Atsargų rezervas (angl. safety stock) – tai atsargos, laikomos virš numatyto poreikio, siekiant kompensuoti faktą, kad jūsų prognozės kartais gali būti netikslios.
Jei paklausa būtų visiškai nuspėjama, o tiekėjai visada pristatytų prekes tiksliai laiku, atsargų rezervo nereikėtų. Prekės atvyktų kaip tik tada, kai parduodamas paskutinis vienetas. Realybėje paklausa svyruoja, pristatymo terminai vėluoja, o atsargų rezervas yra tai, kas skiria šį kintamumą nuo situacijos, kai klientui tenka pasakyti, kad prekių neturite.
Tai nėra tas pats, kas laikyti papildomas atsargas dėl per didelio užsakymo. Atsargų rezervas yra sąmoningai apskaičiuotas kiekis, atliekantis konkrečią funkciją.
Kas iš tikrųjų yra atsargų rezervas
Įsivaizduokite savo atsargų lygį kaip pjūklo dantis: jis mažėja parduodant, šoka į viršų gavus pristatymą ir vėl mažėja. Ciklinės atsargos yra dalis, suvartojama tarp pristatymų. Atsargų rezervas yra pagrindas po jomis – lygis, kurio stengiatės nepasiekti.
Kai viskas vyksta pagal planą, jūs jo niekada nenaudojate. Pristatymas atvyksta būtent tada, kai pasiekiate šį lygį, o atsargų rezervas lieka nepaliestas, tarsi neveikiantis kapitalas.
Būtent dėl tokio vaizdo jis dažnai mažinamas. Jis atsiperka tik tomis savaitėmis, kai kažkas vyksta ne pagal planą, o tai yra būtent tos savaitės, kurioms niekas neplanuoja biudžeto.
Du dalykai, nuo kurių saugo atsargų rezervas
Paklausos kintamumas. Prognozuojate 100 vienetų per savaitę, o parduodate 140. Be rezervo ketvirtadienį prekės baigsis.
Tiekimo kintamumas. Jūsų tiekėjas paprastai pristato prekes per dešimt dienų, o šį kartą užtrunka septyniolika. Be rezervo vienuoliktą dieną prekių nebeturėsite.
Šie du veiksniai veikia kartu. Paklausos šuolis vėluojančio pristatymo metu yra scenarijus, ištuštinantis lentynas, ir būtent todėl atsargų rezervo skaičiavimai, įvertinantys abu veiksnius, duoda didesnius skaičius, nei sako intuicija.
Yra ir trečias paminėtinas veiksnys: tiekimo kiekio kintamumas. Tiekėjas, kuris pagal 1 000 vienetų užsakymą atsiunčia 900, sukelia tokį patį poveikį kaip ir vėlavimas, o įmonės, dirbančios su nepatikimais tiekėjais, dažnai dėl to kaltina prognozavimą, nors iš tikrųjų tai yra vykdymo problema kitoje pusėje.
Kaip apskaičiuoti atsargų rezervą
Yra keletas metodų, išdėstytų didėjančio sudėtingumo tvarka.
Paprastas metodas – fiksuotas dienų skaičius.
Atsargų rezervas = vidutinis dienos suvartojimas x dienų skaičius
Primityvu, bet geriau nei nieko. Jo trūkumas tas, kad kiekvienas produktas vertinamas vienodai, nepriklausomai nuo to, koks jis nuspėjamas, todėl stabilių prekių atsargų turėsite per daug, o nepastovių – per mažai.
Maksimalaus ir vidutinio skirtumo metodas – skirtumas tarp blogiausio ir numatomo atvejo.
Atsargų rezervas = (maksimalus dienos suvartojimas x maksimalus pristatymo laikas) – (vidutinis dienos suvartojimas x vidutinis pristatymo laikas)
Geresnis, nes naudoja jūsų realiai stebėtą blogiausią atvejį. Jo trūkumas – jautrumas vienkartiniam nukrypimui: viena neįprasta savaitė visam laikui padidina skaičių.
Statistinis metodas – naudojamas daugumoje sistemų.
Atsargų rezervas = Z x paklausos standartinis nuokrypis x pristatymo laiko kvadratinė šaknis
Kur Z yra aptarnavimo koeficientas, atitinkantis norimą aptarnavimo lygį. Įprastos vertės yra maždaug 1,28 (90 %), 1,65 (95 %) ir 2,33 (99 %).
Tai sąžininga versija, nes ji aiškiai parodo kompromisą: pasirenkate aptarnavimo lygį, o matematika pasako, kiek tai kainuoja atsargomis. Kvadratinės šaknies dėmuo taip pat svarbus – pristatymo laiko padvigubinimas nedvigubina atsargų rezervo poreikio, jis padidina jį maždaug 1,41 karto.
Kombinuotas metodas, įvertinantis tiek paklausos, tiek pristatymo laiko kintamumą, yra tai, ką taiko geresnės planavimo sistemos:
Atsargų rezervas = Z x kvadratinė šaknis iš [(vidutinis pristatymo laikas x paklausos dispersija) + (vidutinės paklausos kvadratas x pristatymo laiko dispersija)]
Reikalauja daugiau duomenų ir yra žymiai tikslesnis, kai jūsų tiekėjai nepatikimi, nes nustoja traktuoti pristatymo laiką kaip konstantą.
Pavyzdys
Tarkime, parduodate produktą, kurio:
- Vidutinė dienos paklausa yra 50 vienetų
- Dienos paklausos standartinis nuokrypis yra 15 vienetų
- Vidutinis pristatymo laikas yra 9 dienos
- Tikslinis aptarnavimo lygis 95 %, todėl Z = 1,65
Atsargų rezervas = 1,65 x 15 x 9 kvadratinė šaknis Atsargų rezervas = 1,65 x 15 x 3 = 74 vienetai
Taigi, kaip buferį laikote maždaug 74 vienetus. Jūsų užsakymo taškas – lygis, kuris inicijuoja naują užsakymą – yra numatoma paklausa per pristatymo laiką plius tas buferis:
Užsakymo taškas = (50 x 9) + 74 = 524 vienetai
Dabar pakeiskite vieną dalyką. Jei padidinsite aptarnavimo lygį iki 99 %, Z taps 2,33, o atsargų rezervas išaugs iki 105 vienetų. Tie paskutiniai keturi procentiniai aptarnavimo punktai jums kainuoja papildomus 31 vienetą nuolat laikomų atsargų – 42 % buferio padidėjimas dėl nežymaus prieinamumo pagerėjimo.
Šis ryšys yra pats naudingiausias dalykas, kurį reikia suprasti apie atsargų rezervą. Aptarnavimo kaina sparčiai kyla viršutinėje riboje, o 99,9 % prieinamumo siekimas visam asortimentui yra būdas, kaip dingsta apyvartinis kapitalas.
Tinkamo lygio nustatymas: kompromisas
Per mažai – ir susidursite su atsargų trūkumu: prarasti pardavimai, skubus krovinių gabenimas, nusivylę klientai, o mažmeninės prekybos tiekimo grandinėje – baudos.
Per daug – ir gausite laikymo kaštus, pasenimo riziką bei kapitalą, įšaldytą sandėlyje, o ne dirbantį kitur.
Balansas nėra vienas atsakymas visam asortimentui. Protinga praktika jį sąmoningai keičia:
- Aukštas aptarnavimo lygis kritinėms prekėms – toms, dėl kurių ateina klientai, kurioms nėra pakaitalų, ir toms, kurių trūkumas lemia viso krepšelio praradimą.
- Žemesnis aptarnavimo lygis lėtoms, keičiamoms arba mažos maržos prekėms, kur trūkumas yra nepatogumas, o ne prarastas klientas.
- Labai žemas arba nulinis lygis iš esmės nenuspėjamoms, didelės vertės prekėms, kur gamyba pagal užsakymą arba tiekėjo laikomos atsargos yra pigiau nei spėliojimas.
ABC analizė yra įprastas atspirties taškas: klasifikuokite produktus pagal vertę ir apimtį, tada priskirkite aptarnavimo lygius pagal klasę, o ne nustatykite vieną skaičių viskam.
Atsargų rezervas vs. buferinės atsargos
Šie terminai dažnai vartojami pakaitomis, tačiau yra naudingas skirtumas.
Atsargų rezervas padengia paklausos ir tiekimo kintamumą – įprastą, statistinį normalios veiklos neapibrėžtumą.
Buferinės atsargos dažniau apibūdina apsaugą nuo konkretaus numatomo įvykio: gamyklos uždarymo, tiekėjo keitimo, žinomų uosto sutrikimų, sezoninio piko.
Vienas skaičiuojamas pagal istorinius svyravimus. Kitas yra sprendimas dėl žinomos būsimos rizikos. Operacijos, kurios jas painioja, linkusios įtraukti įvykio atsargas į savo nuolatinį atsargų rezervo skaičių ir niekada jų neišimti.
Dažnos klaidos
Nustatymas vieną kartą. Paklausos modeliai ir tiekėjų veikla keičiasi. Prieš dvejus metus apskaičiuotas atsargų rezervo skaičius saugo nuo verslo, kurio nebėra. Peržiūrėkite bent kas ketvirtį.
Vieno aptarnavimo lygio naudojimas viskam. Tai garantuoja, kad vienu metu esate per daug investavę į lėtas prekes ir per mažai į kritines.
Pristatymo laiko kintamumo ignoravimas. Dauguma skaičiavimų daro prielaidą, kad pristatymo laikas yra fiksuotas. Jei jūsų tiekėjo pristatymo laikas svyruoja nuo šešių iki dvidešimties dienų, tas kintamumas daro daugiau žalos nei paklausos svyravimai, o formulė, kuri to nepaiso, sistemingai jus paliks neapsaugotus.
Traktavimas kaip tikslo, o ne kaip pagrindo. Atsargų rezervas didžiąją laiko dalį turi likti nepaliestas. Jei reguliariai jį naudojate, jūsų užsakymo taškas yra neteisingas.
Leidimas sugerti blogą prognozavimą. Atsargų rezervas padengia likutinį neapibrėžtumą. Tai brangus būdas kompensuoti prognozę, kurios niekas neprižiūri.
Mažinimas grynųjų pinigų trūkumo metu. Suprantama, bet dažnai brangu. Sutaupymas matomas iškart; atsargų trūkumas atsiranda vėliau ir kainuoja daugiau.
Svarbiausia – teisingi pradiniai duomenys
Kiekviena aukščiau pateikta formulė priklauso nuo įvesties duomenų, kurių dauguma įmonių nėra patikrinusios. Atliekant sudėtingus skaičiavimus su nepatikimais duomenimis, gaunamas užtikrintas, tačiau klaidingas rezultatas.
Paklausos istoriją reikia išvalyti. Pirminiai pardavimų duomenys nėra paklausos istorija. Jei tris savaites neturėjote atsargų, pardavimai per tą laikotarpį rodo nulį, tačiau paklausa nebuvo lygi nuliui – ji tiesiog buvo patenkinta kitur. Įtraukus atsargų trūkumo laikotarpius į kintamumo skaičiavimus, sumažinamas tiek vidutinės paklausos rodiklis, tiek jos svyravimas, todėl gaunamas per mažas saugos atsargų kiekis būtent tam produktui, kurio jau pritrūko. Pažymėkite atsargų trūkumo laikotarpius ir juos pašalinkite arba įvertinkite.
Panašiai pašalinkite vienkartinius įvykius. Vienas didelis užsakymas iš kliento, kuris daugiau niekada nepirks, visam laikui iškraipo standartinį nuokrypį ir sukuria įspūdį, kad stabilaus produkto paklausa yra nenuspėjama.
Tiekimo laiką reikia matuoti, o ne daryti prielaidas. Dauguma įmonių naudoja pirkimo užsakyme nurodytą tiekimo laiką, kuris yra tiekėjo pažadas, o ne realus elgesys. Svarbu yra faktinė gavimo data minus faktinė užsakymo data, vertinant maždaug dvidešimt paskutinių užsakymų, ir šių skaičių svyravimas, o ne jų vidurkis. Tiekėjai, kurie yra patikimai lėti, yra lengvai prognozuojami. Tiekėjai, kurių veikla nenuspėjamai kinta, yra brangūs, o pirkimo užsakymas nepasakys, su kuo turite reikalų.
Vienetai turi būti nuoseklūs. Savaitinės paklausos maišymas su dieniniu tiekimo laiku yra dažniausia aritmetinė klaida skaičiuojant saugos atsargas, dėl kurios rezultatai tampa septynis kartus klaidingi, nors iš pirmo žvilgsnio atrodo teisingi.
Prieš pasitikėdami rezultatais, peržiūrėkite nukrypimus. Jei skaičiavimas rekomenduoja laikyti šešių mėnesių produkto atsargas, vadinasi, įvesties duomenyse yra klaida – dažniausiai tai duomenų klaida arba nebegaminama prekė, kurios istorija vis dar įtraukiama į skaičiavimus.
Kur gilintis toliau
- Kas yra užsakymo taškas – ribinis lygis, kurį papildo saugos atsargos.
- Kas yra atsargų trūkumas – kas nutinka, kai buferis nepadeda.
- Kas yra paklausos prognozavimas – kintamumo, kurį bandote sušvelninti, mažinimas.
- Atsargų laikymo kaštai – kiek kainuoja buferio išlaikymas.
- Kas yra užsakymų įvykdymo lygis – paslaugų kokybės rodiklis, kurį saugo saugos atsargos.
- Kas yra atsargų apyvartumas – kaip buferis veikia jūsų atsargų efektyvumą.
Pagrindinė mintis vienu sakiniu
Saugos atsargos yra apskaičiuotas buferis, skirtas apsisaugoti nuo paklausos ir tiekimo laiko kintamumo – nustatykite jas kiekvienam produktui atskirai pagal faktinius svyravimus ir numatytą paslaugų lygį, o ne kaip vieną bendrą skaičių, ir prisiminkite, kad paskutiniai keli procentai prieinamumo kainuoja neproporcingai daugiau nei pirmieji devyniasdešimt.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kas yra saugos atsargos? Tai atsargos, laikomos virš numatytų poreikių, siekiant absorbuoti paklausos ir tiekimo kintamumą, kad užsakymų šuolis ar vėluojantis pristatymas nesukeltų atsargų trūkumo.
Kaip apskaičiuoti saugos atsargas? Plačiausiai naudojamas metodas yra paslaugų koeficientas, padaugintas iš paklausos standartinio nuokrypio ir padaugintas iš tiekimo laiko kvadratinės šaknies. Paprastesni metodai naudoja fiksuotą dienų skaičių arba skirtumą tarp maksimalaus ir vidutinio suvartojimo per tiekimo laiką.
Koks yra geras saugos atsargų paslaugų lygis? Tai priklauso nuo produkto. Kritinės prekės dažniausiai palaikomos 95–99 % lygiu. Lėtai judančioms arba pakeičiamoms prekėms dažnai nustatomas žemesnis lygis, nes paskutinių kelių procentų prieinamumo kaina sparčiai auga.
Kuo skiriasi saugos atsargos ir užsakymo taškas? Saugos atsargos yra buferis, kurio stengiatės nenaudoti. Užsakymo taškas yra atsargų lygis, kuris inicijuoja naują užsakymą, ir jis lygus numatomai paklausai per tiekimo laiką plius saugos atsargos.
Ar saugos atsargos yra tas pats, kas buferinės atsargos? Dažnai vartojami kaip sinonimai. Kai daromas skirtumas, saugos atsargos padengia įprastą statistinį kintamumą, o buferinės atsargos padengia konkretų numatomą įvykį, pavyzdžiui, gamybos sustabdymą ar sezoninį piką.
Kaip dažnai reikia peržiūrėti saugos atsargas? Bent kas ketvirtį ir iškart po bet kokių tiekėjo tiekimo laiko, paklausos modelio ar paslaugų įsipareigojimų pokyčių. Vieną kartą nustatyti ir palikti skaičiai saugo nuo sąlygų, kurios jau nebegalioja.
Ar galima sumažinti saugos atsargas nepakenkiant paslaugų lygiui? Taip, mažinant kintamumą, kurį jos buferizuoja. Trumpesnis ir nuoseklesnis tiekėjų tiekimo laikas, geresnis prognozavimas ir paklausos konsolidavimas tarp lokacijų sumažina reikiamą buferį tam pačiam paslaugų lygiui. Skaičiaus mažinimas nekeičiant pagrindinio kintamumo tiesiog perkelia riziką klientams.
Ar saugos atsargos taikomos kiekvienam produktui? Ne. Labai lėtai judančias arba itin nenuspėjamas didelės vertės prekes dažnai geriau valdyti gaminant pagal užsakymą arba paliekant atsargas pas tiekėją, nes spėjimo kaina viršija šiek tiek ilgesnio tiekimo laiko kainą. Tas pats galioja produktams, kurių gyvavimo ciklas eina į pabaigą, kai pasenimo rizika nusveria prieinamumo naudą.
Warehouse Wise – tai nemokama, nepriklausoma atsargų valdymo, sandėliavimo ir užsakymų vykdymo vadovų biblioteka, skirta tiems, kurie atlieka šį darbą: naujiems sandėlių ir atsargų skyriaus darbuotojams, smulkiajam bei augančiam mažmeninės prekybos ir el. verslui bei visiems, kurie laiko atsargas ir nori jas tinkamai suprasti. Kiekviename vadove paaiškinamas terminas, pateikiamas konkretus pavyzdys su realiais skaičiais ir einama tiesiai prie esmės. Esame nepriklausomi: neparduodame programinės įrangos ar įrangos, negauname komisinių už rekomendacijas, o mūsų vadovai nėra reitinguojami pagal tai, kas mums moka.