedido diferentes.
Paso 8: Revise, aprenda y ajuste
Establezca una revisión recurrente. Una vez al mes es suficiente para la mayoría de las operaciones.
- Vuelva a ejecutar el análisis ABC. Los productos se mueven entre clases a medida que cambia la demanda.
- Recalcule los puntos de pedido y el stock de seguridad en función de la demanda reciente y los tiempos de entrega reales.
- Revise el stock muerto y de baja rotación y decida: descontar, agrupar, devolver al proveedor o dar de baja. No decidir nada es, en sí mismo, una decisión, y una costosa.
- Busque patrones en los motivos de las discrepancias de los recuentos cíclicos.
- Compruebe el rendimiento del proveedor: entrega a tiempo y precisión de los pedidos por proveedor. Un proveedor cuya fiabilidad se ha deteriorado silenciosamente está inflando sus necesidades de stock de seguridad.
Errores comunes que debe evitar
Gestionar desde la oficina. Los números describen el almacén; no son el almacén. Recórralo.
Tratar el sistema como la verdad absoluta. El sistema contiene lo que se le ha introducido. El recuento es lo que le indica si la información introducida es correcta.
Hacer pedidos por intuición. Los puntos de pedido existen para que realizar un pedido no sea una decisión subjetiva de quien note que la estantería parece vacía.
Dejar que se acumule stock muerto. Cuesta dinero almacenarlo, inmoviliza capital y es más difícil de desplazar cuanto más tiempo permanece allí.
Buscar una precisión perfecta en todo. Los últimos puntos porcentuales de servicio y precisión tienen un coste desproporcionado. Inviértalos en artículos A.
Cambiar varias cosas a la vez. Si ajusta los puntos de pedido, reorganiza la zona de picking y cambia de sistema en el mismo mes, no sabrá qué cambio provocó cada resultado.
Dónde profundizar
- Qué es la gestión de inventarios — la disciplina al completo.
- Qué es el control de inventarios — el aspecto operativo más específico.
- Técnicas de gestión de inventarios — métodos específicos con más detalle.
- Qué es un punto de pedido — el cálculo del disparador.
- Qué es el stock de seguridad — dimensionar el colchón.
- Recuento cíclico — mantener los registros precisos.
- Qué es la rotación de inventarios — la medida de eficiencia.
La conclusión en una frase
Cuente lo que tiene, asigne a todo una ubicación etiquetada, realice el seguimiento en un sistema que el almacén actualice en tiempo real, establezca puntos de pedido basados en plazos de entrega medidos, concentre su atención en los productos que aportan valor y cuente de forma continua para que los errores salgan a la luz mientras aún pueda encontrar la causa.
Preguntas frecuentes
¿Por dónde empiezo con la gestión de inventarios? Por un recuento físico completo por ubicación. Cualquier otro paso se calcula a partir de sus registros de existencias, por lo que deben ser correctos antes de que valga la pena hacer cualquier otra cosa.
¿Cuál es el mejor método de gestión de inventarios? No existe uno solo. La mayoría de las operaciones combinan puntos de pedido con análisis ABC y recuento cíclico. El método importa menos que aplicarlo de forma coherente y revisarlo a medida que cambia la demanda.
¿Con qué frecuencia debo contar el stock? De forma continua, mediante recuento cíclico, en lugar de una vez al año. Cuente los artículos A mensualmente o con mayor frecuencia, los artículos B trimestralmente y los artículos C una o dos veces al año. Los recuentos anuales completos se utilizan cada vez más solo cuando un auditor los exige.
¿Necesito un software de gestión de inventarios? No a pequeña escala, pero las hojas de cálculo fallan rápidamente cuando vende a través de múltiples canales o cuando más de una persona mantiene el archivo. Las características decisivas son una cifra de stock única y en tiempo real, y el escaneo en el punto de movimiento.
¿Cómo evito quedarme sin stock? Establezca puntos de pedido a partir de plazos de entrega medidos y añada un stock de seguridad dimensionado según la variabilidad real de su demanda. Luego, asegúrese de que alguien actúe ante las alertas, porque la mayoría de las roturas de stock en operaciones que tienen puntos de pedido ocurren porque nadie hizo el pedido.
¿Cuánto inventario debo mantener? Lo suficiente para alcanzar su nivel de servicio objetivo dada la variabilidad de su demanda y sus plazos de entrega, y nada más. Esa cifra varía según el producto, razón por la cual una regla general única de “un mes de cobertura” provoca una sobreinversión en algunas líneas y una subinversión en otras.
¿Cómo sé si mis registros de inventario son precisos? Cuente una muestra de ubicaciones y compárela con el sistema. La precisión del registro de inventario es el porcentaje de ubicaciones que coinciden exactamente. Lo que importa es contar por ubicación en lugar de por total de producto: los totales pueden cuadrar mientras que las ubicaciones individuales son erróneas en direcciones opuestas.
¿Qué es el stock muerto y qué debo hacer con él? Inventario sin movimiento durante un periodo definido. Aplique descuentos, cree lotes, devuélvalo al proveedor si el acuerdo lo permite o déjelo de baja. El error es dejarlo ahí, porque consume espacio y capital y pierde valor mientras usted decide.
Warehouse Wise es una biblioteca gratuita e independiente de guías sobre gestión de inventario, almacenamiento y cumplimiento, escrita para quienes realizan el trabajo: nuevo personal de almacén e inventario, pequeñas empresas y negocios de comercio electrónico en crecimiento, y cualquier persona que gestione existencias y quiera entenderlas a fondo. Cada guía explica el concepto, muestra un ejemplo práctico con cifras reales cuando es útil, y va al grano. Somos independientes: no vendemos software ni equipos, no cobramos comisiones por referencias y nuestras guías no están clasificadas según quién nos paga.