Τι είναι το backorder; Πώς λειτουργούν οι παραγγελίες σε εκκρεμότητα (Πλεονεκτήματα & Μειονεκτήματα)

Μια εκκρεμής παραγγελία (backorder) είναι μια παραγγελία που έχει υποβάλει ένας πελάτης για ένα προϊόν που δεν διαθέτετε αυτή τη στιγμή, την οποία έχετε αποδεχτεί και θα εκτελέσετε μόλις φτάσει το απόθεμα. Σε αντίθεση με την έλλειψη αποθέματος (stockout), όπου η πώληση συνήθως χάνεται, μια εκκρεμής παραγγελία διατηρεί τα έσοδα και τα μετατρέπει σε μια υποχρέωση με καθυστέρηση.

Η διάκριση που έχει σημασία είναι μεταξύ μιας εκκρεμούς παραγγελίας και μιας έλλειψης αποθέματος. Σε μια έλλειψη αποθέματος, η πώληση χάνεται — ο πελάτης διαπιστώνει ότι το προϊόν δεν είναι διαθέσιμο και απευθύνεται αλλού. Σε μια εκκρεμή παραγγελία, ο πελάτης έχει επιλέξει να περιμένει. Έχετε διατηρήσει τα έσοδα και έχετε αναλάβει μια υποχρέωση.

Αυτή η διαφορά αποτελεί όλο το επιχείρημα. Μια εκκρεμής παραγγελία είναι μια έλλειψη αποθέματος που καταφέρατε να μετατρέψετε σε μια πώληση με καθυστέρηση, και το αν αυτό αποτελεί καλό αποτέλεσμα εξαρτάται εξ ολοκλήρου από το πόσο καλά διαχειρίζεστε την αναμονή.

Τι είναι μια εκκρεμής παραγγελία

Πρέπει να ισχύουν τρία πράγματα για να θεωρηθεί κάτι εκκρεμής παραγγελία και όχι αποτυχία:

Ο πελάτης έχει δεσμευτεί. Έχει υποβάλει την παραγγελία γνωρίζοντας ότι το προϊόν δεν είναι διαθέσιμο αυτή τη στιγμή.

Εσείς έχετε δεσμευτεί. Έχετε αποδεχτεί την παραγγελία και, συνήθως, έχετε λάβει την πληρωμή ή την έχετε εγκρίνει.

Υπάρχει πραγματική προσδοκία εφοδιασμού. Το απόθεμα είναι υπό παραγγελία, σε παραγωγή ή υπό μεταφορά. Μια παραγγελία που γίνεται δεκτή για απόθεμα που δεν σκοπεύετε να αποκτήσετε δεν είναι εκκρεμής παραγγελία· είναι ένα πρόβλημα που αναβάλλεται.

Οι εκκρεμείς παραγγελίες προκύπτουν σε δύο επίπεδα. Οι εκκρεμείς παραγγελίες πελατών είναι αυτές που περιγράφηκαν παραπάνω. Οι εκκρεμείς παραγγελίες προμηθευτών είναι η αντικατοπτρική εικόνα — έχετε παραγγείλει από τον προμηθευτή σας και εκείνος δεν μπορεί να σας προμηθεύσει, κάτι που αποτελεί συχνά τη βασική αιτία.

Πώς λειτουργούν οι εκκρεμείς παραγγελίες

1. Η παραγγελία υποβάλλεται για απόθεμα που εμφανίζει μηδενική ή μικρότερη ποσότητα από την απαιτούμενη.

2. Το σύστημα τη χαρακτηρίζει ως εκκρεμή παραγγελία αντί να δεσμεύσει απόθεμα. Αυτό είναι σημαντικό: μια παραγγελία που βρίσκεται σε αναμονή για απόθεμα που δεν υπάρχει, διαφορετικά θα παρέμενε στην ουρά συλλογής και θα αποτύγχανε στο ράφι, σπαταλώντας τον χρόνο του υπαλλήλου συλλογής και προκαλώντας ελλιπή αποστολή.

3. Ο πελάτης ενημερώνεται, με μια αναμενόμενη ημερομηνία. Αυτό είναι το βήμα που καθορίζει αν η εκκρεμής παραγγελία θα διατηρηθεί ή αν ο πελάτης θα την ακυρώσει.

4. Ενεργοποιείται η αναπλήρωση ή, εάν το απόθεμα είναι ήδη καθ’ οδόν, η εκκρεμής παραγγελία συνδέεται με την αναμενόμενη παραλαβή.

5. Το απόθεμα φτάνει και δεσμεύεται για τις εκκρεμείς παραγγελίες, συνήθως με τη σειρά που ελήφθησαν, αν και ορισμένες επιχειρήσεις δίνουν προτεραιότητα ανάλογα με τον πελάτη ή την αξία.

6. Η παραγγελία αποστέλλεται και ο πελάτης ειδοποιείται.

Αξίζει να αποφασίσετε προσεκτικά τον κανόνα δέσμευσης στο πέμπτο βήμα. Η σειρά προτεραιότητας (first come, first served) είναι η πιο δίκαιη και η πιο εύκολη στην εξήγηση. Η ιεράρχηση μεγάλων ή στρατηγικών πελατών είναι εμπορικά ορθολογική, αλλά δημιουργεί άβολες συζητήσεις όταν ένας μικρότερος πελάτης που περίμενε περισσότερο δεν λαμβάνει τίποτα.

Διαχωρισμένες αποστολές: το κρυφό κόστος

Όταν ένα μέρος της παραγγελίας είναι διαθέσιμο και ένα μέρος είναι σε εκκρεμότητα, επιλέγετε μεταξύ της αναμονής ολόκληρης της παραγγελίας μέχρι να ολοκληρωθεί ή της αποστολής όσων έχετε τώρα και των υπολοίπων αργότερα.

Η ολοκληρωμένη αποστολή κοστίζει μία παράδοση και καθυστερεί όλα όσα παρήγγειλε ο πελάτης, συμπεριλαμβανομένων των ειδών που είχατε ήδη.

Ο διαχωρισμός επιτρέπει την άμεση αποστολή των διαθέσιμων αγαθών, αλλά κοστίζει μια δεύτερη συλλογή, μια δεύτερη συσκευασία και μια δεύτερη αποστολή — συχνά για ένα μόνο προϊόν χαμηλής αξίας.

Κανένα από τα δύο δεν είναι σωστό σε όλες τις περιπτώσεις. Οι περισσότερες επιχειρήσεις θέτουν έναν κανόνα: διαχωρισμός όταν το διαθέσιμο μέρος υπερβαίνει μια ορισμένη αξία ή αναλογία, αναμονή όταν το εκκρεμές προϊόν αναμένεται εντός λίγων ημερών. Το να το μετατρέψετε σε κανόνα αντί για απόφαση κατά περίπτωση είναι αυτό που διατηρεί τη συνέπεια στην αποστολή και εμποδίζει την απρόβλεπτη εμφάνιση του κόστους.

Αξίζει επίσης να είστε σαφείς σχετικά με το ποιος πληρώνει για τη δεύτερη αποστολή. Η απορρόφηση του κόστους είναι μια απόφαση εξυπηρέτησης με πραγματικό οικονομικό αντίκτυπο, και οι επιχειρήσεις που δεν το ποσοτικοποιούν εκπλήσσονται συχνά από το πόσο κοστίζουν οι εκκρεμείς παραγγελίες μόλις υπολογιστούν οι διαχωρισμένες αποστολές.

Τα υπέρ και τα κατά των εκκρεμών παραγγελιών

Υπέρ:

• Η πώληση διατηρείται αντί να χαθεί από τον ανταγωνισμό.
• Διατηρείτε λιγότερο απόθεμα. Η αποδοχή εκκρεμών παραγγελιών για προϊόντα με αργή κίνηση ή υψηλό κόστος σημαίνει ότι δεν δεσμεύετε κεφάλαια σε απόθεμα που μπορεί να μην πουληθεί.
• Σήμα ζήτησης. Μια εκκρεμής παραγγελία αποτελεί απτή απόδειξη ζήτησης, καλύτερη από μια πρόβλεψη, και είναι χρήσιμη για προϊόντα για τα οποία δεν είστε σίγουροι.
• Ταμειακές ροές, όπου λαμβάνετε την πληρωμή κατά την παραγγελία και όχι κατά την αποστολή.
• Είναι κατάλληλο για προϊόντα κατά παραγγελία και αγαθά υψηλής αξίας, όπου οι πελάτες αναμένουν να περιμένουν και η διατήρηση αποθέματος θα ήταν παράλογη.

Κατά:

• Οι πελάτες ακυρώνουν. Όσο μεγαλύτερη είναι η αναμονή και όσο πιο ασαφής η ημερομηνία, τόσο περισσότεροι πελάτες ακυρώνουν.
• Διοικητικό βάρος. Η παρακολούθηση, η επικοινωνία, η δέσμευση και η διαχείριση των εκκρεμών παραγγελιών είναι πραγματική εργασία που κλιμακώνεται με τον όγκο.
• Κόστος διαχωρισμένων αποστολών, όπως αναφέρθηκε παραπάνω.
• Φόρτος εξυπηρέτησης πελατών. Κάθε εκκρεμής παραγγελία δημιουργεί ερωτήματα, και ο όγκος των ερωτημάτων αυξάνεται απότομα μόλις παρέλθει μια υποσχεθείσα ημερομηνία.
• Ζημιά στη φήμη, ιδιαίτερα σε marketplaces όπου η καθυστερημένη αποστολή επηρεάζει άμεσα την κατάσταση του λογαριασμού σας.
• Καλύπτουν το πραγματικό πρόβλημα. Μια επιχείρηση που διαχειρίζεται πολλές εκκρεμείς παραγγελίες έχει πρόβλημα διαθεσιμότητας, και οι εκκρεμείς παραγγελίες το καθιστούν αρκετά βιώσιμο ώστε κανείς να μην το διορθώνει.

Το τελευταίο σημείο αξίζει να τονιστεί. Οι εκκρεμείς παραγγελίες είναι ένα μέτρο μετριασμού, όχι στρατηγική. Ένα αυξανόμενο ποσοστό εκκρεμών παραγγελιών είναι σύμπτωμα.

Ο αντίκτυπος των backorders: πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της πώλησης σε κατάσταση backorder

Η αποδοχή παραγγελιών για αποθέματα που δεν διαθέτετε είναι μια συνειδητή εμπορική επιλογή, η οποία έχει δύο όψεις.

Τα πλεονεκτήματα.

• Διατηρείτε την πώληση. Αυτή είναι η ουσία. Ένας πελάτης που υπό άλλες συνθήκες θα είχε απευθυνθεί σε έναν ανταγωνιστή παραμένει δικός σας και τα έσοδα απλώς καθυστερούν αντί να χαθούν.
• Η ζήτηση γίνεται ορατή. Μια ουρά backorder αποτελεί άμεση, ποσοτικοποιημένη απόδειξη της ζήτησης που δεν καλύπτετε — πολύ καλύτερη πληροφόρηση από τη σιωπή που αφήνει πίσω της μια απλή έλλειψη αποθέματος.
• Λιγότερο δεσμευμένο κεφάλαιο. Η πώληση σε κατάσταση backorder σημαίνει ότι διατηρείτε λιγότερο απόθεμα για αβέβαιη ζήτηση, γεγονός που απελευθερώνει ρευστότητα. Για ακριβούς κωδικούς ή κωδικούς με αργή κίνηση, αυτό μπορεί να αποτελεί τη διαφορά μεταξύ του να έχετε ένα προϊόν σε απόθεμα και του να μην το προσφέρετε καθόλου.
• Μειώνει το ρίσκο για νέα προϊόντα. Η λήψη backorders πριν δεσμευτείτε για μια μεγάλη αγορά σάς δείχνει αν η ζήτηση είναι πραγματική.
• Οι αγορές λαμβάνουν ένα πιο σαφές σήμα. Οι δεσμευμένες παραγγελίες αποτελούν καλύτερη βάση για μια παραγγελία προμηθευτή από ό,τι μια πρόβλεψη.
• Μπορεί να δημιουργήσει αίσθημα επείγοντος. Για προϊόντα που είναι όντως σπάνια ή πολυαναμενόμενα, μια ορατή ουρά backorder υποδηλώνει δημοτικότητα και ορισμένες επιχειρήσεις το χρησιμοποιούν εσκεμμένα.

Τα μειονεκτήματα.

• Η υπομονή των πελατών είναι πεπερασμένη και άνισα κατανεμημένη. Κάποιοι θα περιμένουν επ’ αόριστον για το σωστό προϊόν· άλλοι ακυρώνουν μέσα σε λίγες ημέρες. Σπάνια γνωρίζετε ποιος ανήκει σε ποια κατηγορία μέχρι να είναι πολύ αργά.
• Ο κίνδυνος ακύρωσης αυξάνεται με κάθε ημέρα καθυστέρησης, και μια ακυρωμένη παραγγελία backorder σάς κοστίζει σε εργατοώρες συλλογής, διαχείρισης και στη σχέση με τον πελάτη, όχι μόνο στην απώλεια της πώλησης.
• Διοικητικό κόστος. Τα backorders απαιτούν παρακολούθηση, δέσμευση κατά την άφιξη του αποθέματος, επικοινωνία και συνεχή έλεγχο. Πρόκειται για πραγματική εργασία που μια ήδη αποσταλείσα παραγγελία δεν απαιτεί.
• Οι διασπασμένες αποστολές κοστίζουν. Το να στείλετε το διαθέσιμο μέρος τώρα και το υπόλοιπο αργότερα σημαίνει ότι πληρώνετε δύο φορές για την αποστολή μιας παραγγελίας, κάτι που συχνά υπερβαίνει το περιθώριο κέρδους του ελλείποντος κωδικού.
• Πολυπλοκότητα πληρωμών και λογιστικής. Το πότε θα χρεώσετε, πώς θα διαχειριστείτε τις μερικές επιστροφές χρημάτων και πώς θα αναγνωρίσετε τα έσοδα γίνονται ερωτήματα που απαιτούν ειδική διαχείριση.
• Κίνδυνος για τη φήμη. Ένα backorder που αντιμετωπίζεται με σιωπή μετατρέπεται σε παράπονο και αρνητική κριτική. Η αποτυχία που θυμούνται οι άνθρωποι δεν είναι σχεδόν ποτέ η ίδια η καθυστέρηση — είναι το γεγονός ότι δεν ενημερώθηκαν.
• Μπορεί να καλύψει το πραγματικό πρόβλημα. Μια επιχείρηση που βολεύεται με τα backorders σταματά να αντιμετωπίζει τις ελλείψεις διαθεσιμότητας ως αποτυχίες, και τα υποκείμενα σημεία αναπαραγγελίας δεν διορθώνονται ποτέ.

Η ειλικρινής ισορροπία. Τα backorders αξίζει να γίνονται δεκτά όταν το προϊόν είναι αρκετά διαφοροποιημένο ώστε οι πελάτες να είναι διατεθειμένοι να περιμένουν, όταν μπορείτε να δώσετε μια ημερομηνία παράδοσης που όντως θα τηρήσετε και όταν το διοικητικό κόστος είναι ανάλογο του περιθωρίου κέρδους. Είναι κακή ιδέα για εμπορεύματα ευρείας κατανάλωσης με εύκολα υποκατάστατα, για κωδικούς χαμηλού περιθωρίου κέρδους όπου το διαχειριστικό κόστος υπερβαίνει το κέρδος, και για οτιδήποτε όπου δεν μπορείτε να πείτε με βεβαιότητα πότε θα φτάσει το απόθεμα.

Η καθοριστική μεταβλητή δεν είναι αν προσφέρετε backorders, αλλά αν επικοινωνείτε σχετικά με αυτά. Οι πελάτες ανέχονται την αναμονή πολύ καλύτερα από το να τους αφήνετε στην αβεβαιότητα.

Πότε τα backorders έχουν νόημα — και πότε πρέπει να τα αποφεύγετε

Λειτουργούν όταν:

• Το προϊόν είναι όντως διαφοροποιημένο και οι πελάτες θα περιμένουν αντί να επιλέξουν υποκατάστατο.
• Η αξία είναι υψηλή και η διατήρηση αποθέματος για κερδοσκοπικούς λόγους είναι ακριβή.
• Η ζήτηση είναι απρόβλεπτη και η διατήρηση αποθέματος για την κάλυψη της αιχμής θα σήμαινε τη δημιουργία νεκρού αποθέματος.
• Οι χρόνοι παράδοσης είναι αρκετά σύντομοι ώστε η αναμονή να μετράται σε ημέρες.
• Η σχέση με τον πελάτη είναι B2B και συμβατική, όπου οι προγραμματισμένοι χρόνοι παράδοσης είναι ο κανόνας.

Αποτυγχάνουν όταν:

• Το προϊόν είναι εμπόρευμα ευρείας κατανάλωσης και ένα πανομοιότυπο είδος είναι διαθέσιμο αλλού άμεσα.
• Ο πελάτης είναι καταναλωτής που αγοράζει παρορμητικά.
• Οι εκτιμήσεις ημερομηνιών σας είναι αναξιόπιστες, γεγονός που μετατρέπει μια απογοήτευση σε πολλές.
• Πουλάτε σε μια πλατφόρμα (marketplace) με απαιτήσεις χρόνου αποστολής.
• Το backorder υπάρχει επειδή η πρόβλεψη απέτυχε και όχι επειδή η διατήρηση αποθέματος ήταν οικονομικά ασύμφορη.

Σωστή διαχείριση των backorders

Να είστε ακριβείς σχετικά με τις ημερομηνίες και συντηρητικοί. Ένας πελάτης στον οποίο είπατε δύο εβδομάδες και εξυπηρετήθηκε σε δέκα ημέρες είναι ικανοποιημένος. Αυτός στον οποίο είπατε μία εβδομάδα και εξυπηρετήθηκε σε δέκα ημέρες δεν είναι, παρά το ίδιο αποτέλεσμα. Υπόσχεστε λιγότερα εσκεμμένα.

Επικοινωνήστε χωρίς να σας ζητηθεί. Τα περισσότερα παράπονα για backorders αφορούν τη σιωπή και όχι την καθυστέρηση. Μια ενημέρωση όταν αλλάζει η ημερομηνία και μια επιβεβαίωση όταν φτάνει το απόθεμα εξαλείφουν τον μεγαλύτερο όγκο των ερωτημάτων.

Ενημερώστε την ημερομηνία όταν μετατίθεται, αμέσως. Το χειρότερο μοτίβο είναι να περάσει μια ημερομηνία χωρίς αναγνώριση, διότι ο πελάτης υποθέτει ότι η παραγγελία έχει ξεχαστεί και επικοινωνεί μαζί σας σε χειρότερη ψυχολογική κατάσταση από ό,τι αν είχε ενημερωθεί.

Κάντε την ακύρωση εύκολη. Είναι αντιφατικό, αλλά διατηρεί τη σχέση. Ένας πελάτης που ακυρώνει καθαρά μπορεί να επιστρέψει· κάποιος που είναι εγκλωβισμένος σε μια παραγγελία που δεν θέλει πλέον, δεν θα επιστρέψει.

Ορίστε κανόνες κατανομής εκ των προτέρων και εφαρμόστε τους με συνέπεια.

Παρακολουθήστε τα backorders ως δείκτη (metric), όχι μόνο ως ουρά. Το ποσοστό backorder, η μέση ηλικία και το ποσοστό ακύρωσης σας δείχνουν συνολικά αν η κατάσταση είναι σταθερή ή επιδεινούμενη.

Επανεξετάστε τις αιτίες μηνιαίως. Ποια προϊόντα, ποιοι προμηθευτές, ποιοι λόγοι. Τα backorders που συγκεντρώνονται σε λίγους κωδικούς είναι ένα πρόβλημα αποθέματος που μπορείτε να διορθώσετε· τα backorders που είναι ομοιόμορφα κατανεμημένα αποτελούν πρόβλημα πρόβλεψης ή προμηθευτή.

Τι προκαλεί πραγματικά τα backorders

Η επίλυση των backorders σημαίνει να γνωρίζετε ποια από τις πολλές και εντελώς διαφορετικές αιτίες αντιμετωπίζετε, καθώς οι λύσεις δεν αλληλοκαλύπτονται.

Σφάλμα πρόβλεψης. Η ζήτηση ξεπέρασε τον προγραμματισμό σας. Συνηθισμένο φαινόμενο σε νέα προϊόντα, προωθητικές ενέργειες, εποχιακούς κωδικούς και οτιδήποτε επηρεάζεται από εξωτερικά γεγονότα. Η λύση είναι η καλύτερη πρόβλεψη και μεγαλύτερα αποθέματα ασφαλείας στους κωδικούς όπου το σφάλμα είναι ακριβό — σημειώστε ωστόσο ότι μια κορύφωση που δεν μπορούσε να προβλεφθεί δεν αποτελεί αποτυχία πρόβλεψης, και η αντιμετώπισή της ως τέτοια οδηγεί σε μόνιμο υπερβολικό απόθεμα για ένα γεγονός που δεν θα επαναληφθεί.

Αποτυχία προμηθευτή. Το απόθεμα παραγγέλθηκε εγκαίρως και δεν έφτασε. Αυτή είναι η πιο συνηθισμένη αιτία στην πράξη και αυτή που συχνότερα αποδίδεται λανθασμένα στην πρόβλεψη. Η διάκρισή τους απαιτεί τη μέτρηση των πραγματικών χρόνων παράδοσης των προμηθευτών σε σχέση με τους υποσχεθέντες, κάτι που πολλές επιχειρήσεις δεν κάνουν ποτέ.

Το σημείο αναπαραγγελίας έχει οριστεί πολύ χαμηλά. Συχνά επειδή υπολογίστηκε με βάση έναν αναγραφόμενο χρόνο παράδοσης αντί για έναν μετρημένο, ή επειδή ορίστηκε πριν από δύο χρόνια και η ζήτηση έχει αυξηθεί έκτοτε. Είναι φθηνό στη διόρθωση και εύκολο να παραβλεφθεί.

Κανείς δεν ενήργησε βάσει της ειδοποίησης. Το σύστημα επισήμανε την αναπαραγγελία και η εντολή αγοράς δεν εκδόθηκε. Είναι εκπληκτικά συχνό και εμφανίζεται ως backorder σε προϊόντα των οποίων οι παράμετροι είναι απολύτως σωστές.

Ανακρίβεια αποθέματος. Το σύστημα πίστευε ότι υπήρχε απόθεμα, οι παραγγελίες έγιναν δεκτές βάσει αυτού, αλλά το ράφι ήταν άδειο. Αυτά είναι τα χειρότερα backorders γιατί φτάνουν χωρίς προειδοποίηση — ο πελάτης είχε ενημερωθεί ότι το είδος ήταν διαθέσιμο.

Σκόπιμη πολιτική. Επιλέξατε να μην το έχετε σε απόθεμα. Είναι απολύτως θεμιτό για αγαθά υψηλής αξίας, αργής κίνησης ή κατασκευασμένα κατόπιν παραγγελίας, και θα πρέπει να είναι ορατό ως ξεχωριστή κατηγορία ώστε να μην μολύνει την ανάλυση των αποτυχιών σας.

Η κωδικοποίηση κάθε backorder σε μία από αυτές τις αιτίες τη στιγμή που συμβαίνει διαρκεί δευτερόλεπτα και μετατρέπει μια ουρά μεμονωμένων προβλημάτων σε ένα μοτίβο πάνω στο οποίο μπορείτε να δράσετε. Οι επιχειρήσεις που παραλείπουν αυτό το βήμα καταλήγουν να αντιμετωπίζουν την αιτία που ήταν πιο πρόσφατα αξιομνημόνευτη, αντί για εκείνη που είναι η πιο συνηθισμένη.

Backorders σε διαφορετικά κανάλια πωλήσεων

Το ίδιο backorder συμπεριφέρεται πολύ διαφορετικά ανάλογα με την προέλευση της παραγγελίας.

Ο δικός σας ιστότοπος. Ελέγχετε τα μηνύματα, τις προσδοκίες και τη διαδικασία ακύρωσης. Μπορείτε να εμφανίζετε αναμενόμενες ημερομηνίες, να επιτρέπετε ρητά τις προπαραγγελίες και να επικοινωνείτε όσο συχνά επιθυμείτε. Αυτό είναι το πιο ευέλικτο περιβάλλον και εκείνο στο οποίο τα backorders είναι πιο πιθανό να διατηρηθούν.

Marketplaces. Σημαντικά λιγότερο ευέλικτα. Οι περισσότερες πλατφόρμες έχουν απαιτήσεις σχετικά με τον χρόνο αποστολής και η καθυστέρηση επηρεάζει τις μετρήσεις πωλητή, την προβολή σας και, σε ορισμένες περιπτώσεις, την κατάσταση του λογαριασμού σας. Πολλά απαγορεύουν την καταχώριση αποθέματος που δεν διαθέτετε. Η ασφαλής προσέγγιση στα marketplaces είναι γενικά να μην δέχεστε καθόλου backorders — καταχωρίστε μόνο ό,τι μπορείτε να αποστείλετε εντός του απαιτούμενου χρονικού παραθύρου.

B2B και εμπορικοί πελάτες. Συνήθως οι πιο ανεκτικοί, επειδή προγραμματίζουν τις δικές τους ανάγκες και κατανοούν τους χρόνους παράδοσης. Αυτό που δεν θα ανεχτούν είναι μια ημερομηνία που μετατίθεται επανειλημμένα, επειδή ο δικός τους προγραμματισμός εξαρτάται από τον δικό σας. Μια μεγαλύτερη αλλά σταθερή ημερομηνία είναι προτιμότερη από μια συντομότερη που δεν τηρείται.

Προμήθεια λιανικής. Οι λιγότερο ανεκτικοί από όλους. Οι μεγάλοι λιανοπωλητές λειτουργούν με απαιτήσεις on-time-in-full με οικονομικές κυρώσεις, και ένα backorder σε μια εντολή αγοράς λιανικής αποτελεί αποτυχία παροχής υπηρεσίας με κόστος, όχι καθυστερημένη πώληση.

Η πρακτική συνέπεια είναι ότι η πολιτική για τα backorders θα πρέπει να διαφέρει ανά κανάλι αντί να ορίζεται μία φορά για ολόκληρη την επιχείρηση. Η αποδοχή backorders στον δικό σας ιστότοπο, ενώ παράλληλα περιορίζετε τις καταχωρίσεις στα marketplaces στο διαθέσιμο απόθεμα, είναι μια κοινή και λογική ρύθμιση.

Οι μετρήσεις που πρέπει να παρακολουθείτε

• Ποσοστό backorder — οι γραμμές σε backorder ως μερίδιο των συνολικών γραμμών παραγγελίας. Το βασικό μέγεθος.
• Μέση ηλικία backorder — πόσο καιρό αναμένονται τα ανοιχτά backorders. Ένας αυξανόμενος μέσος όρος σημαίνει ότι η αναπλήρωση δεν συμβαδίζει με τη ζήτηση.
• Ποσοστό ακύρωσης backorder — το μερίδιο που ακυρώνεται πριν από την εκτέλεση. Το πιο σαφές μέτρο για το αν οι πελάτες θεωρούν την αναμονή αποδεκτή.
• Ποσοστό κάλυψης (Fill rate) — η αντίστροφη όψη: το μερίδιο των παραγγελιών που απεστάλησαν πλήρεις με την πρώτη φορά.
• Χρόνος εκτέλεσης backorder, από την παραγγελία έως την αποστολή.

Εξετάστε το ποσοστό backorder παράλληλα με το inventory turnover. Ένα χαμηλό ποσοστό backorder με χαμηλό turnover σημαίνει ότι διατηρείτε υπερβολικό απόθεμα. Ένα υψηλό ποσοστό backorder με υψηλό turnover σημαίνει ότι λειτουργείτε με πολύ περιορισμένα αποθέματα. Οποιοδήποτε από τα δύο μπορεί να είναι η σωστή απάντηση ανάλογα με τα περιθώρια κέρδους σας και την ανοχή των πελατών σας, αλλά θα πρέπει να γνωρίζετε ποια επιλογή έχετε κάνει.

Backorders έναντι προπαραγγελιών

Τα δύο συχνά συγχέονται, αλλά είναι εμπορικά διαφορετικά, γεγονός που έχει σημασία για τον τρόπο με τον οποίο τα παρουσιάζετε.

Μια προπαραγγελία αφορά κάτι που δεν υπάρχει ακόμη ή δεν έχει κυκλοφορήσει. Ο πελάτης το γνωρίζει εξαρχής, η αναμονή είναι η αναμενόμενη συνθήκη της αγοράς και η ημερομηνία κυκλοφορίας ορίζεται συνήθως από τον κατασκευαστή και όχι από την αναπλήρωσή σας. Οι προπαραγγελίες είναι ένα θετικό σήμα — υποδεικνύουν ζήτηση πριν από την προσφορά και σας επιτρέπουν να υπολογίσετε μια αρχική παραγγελία βάσει πραγματικής δέσμευσης αντί για πρόβλεψη.

Ένα backorder αφορά κάτι που υπάρχει και θα έπρεπε να ήταν διαθέσιμο. Η προσδοκία του πελάτη ήταν ότι το προϊόν θα ήταν σε απόθεμα. Η αναμονή αποτελεί έλλειμμα έναντι αυτής της προσδοκίας και όχι συνθήκη που αποδέχτηκαν εξαρχής.

Οι πρακτικές διαφορές:

• Ύφος επικοινωνίας. Μια ενημέρωση για προπαραγγελία είναι είδηση. Μια ενημέρωση για backorder είναι μια απολογία με συνημμένες πληροφορίες.
• Συμπεριφορά ακύρωσης. Οι πελάτες προπαραγγελιών είναι γενικά υπομονετικοί επειδή επέλεξαν την αναμονή. Οι πελάτες με backorder γίνονται γρήγορα ανυπόμονοι.
• Τι σας λέει ο όγκος. Οι πολλές προπαραγγελίες σημαίνουν ότι το προϊόν είναι περιζήτητο. Τα πολλά backorders σημαίνουν ότι η διαθεσιμότητά σας αποτυγχάνει.
• Κανόνες πληρωμής. Οι προπαραγγελίες συχνότερα απαιτούν πληρωμή ή προκαταβολή, επειδή η δέσμευση είναι το ζητούμενο.

Η παρουσίαση ενός backorder ως προπαραγγελίας για να μετριαστεί η εντύπωση τείνει να φέρνει αντίθετα αποτελέσματα, επειδή οι πελάτες αναγνωρίζουν τη διαφορά μεταξύ του να περιμένεις κάτι καινούργιο και του να περιμένεις κάτι που θα έπρεπε να είχατε. Το να είστε ειλικρινείς σχετικά με την κατάσταση είναι απλούστερο και γίνεται καλύτερα αποδεκτό.

Πού να εμβαθύνετε

• Τι είναι το stockout — το αποτέλεσμα που αποφεύγει ένα backorder.
• Τι είναι το fill rate — το μέτρο εξυπηρέτησης που μειώνουν τα backorders.
• Τι είναι το safety stock — το απόθεμα ασφαλείας που τα αποτρέπει.
• Τι είναι το reorder point — το σημείο ενεργοποίησης που διασφαλίζει την έγκαιρη άφιξη αποθέματος.
• Τι είναι το demand forecasting — η αντιμετώπιση της βασικής αιτίας.
• Τι είναι το order fulfilment — η διαδικασία που διαταράσσουν τα backorders.

Το συμπέρασμα με μια γραμμή

Ένα backorder είναι μια πώληση που διατηρήσατε ζητώντας από τον πελάτη να περιμένει — αξίζει να το κάνετε όταν το προϊόν είναι διαφοροποιημένο και η αναμονή είναι σύντομη και ειλικρινά επικοινωνημένη, ενώ αποτελεί προειδοποιητικό σημάδι όταν το ποσοστό αυξάνεται, επειδή σημαίνει ότι το πρόβλημα διαθεσιμότητάς σας απλώς διαχειρίζεται αντί να επιλύεται.

Συχνές ερωτήσεις

Τι είναι το backorder; Μια παραγγελία για ένα προϊόν που είναι προσωρινά εκτός αποθέματος, την οποία ο πωλητής έχει αποδεχτεί και θα εκτελέσει μόλις φτάσει το απόθεμα. Ο πελάτης περιμένει αντί να χαθεί η πώληση.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ backorder και stockout; Το stockout είναι η μη διαθεσιμότητα όπου η πώληση συνήθως χάνεται, επειδή ο πελάτης βρίσκει το είδος ελλιπές και αγοράζει από αλλού. Το backorder είναι η μη διαθεσιμότητα όπου ο πελάτης έχει συμφωνήσει να περιμένει, οπότε η πώληση διατηρείται ως καθυστερημένη υποχρέωση αντί να διαγραφεί.

Είναι κακό το backorder; Όχι εξ ορισμού. Είναι καλύτερο από μια χαμένη πώληση και χειρότερο από το να έχετε εξαρχής απόθεμα. Ένα μικρό ποσοστό backorder σε προϊόντα υψηλής αξίας ή διαφοροποιημένα προϊόντα είναι μια λογική εμπορική επιλογή· ένα αυξανόμενο ποσοστό σε μια γκάμα εμπορευμάτων υποδηλώνει πρόβλημα διαθεσιμότητας που τα backorders συγκαλύπτουν αντί να επιλύουν.

Πόσο πρέπει να διαρκεί ένα backorder; Όσο το δυνατόν συντομότερα, βάσει της αναπλήρωσής σας, και όχι περισσότερο από όσο είπατε στον πελάτη. Τα ποσοστά ακύρωσης αυξάνονται απότομα μετά από μερικές εβδομάδες για καταναλωτικά αγαθά, αν και οι B2B πελάτες με προγραμματισμένες ανάγκες συχνά αποδέχονται πολύ μεγαλύτερους χρόνους.

Πρέπει να αποστέλλω μερικές παραγγελίες; Ορίστε έναν κανόνα αντί να αποφασίζετε κατά περίπτωση. Ο διαχωρισμός φέρνει τα διαθέσιμα αγαθά στον πελάτη νωρίτερα, αλλά κοστίζει μια δεύτερη διαδικασία συλλογής, συσκευασίας και αποστολής. Η αναμονή είναι φθηνότερη αλλά καθυστερεί είδη που θα μπορούσατε να είχατε στείλει. Οι περισσότερες επιχειρήσεις προχωρούν σε διαχωρισμό πάνω από ένα όριο αξίας ή ποσότητας.

Πώς μπορώ να μειώσω τα backorders; Αντιμετωπίστε την αιτία αντί για το σύμπτωμα. Αυτό σημαίνει καλύτερη πρόβλεψη ζήτησης, σημεία αναπαραγγελίας που ορίζονται από μετρημένους και όχι από αναγραφόμενους χρόνους παράδοσης προμηθευτών, επαρκές απόθεμα ασφαλείας στις γραμμές όπου ένα stockout είναι δαπανηρό, και διαχείριση απόδοσης προμηθευτών όπου οι καθυστερημένες παραδόσεις είναι η αιτία. Η κωδικοποίηση κάθε backorder ανά αιτία είναι αυτό που σας δείχνει σε ποιο από αυτά τα τέσσερα πρέπει να επενδύσετε.

Τι είναι το ποσοστό backorder και ποιο θεωρείται καλό; Οι γραμμές σε backorder ως μερίδιο των συνολικών γραμμών παραγγελίας. Δεν υπάρχει καθολικός στόχος, επειδή το σωστό νούμερο εξαρτάται από τα περιθώρια κέρδους σας και την ανοχή των πελατών σας. Αυτό που έχει μεγαλύτερη σημασία από τον απόλυτο αριθμό είναι η τάση και το αν συγκεντρώνεται σε συγκεκριμένα προϊόντα ή προμηθευτές, γεγονός που σας δείχνει αν πρόκειται για απόφαση αποθεματοποίησης ή για αποτυχία.

Μπορώ να εισπράξω πληρωμή για ένα προϊόν σε backorder; Συνήθως ναι, αν και οι κανόνες προστασίας καταναλωτή σε ορισμένες αγορές περιορίζουν τη χρέωση πριν από την αποστολή, και οι πολιτικές των marketplaces συχνά το απαγορεύουν. Ελέγξτε τις απαιτήσεις για τη δικαιοδοσία και το κανάλι πωλήσεών σας, γιατί το λάθος δημιουργεί υποχρέωση επιστροφής χρημάτων και ενδεχομένως πρόβλημα συμμόρφωσης.

Γράφτηκε από

↑ Πίσω στην αρχή

Warehouse Wise

Το Warehouse Wise είναι μια δωρεάν, ανεξάρτητη βιβλιοθήκη οδηγών για τη διαχείριση αποθεμάτων, τις αποθήκες και τη διεκπεραίωση παραγγελιών, γραμμένη για τους ανθρώπους που εκτελούν την εργασία — νέο προσωπικό αποθηκών και διαχείρισης αποθεμάτων, μικρές και αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις λιανικής και ηλεκτρονικού εμπορίου, καθώς και για όποιον διατηρεί απόθεμα και θέλει να το κατανοήσει σωστά. Κάθε οδηγός εξηγεί τον όρο, παραθέτει ένα επεξηγηματικό παράδειγμα με πραγματικά νούμερα όπου χρειάζεται και ολοκληρώνεται. Είμαστε ανεξάρτητοι: δεν πουλάμε λογισμικό ή εξοπλισμό, δεν λαμβάνουμε προμήθειες από παραπομπές και οι οδηγοί μας δεν κατατάσσονται με βάση το ποιος μας πληρώνει.