Bestandskontrolle stellt sicher, dass sich der Bestand, den Sie tatsächlich führen, dort befindet, wo Ihre Aufzeichnungen es angeben, in dem Zustand ist, den Ihre Aufzeichnungen ausweisen, und in der Menge vorhanden ist, die Ihre Aufzeichnungen belegen.
Sie ist die engere, operativere Hälfte der Bestandsarbeit. Die Bestandsverwaltung entscheidet, was eingekauft und wie viel gelagert werden soll. Die Bestandskontrolle kümmert sich um das, was bereits eingetroffen ist.
Die Unterscheidung klingt akademisch, hat aber praktische Konsequenzen: Die meisten Unternehmen, die glauben, ein Problem mit der Bestandsverwaltung zu haben, haben eigentlich ein Problem mit der Bestandskontrolle. Anspruchsvolle Meldebestände, die auf falschen Bestandszahlen basieren, führen dazu, dass mit großer Präzision die falschen Mengen bestellt werden.
Bestandskontrolle vs. Bestandsverwaltung
Bestandsverwaltung ist zukunftsorientiert und kommerziell. Was soll gelagert werden, wie viel, wann muss nachbestellt werden, welche Lieferanten, welches Servicelevel. Sie befasst sich mit Prognosen und Entscheidungen.
Bestandskontrolle ist gegenwartsorientiert und operativ. Wo ist die Ware, wie viel ist vorhanden, in welchem Zustand befindet sie sich, wer hat sie bewegt. Sie befasst sich mit Aufzeichnungen und der physischen Realität.
Eine konkrete Aufteilung:
- Die Entscheidung, eine Reichweite von sechs Wochen für ein Produkt vorzuhalten — Verwaltung.
- Zu wissen, dass man aktuell 1.847 Einheiten hat und dass diese 1.847 korrekt sind — Kontrolle.
- Die Wahl eines Lieferanten mit einer kürzeren Lieferzeit — Verwaltung.
- Festzustellen, dass 40 Einheiten bei einer Kollision im Regal beschädigt wurden, und die Aufzeichnung anzupassen — Kontrolle.
Bei jeder Verbesserungsmaßnahme steht die Kontrolle an erster Stelle. Managemententscheidungen sind nur so gut wie die Daten, auf denen sie basieren, und genau diese Daten werden durch die Kontrolle erzeugt.
Was Bestandskontrolle beinhaltet
Aufzeichnung jeder Bewegung. Wareneingänge, Einlagerungen, Kommissionierungen, Umlagerungen, Korrekturen, Retouren, Abschreibungen. Eine Bewegung, die physisch stattfindet, ohne aufgezeichnet zu werden, ist der Ursprung einer Diskrepanz, und jede einzelne davon wird früher oder später ans Licht kommen.
Lagerplatzdisziplin. Jeder Artikel hat einen definierten Platz und das System kennt diesen. Ohne dies ist die Aussage „wir haben 200“ nur dann nützlich, wenn jemand sie innerhalb einer angemessenen Zeit finden kann.
Zählung. Kontinuierliche Inventur (Cycle Counting) oder periodische Vollinventuren, um Aufzeichnungen mit der physischen Realität abzugleichen.
Untersuchung von Diskrepanzen. Nicht nur deren Korrektur. Eine Anpassung korrigiert eine Zahl; eine Untersuchung findet den Prozessfehler, der sie verursacht hat.
Zustandsverwaltung. Beschädigte, gesperrte, abgelaufene und retournierte Bestände werden getrennt von verkaufsfähiger Ware gelagert und als solche gekennzeichnet.
Zugriffskontrolle. Wer darf Bestände bewegen, wer darf Aufzeichnungen anpassen, und eine Protokollierung, wer was getan hat. Wenn jeder Anpassungsrechte erhält, führt dies zu Büchern, die zwar ausgeglichen sind, aber Regalen, die es nicht sind.
Rotation. FIFO oder FEFO, durch das Layout erzwungen statt nur durch Anweisungen.
Berichtswesen. Genauigkeit, Bestandsalter, Volumen und Gründe für Anpassungen, Schwund.
Warum Bestandskontrolle wichtig ist
Die kurze Antwort lautet: Die Kontrolle steht zwischen zwei gegensätzlichen Kostenfaktoren. Zu wenig Bestand führt zu Lieferengpässen – entgangene Umsätze, enttäuschte Kunden, teure Eilfrachten zur Behebung. Zu viel Bestand belastet Ihren Cashflow, da jede Einheit im Regal gebundenes Kapital ist, das Sie nicht anderweitig investieren können. Die Kontrolle ermöglicht es Ihnen, bewusst zwischen diesen beiden Extremen zu agieren, anstatt dies dem Zufall zu überlassen – und das funktioniert nur, wenn die Zahlen stimmen.
Alles nachgelagerte hängt davon ab. Meldebestände, Sicherheitsbestände, Prognosen, die Zusage von Lieferterminen an Kunden – all dies berechnet sich aus Ihren Bestandszahlen.
Schlechte Daten führen zu sichtbaren Fehlern. Ein Auftrag, der auf Basis von Phantom-Beständen angenommen wurde, führt zu einer Teillieferung, einer Entschuldigung und manchmal zum Verlust eines Kunden. Der Kunde erlebt einen Erfüllungsfehler; die Ursache war ein Kontrollfehler Wochen zuvor.
Hier zeigt sich der Schwund. Diebstahl, Beschädigung, nicht korrigierte Fehlkommissionierungen, administrative Fehler. Sie können keines dieser Probleme angehen, ohne zu wissen, dass es passiert.
Sie schützt das Betriebskapital. Bestände, die nicht gefunden werden, werden nachbestellt. Betriebe mit schlechter Kontrolle führen routinemäßig doppelte Bestände, die sie bereits besitzen.
Audit und Compliance. Die Bestandsbewertung fließt in die Buchhaltung ein. In regulierten Branchen ist die Chargenrückverfolgbarkeit eine gesetzliche Anforderung und nicht nur eine gute Praxis.
Die grundlegenden Techniken
Cycle Counting. Zählen Sie kontinuierlich einen Teil des Bestands, anstatt den Betrieb jährlich für eine Inventur zu schließen. Zählen Sie hochwertige und schnell drehende Artikel häufiger. Der Vorteil ist die Schnelligkeit der Fehlererkennung – ein am Dienstag gefundener Fehler lässt sich nachverfolgen; derselbe Fehler, der elf Monate später gefunden wird, ist nur noch eine Zahl.
Zählen Sie nach Lagerplatz, nicht nach SKU-Gesamtsumme. Ein Produkt kann insgesamt perfekt übereinstimmen, während es an zwei Lagerplätzen falsch ist, die sich gegenseitig ausgleichen – und genau diese zwei Lagerplätze führen weiterhin zu Fehlkommissionierungen.
Barcode-Scannen am Ort der Bewegung. Manuelle Dateneingabe ist die häufigste Fehlerquelle. Das Scannen mit Prüfziffern reduziert diese um Größenordnungen. Das Wichtige dabei: Das Scannen am Schreibtisch zwanzig Minuten später macht genau das wieder zunichte, was Sie eigentlich vermeiden wollten.
Permanente Inventur. Aufzeichnungen werden im Moment jeder Transaktion aktualisiert, nicht periodisch.
Definierte, gekennzeichnete Lagerplätze. Gang, Regal, Ebene, Stellplatz. Ein logisches System statt eines, das nur langjährige Mitarbeiter entschlüsseln können.
Getrennte Bereiche für Wareneingang, Quarantäne, Retouren und beschädigte Ware, damit ungeprüfte Ware nicht kommissioniert werden kann.
Anpassungskontrollen. Schränken Sie ein, wer Bestandszahlen ändern darf, verlangen Sie einen Grundcode und überprüfen Sie Anpassungen regelmäßig. Ein steigendes Volumen an Anpassungen ist ein Symptom, das untersucht werden sollte, bevor die Inventur es bestätigt.
Chargen- und Seriennummernverfolgung, wo die Ware dies erfordert.
ABC-gesteuerter Aufwand. Kontrollieren Sie A-Artikel streng, C-Artikel weniger intensiv. Gleiche Aufmerksamkeit für das gesamte Sortiment bedeutet unzureichende Aufmerksamkeit für die Produkte, auf die es ankommt.
Die Systeme, auf denen Sie dies betreiben können
Bestandskontrolle funktioniert auf jeder Stufe der Komplexität. Was sich ändert, ist das Maß an manueller Disziplin, das erforderlich ist.
Manuelle Zählung und Gedächtnis. Keine Aufzeichnungen außer dem, was jemand im Regal sehen kann. Praktikabel für einen Ein-Raum-Betrieb mit einer Handvoll Artikeln und sonst nichts. Es scheitert in dem Moment, in dem zwei Personen Bestandsentscheidungen treffen, da keiner weiß, was der andere bewegt hat.
Lagerkarten. Eine Karte pro Produkt oder pro Lagerplatz, die bei jeder Bewegung von Hand aktualisiert wird. Oft als veraltet abgetan, aber in vielen Lagern und Werkstätten noch im Einsatz, weil sie kostengünstig ist, keinen Strom benötigt und die Aufzeichnung physisch direkt neben der Ware platziert. Die Schwäche liegt darin, dass sie die Bewegung zwar aufzeichnet, aber nicht überprüft; eine nicht aufgezeichnete Entnahme hinterlässt also gar keine Spur.
Tabellenkalkulationen. Der häufigste Ausgangspunkt für wachsende Unternehmen. Im kleinen Maßstab durchaus leistungsfähig, doch die Grenze ist schneller erreicht, als man denkt: Nur eine Person kann gleichzeitig bearbeiten, es gibt keinen nennenswerten Audit-Trail, und eine einzige falsch getippte Formel verbreitet sich unbemerkt. Die meisten Betriebe entwachsen einer Tabelle irgendwo zwischen ein paar hundert SKUs und dem ersten Moment, in dem zwei Lagerplätze dieselbe Zahl sehen müssen.
Bestands- oder Lagerverwaltungssoftware. Aufzeichnungen werden bei Transaktionen sofort aktualisiert, mehrere Benutzer arbeiten gleichzeitig, Bewegungen haben einen Audit-Trail, und Scannen speist das System direkt. Die Kosten liegen in der Einrichtungsdisziplin – Software, die auf undefinierte Lagerplätze und unzuverlässige Prozesse angewendet wird, produziert falsche Zahlen schneller als eine Tabelle.
Die Entwicklung des Systems ist weniger wichtig als die Übereinstimmung. Ein Unternehmen mit 80 SKUs, das eine gut gepflegte Tabelle führt, hat eine bessere Kontrolle als eines mit 4.000 SKUs, das eine Software nutzt, die niemand am Ort der Bewegung aktualisiert.
Periodische und permanente Inventur in der Praxis
Die andere systemische Unterscheidung betrifft den Zeitpunkt der Bestandsaktualisierung.
Periodisch bedeutet, dass Bestandszahlen durch Zählungen in bestimmten Intervallen ermittelt werden – monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Zwischen den Zählungen ist der erfasste Wert lediglich eine Schätzung, die sich aus Zu- und Abgängen ergibt. Dies ist einfacher und kostengünstiger, bedeutet aber auch, dass Sie den tatsächlichen Bestand den Großteil des Jahres über nicht genau kennen.
Permanent bedeutet, dass jeder Wareneingang, jede Kommissionierung, jede Umlagerung und jede Korrektur den Datensatz in Echtzeit aktualisiert. Sie verfügen jederzeit über einen aktuellen Bestandswert, was Meldebestände, Lieferversprechen und automatisierte Nachschubprozesse überhaupt erst ermöglicht.
Auch bei permanenter Bestandsführung muss gezählt werden. Der Datensatz weicht durch Fehlkommissionierungen, Beschädigungen, Diebstahl und falsch eingegebene Transaktionen von der Realität ab. Die permanente Inventur (Cycle Counting) dient dazu, beide Werte wieder in Einklang zu bringen. Ein Betrieb, der permanente Bestandsführung ohne Zählungen betreibt, hat zwar aktuelle Zahlen, weiß aber nicht, ob diese der Wahrheit entsprechen.
Barcodes und RFID
Die technologische Ebene existiert aus einem einzigen Grund: um menschliche Übertragungsfehler bei Warenbewegungen auszuschließen.
Barcodes kodieren eine Kennung, die ein Scanner in Sekundenbruchteilen liest. Eine Prüfziffer stellt sicher, dass ein fehlerhafter Lesevorgang abgelehnt wird, anstatt einen falschen Wert zu akzeptieren. Die Fehlerrate beim Scannen liegt bei etwa eins zu mehreren Millionen Zeichen, verglichen mit etwa eins zu dreihundert bei manueller Eingabe. Sie sind kostengünstig – ein gedrucktes Etikett kostet fast nichts – erfordern jedoch eine direkte Sichtverbindung und einen Scan pro Artikel.
RFID nutzt Funk-Tags, die ohne Sichtverbindung ausgelesen werden können, oft viele gleichzeitig. Eine Palette kann beim Passieren eines Portals erfasst werden; ein Regal kann durch Vorbeigehen gezählt werden. Das verändert die praktische Umsetzung: Vollständige Standortzählungen dauern Minuten statt Stunden, und Bestände an falschen Orten werden automatisch erkannt.
Die Kompromisse sind eindeutig. Tags kosten deutlich mehr als gedruckte Etiketten, daher lohnt sich RFID bei hochwertigen Waren, bei Mehrwegbehältern oder dort, wo die Geschwindigkeit der Zählung selbst den Nutzen darstellt. Metall und Flüssigkeiten stören die Lesevorgänge. Zudem liest ein Portal, das alles in Reichweite erfasst, auch die Palette im Nachbargang – was eher ein Konfigurationsproblem als ein Fehler ist.
Die meisten Betriebe nutzen durchgehend Barcodes und setzen RFID selektiv ein, wenn überhaupt. Die Entscheidung ist nicht, welche Technologie besser ist, sondern ob die durch RFID eingesparte Zählzeit die Kosten für die Tags übersteigt – bei der Mehrheit der allgemeinen Handelswaren ist dies derzeit noch nicht der Fall.
Messung der Bestandskontrolle
Inventory record accuracy (IRA) – der Anteil der Standorte, deren Zählergebnis exakt übereinstimmt.
IRA = (exakt übereinstimmende Standorte ÷ gezählte Standorte) × 100
Es zählen Standorte, nicht Einheiten, und exakte Übereinstimmungen, keine Annäherungen. Betriebe, die nach Einheiten messen oder Toleranzen zulassen, berichten geschönte Zahlen, die keine Vorhersage über Kommissionierfehler erlauben.
Shrinkage (Schwund) – der Bestandsverlust im Verhältnis zum Soll-Bestand.
Shrinkage = ((Buchwert − gezählter Wert) ÷ Buchwert) × 100
Korrekturvolumen und -gründe – wie viele Korrekturen wurden vorgenommen und warum. Die Grundcodes zeigen auf, wo Prozessfehler liegen.
Zählabdeckung – der Anteil der Standorte, die in einem Zeitraum gezählt wurden. Eine hohe Genauigkeit bei 5 % der Standorte ist weniger aussagekräftig als eine moderate Genauigkeit bei 80 %.
Lagerhüter und veralteter Bestand – wird getrennt von der Bewertung ausgewiesen, da FIFO-Bewertungen alten Bestand bei Abschreibungen günstiger erscheinen lassen, als er im Ersatz ist.
Beobachten Sie den Trend, nicht den Einzelwert. Die Genauigkeit eines einzelnen Monats ist Rauschen; drei Monate in eine Richtung sind ein Signal.
Die darauf aufbauenden Planungskennzahlen
Genauigkeitsmessungen zeigen Ihnen, ob Ihre Aufzeichnungen stimmen. Ein zweiter Satz von Kennzahlen nutzt diese Aufzeichnungen, um zu entscheiden, was gelagert und wann bestellt werden soll – diese sind nur so gut wie die Genauigkeit der zugrunde liegenden Daten.
Meldebestand – der Bestandslevel, der eine Bestellung auslöst. Er entspricht der erwarteten Nachfrage während der Wiederbeschaffungszeit des Lieferanten plus einem Puffer:
Meldebestand = (durchschnittlicher Tagesbedarf x Wiederbeschaffungszeit in Tagen) + Sicherheitsbestand
Berechnen Sie die Wiederbeschaffungszeit anhand Ihrer letzten zwanzig Wareneingänge und nicht anhand der Angaben des Lieferanten. Die Lücke zwischen beiden ist eine häufige und vermeidbare Ursache für Lieferengpässe.
Economic order quantity (EOQ) – die Bestellmenge, die die kombinierten Kosten für Bestellung und Lagerhaltung minimiert:
EOQ = Quadratwurzel aus ((2 x Jahresbedarf x Kosten pro Bestellung) / jährliche Lagerhaltungskosten pro Einheit)
Betrachten Sie dies als Plausibilitätsprüfung, nicht als strikte Anweisung. Die Formel setzt einen stetigen Bedarf und fixe Bestellkosten voraus, was beides selten exakt zutrifft. Sie ist jedoch nützlich, um zu zeigen, wenn Ihre aktuelle Bestellmenge in eine Richtung völlig falsch ist.
Lagerumschlagshäufigkeit – wie oft Sie Ihren durchschnittlichen Bestand in einem Jahr verkaufen:
Umschlag = Umsatzkosten / durchschnittlicher Lagerwert
Ein steigender Umschlag bei gleichbleibendem Service bedeutet, dass das Lager effizienter arbeitet. Ein steigender Umschlag bei sinkender Verfügbarkeit bedeutet, dass der Bestand zu stark gekürzt wurde – deshalb sollte diese Kennzahl nie isoliert betrachtet werden.
Reichweite – dieselbe Kennzahl ausgedrückt in Zeit, was für die meisten Menschen handhabbarer ist: durchschnittlicher Bestand geteilt durch durchschnittlichen Tagesverbrauch. Zwölf Tage Reichweite bei einer vierzehntägigen Wiederbeschaffungszeit ist ein Problem, das sofort erkennbar ist.
Nichts davon hat Bedeutung, wenn Ihre Bestandsgenauigkeit schlecht ist. Ein Meldebestand, der auf einer Zahl basiert, die zu 12 % falsch ist, löst zu 12 % der Zeit zum falschen Zeitpunkt aus.
Diskrepanzen korrekt untersuchen
Der Unterschied zwischen einem Betrieb, dessen Genauigkeit sich verbessert, und einem, bei dem sie stagniert, liegt fast ausschließlich darin, was passiert, nachdem eine Zählung eine Abweichung ergeben hat.
Nachzählen vor der Korrektur. Die zweite Zählung weicht häufiger von der ersten ab, als man denkt. Korrekturen auf Basis einer einzigen Zählung bauen Fehler in den Datensatz ein.
Prüfen Sie die offensichtlichen physischen Ursachen. Bestand am Nachbarplatz, eine Palette, die ein Regal weiter abgestellt wurde, Einheiten in einer Retourenbox, ein angebrochener Karton, bei dem der Rest nicht erfasst wurde. Ein Großteil der scheinbaren Verluste sind Fehlplatzierungen, die sich durch Suchen statt durch Korrekturbuchungen lösen lassen.
Lesen Sie die Transaktionshistorie. Die meisten Systeme erfassen jede Bewegung an einem Standort mit Zeitstempel und Benutzer. Wenn man von der letzten korrekt bekannten Zählung rückwärts arbeitet, lässt sich meist die Transaktion identifizieren, bei der die Zahl abwich.
Kategorisieren Sie die Ursache. Fehlkommissionierung, Wareneingangsfehler, nicht erfasste Bewegung, Beschädigung, Diebstahl, Übertragungsfehler, Systemfehler. Verwenden Sie eine feste Liste statt Freitext, da Freitext nicht statistisch auswertbar ist.
Suchen Sie nach Mustern, nicht nach Einzelfällen. Eine einzelne Diskrepanz ist Rauschen. Zwanzig Diskrepanzen, von denen vierzehn Wareneingangsfehler bei einem bestimmten Lieferanten sind, sind eine Erkenntnis, auf die man reagieren kann.
Korrektur zuletzt, und erfassen Sie, wer sie autorisiert hat. Die Korrektur ist der abschließende Schritt, nicht die Reaktion.
Dies dauert länger als das bloße Korrigieren, weshalb es bei hoher Auslastung im Lager oft übersprungen wird. Der funktionierende Kompromiss besteht darin, alles oberhalb eines Wertschwellenwerts zu untersuchen und unterhalb davon Stichproben zu ziehen, anstatt eine vollständige Untersuchung jeder Abweichung zu versuchen und die Praxis innerhalb eines Monats stillschweigend aufzugeben.
Wer sollte für die Bestandsführung verantwortlich sein?
In Betrieben, die mit der Bestandsgenauigkeit kämpfen, fühlt sich meist niemand dafür verantwortlich – in Betrieben, bei denen es funktioniert, ist es eine explizit zugewiesene Aufgabe.
Das Lager verantwortet die physische Realität. Korrektes Kommissionieren, Einlagern am richtigen Platz, Erfassen von Bewegungen in Echtzeit und das Melden von Schäden, anstatt diese zu verbergen.
Ein benannter Bestandsverantwortlicher führt die Aufzeichnungen. Er steuert das Inventurprogramm (Cycle Counting), untersucht Diskrepanzen, pflegt Stammdaten der Lagerplätze und berichtet über die Genauigkeit. In kleineren Betrieben ist dies eher ein Teil einer Rolle als eine Vollzeitstelle, aber die Zuständigkeit muss klar benannt sein.
Das Management verantwortet die Rahmenbedingungen. Ausreichend Zeit für Zählungen, eingeschränkte Berechtigungen für Bestandsanpassungen und eine Unternehmenskultur, in der das Melden eines Fehlers sicherer ist als dessen Vertuschung. Dieser letzte Punkt trägt mehr zur Genauigkeit bei als jede Technik. Wenn ein gefundener Fehler als Versagen bestraft wird, werden keine Fehler mehr gefunden – sie häufen sich einfach an, bis die jährliche Inventur sie alle auf einmal aufdeckt, wobei dann kein Fehler mehr nachvollziehbar ist.
Zwei Vorgehensweisen sollten vermieden werden. Der Kommissionierer, der seine eigenen Lagerplätze zählt, hat einen offensichtlichen Interessenkonflikt, wenn eine Diskrepanz den eigenen Fehler aufdecken würde. Und uneingeschränkte Anpassungsrechte bedeuten, dass eine Diskrepanz von jedem, der sie findet, stillschweigend korrigiert werden kann, wodurch das Warnsignal vollständig verloren geht.
Häufige Fehler bei der Bestandsführung
Anpassen ohne Untersuchung. Der schnellste Weg, um die Zahlen in Einklang zu bringen, während das zugrunde liegende Problem bestehen bleibt. Jede signifikante Anpassung sollte mit einem Grundcode versehen und die Gründe sollten regelmäßig überprüft werden.
Zählen nach SKU statt nach Lagerplatz. Dies verbirgt sich gegenseitig aufhebende Fehler, die jedoch genau die Ursache für Fehlkommissionierungen sind.
Verzögerte Dateneingabe. Bewegungen werden später aus dem Gedächtnis oder von Notizzetteln erfasst. Jede Stunde Verzögerung erhöht die Fehlerquote.
Uneingeschränkte Anpassungsrechte. Wenn jeder einen Bestandswert ändern kann, werden Diskrepanzen leise korrigiert, statt sie zu untersuchen, und das Signal verschwindet.
Keine Trennung von Retouren. Wenn retournierte Ware ohne Prüfung direkt zurück ins Regal wandert, werden unverkäufliche Artikel erneut kommissioniert und versendet.
Zählen nur zum Jahresende. Zu diesem Zeitpunkt sind Fehler monatealt, nicht mehr nachvollziehbar und so groß, dass sie die Bilanz verzerren.
Das System als absolute Wahrheit betrachten. Das System enthält nur das, was ihm mitgeteilt wurde. Die Zählung ist das, was Ihnen sagt, ob die Informationen korrekt eingegeben wurden.
Aufbau eines Kontrollprogramms von Grund auf
Wenn die Genauigkeit derzeit unbekannt oder nachweislich schlecht ist, funktioniert diese Reihenfolge:
Etablieren Sie eine Basislinie. Zählen Sie eine repräsentative Stichprobe von Lagerplätzen und berechnen Sie die Genauigkeit ehrlich. Sie wird wahrscheinlich schlechter sein als erwartet. Dokumentieren Sie diesen Wert, denn ohne Ausgangsbasis kann niemand belegen, dass spätere Maßnahmen erfolgreich waren.
Fixieren Sie die Lagerplätze vor der Zählung. Jeder Artikel benötigt einen definierten, etikettierten Platz. Ein Lager zu zählen, in dem die Ware dort liegt, wo sie gerade hinpasste, führt zu Zahlen, mit denen niemand arbeiten kann, und die Zählung selbst dauert dreimal so lange.
Führen Sie zuerst das Scannen beim Wareneingang ein. Der Wareneingang ist der Punkt, an dem Fehler in das System gelangen und an dem sie am kostengünstigsten zu verhindern sind. Ein Fehler, der beim Wareneingang entdeckt wird, kostet eine Minute; derselbe Fehler bei der Kommissionierung kostet einen fehlgeschlagenen Auftrag.
Danach das Scannen bei der Kommissionierung mit Lagerplatzbestätigung. Das Scannen des Produkts sagt Ihnen, was entnommen wurde. Das Scannen des Lagerplatzes bestätigt, dass es vom richtigen Ort stammt – genau das verhindert den Fehler, bevor die Ware das Lager verlässt.
Beginnen Sie mit dem Cycle Counting nur bei A-Artikeln. Der Versuch, sofort eine vollständige Abdeckung zu erreichen, ist der Grund, warum Zählprogramme in der ersten arbeitsreichen Woche aufgegeben werden. Ein kleines, nachhaltiges Programm ist besser als ein ehrgeiziges, das im Sande verläuft.
Fügen Sie Grundcodes für Anpassungen hinzu und überprüfen Sie diese von Anfang an monatlich, auch bei geringen Volumina. Die Gewohnheit lässt sich früh leichter etablieren als später.
Beschränken Sie die Anpassungsrechte, sobald der Prozess stabil ist. Wenn dies zu früh geschieht, bevor die Mitarbeiter der Zählung vertrauen, führt dies meist zu Umgehungslösungen.
Setzen Sie PAR-Level für Verbrauchsmaterialien. Für Verpackungen, Etiketten und alles, was verbraucht statt verkauft wird, ist ein einfaches Minimum-Maximum-Level pro Lagerplatz – das PAR-Level – schneller zu handhaben als eine vollständige Nachbestellungsberechnung. Es verhindert das klassische Problem, dass man um vier Uhr nachmittags feststellt, dass keine Kartons mehr da sind.
Berichten Sie die Genauigkeit sichtbar. Eine Zahl auf einer Tafel, die das Team sehen kann, verändert das Verhalten zuverlässiger als ein Bericht, der nur an das Management geht.
Rechnen Sie damit, dass dies eher ein paar Quartale als ein paar Wochen dauert. Die Genauigkeit verbessert sich schrittweise, da sie das Ergebnis vieler kleiner Prozessänderungen ist und nicht einer einzelnen Intervention. Die größten Gewinne entstehen durch Prävention beim Wareneingang und bei der Kommissionierung, nicht durch das spätere Finden von Fehlern.
Ein Praxisbeispiel: Ein kleiner Online-Händler
Ein Unternehmen verkauft Küchenartikel online. Etwa 400 SKUs, ein Lagerstandort, zwei Mitarbeiter in der Kommissionierung, Aufzeichnungen im OMS und niemand zählt irgendetwas.
Das Symptom. Etwa ein Auftrag pro Tag wird unvollständig oder verspätet versendet. Jeder Fall kostet fünfzehn Minuten Kundenservice und gelegentlich eine Rückerstattung. Niemand kann sagen warum, weil das System sagt, der Bestand sei vorhanden.
Die Basislinie. Sie zählen 60 Lagerplätze ihrer meistverkauften Artikel. Achtunddreißig stimmen exakt überein: 63 % Bestandsgenauigkeit. Von den 22, die nicht übereinstimmen, enthalten 14 weniger Einheiten als erfasst und 8 mehr – was sofort darauf hindeutet, dass es sich um ein Prozessproblem und nicht um Diebstahl handelt, da Diebstahl keinen Bestandsüberschuss erzeugt.
Was sie ändern, in dieser Reihenfolge:
Jedes Produkt erhält einen etikettierten Lagerplatz – Gang, Regalreihe, Fach. Das dauert zwei Wochen und ist der größte Arbeitsaufwand.
Der Wareneingang beginnt mit dem Scannen gegen die Bestellung, anstatt eine gedruckte Liste abzuhaken. Zwei Wochen später tauchen Fehler aus dem Wareneingang kaum noch in der Zählung auf.
Die Kommissionierung stellt auf das Scannen von Lagerplatz und Produkt um. Dies fängt den häufigsten Fehler ab: das Entnehmen eines ähnlichen Produkts aus dem benachbarten Fach.
Sie beginnen, täglich 10 Lagerplätze ihrer A-Artikel zu zählen, was etwa zwanzig Minuten dauert.
Anpassungen erhalten Grundcodes. Innerhalb eines Monats zeigen die Codes, dass 40 % der Korrekturen als „an falschem Ort gefunden“ markiert sind, was direkt auf die Zeit vor der Etikettierung und auf einen Mitarbeiter zurückzuführen ist, der Retouren ohne Scannen einlagerte.
Nach einem Quartal. Die Genauigkeit bei den gezählten Lagerplätzen liegt bei 94 %. Fehlversendungen sind von etwa einer pro Tag auf zwei oder drei pro Monat gesunken. Sie haben zudem Waren im Wert von etwa 4.000 $ gefunden, die sie bereits nachbestellt hatten, weil sie nicht auffindbar waren.
Die Kosten. Zwei Scanner, ein Etikettendrucker, zwei Wochen für die Etikettierung und zwanzig Minuten am Tag. Keine neue Software.
Der Punkt dieses Beispiels ist die Reihenfolge der Maßnahmen. Jede dieser Änderungen verhindert Fehler in dem Moment, in dem sich die Ware bewegt. Keine davon beinhaltet häufigeres Zählen, und die Zählungen dienen dazu, zu bestätigen, dass die Prävention funktioniert, anstatt Fehler zu suchen.
Weiterführende Informationen
- Was ist Bestandsmanagement – die übergeordnete Disziplin.
- Wie man Bestände verwaltet – der schrittweise Prozess.
- Cycle Counting – die wichtigste Verifizierungsmethode.
- Was ist Inventurdifferenz – was mangelhafte Kontrolle kostet.
- Was ist eine Inventur – die periodische Alternative zum Cycle Counting.
- Barcode-Scannen für den Bestand – das Werkzeug, das die meisten Fehler verhindert.
Das Fazit in einem Satz
Bestandsführung bedeutet, dass Ihre Aufzeichnungen und Ihre Regale übereinstimmen – zählen Sie nach Lagerplatz statt nach Gesamtsumme, scannen Sie bei jeder Warenbewegung und untersuchen Sie Diskrepanzen, anstatt sie einfach anzupassen, denn alles, was Sie im Bereich Bestandsmanagement tun, basiert auf diesen Zahlen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Bestandskontrolle? Die Praxis, sicherzustellen, dass der erfasste Bestand in Menge, Standort und Zustand mit dem physischen Bestand übereinstimmt. Sie umfasst die Erfassung von Bewegungen, die Einhaltung von Lagerplätzen, Zählungen, die Untersuchung von Diskrepanzen sowie die Zugangskontrolle.
Was ist der Unterschied zwischen Bestandskontrolle und Bestandsmanagement? Die Bestandskontrolle befasst sich mit dem Bestand, den Sie bereits haben – wo er sich befindet, wie viel vorhanden ist und ob die Aufzeichnungen korrekt sind. Das Bestandsmanagement befasst sich damit, was eingekauft werden soll, wie viel auf Lager gehalten werden soll und wann nachbestellt werden muss. Die Kontrolle liefert die Daten, auf denen Managemententscheidungen basieren; deshalb sollten Verbesserungsmaßnahmen dort ansetzen und nicht bei besseren Bestellregeln.
Wie verbessere ich die Bestandsgenauigkeit? Scannen Sie direkt bei der Warenbewegung, anstatt dies nachträglich zu erfassen, führen Sie standortbezogene Zählungen im Rahmen eines Cycle-Counting-Programms durch, beschränken Sie die Berechtigungen zur Bestandsanpassung, verlangen Sie Begründungscodes für Korrekturen und untersuchen Sie die Muster hinter diesen Gründen, anstatt nur die Zahlen zu korrigieren. Prävention beim Wareneingang und bei der Kommissionierung bringt mehr als die nachträgliche Fehlererkennung, denn ein Fehler beim Wareneingang kostet eine Minute, während derselbe Fehler beim Versand einen fehlgeschlagenen Auftrag und eine Entschuldigung beim Kunden nach sich zieht.
Was ist ein guter Wert für die Bestandsgenauigkeit? Betriebe, die regelmäßig zählen, melden typischerweise Werte im hohen 90-Prozent-Bereich, gemessen an der exakten Übereinstimmung der Lagerplätze. Unterhalb von etwa 95 % sind die Auswirkungen durch Fehlkommissionierungen, Notfallzählungen und Aufträge, die für nicht vorhandene Bestände zugesagt wurden, ständig spürbar. Wichtiger als die absolute Zahl ist, dass sie konsistent gemessen wird – nach Lagerplätzen statt nach Einheiten – und dass sich der Trend über mehrere Monate hinweg in die richtige Richtung bewegt, anstatt von Monat zu Monat zu schwanken.
Wie oft sollte ich den Bestand zählen? Kontinuierlich durch Cycle Counting anstatt jährlich. Zählen Sie schnelldrehende und hochwertige Artikel monatlich oder häufiger, langsamdrehende Artikel mit geringem Wert ein- oder zweimal pro Jahr. Vollständige Jahresinventuren werden zunehmend nur noch dort durchgeführt, wo ein Wirtschaftsprüfer dies ausdrücklich verlangt, da sie Fehler erst Monate nach dem Ereignis aufdecken, wenn die Ursache nicht mehr nachvollzogen werden kann.
Was verursacht Bestandsdiskrepanzen? Fehlkommissionierungen, Fehler beim Wareneingang, nicht erfasste Bewegungen, nicht abgeschriebene Schäden, Diebstahl und Übertragungsfehler bei der manuellen Dateneingabe. Auch das falsche Einlagern ist häufig und wird oft mit Verlust verwechselt – Ware, die ein Fach weiter abgelegt wurde, wird dort, wo sie sein sollte, als fehlend gemeldet und ist dort, wo sie tatsächlich liegt, unsichtbar. Begründungscodes bei Anpassungen ermöglichen es Ihnen festzustellen, welche dieser Ursachen tatsächlich vorliegen, und die Verteilung ist selten so, wie man es vor der Messung vermutet hätte.
Was ist Phantom-Bestand? Bestand, von dem das System annimmt, dass er existiert, der aber physisch nicht vorhanden ist. Dies ist die schädlichste Form der Ungenauigkeit, da sie unsichtbar bleibt, bis ein Auftrag dafür angenommen wird und der Kommissionierer einen leeren Lagerplatz vorfindet. Die üblichen Ursachen sind nicht erfasste Bewegungen, nie korrigierte Fehlkommissionierungen sowie physisch entsorgte, aber im System nicht abgeschriebene Schäden.
Benötige ich Software für die Bestandskontrolle? In sehr kleinem Maßstab nicht, aber die Kombination aus permanenten Aufzeichnungen und Barcode-Scanning eliminiert die meisten manuellen Fehler, und dafür ist ein System erforderlich. Der Punkt, an dem Tabellenkalkulationen nicht mehr ausreichen, ist meist dann erreicht, wenn mehr als eine Person sie aktualisiert oder Sie über mehr als einen Kanal verkaufen.
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