Efektīva krājumu pārvaldība balstās uz trim pamatprincipiem: zināt, kas jums ir, zināt, kad pasūtīt papildinājumus, un zināt, kuri produkti ir pelnījuši jūsu uzmanību.
Viss turpmāk izklāstītais kalpo kādam no šiem mērķiem. Ja sākat darbu ar izklājlapu un pamatotām aizdomām, ka skaitļi nav precīzi, izpildiet soļus secīgi — katrs no tiem ir atkarīgs no iepriekšējā. Ja jums jau darbojas sistēma, turpmākie soļi norāda, kur parasti rodami uzlabojumi.
1. solis: Saskaitiet to, kas jums patiesībā ir
Jebkurš cits solis balstās uz pieņēmumu, ka jūsu uzskaite ir pareiza. Ja tā nav, jūs aprēķināsiet pasūtīšanas punktus, balstoties uz izdomājumiem.
Veiciet pilnu fizisko inventarizāciju, pirms maināt kaut ko citu. Skaitiet pa lokācijām, nevis pēc kopējā produktu daudzuma — SKU var kopumā sakrist, taču divās dažādās vietās var būt kļūdas, kas viena otru dzēš, un šīs divas vietas joprojām radīs kļūdainas komplektēšanas darbības.
Daži aspekti, kas padara inventarizāciju par pūļu vērtu:
- Apturiet preču kustību skaitīšanas laikā vai veiciet to ārpus darba laika. Skaitot kustīgu mērķi, iegūsiet skaitļus, kuriem neviens neuzticēsies.
- Skaitiet “aklajā” režīmā. Nerādiet skaitītājam paredzamo skaitli. Cilvēki zemapziņā apstiprina to, kas viņiem tiek parādīts.
- Pārrēķiniet neatbilstības pirms korekciju veikšanas. Otrais skaitījums biežāk ir pareizs nekā pirmais.
- Reģistrējiet iemeslu būtiskām novirzēm. Šo iemeslu sakarības atklāj jūsu procesa problēmas.
Šis ir visvairāk traucējošais solis šajā ceļvedī, un tas ir solis, ko cilvēki visbiežāk izlaiž. Tā izlaišana nozīmē, ka viss turpmākais mantos kļūdu.
2. solis: Izvēlieties, kur atrodas jūsu krājumi — un sakārtojiet tos
Piešķiriet katrai precei noteiktu vietu un marķējiet to.
Fiksētas lokācijas nozīmē, ka katrs produkts vienmēr atrodas vienā un tajā pašā vietā. To ir viegli iemācīties, viegli auditēt, taču tas izšķērdē vietu, jo lokācija paliek tukša, kad krājumi ir zemi.
Nejaušas vai dinamiskas lokācijas nozīmē, ka sistēma piešķir jebkuru brīvo vietu un reģistrē, kur prece novietota. Tas nodrošina daudz labāku telpas izmantošanu un ir pilnībā atkarīgs no sistēmas precizitātes, jo neviens nevar visu atcerēties no galvas.
Vairums uzņēmumu izmanto hibrīdu: fiksētas vietas ātras aprites precēm un dinamiskas lokācijas rezerves krājumiem.
Neatkarīgi no izvēles:
- Marķējiet lokācijas skaidri un konsekventi. Loģiska shēma — eja, plaukts, līmenis, pozīcija — ir labāka par vēsturisku sistēmu, ko spēj atšifrēt tikai ilggadēji darbinieki.
- Novietojiet ātras aprites preces tuvu izsniegšanas zonai. Pārvietošanās laiks ir lielākā komplektēšanas darbaspēka izmaksu sastāvdaļa, un parasti neliels skaits produktu veido lielāko daļu kustības.
- Smagus priekšmetus turiet vidukļa augstumā. Uzlabojas gan drošība, gan ātrums.
- Nošķiriet preču pieņemšanu, karantīnu un atgrieztās preces no realizējamajiem krājumiem. To sajaukšana ir iemesls, kāpēc nepārbaudītas preces tiek pārdotas.
3. solis: Izvēlieties sistēmu krājumu uzskaitei
Izklājlapas darbojas līdz noteiktam brīdim, un šis brīdis pienāk ātrāk, nekā vairums cilvēku domā — parasti tad, kad sākat tirgot vairāk nekā vienā kanālā vai kad vairāk nekā viens cilvēks labo failu.
Ko sniedz atbilstoša sistēma, ko nesniedz izklājlapas:
- Vienots reāllaika skaitlis visos kanālos, lai jūs nevarētu pārdot vairāk, nekā ir noliktavā.
- Svītrkodu skenēšana, kas novērš ievades kļūdas, kuras rada lielāko daļu neatbilstību.
- Darījumu vēsture, lai jūs varētu redzēt, kā skaitlis kļuva nepareizs, nevis tikai to, ka tas ir nepareizs.
- Brīdinājumi par pasūtīšanu, kas aktivizējas bez nepieciešamības kādam atcerēties tos pārbaudīt.
- Partiju, sērijas numuru un derīguma termiņu izsekošana, ko manuāli uzturēt ir gandrīz neiespējami.
Lai sāktu, nav nepieciešama dārga sistēma. Taču ir nepieciešama tāda, kurā noliktavas darbinieki var atjaunināt krājumus brīdī, kad notiek kustība, nevis pierakstīt to, lai ievadītu vēlāk. Atlikta datu ievade ir vieta, kur pazūd precizitāte.
4. solis: Nosakiet pasūtīšanas punktus un drošības krājumus
Pasūtīšanas punkts ir līmenis, kas ierosina jaunu pasūtījumu. Ja to nosakāt pareizi, krājumi pienāk tieši tad, kad tie ir nepieciešami.
Pasūtīšanas punkts = (vidējais dienas patēriņš x piegādes laiks dienās) + drošības krājumi
Drošības krājumi ir buferis, kas absorbē faktu, ka pieprasījums un piegādes laiki mainās. Saprātīga sākuma formula:
Drošības krājumi = servisa faktors x pieprasījuma standartnovirze x piegādes laika kvadrātsakne
Divi praktiski punkti, kas ir svarīgāki par aritmētiku.
Izmantojiet izmērītus, nevis solītus piegādes laikus. Tas, ko piegādātājs sola, un tas, ko viņš piegādā, ir atšķirīgi skaitļi, un starpība starp ātrāko un lēnāko piegādi ir svarīgāka par vidējo rādītāju.
Mainiet servisa līmeņus atkarībā no produkta. Viens mērķis visam klāstam garantē, ka jūs turat pārāk daudz lēni apritošu preču un pārāk maz kritiski svarīgo.
5. solis: Koncentrējiet pūles ar ABC analīzi
Jūs nevarat pārvaldīt katru produktu ar vienādu uzmanību, un jums nevajadzētu to mēģināt.
ABC analīze kārto produktus pēc to īpatsvara gada patēriņa vērtībā:
- A preces — aptuveni 20% no produktiem, kas parasti veido 70–80% no vērtības. Stingra kontrole, bieža pārskatīšana, augsti servisa līmeņi, bieža skaitīšana.
- B preces — vidējais segments. Mērena kontrole, periodiska pārskatīšana.
- C preces — “garā aste”, parasti puse no jūsu produktiem ar nelielu vērtības īpatsvaru. Brīva kontrole, lielāki pasūtījumu daudzumi, reta skaitīšana.
Galvenais nav klasifikācija. Galvenais ir tas, ka jūsu laiks tiek veltīts tur, kur ir nauda. Vairums uzņēmumu atklāj, ka ir veltījuši vienādu uzmanību 50 000 $ vērtam produktam un 200 $ vērtam produktam.
Ir vērts pievienot otru dimensiju: kritiskumu. Lēta detaļa, kuras trūkums aptur ražošanu, ir pelnījusi A-kategorijas attieksmi neatkarīgi no tās vērtības.
6. solis: Uzturiet uzskaiti precīzu ar ciklisko inventarizāciju
Pēc sākotnējās pilnās inventarizācijas negaidiet gadu, lai skaitītu atkal.
Cikliskā inventarizācija nozīmē nelielas krājumu daļas skaitīšanu nepārtraukti — dažas lokācijas katru dienu —, lai visa noliktava tiktu pārbaudīta noteiktā periodā, nekad neapturot darbu. A preces skaitiet visbiežāk, C preces — visretāk.
Tās patiesais ieguvums nav korekcija. Tas ir fakts, ka kļūdas atklājas dažu dienu, nevis mēnešu laikā, pietiekami tuvu to rašanās brīdim, lai jūs varētu noskaidrot, kas nogāja greizi. Vienpadsmit mēnešus vēlāk atrasta neatbilstība ir tikai skaitlis, kas jāizlabo; otrdien atrasta neatbilstība ir procesa problēma, ko varat novērst.
Sekojiet savai krājumu uzskaites precizitātei kā procentuālajai daļai no precīzi sakrītošajām lokācijām un vērojiet tendenci.
7. solis: Uzraugiet pareizos skaitļus
Četri rādītāji pateiks lielāko daļu no tā, kas jums jāzina:
- Krājumu uzskaites precizitāte — lokācijas, kas sakrīt precīzi, procentos.
- Krājumu aprite — pārdoto preču pašizmaksa dalīta ar vidējo krājumu vērtību. Cik efektīvi strādā jūsu kapitāls.
- Iztrūkumu līmenis vai izpildes līmenis — cik bieži jūs nespējat nodrošināt piegādi no krājumiem.
- Nelikvīdi krājumi — to krājumu vērtība, kuriem nav bijusi kustība noteiktā periodā.
Aplūkojiet tos kopā. Augsta aprite ar augstu iztrūkumu līmeni nozīmē, ka strādājat pārāk “liesi”. Zema aprite bez iztrūkumiem nozīmē, ka turat pārāk daudz krājumu.
Salīdziniet ar savu vēsturi, nevis publicētiem etaloniem, kas nāk no uzņēmumiem ar atšķirīgiem produktiem un pasūtījumu profiliem.
8. solis: Pārskatiet, mācieties un pilnveidojiet
Ieviesiet regulāru pārskatīšanu. Vairumam uzņēmumu pietiek ar reizi mēnesī.
- Palaidiet ABC analīzi no jauna. Produkti maina klases, mainoties pieprasījumam.
- Pārrēķiniet pasūtīšanas punktus un drošības krājumus, ņemot vērā neseno pieprasījumu un faktiskos piegādes laikus.
- Pārskatiet nelikvīdus un lēni apritošus krājumus un izlemiet: piemērot atlaidi, komplektēt, atgriezt piegādātājam vai norakstīt. Neko neizlemt ir lēmums pats par sevi, turklāt dārgs.
- Meklējiet sakarības neatbilstību iemeslos no cikliskajām inventarizācijām.
- Pārbaudiet piegādātāju sniegumu — piegādes precizitāti laikā un pasūtījumu precizitāti katram piegādātājam. Piegādātājs, kura uzticamība ir klusi pasliktinājusies, palielina jūsu drošības krājumu prasības.
Biežāk pieļautās kļūdas, no kurām izvairīties
Vadība no biroja. Skaitļi raksturo noliktavu; tie nav pati noliktava. Ejiet un apskatiet to klātienē.
Sistēmas uzskatīšana par vienīgo patiesību. Sistēma satur tikai to, kas tajā ievadīts. Inventarizācija ir tas, kas parāda, vai dati ir ievadīti pareizi.
Pasūtījumu veikšana pēc sajūtām. Atkārtotas pasūtīšanas punkti (reorder points) pastāv tāpēc, lai pasūtīšana nebūtu subjektīvs lēmums, ko pieņem tas, kurš pamanījis, ka plaukts izskatās tukšs.
Nelikvīdu krājumu uzkrāšana. Tie rada uzglabāšanas izmaksas, piesaista kapitālu, un, jo ilgāk tie stāv, jo grūtāk tos ir realizēt.
Dzen pēc perfektas precizitātes visur. Pēdējie daži procentpunkti servisa līmenī un precizitātē izmaksā nesamērīgi dārgi. Ieguldiet tos A kategorijas precēs.
Vairāku lietu mainīšana vienlaikus. Ja vienā mēnesī koriģēsiet atkārtotas pasūtīšanas punktus, mainīsiet komplektēšanas zonas izkārtojumu un pārslēgsieties uz citām sistēmām, jūs nezināsiet, kura izmaiņa ko izraisīja.
Kur uzzināt vairāk
- Kas ir krājumu pārvaldība — disciplīna pilnā apjomā.
- Kas ir krājumu kontrole — šaurāka, operatīvā puse.
- Krājumu pārvaldības metodes — specifiskas metodes detalizētāk.
- Kas ir atkārtotas pasūtīšanas punkts — izsaukuma signāla aprēķins.
- Kas ir drošības krājumi — bufera apjoma noteikšana.
- Cikliskā inventarizācija — uzskaites precizitātes uzturēšana.
- Kas ir krājumu aprite — efektivitātes rādītājs.
Galvenā atziņa vienā teikumā
Skaitiet to, kas jums ir, piešķiriet visam marķētu vietu, izsekojiet to sistēmā, ko noliktava atjaunina reāllaikā, nosakiet atkārtotas pasūtīšanas punktus, balstoties uz izmērītiem izpildes laikiem, koncentrējiet uzmanību uz produktiem, kas veido vērtību, un veiciet nepārtrauktu inventarizāciju, lai kļūdas atklātos, kamēr vēl varat noteikt to cēloni.
Biežāk uzdotie jautājumi
Ar ko sākt krājumu pārvaldību? Ar pilnu fizisko inventarizāciju pa lokācijām. Katrs nākamais solis balstās uz jūsu krājumu uzskaites datiem, tāpēc tiem ir jābūt precīziem, pirms ir vērts darīt jebko citu.
Kāda ir labākā krājumu pārvaldības metode? Nav vienas labākās metodes. Lielākā daļa uzņēmumu apvieno atkārtotas pasūtīšanas punktus ar ABC analīzi un ciklisko inventarizāciju. Metode ir mazāk svarīga nekā tās konsekventa piemērošana un pārskatīšana, mainoties pieprasījumam.
Cik bieži jāveic krājumu inventarizācija? Nepārtraukti, izmantojot ciklisko inventarizāciju, nevis reizi gadā. A kategorijas preces skaitiet reizi mēnesī vai biežāk, B kategorijas — reizi ceturksnī, C kategorijas — reizi vai divas gadā. Pilna gada inventarizācija arvien biežāk tiek izmantota tikai tad, ja to pieprasa auditors.
Vai man ir nepieciešama krājumu pārvaldības programmatūra? Ļoti mazā mērogā nē, taču izklājlapas ātri vien kļūst neefektīvas, tiklīdz sākat tirgot vairākos kanālos vai failu uztur vairāk nekā viens cilvēks. Izšķirošās funkcijas ir vienots, aktuāls krājumu atlikums un skenēšana preču pārvietošanas brīdī.
Kā izvairīties no krājumu izsīkuma? Nosakiet atkārtotas pasūtīšanas punktus, balstoties uz izmērītiem izpildes laikiem, un pievienojiet drošības krājumus, kas atbilst jūsu faktiskajai pieprasījuma mainībai. Pēc tam pārliecinieties, ka kāds reaģē uz brīdinājumiem, jo lielākā daļa krājumu izsīkumu operācijās, kurās ir noteikti atkārtotas pasūtīšanas punkti, notiek tāpēc, ka neviens nav veicis pasūtījumu.
Cik daudz krājumu man vajadzētu turēt? Tik daudz, lai sasniegtu mērķa servisa līmeni, ņemot vērā pieprasījuma un izpildes laiku mainīgumu, un ne gramu vairāk. Šis rādītājs katram produktam ir atšķirīgs, tāpēc vienots vispārīgs noteikums par “viena mēneša krājumu” noved pie pārlieku liela ieguldījuma dažās preču grupās un nepietiekama citās.
Kā uzzināt, vai mani krājumu uzskaites dati ir precīzi? Saskaitiet krājumus izlasē atlasītās lokācijās un salīdziniet ar sistēmas datiem. Krājumu uzskaites precizitāte ir to lokāciju procentuālā daļa, kurās dati sakrīt pilnībā. Svarīgi ir skaitīt pa lokācijām, nevis pēc kopējā produkta daudzuma — kopsummas var sakrist, kamēr atsevišķās lokācijās dati ir nepareizi, savstarpēji kompensējoties.
Kas ir nelikvīdi krājumi un ko ar tiem darīt? Krājumi, kuru kustība nav notikusi noteiktā laika periodā. Piemērojiet atlaides, veidojiet komplektus, atgrieziet piegādātājam, ja līgums to pieļauj, vai norakstiet tos. Kļūda ir tos atstāt, jo tie aizņem vietu, piesaista kapitālu un zaudē vērtību, kamēr jūs domājat, ko darīt.
Warehouse Wise ir bezmaksas, neatkarīga ceļvežu bibliotēka par krājumu pārvaldību, noliktavu darbību un pasūtījumu izpildi, kas paredzēta tiem, kuri veic šo darbu ikdienā — noliktavu un krājumu uzskaites jaunajiem darbiniekiem, maziem un augošiem mazumtirdzniecības un e-komercijas uzņēmumiem, kā arī ikvienam, kurš pārvalda preču krājumus un vēlas tos izprast. Katrā ceļvedī skaidrojam terminus, sniedzam piemērus ar reāliem skaitļiem un ķeramies pie lietas. Mēs esam neatkarīgi: nepārdodam programmatūru vai aprīkojumu, nesaņemam komisijas maksu par ieteikumiem, un mūsu ceļveži netiek kārtoti pēc tā, kurš mums maksā.