Co to jest packing slip? (Czym różni się od faktury)

List przewozowy (packing slip) to dokument dołączany do przesyłki, który dokładnie wyszczególnia jej zawartość. Informuje on osobę otwierającą paczkę o tym, co powinno się w niej znajdować, w jakich ilościach i w odniesieniu do jakiego zamówienia — dzięki czemu zawartość można sprawdzić bez konieczności sięgania po inne dokumenty.

Nazywany jest również dokumentem dostawy (delivery note), listą pakunkową (packing list) lub dokumentem wydania (dispatch note) i w codziennym użyciu terminy te oznaczają ten sam dokument. Nie jest to jednak faktura: list przewozowy określa ilości, a faktura określa wartości pieniężne.

Co zawiera list przewozowy

Przydatny list przewozowy zawiera wystarczająco dużo informacji, aby sprawdzić przesyłkę i rozwiązać ewentualne problemy z nią związane.

Identyfikacja

• Numer listu przewozowego — unikalny numer referencyjny tego dokumentu
• Data wysyłki
• Numer zamówienia zakupu — referencja klienta i pole najczęściej używane do dopasowania dostawy po stronie odbiorcy
• Numer zamówienia sprzedaży — Twoja własna referencja
• Numer śledzenia lub numer listu przewozowego, jeśli dotyczy

Strony transakcji

• Nadawca (Ship from) — nazwa i adres Twojej firmy
• Odbiorca (Ship to) — adres dostawy, który często różni się od adresu rozliczeniowego
• Płatnik (Bill to), jeśli jest inny, aby odbiorca wiedział, do którego konta przypisać dostawę
• Referencja klienta lub numer konta

Zawartość

• SKU lub kod produktu dla każdej pozycji
• Opis produktu
• Ilość zamówiona
• Ilość wysłana — te dwie kolumny powinny być oddzielne, ponieważ dzięki temu braki w dostawie są widoczne od razu na dokumencie, a nie odkrywane później
• Ilość w zamówieniu oczekującym (backordered), jeśli niedobór zostanie wysłany w późniejszym terminie
• Jednostka miary — sztuki, kartony lub palety, ponieważ niejasności w tym zakresie prowadzą do rzeczywistych sporów
• Numery partii, serii lub numery seryjne, jeśli towary wymagają identyfikowalności
• Daty ważności dla produktów z określonym terminem przydatności

Przesyłka

• Liczba paczek w przesyłce oraz informacja, której paczki dotyczy dany list, jeśli zamówienie jest wysyłane w kilku częściach
• Waga całkowita
• Metoda wysyłki i przewoźnik
• Uwagi dotyczące specjalnej obsługi — delikatne, trzymać pionowo, wymagania temperaturowe

Czego celowo nie ma w dokumencie: cen, warunków płatności i sum całkowitych. List przewozowy trafiający pod adres dostawy może być widziany przez osoby, które nie powinny znać Twoich cen, a ich umieszczanie nie służy weryfikacji towarów.

Praktyczna zasada. Jeśli zamówienie jest wysyłane w wielu paczkach, oznacz każdy list jako „Paczka 1 z 3” i umieść pełną listę zawartości w paczce nr 1, zamiast ją dzielić. Odbiorca od razu wie, czy coś jeszcze powinno dotrzeć.

List przewozowy a faktura, list przewozowy (Bill of Lading) i potwierdzenie zamówienia

Cztery dokumenty, które towarzyszą tej samej transakcji na różnych etapach i odpowiadają na różne pytania.

List przewozowy a faktura to rozróżnienie, które ma największe znaczenie w codziennej pracy. List przewozowy jest sprawdzany przez magazyn; faktura jest przetwarzana przez dział finansowy. Brak cen na liście przewozowym i spójność ilości między oboma dokumentami pozwalają na tzw. „trójstronne dopasowanie” (three-way match) — zamówienie zakupu, dokument przyjęcia towaru (WZ/PZ) i faktura — co jest kluczowe w procesie odbioru.

Bill of lading to zupełnie inna kategoria dokumentu. Jest to umowa między nadawcą a przewoźnikiem, dowód na to, że przewoźnik przejął towar, a w niektórych formach dokument własności, który może przenosić prawo do towaru. List przewozowy nie ma takiej wagi prawnej; jest jedynie oświadczeniem o zawartości.

List przewozowy (packing slip) a dokument dostawy (delivery note). To ten sam dokument pod dwiema nazwami. „Packing slip” jest częściej używany w Ameryce Północnej i w e-commerce; „delivery note” jest bardziej powszechny w Wielkiej Brytanii i w handlu B2B. Niektóre firmy rozróżniają je — lista pakunkowa wyszczególnia zawartość każdego kartonu, a dokument dostawy podsumowuje całą przesyłkę — jest to jednak lokalna konwencja, a nie ogólna zasada.

Dlaczego listy przewozowe są ważne

Pozwalają odbiorcy sprawdzić dostawę. Bez nich odbiorca musi odnaleźć swoje zamówienie zakupu i dokonać uzgodnień na jego podstawie, co jest wolniejsze i często w ogóle nie dochodzi do skutku.

Ujawniają braki w dostawie natychmiast. Dzięki zestawieniu ilości zamówionych i wysłanych, niedobór jest widoczny w momencie otwarcia paczki, a nie odkrywany dopiero wtedy, gdy ktoś próbuje pobrać towar z magazynu kilka tygodni później.

Stanowią podstawę reklamacji dotyczącej rozbieżności. Spór o to, co zostało dostarczone, rozstrzyga się na podstawie listu przewozowego i podpisanego dowodu dostawy. Bez tego dokumentu jest to słowo przeciwko słowu.

Przyspieszają przyjęcie towaru. Zespół przyjmujący towar, skanujący produkty zgodnie z listem przewozowym pasującym do zamówienia zakupu, księguje zapasy znacznie szybciej niż pracując z nieoznakowaną paletą.

Umożliwiają obsługę zwrotów. Większość procesów zwrotu zaczyna się od listu przewozowego — identyfikuje on oryginalne zamówienie, a wiele firm drukuje instrukcje zwrotu na jego odwrocie. Zwrot przychodzący bez żadnej referencji musi zostać zbadany, zanim będzie mógł zostać przetworzony, a to właśnie tam powstają zaległości w obsłudze zwrotów.

Wspierają identyfikowalność. Numery partii i numery seryjne zapisane na liście oznaczają, że odbiorca wie, które konkretne jednostki otrzymał, co jest kluczowe w przypadku wycofania produktu z rynku.

Redukują liczbę kontaktów z obsługą klienta. Klient, który widzi, że trzeci z pięciu produktów jest w zamówieniu oczekującym, nie musi dzwonić, aby zapytać, gdzie on jest.

Dokumentują, kto pakował przesyłkę. Wiele operacji uwzględnia identyfikator pakowacza, dzięki czemu wzorce błędów można przypisać do luki w szkoleniu, zamiast pozostawiać je anonimowymi.

Kiedy stosować list przewozowy (packing slip)

Zawsze w przypadku towarów fizycznych wysyłanych do firm. Procesy odbioru w przedsiębiorstwach zakładają jego obecność, a jego brak generuje dodatkową pracę u odbiorcy.

W przypadku zamówień e-commerce do konsumentów, gdzie dokument wewnątrz paczki potwierdza zawartość, zawiera numer zamówienia i zazwyczaj instrukcje zwrotu. Niektóre marki rezygnują z niego ze względów estetycznych lub w celu ograniczenia zużycia papieru, jednak wiąże się to z większą liczbą zapytań do obsługi klienta i wolniejszym procesem zwrotów — decyzję tę warto podejmować świadomie, a nie domyślnie.

W przypadku przesyłek wielopaczkowych, w każdej paczce, z oznaczeniem jej pozycji w całym ładunku.

W przypadku wysyłek częściowych, wskazując co zostało wysłane, a co jest jeszcze w drodze.

W przypadku transferów wewnętrznych między własnymi lokalizacjami, gdzie miejsce odbioru musi sprawdzić i zaksięgować towar w taki sam sposób, jak w przypadku dostawy od dostawcy.

W przypadku zwrotów do dostawców, aby mogli oni zidentyfikować, co dotarło i dlaczego.

Kiedy jest mniej potrzebny: w przypadku produktów cyfrowych, usług oraz przesyłek, gdzie elektroniczne awizo wysyłkowe (ASN) przekazuje te same dane do systemu odbiorcy. Duzi detaliści coraz częściej pracują w oparciu o awizo elektroniczne zamiast drukowanego dokumentu, choć papierowa kopia nadal towarzyszy towarom dla osób zajmujących się ich fizyczną obsługą.

Jak tworzyć i drukować list przewozowy (packing slip)

Z systemu zamówień lub magazynowego. Niemal każda platforma e-commerce, system zarządzania zamówieniami (OMS), pakiet księgowy oraz system zarządzania zapasami generują listy przewozowe na podstawie zamówienia. Jest to właściwa ścieżka, ponieważ dane pochodzą bezpośrednio z zamówienia, co eliminuje ryzyko błędów przy przepisywaniu.

Z systemu WMS w punkcie pakowania, co jest jeszcze lepszym rozwiązaniem — dokument odzwierciedla to, co faktycznie zostało skompletowane i zeskanowane, a nie tylko to, co zostało zamówione, dzięki czemu braki w wysyłce pojawiają się na dokumencie automatycznie.

Z szablonu, w przypadku bardzo małych operacji. Arkusz kalkulacyjny lub szablon w edytorze tekstu z wymienionymi wcześniej polami jest w zupełności wystarczający przy niskim wolumenie.

Praktyczne wskazówki, które robią różnicę:

• Drukuj przy stanowisku pakowania, po zweryfikowaniu zawartości skanerem, a nie przed kompletacją. Dokument wydrukowany wcześniej opisuje to, co powinno zostać spakowane, a nie to, co faktycznie trafiło do paczki.
• Umieść numer zamówienia zakupu w widocznym miejscu. Jest to pole, po którym odbiorca weryfikuje dostawę i które najczęściej ginie w drobnym druku.
• Umieść go tam, gdzie zostanie znaleziony — wewnątrz pudełka na wierzchu zawartości lub w przylodze (koszulce foliowej) na zewnątrz w przypadku palet.
• Używaj przylóg do przesyłek paletowych, ponieważ dokument przyklejony luzem może zaginąć w transporcie.
• Zachowaj kopię, przynajmniej w formie cyfrowej. Jest to Twój dowód w przypadku rozbieżności.
• Dodaj kod kreskowy dla numeru zamówienia, aby odbiorca mógł go zeskanować zamiast wpisywać ręcznie.
• Rozważ kopię do podpisu, jeśli dowód dostawy jest kluczowy, a przewoźnik go nie zapewnia.

Gdzie szukać więcej informacji

• Procesy magazynowe — gdzie pakowanie wpisuje się w przepływ pracy.
• Czym jest realizacja zamówień — proces, który wspiera ten dokument.
• Czym jest SKU — kody wymienione na liście.
• Czym jest logistyka zwrotna — dlaczego zwroty są od niej zależne.
• Czym jest kontrola zapasów — weryfikacja odbioru, którą umożliwia ten dokument.
• Czym jest WMS — generowanie listów na podstawie tego, co faktycznie spakowano.

Podsumowanie w jednym zdaniu

List przewozowy (packing slip) zawiera wykaz zawartości przesyłki, dzięki czemu odbiorca może ją sprawdzić bez odwoływania się do innych źródeł — zawiera ilości, a nie ceny. Zestawiaj ilości zamówione z wysłanymi, drukuj dokument przy stanowisku pakowania na podstawie faktycznie zeskanowanych towarów i umieść numer zamówienia zakupu w widocznym miejscu, ponieważ jest to pole, na podstawie którego weryfikowane są wszystkie dalsze etapy.

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest packing slip? To dokument towarzyszący przesyłce, zawierający wykaz jej zawartości — produkty, ilości i numery referencyjne zamówienia — dzięki czemu odbiorca może sprawdzić, co dotarło w porównaniu z tym, co zostało zamówione. Zawiera ilości, a nie ceny; bywa nazywany również listą pakunkową lub dokumentem dostawy.

Jaka jest różnica między packing slip a fakturą? Packing slip określa zawartość paczki i nie zawiera cen; jest używany przez personel magazynowy i odbiorczy do sprawdzenia dostawy. Faktura służy do żądania zapłaty, pokazuje ceny i sumy oraz jest przetwarzana przez dział finansowy. Rozdzielenie tych dokumentów pozwala na tzw. “three-way match” (trójstronne dopasowanie) między zamówieniem zakupu, potwierdzeniem odbioru towaru a fakturą.

Czy packing slip jest pokwitowaniem? Nie. Pokwitowanie jest dowodem dokonania płatności. Packing slip jest dowodem tego, co zostało wysłane i nie zawiera żadnych informacji o płatności. Czasami oba dokumenty są łączone w przypadku zamówień konsumenckich, jednak pozostają odrębnymi dokumentami pełniącymi różne funkcje.

Czy potrzebujesz packing slip? W przypadku towarów wysyłanych do firm — w praktyce tak; procesy odbioru zakładają jego obecność, a jego brak generuje pracę i spory. W e-commerce konsumenckim jest opcjonalny, a jego pominięcie skutkuje większą liczbą zapytań do obsługi klienta i wolniejszymi zwrotami, więc jest to kompromis, który warto podejmować świadomie.

Jaka jest różnica między packing slip a delivery note? To ten sam dokument pod różnymi nazwami. “Packing slip” jest częściej używany w Ameryce Północnej i e-commerce; “delivery note” jest bardziej powszechny w Wielkiej Brytanii i w handlu B2B. Niektóre operacje rozróżniają listę pakunkową dla pojedynczego kartonu od dokumentu dostawy dla całego ładunku, co jest jednak lokalną konwencją, a nie zasadą.

Jaka jest różnica między packing slip a listem przewozowym (bill of lading)? Packing slip określa zawartość przesyłki i nie ma wagi prawnej poza byciem dowodem tego, co zostało wysłane. Bill of lading to umowa między nadawcą a przewoźnikiem, dowód przyjęcia towaru przez przewoźnika, a w niektórych formach dokument własności, który może przenosić prawo do towaru.

Co powinien zawierać packing slip? Numery packing slip i zamówienia zakupu, datę wysyłki, adresy nadawcy i odbiorcy, a dla każdej pozycji: SKU, opis, ilość zamówioną, ilość wysłaną oraz ewentualne braki (backorder) — dodatkowo numery partii lub numery seryjne oraz daty ważności, jeśli towary tego wymagają, liczbę paczek, wagę i dane przewoźnika. Bez cen.

Napisane przez

↑ Powrót na górę

Warehouse Wise

Warehouse Wise to darmowa, niezależna biblioteka poradników dotyczących zarządzania zapasami, magazynowania i realizacji zamówień, stworzona z myślą o praktykach – nowych pracownikach magazynowych i zajmujących się inwentaryzacją, właścicielach małych i rozwijających się firm handlowych oraz e-commerce, a także wszystkich osobach, które chcą lepiej zrozumieć procesy magazynowe. Każdy przewodnik wyjaśnia dane zagadnienie, przedstawia konkretny przykład na liczbach, jeśli to pomocne, i przechodzi do sedna. Jesteśmy niezależni: nie sprzedajemy oprogramowania ani sprzętu, nie pobieramy prowizji za polecenia, a nasze poradniki nie są tworzone pod dyktando reklamodawców.