OTIF steht für On Time In Full. Es misst den Anteil der Bestellungen, die sowohl innerhalb des vereinbarten Zeitfensters als auch vollständig geliefert wurden, wobei jede Position und jede Einheit vorhanden sein muss. Da beide Bedingungen für dieselbe Bestellung erfüllt sein müssen, fällt der OTIF-Wert immer niedriger aus als die separat gemessenen Werte für Pünktlichkeit oder Vollständigkeit.
Das entscheidende Wort ist beide. Eine Bestellung, die pünktlich ankommt, bei der aber zwei Positionen fehlen, gilt als nicht erfüllt. Eine Bestellung, die vollständig, aber zwei Tage zu spät ankommt, gilt ebenfalls als nicht erfüllt. Nur Bestellungen, die beide Bedingungen erfüllen, zählen. Deshalb ist der OTIF-Wert konsequent niedriger als die Einzelkennzahlen, die oft genannt werden, und deshalb ist es die Kennzahl, die große Einzelhändler verwenden, wenn sie ein ehrliches Bild der Lieferantenleistung erhalten möchten.
Es ist eine bewusst anspruchsvolle Kennzahl. Genau das ist der Punkt – sie spiegelt wider, was der Kunde tatsächlich erlebt, und nicht, was eine einzelne Abteilung erreicht hat.
Was OTIF misst
On time — die Lieferung kam innerhalb des vereinbarten Zeitfensters an. Die Definition ist von enormer Bedeutung und ist der häufigste Ursprung für Streitigkeiten. Ein Zeitfenster kann ein spezifisches Datum, ein Datumsbereich, ein gebuchtes Lieferzeitfenster oder ein Zeitraum von mehreren Stunden sein. Manche Kunden werten auch eine zu frühe Lieferung als Fehler, da eine vorzeitige Ankunft Dock-Kapazitäten und Lagerflächen belegt, die sie bereits anderweitig verplant hatten.
In full — jede bestellte Position und jede Einheit wurde geliefert. Eine Sendung, bei der ein Artikel aus einer Bestellung mit zwanzig Positionen fehlt, ist nicht vollständig. Eine Teillieferung führt nicht zu einer teilweisen Anrechnung.
Beide, bei derselben Bestellung — das unterscheidet OTIF von seinen Einzelkomponenten. Sie können eine Pünktlichkeit von 95% und eine Vollständigkeit von 95% erreichen und dennoch einen deutlich niedrigeren OTIF-Wert erzielen, da sich die Fehler nicht zwangsläufig überschneiden.
Einige Definitionen fügen weitere Bedingungen hinzu – unbeschädigt, korrekt dokumentiert, korrekte Papiere –, wobei die Kennzahl dann meist als Perfect Order Rate statt als OTIF bezeichnet wird.
Warum das Wort „beide“ so wichtig ist
Die Arithmetik dahinter ist aufschlussreich, da sie erklärt, warum OTIF die Leute beim ersten Mal oft überrascht.
Wenn 95% der Bestellungen pünktlich ankommen und 95% vollständig ankommen und die beiden Fehlerarten nicht miteinander zusammenhängen, dann beträgt der Anteil, der beides erfüllt, etwa 0,95 × 0,95 = 90%.
Zwei respektabel aussehende Kennzahlen ergeben also zusammen eine, die deutlich schlechter aussieht. Es ist nichts schlechter geworden; Sie messen lediglich das, was der Kunde erlebt, anstatt das, was jede Abteilung für sich erreicht hat.
In der Praxis hängen die Fehler oft zusammen – ein Engpass führt sowohl zu einem späten Versand als auch zu einer unvollständigen Lieferung –, was den tatsächlichen Wert etwas besser aussehen lässt, als die reine Multiplikation vermuten lässt. Er bleibt jedoch immer niedriger als jede der beiden Einzelkomponenten.
Genau deshalb bevorzugen Kunden diese Kennzahl. Wenn Pünktlichkeit und Vollständigkeit separat gemessen werden, können beide Seiten eines Unternehmens Erfolge vermelden, während der Kunde am Ende weder das eine noch das andere erhält.
Die OTIF-Formel
OTIF = (pünktlich und vollständig gelieferte Bestellungen ÷ gesamte gelieferte Bestellungen) × 100
Einfache Arithmetik, bei der drei definitorische Entscheidungen die eigentliche Arbeit leisten:
Was gilt als pünktlich? Das vereinbarte Datum, das Wunschdatum oder das von Ihnen bestätigte Datum? Diese unterscheiden sich, und die Wahl des günstigsten Datums erzeugt eine Zahl, die Sie zwar gut aussehen lässt, aber niemanden überzeugt.
Messung bei Versand oder bei Lieferung? Der Versand liegt in Ihrem Einflussbereich und ist einfacher zu messen. Die Lieferung ist das, was der Kunde erlebt. Kunden, die Sie bewerten, werden die Lieferung heranziehen. Wenn Sie beim Versand messen, werden Ihre Zahlen und die des Kunden niemals übereinstimmen.
Zählung nach Bestellung, Position oder Einheit? Die Ebene der Bestellung ist am strengsten – eine fehlende Position lässt die gesamte Bestellung scheitern. Die Ebene der Position ist nachsichtiger und aussagekräftiger für die Fehleranalyse. Was auch immer Sie wählen, wenden Sie es konsequent an, denn der Wechsel zwischen diesen Methoden ist der einfachste Weg, eine Verbesserung vorzutäuschen, ohne tatsächlich etwas zu ändern.
Ein praktisches Beispiel
Sie liefern in einem Monat 500 Bestellungen aus:
- 460 kamen innerhalb des vereinbarten Zeitfensters an — 92% pünktlich
- 475 kamen vollständig an — 95% vollständig
- 445 erfüllten beides
OTIF = (445 ÷ 500) × 100 = 89%
Beachten Sie, dass 89% unter beiden Einzelwerten liegt. Von den 55 Fehlern waren 40 verspätet, 25 unvollständig und 10 beides – also führten 55 Bestellungen aus 65 Gründen zum Fehler.
Diese Aufschlüsselung ist nützlicher als die reine Kennzahl. Vierzig verspätete Lieferungen und fünfundzwanzig unvollständige deuten auf unterschiedliche Probleme mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten hin: Verspätungen liegen meist beim Versand, den Spediteuren oder der Kapazität, während Unvollständigkeit meist mit der Warenverfügbarkeit und dem Einkauf zusammenhängt. Ein OTIF-Wert ohne diese Aufteilung sagt Ihnen nur, dass Sie ein Problem haben, aber nicht, wo es liegt.
OTIF vs. OTD vs. Liefertreue (Fill Rate)
Drei Kennzahlen, die sich überschneiden und routinemäßig verwechselt werden, meist zum Vorteil einer der Parteien.
OTD — On-Time Delivery. Kam die Lieferung innerhalb des vereinbarten Zeitfensters an? Nur das Timing zählt. Eine Bestellung, die am richtigen Tag ankommt, bei der aber die Hälfte der Positionen fehlt, gilt als Erfolg.
Liefertreue (Fill Rate). War die Lieferung vollständig? Nur die Vollständigkeit zählt, und sie kann nach Bestellung, Position oder Einheit gezählt werden – alle drei ergeben bei denselben Daten spürbar unterschiedliche Werte. Eine Bestellung, die vollständig, aber drei Wochen zu spät ankommt, gilt als Erfolg. Weitere Details finden Sie im Leitfaden zur Liefertreue.
OTIF. Beide Bedingungen, bei derselben Bestellung. Deshalb ist dieser Wert immer niedriger als die anderen beiden und deshalb ist es die Kennzahl, die Kunden verwenden.
Dies ist deshalb wichtig, weil die drei Begriffe in Gesprächen mit Lieferanten oft austauschbar verwendet werden. Ein Anbieter, der „97% pünktlich“ meldet, und ein Kunde, der 88% OTIF misst, sagen beide die Wahrheit über unterschiedliche Dinge. Wenn Sie bewertet werden, klären Sie, auf welche der drei Kennzahlen sich der Wert bezieht, bevor Sie darüber diskutieren, ob er gut ist.
Ein vierter Begriff, dem Sie begegnen werden, ist die Perfect Order Rate, die weitere Bedingungen hinzufügt – unbeschädigt, korrekt dokumentiert, korrekt fakturiert – zusätzlich zu pünktlich und vollständig. Dies ist die strengste Kennzahl der Familie und fällt noch niedriger aus.
Die praktische Vorgehensweise besteht darin, alle drei zu verfolgen: Pünktlichkeit und Liefertreue separat zur Diagnose, da sie unterschiedliche Ursachen und Verantwortliche haben, und OTIF als kombinierte Kennzahl, die widerspiegelt, was der Kunde tatsächlich erhalten hat.
Was verursacht OTIF-Fehler
Unvollständige Lieferungen lassen sich fast immer auf den Lagerbestand zurückführen:
- Nachbestellpunkte basieren auf den angegebenen statt auf den tatsächlich gemessenen Lieferzeiten der Lieferanten
- Sicherheitsbestände sind bei Artikeln mit schwankender Nachfrage zu gering
- Prognosefehler, insbesondere bei Werbeaktionen
- Lieferengpässe bei Zulieferern werden direkt an Ihren Kunden weitergegeben
- Bestandsungenauigkeit – die Bestellung wurde für einen Bestand akzeptiert, der nicht vorhanden war
Verspätete Lieferungen liegen meist an Timing und Kapazität:
- Bestellungen werden zu kurz vor den Annahmeschlusszeiten der Spediteure freigegeben
- Kommissionierkapazität reicht für das Tagesvolumen nicht aus
- Kommissionierplatz ist leer, während Reservebestand existiert, sodass die Nachschubbereitstellung die Kommissionierung blockiert
- Abholung durch den Spediteur verpasst oder fehlgeschlagen
- Dokumentation unvollständig, was eine Sendung im Versand oder an einer Grenze aufhält
- Zeitfenster für die Kundenanlieferung verpasst, wenn die Zustellung einen Termin erfordert
Beides gleichzeitig ist typischerweise ein spät entdeckter Engpass: Die Bestellung wird zurückgehalten, während jemand versucht, die fehlende Position zu beschaffen, und dann wird sie trotzdem unvollständig versandt.
Der diagnostische Wert entsteht dadurch, dass jeder Fehler zum Zeitpunkt seines Auftretens einem dieser Gründe zugeordnet wird. Betriebe, die nur den OTIF-Prozentsatz erfassen, wissen zwar, dass sie Fehler machen, aber nicht warum.
So verbessern Sie OTIF
Sorgen Sie zuerst für Verfügbarkeit. Die meisten OTIF-Fehler in den meisten Unternehmen sind Fehler bei der Vollständigkeit (In-Full), und die meisten dieser Fehler sind Bestandsprobleme. Nutzen Sie Meldebestände auf Basis gemessener Durchlaufzeiten, Sicherheitsbestände, die an die tatsächliche Nachfrageschwankung angepasst sind, und eine Bestandsgenauigkeit, die hoch genug ist, damit Sie keine Aufträge gegen Phantom-Bestände annehmen.
Messen Sie auch die OTIF Ihrer Lieferanten. Sie können nicht vollständig liefern, was Sie selbst nicht erhalten haben. Die Anwendung derselben Messgröße auf die vorgelagerte Lieferkette zeigt häufig, dass Ihr kundenorientiertes Problem bei zwei oder drei Lieferanten seinen Ursprung hat.
Geben Sie Aufträge früher im Verhältnis zu den Annahmeschlusszeiten frei. Ein großer Teil der Verspätungen entsteht durch Aufträge, die zwar korrekt kommissioniert wurden, aber zu spät für die Abholung bereitstanden. Eine Wellenplanung, die sich an den Zeitfenstern der Spediteure orientiert, behebt dies.
Optimieren Sie die Nachschubsteuerung. Ein leerer Kommissionierplatz, während sich darüber volle Paletten im Reservebereich befinden, ist eine selbstverschuldete Verzögerung, die in den meisten Berichten unsichtbar bleibt.
Vereinbaren Sie die Definition mit dem Kunden. Und messen Sie dann nach dessen Methode. Ein Lieferant, der 96 % meldet, während der Kunde 88 % misst, hat neben einem operativen Problem auch ein Beziehungsproblem – und die Lücke ist fast immer auf unterschiedliche Definitionen zurückzuführen.
Unterteilen Sie das Reporting. Verfolgen Sie Pünktlichkeit (On-Time) und Vollständigkeit (In-Full) separat neben der kombinierten Kennzahl, da sie unterschiedliche Ursachen und Verantwortlichkeiten haben.
Beachten Sie den Zielkonflikt. OTIF verbessert sich mit mehr Bestand, was Geld kostet. Das richtige Niveau ist eine kaufmännische Entscheidung darüber, was der Service wert ist, und kein operatives Ziel, das es zu maximieren gilt.
OTIF im Einzelhandel: Strafen und Reklamationen
Für jeden, der große Einzelhändler beliefert, ist OTIF keine reine Management-Kennzahl mehr, sondern eine vertragliche Größe, an die finanzielle Konsequenzen geknüpft sind.
Die meisten großen Lebensmittel- und Einzelhandelsketten betreiben Lieferantenbewertungssysteme, die OTIF-Fehler mit Gebühren belegen. Die Belastung ist in der Regel ein Prozentsatz des Wertes des betroffenen Auftrags, manchmal mit steigenden Sätzen bei wiederholten Fehlern. Sie wird direkt abgezogen, anstatt in Rechnung gestellt zu werden – was bedeutet, dass sie als Fehlbetrag auf einer Gutschrift erscheint und nicht als Rechnung, die man einfach anfechten kann.
Diese Mechanismen sollten Sie vor Vertragsunterzeichnung verstehen:
Lieferfenster sind eng und spezifisch. Oft handelt es sich um ein gebuchtes Zeitfenster von ein oder zwei Stunden an einem bestimmten Lagerstandort. Ein Eintreffen außerhalb dieses Fensters kann dazu führen, dass die Lieferung als fehlerhaft gilt, selbst wenn die Ware korrekt ist und der Tag stimmt.
Zu früh ist ebenfalls ein Fehler. Lagerstandorte im Einzelhandel planen Personal und Laderampenkapazitäten basierend auf gebuchten Zeitfenstern. Ein Fahrzeug, das einen Tag zu früh eintrifft, ist genauso störend wie eines, das einen Tag zu spät kommt, und wird in der Regel genauso bewertet.
Die Messung erfolgt am Wareneingang des Kunden, nicht bei Ihrem Versand. Transitzeiten, die Leistung des Spediteurs und Wartezeiten am Lager liegen innerhalb Ihrer gemessenen Leistung, aber außerhalb Ihrer direkten Kontrolle.
Substitutionen gelten meist als Fehlmengen. Ein ähnliches Produkt zu senden, weil das bestellte nicht verfügbar war, bedeutet nicht, dass vollständig geliefert wurde.
Die Daten gehören dem Kunden. Streitigkeiten werden auf Basis der Aufzeichnungen des Einzelhändlers gelöst. Deshalb ist es wichtig, eigene Liefernachweise, Zeitstempel und Buchungsbestätigungen aufzubewahren.
Zwei praktische Verteidigungsstrategien: Rechnen Sie jede Belastung nach, anstatt Abzüge einfach zu akzeptieren – die Fehlerquoten in diesen Systemen sind nicht zu vernachlässigen, und unangefochtene Belastungen werden zur neuen Basis. Und buchen Sie realistisch: Die Annahme eines Zeitfensters, das Sie wahrscheinlich nicht einhalten können, nur um den Auftrag zu gewinnen, verwandelt ein kaufmännisches Problem in eine operative Strafe.
Ein Ziel setzen, das Sinn ergibt
Ein OTIF-Ziel, das niemand beeinflussen kann, ist reine Dekoration. Um es nützlich zu machen, sind einige Entscheidungen erforderlich.
Setzen Sie das Ziel basierend auf den Fehlerkosten, nicht auf einem Benchmark. Was kostet eine fehlerhafte Lieferung tatsächlich – Strafgebühren, Eilfracht, entgangene Umsätze, die Geduld des Kunden? Diese Zahl verrät Ihnen, welches Serviceniveau bezahlt werden sollte, und sie unterscheidet sich je nach Kunde und Produkt.
Segmentieren Sie das Ziel. Ein einheitliches Ziel für alle Kunden ist in beide Richtungen falsch. Große Einzelhandelskunden mit Strafsystemen und engen Zeitfenstern benötigen ein hohes Ziel. Ein Großhandelskunde, der monatlich mit flexiblem Datum bestellt, benötigt dies nicht – Bestand vorzuhalten, um diesen auf demselben Niveau zu bedienen, ist verschwendetes Geld.
Weisen Sie den Komponenten Verantwortliche zu. Die Vollständigkeit (In-Full) liegt in der Regel im Verantwortungsbereich von Einkauf und Bestandsplanung. Die Pünktlichkeit (On-Time) liegt meist bei Lagerbetrieb und Transport. Eine kombinierte Kennzahl ohne Verantwortlichen wird nur diskutiert, statt verbessert zu werden.
Analysieren Sie die Fehler, nicht den Prozentsatz. Eine monatliche Überprüfung, die nur auf die Zahl schaut, sagt Ihnen lediglich, ob sie sich verändert hat. Eine Überprüfung, die die einzelnen fehlerhaften Aufträge und deren Ursachen betrachtet, sagt Ihnen, was Sie ändern müssen.
Akzeptieren Sie, dass 100 % nicht das Ziel sind. Perfekter Service erfordert Bestandsniveaus, die niemand rechtfertigen kann. Die richtige Zahl ist diejenige, bei der die Kosten für den nächsten Prozentpunkt den Nutzen übersteigen – und dieser Punkt wird früher erreicht, als die meisten Ziele annehmen.
Messen, wenn Ihre Systeme es nicht tun
Viele Betriebe werden nach einer OTIF-Zahl gefragt und stellen fest, dass ihre Systeme diese nicht liefern. Meist lässt sie sich aus vorhandenen Daten zusammenstellen.
Was Sie pro Auftrag benötigen: das versprochene Datum, das tatsächlich gelieferte Datum, die bestellte Menge pro Position und die gelieferte Menge pro Position. Die meisten OMS- und Buchhaltungssysteme halten alle vier Datenpunkte bereit, auch wenn keines davon die Kombination auswertet.
On-Time ist dann ein Vergleich zweier Daten. Die Falle besteht darin, welches versprochene Datum Sie verwenden – das vom Kunden gewünschte, das von Ihnen bestätigte oder das auf dem Lieferschein. Wählen Sie das Datum, an dem der Kunde misst, was fast immer das bestätigte Lieferdatum ist.
In-Full ist ein Vergleich der bestellten mit der gelieferten Menge auf Positionsebene, hochgerechnet auf den Auftrag. Ein Auftrag ist nur dann vollständig, wenn jede Position komplett ist.
Die Kombination ist ein einfacher Indikator: Beide Bedingungen sind erfüllt oder eben nicht.
Zwei praktische Punkte: Beginnen Sie mit einer Stichprobe – hundert kürzlich ausgeführte Aufträge, die manuell bewertet werden, zeigen Ihnen grob, wo Sie stehen und wie das Verhältnis zwischen verspätet und unvollständig aussieht. Das reicht aus, um zu entscheiden, ob sich der Aufwand für eine Automatisierung lohnt. Und schließen Sie aus, woran Sie nicht gemessen werden sollten – Aufträge, die der Kunde nach der Bestellung geändert hat oder bei denen er ein späteres Datum wünschte. Definieren Sie diese Ausschlüsse jedoch explizit und sparsam, denn eine Kennzahl mit großzügigen Ausnahmen verliert ihre Bedeutung und jeder weiß das.
Wenn Sie einen Kunden beliefern, der Sie misst, fragen Sie ihn nach seinen Daten. Diese sind meist verfügbar, bilden die Grundlage für Streitigkeiten, und der Abgleich mit Ihren eigenen Daten ist der schnellste Weg, um definitorische Lücken zu finden.
Weiterführende Informationen
- Was ist die Lieferfähigkeit (Fill Rate) – die Komponente der Vollständigkeit für sich betrachtet.
- Was ist ein Stockout – die häufigste Ursache für Fehler bei der Vollständigkeit.
- Was ist Sicherheitsbestand – der Puffer, der dies verhindert.
- Was ist eine Nachlieferung (Backorder) – das, wozu eine unvollständige Lieferung wird.
- Lager-KPIs – wo OTIF im Vergleich zu anderen Kennzahlen steht.
- Was ist Auftragsabwicklung (Order Fulfilment) – der Prozess, der gemessen wird.
Das Fazit in einem Satz
OTIF misst den Anteil der Aufträge, die sowohl pünktlich als auch vollständig eintreffen. Da beide Bedingungen erfüllt sein müssen, fällt der Wert immer niedriger aus als bei den Einzelkomponenten – unterteilen Sie die Fehler in verspätet und unvollständig, bevor Sie versuchen, den Wert zu verbessern, da sie unterschiedliche Ursachen und Verantwortliche haben.
Häufig gestellte Fragen
Wofür steht OTIF? On Time In Full. Es misst den Anteil der Bestellungen, die innerhalb des vereinbarten Zeitfensters geliefert wurden, wobei jede Position und Einheit vollständig ist.
Wie lautet die OTIF-Formel? Pünktlich und vollständig gelieferte Bestellungen, geteilt durch die Gesamtzahl der gelieferten Bestellungen, multipliziert mit 100. Die Rechnung ist einfach; die Schwierigkeit liegt in der Definition von „pünktlich“ und „vollständig“.
Was ist ein guter OTIF-Wert? Das hängt von der Branche und der Definition der Kennzahl ab. Große Einzelhändler setzen für Lieferanten oft Anforderungen im Bereich von 95 % fest, bei deren Unterschreitung finanzielle Strafen drohen. Nützlicher als jeder Benchmark ist Ihr eigener Trend sowie die Aufschlüsselung in verspätete Lieferungen und unvollständige Lieferungen.
Was ist der Unterschied zwischen OTIF und der Lieferfähigkeit (Fill Rate)? Die Lieferfähigkeit misst nur die Vollständigkeit – also den Anteil der Bestellungen oder Positionen, die vollständig geliefert wurden. OTIF erfordert sowohl Vollständigkeit als auch Pünktlichkeit, daher ist der Wert immer niedriger als bei den beiden Einzelkennzahlen.
Warum ist mein OTIF-Wert niedriger als meine Zahlen für Pünktlichkeit und Vollständigkeit? Weil beide Bedingungen für dieselbe Bestellung erfüllt sein müssen. Zwei Kennzahlen von jeweils 95 % ergeben in Kombination etwa 90 %, wenn die Fehlerursachen nicht zusammenhängen. Der kombinierte Wert ist immer niedriger als jede der beiden Einzelkomponenten.
Sollte OTIF beim Versand oder bei der Lieferung gemessen werden? Bei der Lieferung, denn das ist das, was der Kunde erlebt und was er messen wird. Der Versand ist einfacher zu kontrollieren und nachzuverfolgen, aber wenn Sie diesen messen, ist garantiert, dass Ihre Kennzahl und die Ihres Kunden voneinander abweichen werden.
Wie verbessere ich OTIF? Beginnen Sie mit der Verfügbarkeit, da Fehler bei der Vollständigkeit meist überwiegen – Meldebestände basierend auf gemessenen Lieferzeiten der Lieferanten, angemessener Sicherheitsbestand und genaue Bestandsdaten. Gehen Sie dann die zeitliche Komponente an: Geben Sie Aufträge früher im Verhältnis zu den Cut-off-Zeiten der Spediteure frei und optimieren Sie die Nachschubprozesse für die Kommissionierplätze.
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