Lấy hàng (order picking) là quy trình chọn các mặt hàng từ khu vực lưu trữ để hoàn tất đơn hàng của khách. Một người — hoặc một thiết bị — sẽ di chuyển đến một vị trí, lấy đúng sản phẩm với số lượng chính xác và mang đến khu vực đóng gói.
Nghe có vẻ là hoạt động đơn giản nhất trong kho hàng nhưng đây lại luôn là khâu tốn kém nhất. Lấy hàng thường chiếm khoảng một nửa tổng chi phí vận hành kho, và phần lớn chi phí đó không nằm ở việc lấy hàng mà là thời gian di chuyển giữa các vị trí lấy hàng. Đó là lý do tại sao hầu hết các cải tiến trong lĩnh vực này thực chất đều là cải tiến về quãng đường di chuyển.
Quy trình lấy hàng nằm ở đâu và tại sao chi phí lại cao như vậy
Dòng chảy hàng hóa trong kho bao gồm: nhập hàng, cất hàng, lưu trữ, lấy hàng, đóng gói, xuất hàng. Lấy hàng là thời điểm hàng tồn kho được chuyển thành đơn hàng cụ thể của khách, và đây là giai đoạn đầu tiên được thúc đẩy bởi nhu cầu thay vì nguồn cung.
Ba yếu tố khiến đây trở thành chi phí chủ đạo.
Đây là bước thâm dụng lao động nhất. Nhập hàng và cất hàng xử lý hàng hóa theo lô lớn; lấy hàng xử lý từng đơn hàng một, và các đơn hàng đến với bất kỳ sự kết hợp sản phẩm nào mà khách hàng chọn.
Di chuyển chiếm phần lớn thời gian. Các nghiên cứu về lấy hàng thủ công cho thấy thời gian đi bộ chiếm khoảng một nửa ngày làm việc của nhân viên lấy hàng, và việc này hoàn toàn không tạo ra giá trị. Một nhân viên lấy hàng đi bộ ít hơn sẽ lấy được nhiều hàng hơn mà không cần phải làm việc vất vả hơn.
Đây là nơi độ chính xác ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng. Một lỗi lấy hàng không được hệ thống phát hiện — hàng được gửi đi, đến nơi bị sai, và quay trở lại dưới dạng hàng trả về, yêu cầu đổi hàng và khách hàng cân nhắc xem có nên đặt hàng lần nữa hay không. Sai sót ở khâu nhập hàng chỉ tốn một phút; sai sót ở khâu lấy hàng tốn cả một đơn hàng.
Sự kết hợp đó là lý do tại sao phương pháp lấy hàng, bố trí vị trí (slotting) và sơ đồ kho nhận được nhiều sự quan tâm hơn bất kỳ quyết định nào khác trong kho, và tại sao các warehouse KPIs quan trọng nhất đều nằm ở đây.
Các phương pháp lấy hàng chính
| Phương pháp | Cách thức hoạt động | Phù hợp nhất cho |
|---|---|---|
| Đơn lẻ (discrete) | Một nhân viên lấy một đơn hàng từ đầu đến cuối | Khối lượng thấp, đơn hàng lớn hoặc ít dòng hàng, doanh nghiệp mới bắt đầu |
| Theo lô (batch) | Một nhân viên lấy cùng một mặt hàng cho nhiều đơn hàng trong một chuyến, sau đó phân loại lại | Nhiều đơn hàng nhỏ có chung sản phẩm |
| Đa lô (cluster) | Nhân viên mang theo nhiều thùng chứa đơn hàng cùng lúc và phân loại vào đó ngay khi lấy hàng | Đơn hàng nhỏ có nhiều dòng hàng; rất phổ biến trong thương mại điện tử |
| Theo khu vực (zone) | Kho được chia thành các khu vực; mỗi nhân viên chỉ làm việc trong khu vực của mình | Nhà kho lớn, khối lượng hàng cao, các loại sản phẩm riêng biệt |
| Lấy hàng theo khu vực và chuyển tiếp (pick-and-pass) | Thùng hàng di chuyển giữa các khu vực, mỗi nhân viên thêm phần hàng của mình vào | Đơn hàng nhiều dòng hàng trải dài trong nhà kho lớn |
| Theo đợt (wave) | Việc lấy hàng được thực hiện theo các nhóm đã lên lịch, căn thời gian theo giờ cắt đơn của đơn vị vận chuyển hoặc khung giờ xuất hàng | Các hoạt động có thời gian thu gom và phân loại cố định |
| Lấy hàng trực tiếp vào thùng đóng gói (pick-to-order) | Sản phẩm được lấy trực tiếp vào thùng carton vận chuyển | Giảm bớt một bước xử lý nếu bao bì cho phép |
| Lấy hàng lẻ (piece / each) | Các đơn vị sản phẩm riêng lẻ được lấy từ kệ hoặc thùng chứa | Thương mại điện tử, phụ tùng thay thế, bất kỳ mặt hàng nào bán lẻ |
| Lấy hàng nguyên thùng (case) | Các thùng carton nguyên kiện được lấy từ pallet | Bán buôn, bổ sung hàng cho bán lẻ, phân phối |
| Lấy hàng nguyên pallet (full unit) | Nguyên pallet được di chuyển mà không cần tháo dỡ | Phân phối số lượng lớn và cross-docking |
Lấy hàng đơn lẻ là phương pháp mặc định mà mọi người đều bắt đầu. Nó đơn giản, đơn hàng không bao giờ bị tách rời nên không có gì bị thất lạc giữa các giai đoạn, nhưng đây là phương pháp kém hiệu quả nhất vì nhân viên phải đi bộ toàn bộ quãng đường cho mỗi đơn hàng.
Lấy hàng theo lô giải quyết trực tiếp vấn đề đó. Nếu bốn mươi đơn hàng đều chứa cùng một sản phẩm, một chuyến đi sẽ lấy được bốn mươi đơn vị. Tiết kiệm được rất nhiều thời gian nhưng nó đòi hỏi thêm một bước phân loại sau đó, nơi các số lượng đã lấy được tách lại thành từng đơn hàng riêng lẻ — đây là nơi dễ xảy ra sai sót nếu thực hiện không tốt.
Lấy hàng đa lô (cluster) loại bỏ bước phân loại riêng biệt. Nhân viên đẩy một xe đẩy chứa nhiều thùng, mỗi thùng cho một đơn hàng, và bỏ từng sản phẩm trực tiếp vào đúng thùng khi đi dọc kho. Nó kết hợp khả năng tiết kiệm quãng đường của việc lấy hàng theo lô với độ chính xác của việc lấy hàng theo đơn, và đó là lý do tại sao các xe đẩy có sáu hoặc mười hai vị trí đặt thùng lại phổ biến trong các kho thương mại điện tử.
Lấy hàng theo khu vực phù hợp với các nhà kho lớn. Mỗi nhân viên hiểu rõ khu vực của mình và không bao giờ rời khỏi đó, giúp giảm đáng kể quãng đường di chuyển và tăng sự quen thuộc. Chi phí nằm ở khâu phối hợp: một đơn hàng trải dài qua bốn khu vực phải được tập hợp từ bốn phần đóng góp.
Lấy hàng theo phương thức chuyển tiếp (pick-and-pass) xử lý vấn đề đó bằng cách di chuyển thùng hàng thay vì nhân viên. Phương pháp này hoạt động tốt và tạo thành một chuỗi — nếu một khu vực bị chậm, mọi thứ phía sau đều phải chờ.
Lấy hàng theo đợt (wave) tập trung vào thời gian thay vì lộ trình. Công việc được giải phóng theo các đợt đã lên lịch phù hợp với thời gian thu gom của đơn vị vận chuyển, vì vậy mọi thứ cho chuyến xe lúc 4 giờ chiều đều được lấy, đóng gói và tập kết trước khi xe đến. Đây là cách ngăn chặn các đơn hàng đã lấy đúng nhưng lại lỡ chuyến xe.
Hầu hết các hoạt động thực tế đều kết hợp nhiều phương pháp. Một mô hình phổ biến là lấy hàng theo khu vực trên toàn bộ nhà kho, lấy hàng theo lô trong từng khu vực và các đợt lấy hàng được căn thời gian theo giờ cắt đơn của đơn vị vận chuyển.
Lấy hàng nguyên thùng so với lấy hàng lẻ
Đơn vị hàng hóa bạn lấy sẽ thay đổi gần như mọi thứ về cách thiết kế khu vực đó.
Lấy hàng lẻ (piece picking), còn gọi là lấy hàng từng đơn vị hoặc lấy hàng từ thùng đã mở, nghĩa là lấy các đơn vị sản phẩm riêng lẻ. Đây là cách các hoạt động thương mại điện tử và phụ tùng thay thế thực hiện, và đây là hình thức thâm dụng lao động nhất vì mỗi đơn vị đều được xử lý riêng biệt. Phương pháp này cần kệ chứa, thùng chứa, quãng đường di chuyển ngắn và mặt lấy hàng ở độ cao làm việc thoải mái.
Lấy hàng nguyên thùng (case picking) nghĩa là lấy các thùng carton nguyên kiện, thường từ pallet. Phổ biến trong bán buôn, bổ sung hàng cho bán lẻ và phân phối thực phẩm. Số lần lấy hàng ít hơn cho cùng một khối lượng hàng hóa, xử lý nặng hơn, và cần kệ pallet với mặt lấy hàng ở tầng trệt và hàng dự trữ ở phía trên.
Lấy hàng nguyên pallet di chuyển toàn bộ đơn vị tải và thực chất là xử lý vật liệu thay vì lấy hàng.
Nhiều nhà kho thực hiện cả ba, và sai lầm là vận hành chúng từ cùng một khu vực. Lấy hàng lẻ từ lối đi kệ pallet gây lãng phí rất nhiều không gian và thời gian đi bộ; lấy hàng nguyên thùng từ kệ chứa hàng lẻ thì chậm và bất tiện. Việc tách biệt các mặt lấy hàng theo loại đơn vị là một trong những cải tiến bố trí kho đáng tin cậy nhất hiện nay.
Lấy hàng thủ công, bán tự động và tự động
Lấy hàng thủ công là việc một nhân viên cầm danh sách giấy hoặc máy quét cầm tay đi đến các vị trí lưu trữ. Phương pháp này linh hoạt, chi phí đầu tư ban đầu thấp và có thể mở rộng bằng cách tăng nhân sự — nhưng đây cũng là hạn chế của nó, vì chi phí tăng tuyến tính theo khối lượng công việc.
Lấy hàng bán tự động vẫn giữ nhân sự nhưng giảm bớt quãng đường di chuyển hoặc giảm thiểu sai sót:
- Pick-to-light — đèn tại mỗi vị trí hiển thị mặt hàng cần lấy và số lượng, được xác nhận bằng cách nhấn nút. Nhanh chóng và chính xác tại các khu vực lấy hàng mật độ cao.
- Voice picking — tai nghe hướng dẫn người lấy hàng, họ xác nhận bằng giọng nói. Giúp rảnh tay và tập trung quan sát, rất phù hợp cho việc lấy hàng theo thùng (case picking).
- Băng tải — các thùng hàng di chuyển giữa các khu vực thay vì nhân viên phải tự đi bộ mang hàng.
- Robot di động tự hành — các xe đẩy tự động gặp người lấy hàng, đi theo họ và vận chuyển các thùng hàng đã hoàn tất, loại bỏ quãng đường đi bộ quay lại khu vực đóng gói.
Lấy hàng tự động loại bỏ hoàn toàn quãng đường di chuyển hoặc loại bỏ sự tham gia của con người:
- Hệ thống hàng hóa đến người (Goods-to-person) — một hệ thống AS/RS hoặc hệ thống shuttle đưa hàng đến trạm lấy hàng cố định. Quãng đường di chuyển giảm xuống gần bằng 0 và năng suất tăng mạnh.
- Robot lấy hàng đơn lẻ (Robotic piece picking) — các cánh tay robot với hệ thống thị giác máy tính để chọn từng mặt hàng. Công nghệ này đang phát triển nhanh chóng, nhưng vẫn bị giới hạn bởi sự đa dạng về hình dáng sản phẩm mà nó có thể xử lý ổn định.
- Xử lý thùng và pallet hoàn toàn tự động — phổ biến trong phân phối thực phẩm và đồ uống với khối lượng lớn.
Cách cân nhắc lựa chọn. Tự động hóa mang lại năng suất và tính nhất quán nhưng đòi hỏi chi phí đầu tư lớn và giảm tính linh hoạt. Nó phù hợp với khối lượng hàng ổn định, lớn và danh mục sản phẩm không thay đổi hình dáng thường xuyên. Lấy hàng thủ công phù hợp với sự đa dạng, biến động và các doanh nghiệp có khối lượng đơn hàng chưa ổn định. Hầu hết các hoạt động đạt được hiệu quả cao hơn từ việc tối ưu hóa vị trí (slotting), gom đơn (batching) và bố trí mặt bằng — vốn tốn rất ít chi phí — thay vì đầu tư thiết bị. Những đơn vị tự động hóa trước khi thực hiện các bước này thường chỉ đang tự động hóa một quy trình kém hiệu quả.
Cách chọn phương pháp lấy hàng
Hãy thực hiện theo thứ tự sau:
Hồ sơ đơn hàng là ưu tiên hàng đầu. Một đơn hàng thông thường chứa bao nhiêu dòng hàng và bao nhiêu đơn vị sản phẩm mỗi dòng? Đơn hàng một dòng rất phù hợp với lấy hàng theo lô (batch picking). Đơn hàng nhiều dòng phù hợp với lấy hàng theo cụm (cluster) hoặc lấy hàng theo chặng (pick-and-pass).
Khối lượng đơn hàng. Dưới một trăm đơn hàng mỗi ngày, lấy hàng đơn lẻ thường là ổn và chi phí điều phối cho các phương pháp khác sẽ không mang lại hiệu quả kinh tế. Trên vài trăm đơn, việc gom đơn hoặc lấy hàng theo cụm sẽ mang lại hiệu quả ngay lập tức.
Sự trùng lặp sản phẩm. Nếu nhiều đơn hàng chứa cùng các sản phẩm, việc gom đơn sẽ tiết kiệm rất nhiều. Nếu mỗi đơn hàng đều khác nhau, hiệu quả sẽ không đáng kể.
Kích thước nhà kho. Quãng đường đi bộ dài ưu tiên việc phân khu (zoning). Một nhà kho nhỏ không cần điều này và sẽ bị chậm lại do các khâu chuyển giao.
Mô hình xuất hàng. Các mốc thời gian cắt đơn (cut-off) cố định của đơn vị vận chuyển ưu tiên lấy hàng theo đợt (wave picking). Việc xuất hàng liên tục trong ngày không cần phương pháp này.
Đặc tính sản phẩm. Kích thước, trọng lượng, yêu cầu nhiệt độ và việc hàng hóa được lấy theo đơn vị lẻ, thùng hay pallet.
Tỷ lệ cao điểm. Một doanh nghiệp có khối lượng đơn hàng tháng 12 gấp năm lần tháng 6 cần một phương pháp có thể mở rộng với nhân sự thời vụ, ưu tiên các phương pháp đơn giản, dễ hướng dẫn thay vì các phương pháp đòi hỏi kiến thức sâu về nhà kho.
Sau đó, hãy kiểm tra lựa chọn trên giấy trước khi thực hiện. Hãy lấy dữ liệu một ngày thực tế, đếm số lần lấy hàng và quãng đường di chuyển ước tính theo từng phương pháp. Câu trả lời thường rất rõ ràng và thường không giống như những gì mọi người giả định ban đầu.
Cách cải thiện hiệu quả và độ chính xác khi lấy hàng
Sắp xếp vị trí theo tốc độ luân chuyển. Đặt các dòng hàng luân chuyển nhanh nhất gần khu vực đóng gói và ở độ cao làm việc thoải mái. Việc này miễn phí, có thể thực hiện trong một cuối tuần và thường loại bỏ đáng kể quãng đường đi bộ ngay lập tức. Hãy sắp xếp lại vị trí ít nhất mỗi năm một lần, vì hồ sơ đơn hàng thay đổi nhưng bố trí mặt bằng thì không.
Dán nhãn mọi vị trí một cách rõ ràng và logic. Lối đi, kệ, tầng, vị trí, theo một hệ thống mà nhân viên mới có thể dễ dàng làm theo. Mọi thứ khác đều phụ thuộc vào điều này.
Gom đơn hoặc lấy hàng theo cụm bất cứ khi nào hồ sơ đơn hàng cho phép. Đây là phương pháp tiết kiệm lớn nhất mà hầu hết các kho vận có thể áp dụng.
Sắp xếp lộ trình lấy hàng. Danh sách lấy hàng nên chạy theo thứ tự người lấy hàng di chuyển, đi theo một hướng, không bao giờ quay đầu lại. Việc sắp xếp danh sách theo mã sản phẩm thay vì theo vị trí là một sai lầm phổ biến và tốn kém.
Quét vị trí và sản phẩm. Quét sản phẩm xác nhận mặt hàng đã lấy; quét vị trí xác nhận hàng được lấy từ đúng nơi, giúp ngăn chặn lỗi phổ biến nhất — lấy nhầm mặt hàng tương tự từ kệ bên cạnh.
Duy trì bổ sung hàng tại vị trí lấy hàng (pick face). Một vị trí lấy hàng trống trong khi pallet đầy nằm ngay phía trên sẽ làm đình trệ quá trình lấy hàng và thường không hiển thị trong hầu hết các báo cáo. Hãy kích hoạt bổ sung hàng dựa trên định mức, không phải dựa trên việc có ai đó phát hiện ra.
Phân tách các loại đơn vị hàng hóa. Lấy hàng lẻ, lấy hàng thùng và lấy hàng pallet nên ở các khu vực riêng biệt, được thiết kế cho công việc đó.
Nhóm các sản phẩm thường bán cùng nhau. Nếu hai mặt hàng xuất hiện cùng nhau trong cùng một đơn hàng nhiều lần, việc lưu trữ chúng gần nhau sẽ cắt giảm quãng đường di chuyển mà không cần thay đổi hệ thống.
Đo lường theo cặp, không chỉ một chỉ số. Tốc độ lấy hàng (pick rate) đơn thuần sẽ thúc đẩy tốc độ nhưng làm giảm độ chính xác. Luôn theo dõi độ chính xác khi lấy hàng song song với tốc độ, và xem xét cả hai như một xu hướng thay vì con số hàng ngày.
Xem xét lỗi theo nguyên nhân, không phải theo số lượng. Sai mặt hàng, sai số lượng, sai vị trí, hư hỏng. Mỗi lỗi chỉ ra một vấn đề khác nhau — sản phẩm tương tự đặt cạnh nhau, dán nhãn kém, số lượng không rõ ràng trên danh sách.
Đào tạo và kiểm tra. Hầu hết các lỗi lấy hàng đến từ một số ít nguyên nhân và một số ít vị trí. Tìm ra những điểm đó hiệu quả hơn nhiều so với việc chỉ nhắc nhở chung chung là phải cẩn thận.
Tìm hiểu sâu hơn
- Quy trình nhà kho — vị trí của khâu lấy hàng trong toàn bộ dòng chảy.
- Thiết kế bố trí nhà kho — cách sắp xếp quyết định quãng đường di chuyển.
- KPI nhà kho — tốc độ lấy hàng, độ chính xác và chi phí trên mỗi lần lấy hàng.
- WMS là gì — phần mềm điều hướng và sắp xếp trình tự lấy hàng.
- Hoàn tất đơn hàng là gì — quy trình mà việc lấy hàng thuộc về.
- Quét mã vạch cho hàng tồn kho — cơ chế đảm bảo độ chính xác.
Tóm tắt trong một dòng
Lấy hàng là việc chọn các mặt hàng từ kho để hoàn tất đơn hàng, và đây là hoạt động tốn kém nhất trong nhà kho — chủ yếu do việc đi bộ chứ không phải do việc lấy hàng. Những cải tiến mang lại hiệu quả là sắp xếp vị trí theo tốc độ luân chuyển, gom đơn hoặc lấy hàng theo cụm khi hồ sơ đơn hàng cho phép, sắp xếp lộ trình lấy hàng và quét cả vị trí lẫn sản phẩm.
Các câu hỏi thường gặp
Lấy hàng (order picking) là gì? Là quy trình chọn các mặt hàng từ vị trí lưu trữ để hoàn tất đơn hàng của khách. Đây là giai đoạn hàng tồn kho được chuyển thành đơn hàng cụ thể và thường chiếm khoảng một nửa chi phí vận hành kho bãi.
Các phương pháp lấy hàng chính là gì? Bao gồm lấy hàng đơn lẻ (discrete), lấy hàng theo lô (batch), lấy hàng đa lô hoặc theo nhóm (cluster), lấy hàng theo khu vực (zone), lấy hàng theo khu vực nối tiếp (zone pick-and-pass), lấy hàng theo đợt (wave) và lấy hàng theo đơn (pick-to-order). Bên cạnh đó, việc lấy hàng còn được phân loại theo đơn vị như lấy hàng lẻ (piece), lấy nguyên thùng (case) hoặc lấy nguyên pallet. Hầu hết các hoạt động đều kết hợp nhiều phương pháp — phổ biến nhất là lấy hàng theo khu vực trong toàn bộ nhà kho, kết hợp với lấy hàng theo lô trong từng khu vực và các đợt lấy hàng được tính toán theo thời gian cắt đơn của đơn vị vận chuyển.
Sự khác biệt giữa lấy hàng theo lô (batch picking) và lấy hàng theo khu vực (zone picking) là gì? Lấy hàng theo lô nghĩa là một nhân viên lấy cùng một sản phẩm cho nhiều đơn hàng trong một chuyến đi, sau đó hàng hóa được phân loại vào các đơn hàng riêng lẻ. Lấy hàng theo khu vực nghĩa là nhà kho được chia thành các khu vực và mỗi nhân viên chỉ làm việc trong khu vực của mình, các đơn hàng đa khu vực sẽ được tập hợp từ các phần đóng góp của từng khu vực. Lấy hàng theo lô giúp giảm quãng đường di chuyển trên mỗi đơn vị sản phẩm; lấy hàng theo khu vực giúp giảm quãng đường di chuyển cho mỗi nhân viên.
Lấy hàng theo nhóm (cluster picking) là gì? Là việc lấy nhiều đơn hàng cùng lúc vào các thùng chứa riêng biệt trên một xe đẩy, đặt trực tiếp từng đơn vị sản phẩm vào thùng hàng của đơn hàng tương ứng. Phương pháp này kết hợp khả năng tiết kiệm quãng đường di chuyển của lấy hàng theo lô với độ chính xác của việc lấy hàng theo đơn, đồng thời loại bỏ bước phân loại riêng biệt mà phương pháp lấy hàng theo lô yêu cầu.
Lấy hàng thủ công hay tự động — phương pháp nào tốt hơn? Tự động hóa mang lại năng suất và tính nhất quán nhưng đòi hỏi chi phí đầu tư lớn và tính linh hoạt thấp hơn, phù hợp với khối lượng hàng hóa lớn, ổn định và danh mục sản phẩm cố định. Lấy hàng thủ công phù hợp với sự đa dạng và khối lượng hàng hóa thay đổi thường xuyên. Hầu hết các hoạt động đạt hiệu quả cao hơn từ việc tối ưu hóa vị trí lưu trữ (slotting), gom lô (batching) và sắp xếp trình tự đường đi lấy hàng — những việc gần như không tốn chi phí — thay vì đầu tư vào thiết bị.
Làm thế nào để cải thiện độ chính xác khi lấy hàng? Hãy quét cả vị trí và sản phẩm tại mỗi lần lấy, dán nhãn các vị trí một cách rõ ràng và logic, tránh lưu trữ các sản phẩm có hình thức tương tự cạnh nhau, sắp xếp danh sách lấy hàng theo trình tự vị trí, duy trì việc bổ sung hàng tại các vị trí lấy hàng (pick face) và theo dõi độ chính xác song song với tốc độ thay vì chỉ đo lường mỗi tốc độ lấy hàng.
Tại sao lấy hàng lại tốn kém như vậy? Vì đây là bước tốn nhiều nhân công nhất, vì thời gian di chuyển giữa các vị trí chiếm khoảng một nửa thời gian của nhân viên lấy hàng mà không tạo ra giá trị gia tăng, và vì các sai sót ở bước này sẽ trực tiếp đến tay khách hàng dưới dạng hàng trả về và thay thế thay vì được phát hiện nội bộ.
